Mengenal Apa itu Sistem Manajemen Transportasi (TMS)

Apakah Anda merasa kesulitan mengelola armada transportasi dan mengontrol biaya operasionalnya? Masalah seperti keterlambatan pengiriman, kurangnya visibilitas armada, dan kendala dalam penjadwalan rute adalah tantangan umum dalam manajemen transportasi. Ketika operasional transportasi tidak dikelola dengan baik, dampaknya bisa sangat merugikan, mulai dari penurunan produktivitas hingga peningkatan biaya operasional.

Namun, semua masalah ini dapat diatasi dengan penggunaan Sistem Manajemen Transportasi (Transportation Management System atau TMS). Dalam artikel ini, kita akan membahas cara kerja TMS, komponen utamanya, serta manfaat yang bisa Anda peroleh dengan menerapkannya di perusahaan Anda.

Apa itu Sistem Manajemen Transportasi?

Sistem Manajemen Transportasi (Transportation Management System atau TMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan operasi transportasi perusahaan. Penggunaan Transportation Management System sangat penting, terutama dalam logistik dan rantai pasokan, karena membantu perusahaan dalam mengatur pengiriman barang, memantau inventaris, dan mengurangi biaya pengiriman.

Sebagai bagian dari rantai pasokan yang kompleks, TMS memungkinkan pengelolaan seluruh proses transportasi, mulai dari pemilihan moda transportasi, perencanaan rute, hingga pelacakan pengiriman secara real-time. Hal ini memberikan perusahaan visibilitas yang lebih baik terhadap operasi transportasi mereka dan memastikan barang dikirim tepat waktu dengan biaya yang efisien.

Penggunaan TMS juga membantu dalam hal otomatisasi tugas manual yang berulang, seperti penjadwalan pengiriman dan penghitungan tarif, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manusia. Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang mulai beralih menggunakan sistem manajemen transportasi ini untuk memperbaiki efisiensi operasional mereka dan meningkatkan layanan pelanggan.

Dengan implementasi Transportation Management System yang tepat, perusahaan dapat memperoleh keunggulan kompetitif, terutama dalam pasar yang semakin kompetitif seperti sekarang.

Fitur Utama Sistem Manajemen Transportasi (TMS)

Sistem Manajemen Transportasi (TMS) modern telah berevolusi untuk menangani kompleksitas logistik yang semakin meningkat. Dengan adanya fitur-fitur unggulan, software TMS mampu meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi kerumitan dalam proses pengelolaan transportasi. Beberapa fitur pentingnya adalah:

• Perencanaan dan eksekusi transportasi: Mempermudah proses pengadaan dan pengiriman barang dengan otomatisasi perbandingan tarif serta pemesanan pengangkut. Pengguna dapat memilih moda transportasi yang paling sesuai, baik itu udara, laut, darat, atau kereta api, serta merencanakan rute paling efisien. Selain itu, fitur pelacakan secara real-time memungkinkan pemantauan status pengiriman secara langsung.
• Manajemen pengiriman: Mempercepat proses dari penawaran hingga kontrak. Sistem ini membantu dalam mengelola biaya pengiriman, penentuan tarif, penagihan, serta penyelesaian pembayaran untuk transportasi multimodal maupun intermodal secara efisien.
• Dasbor TMS, laporan, dan analitik: Dengan visibilitas real-time ke semua aspek transportasi, sistem manajemen transportasi memungkinkan perkiraan kebutuhan transportasi, analisis tarif dan profitabilitas, serta penyesuaian cepat terhadap kondisi yang tidak terduga. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan berbasis data.

Manfaat Transportation Management System (TMS)

Mengimplementasikan Transportation Management System (TMS) dalam operasional perusahaan dapat memberikan berbagai manfaat signifikan yang dapat membantu Anda mengatasi berbagai tantangan dalam manajemen transportasi. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa Anda dapatkan:

1. Mengurangi Biaya Operasional

Salah satu manfaat terbesar dari penggunaan TMS adalah kemampuannya untuk mengoptimalkan rute dan mengurangi biaya bahan bakar. Dengan fitur perencanaan rute yang cerdas, perusahaan dapat memilih rute terpendek dan paling efisien, sehingga menghemat waktu dan biaya.

