Pahami Apa Itu Stock Opname, Tujuan, Manfaat serta Tahapannya

Dalam sistem manajemen gudang, pengelolaan stok seringkali mengalami ketidaksesuaian antara jumlah barang fisik dan pencatatan. Meskipun sudah dilakukan pencatatan secara rutin, namun kesalahan pencatatan seringkali tak terhindarkan. Hal ini dikarenakan adanya human error, kehilangan barang, hingga pencurian. 

Dalam kondisi di atas, perlu dilakukan manajemen stok yang benar agar kegiatan operasional dapat berjalan secara optimal. Salah satu langkah penting yang bisa diambil oleh perusahaan adalah memastikan konsistensi antara jumlah barang fisik dan pencatatan, serta memeriksa kualitas barang yang disimpan. Proses manajemen persediaan ini sering disebut dengan istilah stock opname.

Ketidaksesuaian jumlah stok barang fisik dengan pencatatan dapat terjadi karena beberapa hal seperti keterbatasan pengawasan, manajemen waktu yang tidak efisien hingga kurangnya integrasi dengan teknologi. Oleh karena itu, hadirnya software manajemen inventory dan aplikasi scan barcode barang dapat menjadi solusi yang dapat membantu Anda dalam mengelola stok di gudang Anda serta meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan.

Berikut penjelasan lengkap terkait apa itu stock opname, tujuan, manfaat hingga tahapan melakukan stock opname.

Apa itu Stock Opname?

Stock opname adalah proses pemeriksaan dan pencatatan fisik persediaan barang yang ada di gudang atau tempat penyimpanan, untuk memastikan bahwa jumlah dan kondisi barang tersebut sesuai dengan catatan pembukuan. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi perbedaan antara stok yang tercatat dan stok aktual, sehingga dapat dilakukan penyesuaian dan perbaikan yang diperlukan.

Stock opname merupakan istilah yang mungkin jarang sekali kita dengar dalam pembicaraan harian. Namun di dunia bisnis, hal ini penting untuk dilakukan agar perusahaan bisa terhindar dari kerugian, seperti kesalahan stok atau penempatannya yang tidak optimal.

Mengapa Stock Opname Perlu Dilakukan Secara Efisien?

Ketika stock opname dilakukan secara tidak efisien, berbagai masalah serius dapat muncul yang berpotensi mengganggu operasional dan kinerja perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan gangguan operasional yang signifikan, seperti penundaan dalam pengiriman barang, penundaan produksi, dan gangguan pada pelayanan pelanggan. 

Waktu yang terbuang dan sumber daya yang tidak dimanfaatkan secara optimal akan meningkatkan biaya operasional dan dapat merugikan perusahaan secara finansial. 

Jika stock opname tidak dilakukan dengan efisien, kesalahan pencatatan mungkin tidak teridentifikasi dan terkoreksi dengan benar. Ini bisa mengakibatkan data stok yang tidak akurat, yang pada akhirnya menyebabkan keputusan bisnis yang salah.

Oleh karena itu, untuk menghindari kesalahan pencatatan dan resiko-resiko lainnya, Anda bisa menggunakan software manajemen inventory sebagai solusi manajemen stok perusahaan Anda. Dengan data real-time yang selalu terbarui, software ini membantu mengidentifikasi perbedaan antara catatan pembukuan dan stok aktual di gudang secara cepat dan akurat, serta meminimalkan risiko kesalahan manusia. 

Selain itu, fitur analisis pada software ini memungkinkan perencanaan pembelian yang lebih baik dan menjaga ketersediaan barang sesuai kebutuhan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya operasional.

Manfaat Stock Opname 

Stock opname adalah proses menghitung dan memverifikasi jumlah persediaan atau stok barang fisik yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau entitas bisnis. Manfaat stock opname cukup signifikan dalam pengelolaan bisnis dan persediaan. Beberapa manfaat utama dari stock opname meliputi

1. Optimasi Pengeluaran: Dengan mengetahui jumlah persediaan yang tepat, perusahaan dapat mengelola pengeluaran dengan lebih bijak. Ini membantu menghindari pembelian berlebihan yang dapat mengikat modal kerja.
2. Akurasi Persediaan: Stock opname membantu memastikan bahwa catatan persediaan dalam sistem sesuai dengan jumlah barang fisik yang ada. Ini mengurangi risiko kesalahan penghitungan dan membantu perusahaan menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
3. Perencanaan Efektif: Informasi akurat dari stock opname memungkinkan perusahaan merencanakan produksi dan pembelian dengan lebih efektif. Mereka dapat menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu produksi atau kelebihan stok yang membebani biaya penyimpanan.
4. Pengendalian Kerugian: Dengan membandingkan data persediaan yang tercatat dengan jumlah fisik, stock opname dapat mengidentifikasi potensi kecurangan, pencurian, dan meminimalisir kerugian
5. Pengendalian Kualitas: Dalam proses stock opname, barang-barang yang rusak atau cacat dapat diidentifikasi dengan lebih mudah. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan segera untuk mengganti atau memperbaiki barang-barang yang tidak memenuhi standar kualitas.
6. Pelayanan Pelanggan yang Lebih Baik: Dengan informasi persediaan yang akurat, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik. Hal ini membantu menjaga kepuasan pelanggan dengan memastikan ketersediaan produk yang diinginkan.

