Pengertian Sales Tracking System dan Cara Kerjanya dalam Bisnis

Sales atau penjualan adalah tujuan utama bagi sebuah perusahaan. Dengan menghasilkan penjualan, suatu bisnis akan dapat mempertahankan dan mengembangkan perusahaannya. Perusahaan harus memperhatikan performa salesnya setiap hari dengan melakukan sales tracking menggunakan CRM sales tracking system.

Untuk lebih mengerti mengenai sistem ini, simak penjelasan berikut ini! Artikel ini akan membahas pengertian sales tracking system, cara kerjanya, mengapa sistem sales tracking penting dalam menjalankan bisnis, serta fitur yang harus ada pada sales tracking system.

Apa Itu Sales Tracking System?

Sales tracking system atau bisa dikenal juga dengan CRM Salesman adalah proses mendokumentasi seluruh interaksi antara calon pelanggan dengan bisnis. Dokumentasi tersebut meliputi segala kegiatan termasuk touchpoint awal seperti riwayat chat dan telepon, proses melewati sales funnel, sampai penjualan ketika mereka benar-benar menjadi pelanggan.

Melalui data-data tersebut, bisnis bisa mendapatkan gambaran visual mengenai proses mana calon pelanggan dengan bisnis muncul di titik siklus sales. Sales tracking system akan sangat membantu bisnis dan memudahkannya untuk mengerti dan memahami efektivitas sales funnel.

Sistem ini dapat berbentuk software atau aplikasi sales tracking. Software CRM adalah salah satu software yang paling banyak digunakan saat ini. Program penjualan atau software CRM tidak terbatas untuk melacak penjualan saja, namun sekaligus menjalin relasi yang baik dengan pelanggan.

Mengapa Bisnis Membutuhkan Sales Tracking System?

Tanda sebuah bisnis telah menerapkan strategi marketing yang baik adalah ketika bisnis tersebut menghasilkan pendapatan. Pendapatan yang merupakan hasil dari penjualan merupakan suatu aspek yang paling penting dalam menjalankan sebuah bisnis.

Sebelum adanya sistem ini, informasi dan data penjualan satu demi satu dicatat dengan menggunakan spreadsheet. Sementara itu, untuk mencari tahu suatu informasi mengenai bisnis seperti total penjualan dalam satu periode, ukuran penjualan berdasarkan anggota tim penjualan, maupun untuk mengetahui informasi mengenai perusahaan secara umum karyawan harus melakukan pencarian secara manual.

Tentunya, teknik tersebut membutuhkan waktu yang lama karena tidak ada perpaduan atau otomatisasi di antara aplikasi pelacak email, CRM, intelijen perusahaan, aplikasi produktivitas, manajemen tenaga kerja, dan sebagainya. 

Dalam hal ini, dengan menentukan metrik yang akan dikumpulkan dan dipantau sebelum menggunakan sales monitoring system, bisnis dapat memastikan bahwa data yang terkumpul dapat memberikan informasi yang relevan dan berguna dalam menganalisis perilaku dan preferensi pelanggan.

Metrik tersebut dapat mencakup hal-hal seperti jumlah penjualan, retensi pelanggan, rata-rata nilai transaksi, dan sebagainya. Selain itu, data tersebut dapat membantu bisnis untuk menentukan inisiatif dan strategi bisnis di masa depan, seperti peningkatan produk atau layanan yang ditawarkan, atau pengembangan kampanye pemasaran yang lebih efektif.

Sistem sales tracking yang baik harus mampu memberikan informasi yang akurat dan lengkap mengenai performa penjualan perusahaan. Oleh karena itu, sistem tersebut harus dapat membantu perusahaan mengukur beberapa indikator penting seperti total penjualan dalam jangka waktu tertentu, jumlah penjualan dari tiap sumber, jumlah penjualan per tenaga penjual, dan waktu rata-rata yang digunakan untuk menutup kesepakatan.

Dengan kata lain, sistem sales tracking yang baik harus dapat memberikan data yang lengkap dan terstruktur agar perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan efektif dalam meningkatkan performa penjualan.

Bagaimana Cara Kerja Sales Tracking System?

Sebelum adanya sistem sales tracking, spreadsheet dan teknik sederhana lainnya menjadi pilihan banyak bisnis untuk melihat kinerja tim sales. Tentunya, teknik tersebut menghabiskan waktu yang cukup banyak untuk menghasilkan suatu informasi.

Dengan menggunakan sales tracking system, bisnis dapat meningkatkan kinerja mereka dengan cepat dan efisien. Selain itu, bisnis juga dapat meminimalkan kesalahan manusia yang terjadi pada proses manual, menghemat waktu, dan mengoptimalkan produktivitas karyawan dalam mengelola data penjualan dan pelanggan.

Berikut adalah cara kerja sales tracking system:

1. Identifikasi target audiens

Pertama, bisnis perlu memahami pelanggannya sebelum merencanakan proses salesnya. Untuk itu, bisnis harus mengumpulkan data klien seperti usia, jenis kelamin, lingkungan sosial pelanggan, dan lainnya. 

