Pentingnya Pencatatan Prepaid Expense dalam Bisnis

Prepaid expense adalah salah satu istilah dalam akuntansi yaitu aset yang tertera di neraca saldo yang timbul karena perusahaan sudah membayar biaya barang atau jasa saat ini, meski baru bisa dimanfaatkan di masa yang akan datang. Nama lain dari prepaid expense adalah beban dibayar di muka yang menjadi aset keuangan suatu bisnis. Perusahaan melakukan pembayaran di muka untuk barang atau jasa seperti menyewa peralatan kantor atau perlindungan asuransi yang memberikan manfaat terus menerus dari waktu ke waktu. 

Setiap transaksi yang perusahaan lakukan dengan membayar sesuatu di muka maka harus mencatatnya di buku keuangan perusahaan sebagai jurnal biaya membayar di muka. Mencatat biaya yang ditangguhkan pengeluaran ini adalah bagian dari proses akuntansi akrual. Sehingga mengharuskan Anda untuk mencatat pengeluaran saat terjadi dan memperhitungkannya pada saat itu juga. Beban bayar di muka akan muncul di neraca sebagai aset dan saat aset digunakan akan muncul di laporan laba rugi sebagai beban. 

Baca Juga: Manfaat Software Akuntansi Terbaik bagi Bisnis Anda!

Bagaimana Pencatatan Prepaid Expense?

Seperti penjelasan sebelumnya biaya yang dibayar di muka adalah biaya yang menjadi kewajiban perusahaan untuk membayar dalam periode tertentu tetapi sudah membayarkannya terlebih dahulu dari barang atau jasa atas biaya tersebut yang tidak langsung perusahaan terima saat itu juga. Beberapa jenis pembayaran di muka yang biasanya suatu perusahaan lakukan yaitu:

• Polis asuransi
• Inventaris kantor 
• Gaji
• Tagihan utilitas
• Beban bunga
• Taksiran pajak

Prepaid expense menjadi aset perusahaan. Jenis akun utamanya adalah aset, biaya, kewajiban, ekuitas, dan pendapatan. Prepaid expense berubah menjadi pengeluaran apabila benar-benar sudah perusahaan gunakan. Saat menggunakan item tersebut, perhitungannya adalah kurangi nilai aset kemudian ganti dengan biaya aktual yang terdapat pada pencatatan laporan laba rugi. Berikut adalah pencatatan prepaid expense dalam jurnal akuntansi:

Entri Jurnal Prepaid Expense

Entri jurnal prepaid expense dalam pembukuan pada saat pembelian sebelum menggunakan barang atau layanan. Aset dan biaya meningkat melalui debit dan kurangi dengan kredit. Kemudian di sisi lain, liabilitas, ekuitas, dan pendapatan akan meningkat pada kolom kredit dan berkurang oleh debit. Untuk membuat entri jurnal hal pertama yang dalam pencatatan adalah mendebit akun prepaid expense untuk meningkatkan aset oleh debit. Kemudian setiap debit harus ada kredit yang berasal dari akun yang sesuai untuk pembayaran seperti kas atau cek. Mengkredit akun akan mengurangi akun kas. Entri jurnal tersebut akan menghasilkan data sebagai berikut:

Baca Juga: Definisi, Format, Contoh, dan Tahapan, Posting Jurnal Penerimaan Kas ke Buku Besar

Penyesuaian untuk Biaya Dibayar Di Muka

Menyesuaikan entri membantu menyeimbangkan pembukuan maka untuk mengenali beban pembayaran yang menjadi pengeluaran aktual gunakan entri penyesuaian. Saat Anda menggunakan item pembayaran di muka kurangi item tersebut dan tambah akun biaya sebenarnya. Untuk melakukannya debit akun biaya dan kredit akun prepaid expense. Hal tersebut akan menciptakan entri penyesuaian prepaid expense. Entri jurnal yang mencerminkan pengeluaran aktual akan terlihat sebagai berikut:

Contohnya adalah ketika Anda membayar sewa gedung di muka untuk enam bulan sebesar Rp 12.000.000 maka Anda dapat mencatat seluruh pembayaran tersebut sebagai aset di neraca. Setiap bulan, Anda mengurangi akun aset sebesar Rp 2.000.000 (Rp 12.000.000 / 6 bulan) dan mencatat biaya Rp 1.000.000. Ulangi proses ini sampai biaya habis. Setelah menggunakan item pembayaran di muka, akun aset harus kosong dan akun biaya harus menunjukan nilai penuhnya. 

Baca Juga: 6 Fitur Software Transaksi Keuangan untuk Perusahaan Anda

Apakah Suatu Bisnis Memerlukan Prepaid Expense?

Dalam beberapa situasi, perusahaan sangat membutuhkan prepaid expense untuk memastikan bisnis tetap sehat. Contohnya pembayaran premi asuransi karyawan karena jasa asuransi akan bertanggung jawab penuh untuk memberikan uang pertanggungan segera saat perusahaan membutuhkan. Selain itu, hal tersebut juga perusahaan perlukan dalam memastikan operasional bisnis tetap aman tetapi untuk situasi-situasi yang berbeda, praktik ini tidak harus perusahaan lakukan. Perusahaan tidak perlu melakukannya apabila kondisi keuangan bisnis memang tidak memungkinkan. Inilah alasan melakukan pembayaran di muka adalah sesuatu yang perlu perusahaan perhitungkan dengan baik oleh pemilik usaha dan sebaiknya tidak melakukannya secara asal. 

Baca juga : 12 Aplikasi Pencatatan Penjualan Terbaik untuk Bisnis

Kesimpulan

Prepaid expense adalah biaya yang menjadi kewajiban perusahaan untuk membayar dalam periode tertentu tetapi sudah dibayarkan terlebih dahulu dari barang atau jasa atas biaya tersebut yang tidak langsung diterima saat itu juga. Biaya ini penting untuk perusahaan ketahui dalam pencatatannya secara khusus karena tidak menutup kemungkinan biaya ini berhubungan dengan aset penting perusahaan. Untuk memudahkan pencatatan beban bayar dimuka Anda dapat mengotomatiskan melalui Software Akuntansi yang memiliki fitur lengkap dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Dapatkan perhitungan skema harga dan kesempatan demo gratis untuk mengetahui informasi lengkapnya!