Pelaku usaha, khususnya di bidang ekspor-impor, tentu sudah mengenal commercial invoice sebagai dokumen penting dalam perdagangan internasional. Dokumen ini berperan besar dalam kelancaran proses pengiriman karena menjadi syarat pemeriksaan oleh pihak bea cukai. Apakah Anda familiar dengan commercial invoice?
Commercial invoice adalah dokumen resmi yang digunakan dalam perdagangan internasional sebagai bukti transaksi jual beli antara eksportir dan importir. Dokumen ini mencantumkan informasi penting seperti deskripsi barang, jumlah, harga, serta nilai total yang harus dibayar oleh pembeli.
Mengelola commercial invoice secara manual bukanlah hal yang mudah, apalagi jika volume transaksi tinggi. Oleh karena itu, penggunaan e-invoicing software sangat membantu untuk mempercepat proses, meminimalkan kesalahan, dan memastikan data tercatat dengan rapi.
Artikel ini akan membahas commercial invoice secara menyeluruh, mulai dari definisi, fungsi, hingga contoh proforma invoice. Simak artikel ini hingga akhir untuk memperoleh pemahaman yang komprehensif mengenai peran penting dokumen ini dalam perdagangan internasional.
Pastikan anda cek kembali email inbox untuk terhubung dengan tim professional HashMicro
Daftar Isi:
Terima Kasih, Tim kami akan menghubungi Anda melalui email!
Key Takeaways
|
Apa Itu Commercial Invoice?
Commercial invoice adalah dokumen transaksi resmi yang digunakan dalam kegiatan ekspor-impor sebagai bukti jual beli antara penjual dan pembeli. Dokumen ini memuat informasi detail seperti jenis barang, jumlah, harga, dan nilai total yang digunakan untuk proses bea cukai dan pembayaran.
Keberadaan dokumen ini berfungsi sebagai bukti penjualan antara eksportir dan importir. Mengisi faktur komersial untuk ekspor seharusnya bukan tugas yang sulit. Commercial invoice sering disalahartikan sebagai bill of lading, padahal keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda dalam proses ekspor-impor.
Letak perbedaannya dengan Bill of Lading adalah commercial invoice tidak menunjukkan kepemilikan barang dan juga tidak membawa hak atas barang yang dijual. Faktur komersial berisi rincian harga, nilai, dan jumlah barang yang dijual.
Commercial invoice dibutuhkan untuk keperluan pembayaran, terutama dalam transaksi menggunakan sistem pembayaran LC, di mana dokumen ini dapat ditunjukkan pembeli ke bank. Sistem pembayaran LC memastikan dana dicairkan ke penjual hanya setelah seluruh dokumen, termasuk commercial invoice, diverifikasi dan disetujui.
Berikut adalah contoh commercial invoice yang bisa Anda simak sebagai referensi:
Fungsi Commercial Invoice
Berdasarkan prosesnya, commercial invoice tagihan mempunyai fungsi yang penting dalam perdagangan ekspor. Dengan begitu bisa kita katakan bahwa dengan dokumen ini proses ekspor impor akan berjalan dengan lancar.
Berikut kami sampaikan beberapa fungsi dari commercial invoice yang bisa Anda ketahui:
1. Acuan perhitungan pajak
Peran dan fungsi dari dokumen commercial invoice ini sebagai acuan dalam menghitung pajak dan juga termasuk dalam faktur pajak.
2. Dokumen pengiriman barang
Dengan menggunakan commercial invoice, maka pengiriman barang pun menjadi mudah. Oleh karena itu, para penjual harus dengan teliti sangat mengisi dokumen agar pada saat sampai bea cukai tidak terjadi masalah.
3. Acuan petugas bea cukai
Para petugas bea cukai juga menggunakan dokumen ini sebagai acuan mereka dalam memeriksa paket yang dikirim oleh penjual. Para petugas memeriksa paket yang masuk sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jika seluruh dokumen aman, maka tidak memakan waktu yang lama untuk pengecekan.
