Mengenal CMMS: Definisi, Cara Kerja dan Manfaatnya

Computerized Maintenance Management System (CMMS) adalah alat yang membantu perusahaan mengelola dan memelihara aset fisik mereka. Sistem ini mengumpulkan dan mengolah data untuk membuat jadwal pemeliharaan preventif dan korektif.

Banyak perusahaan menghadapi kesulitan dalam menjaga kualitas dan pemeliharaan inventaris mereka dengan efisien. Tanpa sistem yang tepat, mengelola peralatan dan aset bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan sulit dipantau secara akurat.

Dengan menggunakan CMMS, Anda dapat memastikan bahwa barang inventaris perusahaan Anda dalam kondisi aman. Sistem manajemen aset ini menampung informasi akurat untuk membuat keputusan strategis dalam mengelola perawatan barang inventaris. 

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai apa itu CMMS, fungsi, dan cara kerjanya, simak artikel berikut ini!

Apa itu CMMS?

Computerized Maintenance Management System, atau sering disebut CMMS adalah alat yang digunakan untuk mengelola dan memelihara aset fisik dalam perusahaan. Sistem ini membantu dalam perencanaan, pelacakan, dan pelaksanaan pemeliharaan aset.

Dengan teknologi pemeliharaan modern ini, perusahaan dapat merencanakan, menjadwalkan, dan melacak pemeliharaan rutin secara lebih efisien, sehingga dapat mencegah kerusakan peralatan yang tidak terduga dan memperpanjang umur aset.

Pentingnya CMMS system terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi downtime peralatan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan pada akhirnya, meningkatkan produktivitas dan profitabilitas organisasi.

Bagaimana Cara Kerja CMMS?

Anda sekarang telah mengetahui apa itu CMMS. Namun, apakah Anda paham bagaimana teknologi ini bekerja, dan apa manfaatnya bagi kegiatan operasional Anda?

Cara kerja CMMS adalah dengan mengintegrasikan berbagai fungsi manajemen pemeliharaan dalam satu platform yang mudah digunakan. Cara kerjanya dapat dijelaskan melalui beberapa poin utama:

1. Pemeliharaan preventif: CMMS system memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan dan melacak pemeliharaan rutin pada aset, seperti inspeksi dan penggantian suku cadang, untuk mencegah kerusakan dan downtime tak terduga.
2. Manajemen work order: Sistem ini memudahkan pembuatan, penugasan, pelacakan, dan penyelesaian work order. Pengguna dapat mengatur prioritas pekerjaan, mengalokasikan sumber daya, dan memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu.
3. Manajemen inventaris: CMMS maintenance system melacak persediaan suku cadang dan bahan, membantu pengguna untuk menjaga tingkat stok yang optimal dan memastikan bahwa semua komponen yang diperlukan tersedia saat dibutuhkan.
4. Pelacakan aset: Pengguna dapat memantau informasi penting mengenai aset, termasuk lokasi, status, dan riwayat pemeliharaan. Ini membantu dalam mengambil keputusan yang lebih baik terkait pemeliharaan dan penggantian aset.
5. Pelaporan dan analisis: CMMS system menyediakan berbagai alat pelaporan dan analisis yang memungkinkan pengguna untuk memantau kinerja pemeliharaan, mengidentifikasi tren, dan menemukan area untuk peningkatan. Data ini mendukung pengambilan keputusan yang berbasis fakta.

Sejarah CMMS

Sejarah CMMS, atau Computerized Maintenance Management System, dimulai pada tahun 1960-an dan 1970-an ketika perusahaan besar mulai menyadari kebutuhan akan teknologi manajemen pemeliharaan yang lebih efisien. 

Pada awalnya, manajemen pemeliharaan dilakukan secara manual menggunakan kartu dan catatan tertulis. Namun, dengan perkembangan teknologi komputer, muncul kebutuhan untuk mengotomatisasi proses ini. 