2. Meningkatkan Efisiensi Pengiriman

TMS memfasilitasi proses pengiriman yang lebih efisien melalui otomatisasi berbagai tugas seperti penjadwalan, pengelolaan dokumen, dan pemantauan armada. Dengan otomatisasi ini, Anda dapat memastikan pengiriman berjalan lancar tanpa hambatan. Pengiriman yang tepat waktu akan meningkatkan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya membantu membangun reputasi perusahaan Anda.

3. Meminimalkan Kesalahan Manual

Dengan menggunakan TMS, proses pengelolaan transportasi dilakukan secara otomatis, mulai dari penjadwalan hingga pengelolaan dokumen. Hal ini membantu mengurangi risiko kesalahan manusia, seperti kesalahan dalam penghitungan biaya, penjadwalan, atau pencatatan data. Dengan akurasi data yang lebih tinggi, perusahaan dapat mengelola transportasi dengan lebih baik dan efisien.

4. Meningkatkan Visibilitas dan Kontrol Armada

Melalui pelacakan armada secara real-time, TMS memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh proses pengiriman. Anda dapat memantau pergerakan armada, mengetahui status pengiriman, dan memprediksi waktu kedatangan. Dengan visibilitas yang meningkat, Anda dapat mengambil keputusan lebih cepat jika terjadi masalah atau keterlambatan di lapangan, sehingga meminimalkan dampak negatif terhadap operasional.

5. Memudahkan Kepatuhan Terhadap Regulasi

TMS juga memudahkan perusahaan dalam mematuhi regulasi dan standar keselamatan yang berlaku. Dengan fitur pengelolaan dokumen otomatis, perusahaan dapat menyimpan dan mengelola dokumen terkait pengiriman dan kendaraan sesuai dengan ketentuan. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko terkena denda atau sanksi, tetapi juga memastikan operasional transportasi berjalan dengan aman dan sesuai peraturan.

6. Analisis Kinerja untuk Pengambilan Keputusan

TMS menyediakan berbagai laporan dan analisis yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja transportasi secara keseluruhan. Data ini membantu Anda dalam membuat keputusan berbasis data untuk perencanaan pengiriman yang lebih baik, identifikasi area yang membutuhkan perbaikan, dan optimalisasi operasional.

Dengan berbagai manfaat tersebut, implementasi Sistem Manajemen Transportasi adalah langkah penting bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses pengiriman dan mengurangi biaya operasional.

Cara Kerja Transportation Management System (TMS)

Transportation Management System (TMS) adalah solusi berbasis perangkat lunak yang dirancang untuk merencanakan, menjalankan, dan mengoptimalkan aktivitas pengiriman barang. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk memantau semua aspek proses pengiriman, mulai dari pemilihan rute hingga pelacakan armada secara real-time. Dengan adanya manajemen transportasi yang otomatis, Anda dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual yang seringkali rawan kesalahan dan memakan waktu.

Cara kerja TMS umumnya melibatkan beberapa tahap berikut:

1. Perencanaan Pengiriman: TMS memungkinkan Anda untuk merencanakan pengiriman dengan lebih efisien, termasuk menentukan rute terbaik, memilih armada yang tepat, dan memperkirakan biaya pengiriman. Sistem ini memanfaatkan data real-time dan algoritma tertentu untuk membuat keputusan terbaik terkait pengiriman.
2. Eksekusi dan Pelacakan: Setelah perencanaan selesai, TMS membantu dalam eksekusi pengiriman. Sistem akan memberikan informasi yang relevan kepada pengemudi, termasuk rute dan jadwal pengiriman. Selain itu, TMS memungkinkan pelacakan armada secara real-time, sehingga Anda dapat memantau posisi kendaraan dan status pengiriman.
3. Pengelolaan Dokumen: TMS secara otomatis mengelola berbagai dokumen seperti delivery order, surat jalan, dan faktur. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi penggunaan kertas dan memastikan semua dokumen terkait pengiriman tersimpan dengan baik dalam satu platform.
4. Analisis Kinerja: TMS menyediakan laporan dan analisis mendalam terkait kinerja transportasi. Anda dapat memantau metrik penting seperti waktu pengiriman, biaya operasional, dan penggunaan bahan bakar. Data ini berguna untuk meningkatkan proses pengiriman di masa mendatang.