Dengan menerapkan stock opname secara teratur, perusahaan dapat memanfaatkan manfaat-manfaat ini untuk meningkatkan pengelolaan persediaan, efisiensi operasional, dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Kapan Harus Melakukan Stock Opname?

Tiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing terkait periode kegiatan stock opname. Berbeda jenis usahanya, tentunya berbeda pula kebijakan untuk menentukan kapan sebaiknya Anda lakukan perhitungan stok barang ini.

Umumnya, periode berlangsung dalam periode tahunan, per kuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali. Tetapi kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan dan pengecekan stok adalah per kuartal atau triwulan, karena memang proses ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Selain itu, para petugas juga harus memeriksa secara detail semua barang dan beserta kondisinya.

Untuk menekan risiko selisih dari stok, beberapa perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang setiap awal bulan dengan pembuatan berita acara. Tujuannya adalah agar perbedaan stok dapat segera Anda ketahui dan mencari tahu akar dari analisis perhitungannya.

Jika penyebabnya adalah jumlah barang, maka jarak waktu ketika melakukan opname stok barang juga semakin lama. Kegiatan ini dapat Anda lakukan pada sela hari kerja atau ketika perusahaan sedang tidak beroperasi.

Tahapan untuk Melakukan Stock Opname

Stock opname tidak dapat dilakukan asal-asalan, biasanya dapat disederhanakan dengan software manajemen inventory. Mempertimbangkan tujuan stock opname yang sedemikian penting bagi kelancaran operasional bisnis adalah hal penting. Bahkan hingga tingkat operasional harian, pelaksanaannya pun sebaiknya dengan cara yang tepat juga. Ada tiga langkah dalam melakukan stock opname, antara lain sebagai berikut.

1. Tahapan awal

Pada langkah ini, karyawan yang bertugas dalam gudang akan menyiapkan hal-hal berkaitan dengan stock opname. Rangkaian kegiatan bisa Anda mulai bahkan jauh sebelum hari pelaksanaannya sendiri dengan menggunakan aplikasi stock opname. Dalam menyiapkan hal tersebut, karyawan gudang biasanya membutuhkan waktu sebulan. Beberapa aktivitas adalah sebagai berikut:

• Meminta kepada karyawan gudang untuk menyiapkan tag atau sticker agar mudah memantau barang yang telah Anda periksa.
• Merapikan stok barang dengan cara membuat kode dan jenis barang sehingga memudahkan karyawan saat melakukan penghitungan.
• Menyiapkan barcode untuk stok barang agar masuk ke dalam daftar barang. 
• Merapikan stok barang yang tidak terhitung sehingga tidak akan tercantum dalam stok periode selanjutnya.

2. Tahapan persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari-H. Karyawan gudang sudah semakin siap dengan pencatatan stok barang. Hal yang perlu ada pada tahap ini antara lain:

• Melakukan pertemuan dengan semua karyawan sehingga menjelang hari H mereka paham akan pekerjaan saat stock opname. 
• Karyawan bagian gudang perlu memastikan ulang apa saja aktivitas yang akan Anda lakukan pada H-1 penghitungan. 
• Jika ada mutasi barang, alangkah sebaiknya berhenti terlebih dahulu sehingga tidak mengganggu jalannya aktivitas.

3. Tahapan stock opname

Tahap ini adalah hari stock opname dilakukan. Penghitungannya adalah bagian terpenting sebab hal tersebut akan menentukan strategi perusahaan pada masa mendatang. Beberapa langkah yang perlu Anda ketahui adalah:

• Mengecek seluruh transaksi yang telah masuk menjadi program stock opname.
• Jika seluruh barang bisa masuk ke dalam program stok, langkah selanjutnya adalah mencetak seluruh stok untuk menjadi panduan. Untuk mengantisipasi kesalahan penghitungan biaya maka dapat beralih ke bagian keuangan. 
• Ketika proses telah berjalan maka pastikan beri tag kepada produk yang Anda periksa agar tidak terjadi penumpukan data.
• Hasil cek adalah penting sehingga perlu masuk ke dalam sistem seperti format Excel stok barang atau Google Sheet. 
• Lakukan cek ulang agar tidak terjadi penumpukan data atau kekeliruan penghitungan biaya
• Jika proses telah usai, segera ke bagian akuntan untuk melakukan penyesuaian persediaan barang. 

4. Tahap Penyelesaian

Setelah menyelesaikan tahap-tahap awal, persiapan, dan pelaksanaan stock opname, langkah terakhir adalah tahap penyelesaian. Pada tahap ini, hasil stock opname diserahkan kepada bagian akuntan untuk proses penyesuaian jumlah di sistem.