Pada tahun 1980-an, CMMS system pertama mulai diperkenalkan, memanfaatkan komputer mainframe dan kemudian komputer pribadi (PC). Perangkat lunak ini awalnya sederhana, tetapi seiring dengan kemajuan teknologi informasi telah berkembang menjadi sistem yang lebih kompleks dan canggih. 

Pada tahun 1990-an dan 2000-an, dengan munculnya internet, sistem CMMS berbasis web mulai populer, memungkinkan akses dan kolaborasi yang lebih mudah. Saat ini, teknologi ini terus berkembang dengan integrasi teknologi terbaru seperti IoT (Internet of Things) dan analitik data, yang semakin meningkatkan efisiensi manajemen pemeliharaan aset.

Cari tahu lebih lanjut mengenai aplikasi aset sekarang juga!

Manfaat CMMS bagi Perusahaan

CMMS menawarkan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam berbagai industri. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari penggunaannya:

• Peningkatan akurasi dan kepatuhan 

Sistem ini membantu meningkatkan akurasi dan kepatuhan terhadap prosedur pemeliharaan dan regulasi industri. Dengan dokumentasi yang terstruktur dan terjadwal, organisasi dapat memastikan bahwa semua aktivitas pemeliharaan dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

• Manajemen risiko yang lebih baik

Dengan memantau kondisi aset secara teratur dan merencanakan pemeliharaan preventif, CMMS system membantu mengurangi risiko kerusakan, kecelakaan, dan kerugian finansial yang disebabkan oleh kegagalan peralatan.

• Manajemen work order yang efisien

Sistem ini menyederhanakan proses pembuatan, penugasan, dan pelacakan work order. Hal ini membantu menangani permintaan pemeliharaan dengan lebih cepat dan lebih efisien. Work order yang diatur dengan baik juga memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai prioritas dan kebutuhan operasional.

• Pemeliharaan preventif yang terjadwal

Sistem ini memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan melaksanakan pemeliharaan preventif secara terjadwal. Ini penting karena dapat mencegah kerusakan yang tidak terduga pada peralatan dan infrastruktur.

• Pengembangan strategi pemeliharaan yang lebih cerdas

Sistem CMMS maintenance menyediakan data historis dan analisis yang mendalam tentang kinerja aset. Maka, perusahaan untuk mengidentifikasi pola-perilaku aset, menganalisis biaya pemeliharaan, dan mengembangkan strategi pemeliharaan yang lebih cerdas dan terarah untuk masa depan.

Contoh Studi Kasus CMMS 

Perusahaan ABC adalah perusahaan manufaktur yang memiliki 150 mesin produksi di seluruh fasilitasnya. Sebelum menggunakan CMMS, tim pemeliharaan mengandalkan sistem manual untuk mencatat pemeliharaan, melacak inventaris suku cadang, dan menjadwalkan tugas. 

Hal ini dapat mengakibatkan beberapa masalah, seperti downtime peralatan meningkat hingga 15% setiap bulan, ketidakakuratan data inventaris suku cadang, dan penjadwalan perawatan tidak teratur. Alhasil, perusahaan ingin mengurangi waktu henti peralatan setidaknya sebesar 10% sampai meningkatkan efisiensi kerja tim pemeliharaan. 

Lebih lanjutnya, perusahaan ABC memilih sistem CMMS berbasis cloud untuk kemudahan akses dan kemampuan integrasi data secara real-time. Tahapan implementasi meliputi pengumpulan data aset semua informasi mengenai aset, melakukan pelatihan karyawan, dan otomasi penjadwalan. 

Hasilnya, dalam enam bulan pertama penggunaan CMMS, Perusahaan ABC melaporkan peningkatan yang signifikan mulai dari pengurangan waktu henti peralatan, efisiensi tim pemeliharaan, pengelolaan suku cadang yang lebih baik, dan peningkatan kepatuhan pemeliharaan preventif.