Dengan memahami cara kerja TMS, Anda bisa melihat bahwa sistem ini dapat meningkatkan efektivitas manajemen transportasi secara keseluruhan. Selanjutnya, mari kita bahas komponen-komponen penting dari TMS yang membantu mengoptimalkan proses pengiriman Anda.

Komponen Transportation Management System (TMS)

Agar manajemen transportasi berjalan efektif dan efisien, Transportation Management System (TMS) dilengkapi dengan berbagai komponen utama yang bekerja sama dalam satu ekosistem. Berikut adalah beberapa komponen penting yang perlu Anda ketahui:

1. Manajemen Rute dan Pengiriman

Komponen ini membantu dalam menentukan rute terbaik dan paling efisien untuk pengiriman. Dengan fitur ini, Anda dapat mempertimbangkan berbagai faktor seperti jarak, kondisi lalu lintas, dan biaya bahan bakar untuk mengoptimalkan rute. Manajemen rute yang efektif memastikan bahwa armada Anda bergerak dengan waktu dan biaya yang paling efisien, mengurangi keterlambatan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Pelacakan Armada Secara Real-Time

Komponen pelacakan armada memungkinkan Anda untuk memantau posisi kendaraan dan status pengiriman secara real-time. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat memiliki visibilitas penuh terhadap armada mereka, memantau kecepatan, jalur yang diambil, dan waktu kedatangan.

3. Pengelolaan Dokumen dan Kepatuhan

TMS dapat mengotomatisasi pengelolaan dokumen seperti faktur, surat jalan, dan delivery order. Selain itu, sistem ini memastikan bahwa semua kendaraan dan pengemudi mematuhi peraturan dan standar keselamatan. Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat mengurangi kesalahan administratif dan menjaga kepatuhan terhadap regulasi.

4. Manajemen Biaya dan Pengeluaran

Manajemen biaya adalah komponen penting dalam TMS yang membantu melacak dan menganalisis biaya operasional. Dengan fitur ini, perusahaan dapat memonitor biaya bahan bakar, pemeliharaan kendaraan, tol, dan biaya lainnya. Analisis ini memberikan wawasan yang berguna untuk mengidentifikasi area di mana penghematan biaya dapat dilakukan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

5. Pelaporan dan Analisis

TMS menyediakan laporan dan analisis mendalam terkait berbagai aspek pengiriman, termasuk kinerja armada, biaya operasional, dan tingkat kepuasan pelanggan. Laporan ini memungkinkan Anda untuk melakukan evaluasi kinerja secara berkala dan membuat keputusan berbasis data untuk meningkatkan proses pengiriman di masa depan.

Alasan Sistem Manajemen Kendaraan Penting Bagi Bisnis 

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, efisiensi operasional menjadi faktor utama untuk mencapai kesuksesan. Bagi perusahaan yang mengelola armada transportasi dan kendaraan, pengelolaan yang optimal sangat penting untuk memastikan operasi berjalan lancar dan memenuhi harapan pelanggan.