4. Dokumen proses izin ekspor-impor
Untuk proses perdagangan yaitu proses impor-ekspor maka dokumen commercial invoice mempunyai fungsi. Selain itu, dokumen ini juga berfungsi untuk kegiatan valuta asing. Sebagai negara pembeli faktur komersial ini berguna sebagai dokumen untuk menilai bea masuk dan pajak.
Oleh karena itu, sebelum melakukan perdagangan alangkah baiknya Anda melakukan konsultasi dengan orang terpercaya untuk persyaratan khusus ke negara tujuan. Dengan begitu, maka Anda bisa melengkapi commercial invoice.
Komponen dalam Commercial Invoice
Setiap perusahaan mempunyai format penulisan format invoice masing-masing. Isi dari invoice tersebut biasanya disesuaikan dengan kebutuhannya. Sedangkan, secara rinci, sebuah invoice yang benar harus memiliki informasi tentang identitas perusahaan, seperti nama, logo perusahaan, kontak yang dapat dihubungi dan lain sebagainya.
Semakin lengkap komponen yang ada di dalam invoice, maka juga akan mengantisipasi miss-komunikasi bagi pihak pembeli, penjual, pengirim dan berbagai pihak yang berkepentingan. Berikut poin-poin yang ada pada komponen commercial invoice:
- Nomor dokumen commercial invoice
- Tanggal terbitnya commercial invoice
- Nama lengkap, alamat dan detail kontak pembeli
- Nama lengkap, alamat dan detail kontak penjual
- Nomor dan tanggal penerbitan pesanan pembelian, faktur proforma, atau kontrak penjualan
- Harga, metode pembayaran, mata uang, diskon, dan biaya tambahan
- Jumlah, berat kotor/bersih barang, jumlah/berat/jenis paket
- Kode tarif sistem harmonis (HS) dan deskripsi dasar barang
- Incoterms, termasuk pengiriman dan pembayaran
- Negara asal barang
- Sarana transportasi/rute
- Nilai barang yang sebenarnya
Baca Juga: Software E-Invoice: Ketahui Manfaatnya bagi Transaksi Bisnis!
Mengapa Commercial Invoice Penting untuk Bisnis Anda?
Salah satu pertanyaan besar yang mungkin sedang Anda pikirkan saat ini adalah: Kenapa commercial invoice begitu penting bagi bisnis saya? Untuk menjawab rasa penasaran tersebut, penjelasan di bawah ini akan membahas alasan-alasan utama yang menjadikan dokumen ini sangat krusial dalam aktivitas bisnis.
1. Membantu dalam memelihara catatan
Faktur komersial adalah dokumen wajib dalam prosedur impor dan ekspor dan merupakan bagian penting dari jejak kertas untuk transaksi yang berkaitan dengan ekspor dan impor.
2. Bukti penjualan
Karena faktur komersial berisi semua detail transaksi, termasuk detail pembeli, penjual, dan deskripsi serta nilai barang, faktur tersebut merupakan bagian penting dari bukti bahwa transaksi penjualan telah terjadi.
3. Menjamin pembayaran
Faktur komersial adalah dokumen hukum yang membuktikan transaksi penjualan dan oleh karena itu memainkan peran penting dalam memastikan pembayaran untuk hal yang sama.
4. Bantuan dalam verifikasi
Deskripsi barang dalam hal kualitas, kuantitas dan harga memungkinkan importir untuk memeriksa silang dan memverifikasi isi pengiriman untuk melihat apakah mereka sesuai dengan konten yang disebutkan dalam faktur komersial.
5. Pemberitahuan untuk pembayaran jatuh tempo
Faktur komersial berisi semua detail faktur biasa dan dapat digunakan sebagai pengingat untuk pembayaran yang jatuh tempo. Ini adalah alat yang efisien untuk menjaga hubungan pelanggan.
6. Memastikan tidak ada yang melarikan diri
Karena faktur komersial relatif rinci dan dapat digunakan sebagai bukti, tidak mungkin pembeli dapat lolos dari pembayaran yang sama.