Perbedaan EAM dan CMMS

Dalam dunia manajemen aset, perbedaan antara EAM (Enterprise Asset Management) dan CMMS (Computerized Maintenance Management System) sering kali menjadi topik yang membingungkan. 

EAM lebih terfokus pada manajemen siklus hidup aset secara menyeluruh, mulai dari perencanaan, akuisisi, operasi, hingga pemeliharaan dan penggantian. Sementara itum CMMS system lebih terfokus pada manajemen pemeliharaan.

Perbedaan utama antara keduanya adalah ruang lingkup dan kompleksitas. EAM mencakup lebih banyak fungsi terkait dengan manajemen strategis aset dan integrasi dengan proses bisnis secara luas, sementara CMMS lebih terfokus pada operasional harian dalam memastikan aset tetap berfungsi secara optimal. 

Dengan menggunakan EAM, organisasi dapat mengelola portofolio aset mereka secara holistik, sementara CMMS menjadi solusi yang lebih spesifik untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja pemeliharaan aset.

Dorongan ke SaaS

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan akan fleksibilitas yang semakin meningkat di berbagai industri, Computerized Maintenance Management System telah mengalami dorongan besar menuju model layanan perangkat lunak sebagai layanan atau SaaS (Software as a Service).

Model SaaS memungkinkan perusahaan untuk mengakses CMMS melalui internet tanpa perlu menginstal atau mengelola perangkat lunak secara lokal. 

Ini memberikan beberapa keuntungan signifikan, termasuk akses yang lebih mudah dari berbagai lokasi dan perangkat, pembaruan otomatis yang diselenggarakan oleh penyedia layanan, serta biaya awal yang lebih rendah karena tidak diperlukan investasi besar dalam infrastruktur IT. 

Dorongan ini juga memungkinkan implementasi yang lebih cepat dan skalabilitas yang lebih baik, karena perusahaan dapat menyesuaikan kebutuhan mereka dengan mudah seiring dengan pertumbuhan atau perubahan dalam bisnis mereka. 

Dengan demikian, CMMS system berbasis SaaS tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional dengan memperbaiki manajemen aset dan pemeliharaan, tetapi juga menyediakan solusi yang lebih fleksibel dan terjangkau bagi organisasi modern yang berorientasi pada teknologi.

Data Utama CMMS

Fungsi data utama CMMS adalah menyederhanakan data dalam jumlah yang besar untuk kepentingan perawatan dan persediaan peralatan perusahaan Anda. CMMS system memiliki tiga data utama yaitu data spesifikasi aset, data hirarki aset, data BOM aset (Mobley, 2018).

1. Data spesifikasi aset

Ketika perusahaan Anda menjalankan sebuah projek maka akan ada banyak aset atau equipment yang harus disiapkan. Data equipment menjadi sangat penting pada masa administrasi maintenance management system. Maka dari itu, penyusunan aset pendaftaran menjadi kegiatan yang umum untuk menghasilkan keberhasilan pada maintenance management system.

Dari hasil tersebut, maka CMMS akan memasukan data identifikasi dan spesifikasi equipment yang telah diketahui. Dengan begitu, work order akan menulis data berdasarkan data spesifikasi equipment, seperti ukuran berat, flow rate, dan sebagainya. 

2. Data hierarchy aset

Selanjutnya, untuk mempermudah pengenalan sebuah equipment, maka disusunlah sistem hierarki pada CMMS. Susunan kelas pada equipment memiliki manfaat empat manfaat (Mobley, 2018). Manfaatnya antara lain Anda dapat lebih mudah dalam mengklasifikasikan biaya perbaikan sesuai dengan tingkatan yang dikehendaki.

Kedua, Anda bisa mengetahui macam-macam item yang ada diatas atau dibawah level equipment. Ketiga, dengan hierarki Anda bisa mendapatkan informasi mengenai lokasi keberadaan suatu item. Terakhir, Anda bisa mengetahui aktivitas perawatan apa saja yang perlu dilakukan untuk semua level.