Software manajemen kendaraan hadir sebagai solusi yang mampu mengatasi berbagai tantangan dalam manajemen armada. Berikut beberapa alasan mengapa sistem ini penting bagi bisnis Anda:

1. Pemantauan Real-time: Sistem manajemen kendaraan memungkinkan perusahaan untuk memantau transportasi secara langsung, memberikan informasi akurat tentang status pengiriman dan aktivitas pengemudi. Hal ini membantu meningkatkan ketepatan waktu pengiriman dan kualitas layanan pelanggan.
2. Penghematan Biaya Operasional: Dengan kemampuan memantau konsumsi bahan bakar, sistem ini membantu mengontrol pengeluaran dan mengurangi potensi penyalahgunaan bahan bakar, sehingga biaya operasional lebih efisien.
3. Efisiensi Waktu: Sistem mengotomatiskan berbagai tugas, seperti penjadwalan servis rutin dan pembuatan laporan transportasi, sehingga tim dapat lebih fokus pada aktivitas yang bernilai tinggi.
4. Ketepatan Pengiriman: Dengan manajemen jadwal yang lebih baik, sistem ini memastikan pengiriman tepat waktu, yang berkontribusi pada kepuasan pelanggan dan peningkatan citra perusahaan.
5. Pengelolaan Pengemudi yang Lebih Efektif: Sistem ini menyediakan data terkait kinerja dan perilaku pengemudi, memungkinkan perusahaan memberikan evaluasi yang tepat untuk meningkatkan keselamatan dan produktivitas.

Tantangan dalam Implementasi Sistem Manajemen Transportasi

Penerapan sistem manajemen transportasi (TMS) sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan yang harus diatasi untuk memastikan keberhasilannya. Berikut adalah beberapa tantangan yang umumnya muncul dalam implementasi TMS:

1. Biaya Implementasi

Salah satu hambatan utama dalam mengadopsi sistem manajemen transportasi adalah biaya implementasi yang bisa sangat besar. Pengeluaran ini mencakup pembelian perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan sumber daya manusia, hingga biaya konsultasi. Agar investasi ini menghasilkan keuntungan jangka panjang, pengelola transportasi harus melakukan perencanaan anggaran dengan cermat sebelum menerapkan TMS.

2. Kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan pemerintah

Implementasi sistem manajemen transportasi mungkin terhambat oleh peraturan pemerintah yang ketat di sektor transportasi. Pengelola harus memastikan bahwa TMS yang dipilih sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Bekerja sama dengan pihak berwenang adalah solusi yang baik untuk memastikan sistem mematuhi regulasi dan mendapatkan persetujuan yang diperlukan.

3. Keterbatasan infrastruktur

Dalam banyak kasus, keterbatasan infrastruktur menjadi hambatan besar bagi perusahaan yang ingin menerapkan sistem manajemen transportasi. TMS membutuhkan infrastruktur yang andal, termasuk jaringan komunikasi yang cepat dan perangkat keras yang memadai. Solusinya adalah dengan melakukan evaluasi dan peningkatan infrastruktur sebelum implementasi agar TMS dapat berfungsi optimal.

4. Keterbatasan ketersediaan data

Sistem manajemen transportasi memerlukan data yang akurat dan up-to-date untuk berjalan efektif. Namun, ketersediaan data seringkali menjadi masalah, terutama jika data yang diperlukan tidak lengkap atau sulit diakses. Pengelola harus bekerja sama dengan penyedia layanan transportasi dan pihak-pihak terkait lainnya untuk memastikan bahwa data yang diperlukan tersedia dan dapat diakses dengan baik.

Dengan menyadari tantangan-tantangan tersebut, pengelola transportasi dapat mempersiapkan solusi yang tepat sebelum menerapkan sistem manajemen transportasi, sehingga mengoptimalkan efisiensi dan keberhasilan implementasi.

5 Tips Mengoptimalkan Manajemen Transportasi Menggunakan Software Fleet Management

Mengoptimalkan manajemen transportasi menjadi semakin mudah dengan bantuan fleet management system yang canggih. Dengan fitur-fitur yang lengkap, sistem ini membantu Anda mengatur armada secara lebih efisien, mulai dari pengaturan rute hingga pemeliharaan kendaraan.

Berikut ini 5 tips yang dapat Anda terapkan untuk memaksimalkan penggunaan software fleet management.