2. Identifikasi sumber audiens

Selanjutnya, bisnis harus mencari tahu platform mana yang sering digunakan pelanggannya, baik online maupun offline. Setelah mengetahui informasi ini, bisnis dapat membuat daftar point of entry yang memungkinkan. 

3. Tentukan tahapan prospek masuk

Selanjutnya, perusahaan menentukan tahap yang prospek kemungkinan masuk. Melalui tahap ini, bisnis dapat melihat dengan sekilas prospek berada pada tahap apa.

4. Tentukan cara agar customer tertarik

Selanjutnya, bisnis mengidentifikasi bagaimana cara mempengaruhi prospek agar menarik. Misalnya melalui webinar, marketing, konten media sosial, dan lainnya. Langkah ini membantu bisnis melacak tindakannya yang dapat mempengaruhi prospek melakukan pembelian.

5. Tentukan metriks

Bisnis perlu mengetahui hal-hal yang harus diukur dengan sistem sales tracking, salah satunya seperti jumlah traffic website. Untuk menentukannya dapat menggunakan metode OKR (Objectives and key results) atau KPI (Key performance indicator) sebelum membuat laporan kebutuhan. 

Setelah menggunakan sales tracking system, terdapat beberapa indikator yang dapat perusahaan gunakan untuk mengukur keberhasilan sales. Pertama-tama, dapat diukur jumlah sales yang didapatkan dari setiap sumber.

Selain itu, dapat pula dihitung total sales yang tercapai dalam jangka waktu tertentu. Selanjutnya, dapat dipantau jumlah sales yang dihasilkan oleh setiap tenaga sales. Dan yang terakhir, dapat diukur waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh tenaga sales untuk melakukan close deal.

Manfaat Sales Tracking System untuk Bisnis

Sistem sales tracking memiliki peran besar dalam membantu bisnis untuk mengumpulkan data penjualan. Tidak hanya menaikkan efisiensi pengumpulan data penjualan, berikut adalah manfaat menggunakan Sistem sales tracking bagi bisnis:

1.  Sales Tracking System dapat Melacak Penjualan dalam Waktu Tertentu

Tools yang ada dalam software omnichannel ini akan menyimpan semua aktivitas penjualan yang datanya terakses oleh manajer dan tim sales. Melaluinya, bisnis dapat menganalisis strategi penjualan yang paling efektif, efisien, serta membantu membuat keputusan terbaik.

2. Sales Tracking System dapat Memonitor Aktivitas Tim Sales

Walau memiliki mobilitas yang tinggi, dengan sistem sales tracking para sales dapat dipantau secara real time melalui mobile CRM.

3. Alat Ukur Kinerja Pegawai

Setelah mengukur kinerja pegawai, pegawai akan mampu bekerja lebih optimal sehingga perusahaan mendapat lebih banyak keuntungan.

4. Sales Tracking System dapat Memonitor Keberhasilan Bisnis

Selanjutnya, sistem sales tracking ini  dapat memantau performance bisnis secara real time sehingga data yang dihasilkan bisa menjadi bahan pertimbangan saat menyusun strategi mengembangkan bisnis. 

5. Sales Tracking System dapat Membuat Laporan Otomatis

Sales tracking system memiliki fitur laporan kunjungan sales otomatis yang memuat data penjualan dan kinerja karyawan yang dapat manajer akses secara real time.

6. Mendapatkan Insight yang Detail dan Mendalam

Selanjutnya, Sistem ini juga dapat memberikan wawasan dan perspektif holistik terkait penjualan pada tim sales sehingga lebih mudah untuk mengetahui apa yang ada pada sales funnel.

7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Melalui wawasan dan informasi yang ada karena sales tracking, tim sales lebih mudah untuk memperbaiki serta meningkatkan setiap tahapan penjualan.

8. Meningkatkan produktivitas dan pendapatan tim sales

Aplikasi sales tracker menyebabkan tim sales untuk lebih fokus terhadap tugas dan pekerjaan yang lebih penting sehingga produktivitas keseluruhannya meningkat. 

9. Menghemat biaya operasional perusahaan

Penghematan biaya operasional perusahaan tidak kalah penting dengan poin lainnya karena perusahaan dapat menggunakan dana tersebut untuk kebutuhan yang lebih penting. 

Baca juga: 5 Tips Mengoptimalkan Akurasi Sales Forecasting

Fitur-fitur Penting Sales Tracking System yang Dapat Menunjang Produktivitas Bisnis Anda

Sales tracking system merupakan alat yang sangat penting, bahkan wajib ada dalam suatu bisnis. Terdapat beberapa fitur yang menandakan suatu sistem sales tracking akan mendukung peningkatan bisnis. Fitur-fitur ini membantu sales berfungsi dengan baik dan efektif. Berikut adalah fitur-fitur tersebut:

1. Quotation & Sales Order Management

Pendataan lebih sulit bila harus melakukan follow-up kepada calon konsumen perusahaan Anda. Hal itu tidak mungkin Anda temukan bila menggunakan sistem. Penggunaan sistem penjualan akan secara otomatis melakukan prospek kepada calon konsumen. Tentu hal ini membuat kinerja tim penjualan Anda lebih efektif. 