3. Data BOM Aset

Terakhir, data utama yang harus ada yaitu data BOM Aset. BOM sendiri memiliki kepanjangan dari Bill of Materials yang mana level paling bawah dari tingkatan equipment. Dengan adanya data BOM aset, Anda tidak perlu takut lagi karena semua komponen pada equipment tercatat pada BOM.

Fitur Umum dalam CMMS

Berikut adalah beberapa fitur umum yang sering ditemukan dalam CMMS system:

• Manajemen Pemeliharaan Preventif: Memungkinkan jadwal pemeliharaan preventif untuk mengurangi risiko kerusakan aset.
• Manajemen Work Order: Memfasilitasi pembuatan, penugasan, dan pelacakan work order untuk memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan.
• Pelacakan Aset: Memberikan visibilitas terhadap lokasi, kondisi, dan riwayat pemeliharaan aset.
• Manajemen Inventaris: Mengelola inventaris suku cadang dan bahan untuk memastikan ketersediaan yang tepat waktu.
• Jadwal Pekerjaan: Membantu mengatur jadwal pekerjaan dan sumber daya untuk pemeliharaan yang efisien.
• Pelaporan dan Analisis: Menyediakan alat untuk membuat laporan pemeliharaan dan menganalisis kinerja aset.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Memungkinkan integrasi dengan sistem lain seperti ERP untuk konsistensi data dan koordinasi yang lebih baik antar departemen.
• Manajemen Kontrak: Mengelola kontrak dengan vendor dan penyedia layanan untuk pemeliharaan eksternal.

Fitur-fitur ini membantu organisasi dalam mengoptimalkan pengelolaan aset mereka, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi downtime yang tidak direncanakan.

Kesimpulan

Menjaga dan merawat aset berharga perusahaan tidaklah mudah. Anda membutuhkan banyak tenaga dan biaya untuk menjaga kinerja barang investasi tetap sesuai seperti saat pertama pembelian.

Dengan menggunakan Smart Asset Solution dari HashMicro yang telah mencakup CMMS, Anda dapat menghemat biaya pengeluaran perusahaan. Software Asset dari HashMicro dapat menjadi solusi ERP dalam melacak dan menjadwalkan perawatan aset perusahaan secara real-time.

Tidak hanya itu, software ini juga memberikan informasi mengenai aset melalui sistem yang terintegrasi, mulai dari kalkulasi ROI, manajemen perawatan, hingga mengetahui penurunan nilai aset. Jadwalkan demo gratis sekarang!

Pertanyaan (FAQ) Seputar CMMS

• Apakah CMMS merupakan bagian dari ERP?

  CMMS berpusat pada pemeliharaan saja, sementara ERP mengurus semua bagian perusahaan. CMMS hanya mengurus pemeliharaan dan tidak meningkatkan seluruh proses organisasi, sementara ERP mengelola dan memungkinkan peningkatan pada semua proses perusahaan.

• Siapa yang membutuhkan CMMS?

  Berbagai industri, misalnya perusahaan manufaktur: CMMS dapat membantu melacak aset produksi mereka dan menjadwalkan aktivitas pemeliharaan sesuai dengan jadwal produksi. Perhotelan: CMMS system dapat membantu industri perhotelan melacak aset-asetnya dan memastikan aset-aset tersebut terpelihara dengan baik.

• Mengapa perlu menerapkan CMMS?

  Perangkat lunak ini membantu mengatur, melacak, dan mendiagnosis aset di fasilitas atau organisasi. Fungsionalitas ini hadir dengan sejumlah manfaat bagi organisasi mana pun, mulai dari peningkatan produktivitas manufaktur hingga waktu kerja yang lebih tinggi dan kepuasan pelanggan.

• Ada berapa jenis CMMS?

  Ada dua jenis CMMS, yaitu on-premise dan berbasis cloud. Opsi yang Anda pilih akan berdampak signifikan pada bisnis Anda.