1. Lakukan Evaluasi Secara Menyeluruh

Pertama-tama, Anda perlu mengevaluasi manajemen transportasi Anda. Adanya evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui aspek-aspek yang memerlukan peningkatan. Adapun evaluasi ini meliputi kinerja kurir, kondisi kendaraan, rute pengiriman, penggunaan bahan bakar, dan sebagainya.

Evaluasi menyeluruh akan memudahkan Anda mengoptimalkan efisiensi. Cari tahu faktor apa yang membuat biaya Anda membengkak. Apakah itu dikarenakan pemilihan rute pengiriman yang tidak tepat? Apakah karena pemakaian bahan bakar yang boros? Atau sebabnya ada pada keteledoran kurir sehingga Anda harus selalu memberikan kompensasi atau ganti rugi kepada pelanggan?

Analisis kembali metode pengiriman yang Anda gunakan, apakah metode tersebut sudah benar-benar efektif dan menguntungkan atau belum. Selain itu, cari tahu apa yang paling sering dikeluhkan oleh pelanggan Anda. Untuk membantu Anda memaksimalkan layanan, pertimbangkan untuk membuat survei kepuasan pelanggan menggunakan Survey Management Software. 

Baca juga: 10 Manfaat Aplikasi Survey Online

2. Berikan Nilai Tambah Pada Layanan Anda

Anda harus menyadari bahwa saat ini hampir seluruh bisnis jasa pengiriman berlomba-lomba meningkatkan layanan mereka demi menjadi pilihan utama bagi pelanggan. Anda perlu meluangkan waktu untuk mencari tahu nilai tambah apa yang dapat Anda berikan pada layanan Anda. Alih-alih memberikan harga promo untuk pengiriman, Anda dapat memberikan manfaat-manfaat lain, misalnya seperti pengiriman privat, prioritas pengiriman, atau pilihan jenis transportasi dan pilihan durasi pengiriman yang lebih beragam.

Dengan memiliki nilai tambah, pelanggan Anda akan dapat memaklumi apabila Anda meningkatkan biaya pengiriman Anda. Karena dengan membayar lebih, mereka akan mendapatkan manfaat yang lebih pula. 

3. Bangun Koordinasi yang Baik Antara Back Office & Kurir

Kurir Anda bertanggung jawab untuk mengantarkan pesanan dari pengirim hingga sampai ke tujuan. Akan tetapi, back office lah yang bertugas dalam menyampaikan informasi lengkap kepada kurir dan membantu mengatasi isu dalam pengiriman. Jadi, back office dan kurir harus memiliki koordinasi yang baik.

Untuk meningkatkan kolaborasi tim penjualan, pemasaran, customer service, logistik, dan pengemudi Anda, pertimbangkan untuk memiliki sistem tersentralisasi yang dapat memungkinkan seluruh tim untuk dapat saling berbagi informasi. Sistem ERP menyediakan kemudahan tersebut.

Sistem ERP memudahkan tim penjualan mendapatkan informasi lengkap mengenai klien tanpa harus menemui tim pemasaran secara langsung. Tim logistik dapat mengetahui permintaan pengiriman tanpa harus menanyakannya langsung kepada tim penjualan. Kurir Anda juga dapat langsung mengakses informasi terkait pengiriman melalui sistem. Perangkat lunak ERP juga memungkinkan back office untuk melacak keberadaan kurir sehingga berbagai isu yang menyebabkan keterlambatan dapat diketahui dan solusi dapat diberikan lebih awal. 

4. Kelola Bahan Bakar dan Dokumen Transportasi Anda dengan Bantuan Sistem

Mengelola keperluan transportasi seperti bahan bakar dan dokumen untuk tiap kendaraan bukan hal mudah jika dikerjakan secara manual. Ketersediaan bahan bakar dan kelengkapan dokumen setiap transportasi perlu dipastikan agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan. Oleh karena itu, dengan bantuan sistem manajemen pengelolaan transportasi, Anda dapat dengan mudah mengelola segala keperluan transportasi yang dibutuhkan.