Tips Membuat Commercial Invoice yang Efektif dan Akurat
Membuat commercial invoice bukanlah hal yang mudah karena membutuhkan ketelitian tingkat tinggi dalam setiap detailnya. Kesalahan sekecil apa pun, seperti salah tulis harga, kode HS, atau deskripsi barang, bisa berdampak besar mulai dari penundaan pengiriman, ditolaknya dokumen oleh bea cukai, hingga kegagalan pencairan dana dalam sistem pembayaran LC.
Namun, Anda tidak perlu khawatir. Di bawah ini kami sajikan beberapa tips praktis yang dapat membantu Anda membuat commercial invoice secara lebih efektif dan akurat.
1. Gunakan format internasional yang jelas
Pastikan invoice mengikuti struktur standar yang digunakan secara global dalam perdagangan internasional. Format yang seragam akan mempermudah proses verifikasi oleh pihak pembeli, bank, maupun bea cukai. Hal ini juga membantu mencegah miskomunikasi antarnegara.
2. Lengkapi data penjual dan pembeli
Tulis dengan lengkap dan akurat nama, alamat, serta kontak kedua belah pihak. Informasi yang tidak lengkap dapat menghambat proses pengiriman dan pencairan pembayaran. Konsistensi data juga penting agar sesuai dengan dokumen pendukung lainnya.
3. Masukkan rincian barang dan kode HS dengan akurat
Cantumkan deskripsi barang, jumlah unit, berat, serta kode tarif HS sesuai dengan klasifikasi internasional. Data ini akan digunakan oleh pihak bea cukai untuk perhitungan pajak dan proses legalitas ekspor-impor. Kesalahan dalam penulisan bisa menyebabkan penahanan atau penolakan barang.
4. Tentukan incoterms yang sesuai kesepakatan
Pilih Incoterms seperti FOB, CIF, atau EXW yang sudah disepakati bersama pembeli. Incoterms ini akan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas biaya dan risiko selama proses pengiriman. Menyertakan Incoterms secara jelas akan menghindari sengketa logistik di kemudian hari.
5. Gunakan mata uang dan metode pembayaran yang konsisten
Pastikan Anda mencantumkan nilai transaksi dalam mata uang yang telah disepakati, seperti USD atau EUR. Jelaskan metode pembayaran yang digunakan, apakah melalui transfer bank atau Letter of Credit (LC). Dalam hal ini, mengimplementasi sistem invoice HashMicro dapat membantu Anda memastikan data pembayaran tercatat dengan konsisten dan sesuai ketentuan.
HashMicro menawarkan fitur otomatisasi lengkap yang memudahkan pengisian data, pelacakan status pembayaran, hingga integrasi dengan modul akuntansi. Selain itu, sistem ini juga dirancang sesuai kebutuhan bisnis di Indonesia, sehingga lebih relevan dan mudah digunakan oleh tim operasional.
Klik banner skema harga di bawah ini untuk kalkulasikan kebutuhan sistem invoice yang paling sesuai untuk bisnis Anda!
6. Lakukan pemeriksaan ulang sebelum dikirim
Sebelum invoice dikirimkan, pastikan seluruh informasi sudah benar dan sesuai dengan dokumen pendukung. Kesalahan kecil bisa berdampak besar terhadap proses bea cukai atau pencairan dana. Pengecekan ganda menjadi langkah penting untuk menjamin kelancaran ekspor-impor Anda.
Permudah Kelola Invoice Perusahaan dengan Menggunakan E-invoicing HashMicro
Ada banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi invoice atau Software E-Invoice untuk kemajuan bisnisnya. Aplikasi Hash E-Invoice dari HashMicro menawarkan solusi yang dapat memperpermudah Anda dalam mengelola proses operasional bisnis.
Sistem e-invoicing memiliki beberapa fitur yang dapat Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan. Hashmicro menawarkan beberapa fitur yang unggul. Berikut ini beberapa fitur yang akan Anda dapatkan jika menggunakan Aplikasi Hash E-Invoicing:
1. Invoice generation
Fitur yang bisa Anda dapatkan ialah invoice generation yang mana mempermudah dalam membuat template faktur tertentu. Anda juga dapat kustomisasi template sesuai kebutuhan. Oleh karena itu, Anda tidak perlu membuat ulang template dan bisa segera mengirimkannya via email.