• Proses Penyesuaian Jumlah di Sistem:
  • Hasil stock opname yang mencakup perbandingan antara catatan stok dalam sistem dengan stok hasil opname, diserahkan ke bagian akuntan.
  • Bagian akuntan bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian jumlah di sistem sesuai dengan hasil stock opname yang telah diverifikasi.
  • Proses ini mencakup pembuatan jurnal penyesuaian atau langkah-langkah lain yang diperlukan untuk mencerminkan jumlah stok yang akurat dan sesuai dengan kondisi fisik.
• Pemberitahuan Penyelesaian Stock Opname:
  • Setelah proses penyesuaian selesai, perusahaan dapat memberikan pemberitahuan bahwa stock opname telah selesai dijalankan.
  • Pemberitahuan ini dapat mencakup informasi terkait hasil stock opname, langkah-langkah yang diambil untuk penyesuaian, dan catatan penting lainnya terkait integritas stok perusahaan.
• Evaluasi dan Peningkatan Proses:
  • Pasca penyelesaian stock opname, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap seluruh proses.
  • Evaluasi ini bertujuan untuk mengidentifikasi potensi perbaikan dalam pelaksanaan stock opname selanjutnya, termasuk peningkatan efisiensi, pengurangan risiko kesalahan, dan penyempurnaan prosedur.
• Pelaporan Hasil:
  • Bagian akuntan juga dapat menyiapkan laporan hasil stock opname, yang mencakup detail selisih, langkah-langkah yang diambil untuk penyesuaian, dan rekomendasi jika ditemukan masalah atau kesalahan tertentu.
  • Laporan ini dapat menjadi referensi penting untuk manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan terkait pengelolaan stok dan langkah-langkah perbaikan di masa depan.

Baca juga: 7 Manfaat Sistem Manajemen Inventory untuk Bisnis

Software Inventory HashMicro untuk Efisiensi Manajemen Stok Bisnis Anda

Stock opname adalah proses pemeriksaan fisik persediaan barang di gudang untuk memastikan kesesuaian antara stok aktual dan catatan pembukuan. Kegiatan ini biasanya dilakukan secara berkala, seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, serta pada saat pergantian tahun fiskal atau ketika ada indikasi ketidaksesuaian stok. 

Kegiatan ini penting dilakukan untuk memastikan keakuratan data persediaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan informasi yang akurat.

Meskipun aktivitas stock opname telah dilakukan, namun seringkali masih terdapat kesalahan seperti human error, penggunaan sistem manual yang rentan mengalami kesalahan, dll. Untuk meminimalisir resiko tersebut, Anda bisa menggunakan software manajemen inventory HashMicro.

Melalui software ini, Anda dapat memantau jumlah stok barang yang ada secara akurat, melacak pergerakan barang secara real-time, dan mengetahui kapan saat yang tepat untuk memesan atau memproduksi barang. Selain itu, software ini juga dilengkapi fitur barcode scanner, sehingga proses stock taking pun akan berjalan dengan lebih mudah dan efisien.

Anda juga dapat mengintegrasi software ini dengan sistem lainnya sehingga tujuan dan kebutuhan bisnis Anda dapat terpenuhi secara optimal.

Untuk mengetahui lebih lanjut terkait skema harga yang ditawarkan HashMicro klik disini, dan dapatkan demo gratisnya sekarang dengan klik banner di bawah ini.

Pertanyaan (FAQ) Seputar Stock Opname

• Apa Bedanya Stock Opname dengan Audit Inventaris?

  Stock Opname adalah proses menghitung fisik persediaan, sementara audit inventaris mencakup verifikasi catatan dan prosedur yang digunakan dalam pengelolaan persediaan.

• Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Melakukan Stock Opname?

  Sebelum melakukan Stock Opname, siapkan daftar inventaris yang akan dihitung, pastikan sistem pencatatan sudah diperbarui, tentukan tim yang akan melakukan penghitungan, dan pastikan gudang atau toko dalam kondisi rapi dan terorganisir.

• Siapa yang Harus Terlibat dalam Proses Stock Opname?

  Tim Stock Opname biasanya terdiri dari staf gudang, manajer inventaris, dan auditor internal atau eksternal untuk memastikan akurasi dan objektivitas proses.

• Bagaimana Menghindari Kesalahan saat Stock Opname?

  Untuk menghindari kesalahan, lakukan pelatihan bagi tim yang terlibat, gunakan sistem barcode atau RFID, lakukan penghitungan dua kali oleh tim yang berbeda, dan pastikan catatan inventaris selalu diperbarui.

• Bagaimana Cara Menghitung Barang dalam Stock Opname?

  Barang dihitung secara fisik dengan mencatat jumlah setiap item, kemudian dibandingkan dengan data di sistem untuk memastikan kesesuaian.