Sistem manajemen pengelolaan transportasi dapat membantu untuk memantau kondisi, bahan bakar dan dokumen legal kendaraan. Sistem juga dilengkapi dengan pengingat untuk mengurus dokumen seperti kontrak sewa dan premi asuransi agar tidak kedaluwarsa. Ini harus dilakukan untuk memastikan tiap kendaraan layak jalan saat diperlukan.

Semua itu dapat dilakukan dalam satu waktu dan melalui satu sistem. Anda juga dapat menghasilkan laporan analitik real-time terkait penghasilan yang Anda dapatkan dari penggunaan transportasi Anda. 

5. Lakukan Pengecekan Rutin

Manajemen transportasi tidak akan lengkap tanpa pemeliharaan. Pemeliharaan secara berkala merupakan hal yang sangat penting. Hal ini karena bisnis Anda bertumpu pada setiap transportasi Anda. Jika transportasi Anda rusak, maka pengiriman barang tidak dapat dilakukan.

Pemeliharaan secara berkala dapat mencegah terjadinya kerusakan pada transportasi Anda. Masa pemakaiannya pun akan menjadi lebih panjang. Ini juga membantu mengurangi biaya, sebab Anda membutuhkan biaya yang lebih banyak untuk memperbaiki kendaraan yang rusak atau membeli yang baru ketimbang merawatnya. 

Fitur Fleet Management System Terbaik yang Dimiliki Oleh Hashmicro 

Fleet Management dari HashMicro mempunyai dengan berbagai fitur untuk mengoptimalkan pengelolaan kendaraan perusahaan. Perusahaan tidak perlu khawatir akan kesulitan dalam melacak kendaraan perusahaan dengan adanya fitur yang sudah terintegrasi dengan

• GPS dan IoT (Internet of Things): Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi kendaraan, pemakaian odometer dan bahan bakar hingga secara real-time. Selain GPS tracking,
• Fitur driver tracking: Perusahaan dapat melacak pengemudi yang bertanggung jawab atas kendaraan. Dengan begitu, perusahaan dapat semakin mudah mengontrol dan menjaga kondisi kendaraannya agar tetap prima.
• Fitur cost tracking: Dalam upaya menjaga kondisi kendaraan agar tetap prima, perusahaan dapat melacak seluruh nilai kendaraan, termasuk biaya penyewaan dan pemeliharaan dengan.
• Fitur maintenance schedulling: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan penjadwalan inspeksi dan pemeliharaan rutin kendaraan secara tepat waktu. Penjadwalan dapat dilakukan secara otomatis dengan proses administrasi yang mudah. Dengan begitu, perusahaan dapat mempertahankan kinerja kendaraan yang optimal.
• Fitur internal transfer management: Perusahaan dapat dengan mudah memproses dan mengontrol perpindahan setiap kendaraan antar lokasi internal.
• Document management system: Perusahaan dapat mengelola dokumen kendaraan, seperti kontrak sewa dan premi asuransi secara otomatis.

Dengan kemudahan dari berbagai fitur pada Sistem Manajemen Fleet, pada akhirnya perusahaan dapat memperoleh laporan yang akurat dengan mudah.

Kesimpulan

Tips-tips yang telah diberikan di atas dapat Anda gunakan untuk membantu kegiatan operasional bisnis agar tetap berjalan dengan lancar. Transportasi Anda adalah aset yang sangat berharga dalam bisnis Anda, jadi penting untuk melakukan inspeksi dan perawatan secara konsisten. 

Dengan Sistem Fleet Management, Anda akan dapat menjadwalkan perawatan, melakukan pengecekan, menugaskan tim inspeksi, dan melihat riwayat kondisi seluruh transportasi Anda dengan lebih mudah. Sistem yang terintegrasi dengan Sistem Penjualan ini juga dapat memudahkan proses melakukan pembelian aset baru yang sesuai dengan anggaran dari vendor yang berkualitas.

Bila tertarik Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga untuk mengetahui lebih detail mengenai sistem ERP manajemen transportasi. Segera daftar dan dapatkan demo gratis dari HashMicro.