2. Multi Price List

Bila manajer penjualan masih nyaman dengan kerangka manual akan sangat sulit dalam mendata daftar harga yang berbeda. Anda tidak perlu takut pendataan salah harga dengan aplikasi penjualan. Karena sistemnya bisa mendata secara otomatis ketika adanya perbedaan harga pada produk. Kemudian daftar harga bisa terkirim kepada calon konsumen. 

3. Sales Target Management

Membuat strategi pemasaran akan sulit bila Anda tidak mengetahui strategi yang tepat bagi produk Anda. Tim sales akan kesulitan untuk menentukan calon pelanggan produk Anda. Namun, Anda tidak perlu takut dan panik terhadap perencanaan pemasaran bisnis.

Karena aplikasi penjualan hadir sebagai solusi untuk perencanaan pemasaran keseluruhan. Manajer penjualan bisa merencanakan, memantau dan mengevaluasi pemasaran produk.

4. Payment Follow-Up Management

Pendataan pembayaran yang tertunda pada klien menjadi lebih efektif dengan Software Sales atau Penjualan. Anda tidak perlu takut bila dokumen manual rusak atau buruknya hilang. Karena, datanya akan tersimpan aman dengan cloud system.

5. Sales Commission Management

Pencatatan target menggunakan sistem akan secara otomatis mencatat penjualan per tenaga penjualan. Hal ini bisa mengatasi ketidaksesuaian data lapangan dengan laporan penjualan bulanan. Dengan begitu, Anda juga tidak perlu menunggu pendataan yang lama dari setiap tenaga sales yang bertugas. 

6. In-Depth Analytics Reporting

Evaluasi bisnis adalah faktor penting agar bisa terus melakukan inovasi. Namun, indikasi apa yang penting untuk bisa mencapainya? Indikasi seperti pivot table, grafik serta diagram adalah faktor untuk evaluasi penjualan.

Lalu bagaimana Anda mendapatkan datanya? Tentu jawabannya ada pada data aplikasi penjualan. Karena sistemnya akan otomatis membuat laporan analitik sesuai kebutuhan perusahaan.

Baca juga : Barcode Asset Tracking Software: Definisi dan Manfaatnya

Kesimpulan

Sales tracking system merupakan salah satu sistem yang penting untuk digunakan oleh perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas proses penjualan dan memperkuat hubungan dengan pelanggan. Selain itu, sistem ini juga dapat meningkatkan kinerja dan profitabilitas perusahaan.

HashMicro adalah solusi utama dalam membantu bisnis memonitor penjualan dan kinerja karyawan. HashMicro menyediakan aplikasi penjualan barang untuk proses penjualan yang lebih cerdas, cepat, dan efektif. Dengan ini, bisnis Anda dapat mendapat keuntungan yang optimal. 

Aplikasi sales tracking system Hashmicro dilengkapi oleh berbagai fitur yang menjadi kepercayaan banyak bisnis dalam menangani penjualannya. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang mempercayai HashMicro sebagai penyedia layanan ERP untuk perusahaannya. Coba demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Sistem Sales

• Apa Saja Bentuk Sistem Sales?

  Terdapat beberapa jenis penjualan, seperti penjualan secara tunai, penjualan dengan kredit, penjualan melalui tender, penjualan ekspor, penjualan konsinyasi, dan penjualan grosir. Baca selengkapnya di sini!

• Bagaimana Sistem Sales Langsung?

  Sistem penjualan langsung merujuk pada metode penjualan jasa atau barang yang dilakukan oleh jaringan pemasaran melalui mitra usaha, di mana interaksi dengan konsumen terjadi secara langsung atau tatap muka di luar lingkungan ritel, seperti di rumah, toko online, atau tempat lain yang bukan toko resmi.

• Apa Yang Dimaksud Dengan Upselling?

  Upselling adalah strategi penjualan yang berfokus pada penawaran produk atau layanan yang lebih canggih atau lengkap kepada pelanggan yang sudah ada.

• Dokumen Apa Saja Yang Digunakan Dalam Sistem Sales?

  Berikut adalah beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem sales:
  1. Faktur penjualan tunai.
  2. Pita register kas.
  3. Credit card sales slip.
  4. Bill of lading.
  5. Faktur penjualan COD.

  Baca selengkapnya di sini!

• Apa Yang Dimaksud Dengan Sistem Point of Sale?

  Sistem Point of Sales (POS) adalah sebuah sistem yang terdiri dari kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk menjalankan berbagai fungsi selain mencatat transaksi. Sistem POS ini memiliki banyak fitur yang bervariasi.