2. Tax & discount management
Dengan fitur yang disediakan oleh HashMicro ini dapat membantu Anda menghitung pajak dan diskon sesuai dengan jumlah transaksi setiap klien. Sistem ini menghitung secara otomatis, sehingga invoice dapat akurat.
3. Online payment management
Fitur online payment management mempermudah Anda dalam pembayaran dengan online payment gateway, serta dapat mengirim resi dengan portal yang sama.
4. Credit limit management
Melalui fitur ini maka dapat mengatur batasan kredit yang berbeda mengingat setiap klien memiliki batasan kreditnya masing-masing.
5. Invoice approval & validation
Sistem ini dapat Anda gunakan untuk memproses approval dan validasi faktur dengan harga khusus tersebut.
6. Real-time invoice reporting
Dengan fitur ini dapat membantu menemukan faktur yang belum terbayar sehingga bisa mengetahui total pendapatan Anda secara keseluruhan.
7. Hashy AI
Fitur ini merupakan sistem AI yang mendukung Anda dalam mengelola tagihan. Salah satu fiturnya membantu mengingatkan pelanggan secara otomatis jika ada invoice yang belum dibayar. Notifikasi ini mempermudah komunikasi dan membantu menjaga kelancaran arus kas tanpa perlu upaya tambahan.
Tak hanya itu, fitur create invoice on the go memungkinkan tim keuangan membuat invoice kapan saja dengan lebih praktis. Fleksibilitas ini sangat membantu bagi bisnis yang terus berkembang dan membutuhkan pencatatan transaksi yang lebih efisien.
Dengan teknologi seperti Hashy, pengelolaan invoice menjadi lebih ringan, terorganisir, dan membantu bisnis tetap fokus pada hal yang lebih besar. Ingin tahu bagaimana Hashy bisa membantu bisnis Anda? Hubungi kami untuk demo gratis!
Kesimpulan
Faktur komersial adalah bagian mendasar saat pengiriman internasional atau ke area pabean yang berbeda. Setelah melihat apa itu, bagaimana tampilannya dan berbagai bidang yang perlu menggunakan, pasti akan lebih mudah untuk membuat faktur komersial yang tepat untuk ekspor.
Namun, cara terbaik untuk membuat faktur komersial adalah dengan menggunakan sistem perangkat lunak canggih yang membuatnya secara otomatis berdasarkan informasi pesanan, hanya jika perusahaan perlukan.
Seperti yang ditawarkan oleh E-Invoicing dari HashMicro adalah solusi terbaik untuk memenuhi kebutuhan faktur bisnis anda. Dengan fitur yang lengkap dan dapat kustomisasi template mempermudah Anda dalam mengelola bisnis. Keunggulan ini hanya bisa Anda dapatkan dengan HashMicro.
Jadwalkan demo gratis sekarang bersama tim marketing kami!
Pertanyaan Seputar Commercial Invoice
-
Apa itu commercial invoice?
Commercial invoice adalah dokumen resmi dalam perdagangan internasional yang mencantumkan detail transaksi antara penjual dan pembeli, seperti deskripsi barang, jumlah, harga, dan ketentuan pengiriman.
-
Apa perbedaan commercial invoice dengan invoice biasa?
Perbedaan utama antara commercial invoice dan invoice biasa terletak pada fungsinya. Commercial invoice digunakan dalam perdagangan internasional dan mencakup detail untuk keperluan bea cukai, sementara invoice biasa umumnya digunakan untuk transaksi dalam negeri tanpa kebutuhan informasi ekspor-impor.
-
Badan apa saja yang menggunakan commercial invoice?
Commercial invoice digunakan oleh beberapa pihak penting dalam proses ekspor-impor, seperti bea cukai, bank, dan perusahaan logistik. Bea cukai menggunakannya untuk pemeriksaan dan perhitungan pajak, sedangkan bank membutuhkannya dalam sistem pembayaran seperti Letter of Credit (LC).
