Pentingnya Sistem Manajemen Perusahaan untuk Efisiensi Bisnis

Sistem Manajemen Perusahaan (EMS) adalah paket software aplikasi yang dapat mengelola berbagai tugas secara real-time dan dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan organisasi. Sistem ini sangat bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi operasional, hingga peningkatan profitabilitas organisasi.

Dalam era industri yang terus berkembang, semua perusahaan telah mulai mengadopsi sistem yang lebih maju guna meningkatkan perkembangan bisnis mereka. Sistem manajemen dalam perusahaan harus optimal dan sederhana agar memudahkan manajer dalam mengelola seluruh SDM (Sumber Daya Manusia).

Manajemen perusahaan merupakan elemen krusial dalam mengolah data dan merumuskan strategi berbisnis. Penting bagi perusahaan untuk menggunakan sistem ERP untuk memperoleh kemudahan dalam operasional bisnis, karena teknologi ini menawarkan sejumlah manfaat yang signifikan.

Oleh karena itu, manajemen memiliki peran yang sangat penting bagi kesuksesan perusahaan, karena hasil dari proses manajemen ini akan menjadi pedoman dalam menghadapi tantangan beberapa tahun ke depan. Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi-fungsi manajemen perusahaan yang perlu diperhatikan.

Apa Itu Sistem Manajemen Perusahaan?

Sistem Manajemen Perusahaan (Enterprise Management System), atau sistem manajemen bisnis adalah kerangka kerja yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk mengelola berbagai aspek administratifnya. Tujuan utama dari sistem manajemen adalah untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kinerja keseluruhan perusahaan.

Sistem manajemen perusahaan yang baik mencakup berbagai fungsi dan proses, termasuk manajemen sumber daya manusia, keuangan, persediaan, produksi, pemasaran, dan layanan pelanggan. Sistem manajemen bisnis ini memberikan visibilitas data yang sangat baik, sehingga setiap departemen dapat mengambil data yang diperlukan dari pusat data perusahaan.

Fungsi dan Pengaruh Sistem Manajemen Perusahaan bagi Bisnis

Selain tercapainya visi dan misi, manajemen perusahaan memiliki beberapa fungsi yang bisa membantu dalam menjalankan operasional bisnis perusahaan. Berikut fungsi yang bisa Anda ketahui bila menggunakan sistem manajemen dalam perusahaan.

1. Membuat rencana kerja menggunakan sistem manajemen perusahaan

Fungsi manajemen perusahaan yang pertama terdapat pada menyusun rencana kerja yang akan perusahaan lakukan. Dengan manajemen perusahaan yang baik, perusahaan dapat menetapkan suatu rencana yang matang berdasarkan target, alokasi dana, dan prosedur. Selain itu, juga dapat menentukan urutan tindakan, pemanfaatan unsur manajemen, serta tenggat yang pasti.

2. Menyusun program perusahaan

Fungsi manajemen yang kedua adalah menyusun program perusahaan yang berisikan kegiatan apa saja yang akan terlaksana sesuai dengan rencana sebelumnya. Dengan sistem manajemen bisnis, penyusunan program akan berjalan dengan efektif dan efisien.

Lebih lanjutnya, manajemen perusahaan dapat mempermudah pembuatan struktur organisasi. Selain itu, manajemen juga harus memiliki komponen yang jelas dan detail mengenai deskripsi pekerjaaan agar mencapai tujuan perusahaan.

3. Memimpin pelaksanaan program dengan sistem manajemen perusahaan

Fungsi manajemen yang baik adalah untuk memimpin program yang ada dalam perusahaan. Posisi memimpin program ini nantinya akan dijalankan oleh seorang manajer. Nantinya, manajer di setiap divisi bertugas untuk mengarahkan orang-orang bawahannya untuk bekerja sesuai dengan rencana.

Selain itu, tugas manajer yaitu melakukan perencanaan, memimpin kegiatan, serta melakukan kontrol pengawasan. Namun, saat ini telah banyak perusahaan dan manajer yang menggunakan sistem manajemen bisnis untuk mengoptimalkan seluruh proses bisnis menjadi lebih optimal.

4. Mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan

Peran dari manajemen juga terletak dalam mengawasi setiap kegiatan atau program yang berjalan di perusahaan. Manajemen perusahaan juga berperan untuk melakukan pengendalian serta pengawasan untuk mengukur progres realisasi rencana, mengevaluasi pelaksanaan, dan menentukan solusi jika terdapat kesalahan.

Contoh sistem manajemen perusahaan yang cocok untuk perusahaan berskala besar adalah HasMicro. Dapatkan perkiraan harga sistem manajemen bisnis yang sesuai kebutuhan dengan klik banner skema harga di bawah ini!

Komponen dalam Sistem Manajemen Bisnis

Sistem manajemen bisnis terdiri dari beberapa komponen penting yang bekerja secara sinergis untuk memastikan operasional perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien. Setiap komponen ini memainkan peran kunci dalam pengelolaan sumber daya.

Berikut adalah beberapa komponen utama dari sistem manajemen bisnis:

Perencanaan (planning) 

Perencanaan adalah tahap awal yang mencakup penetapan tujuan dan strategi untuk mencapainya. Dalam komponen ini, manajemen merumuskan visi, misi, dan tujuan jangka panjang serta rencana aksi untuk mencapainya. 

Perencanaan juga melibatkan analisis lingkungan internal dan eksternal perusahaan, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) untuk menentukan arah strategis yang tepat.

Pengorganisasian (organizing) 

Pengorganisasian mencakup pengaturan sumber daya dan kegiatan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara efektif. Hal ini melibatkan pembentukan struktur organisasi, pembagian tugas, penentuan tanggung jawab, serta alur komunikasi yang jelas. 

Dengan pengorganisasian yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap anggota tim memahami peran mereka dan bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Pengendalian (controlling)

Komponen pengendalian berfokus pada pemantauan dan evaluasi kinerja perusahaan terhadap standar yang telah ditetapkan. Proses ini melibatkan pengukuran kinerja aktual, perbandingan dengan target atau standar, dan tindakan korektif jika terdapat penyimpangan. 

Pengendalian yang efektif membantu perusahaan tetap pada jalurnya dan mencegah terjadinya kesalahan yang berpotensi merugikan.

Kepemimpinan (leading) 

Kepemimpinan adalah proses memotivasi dan mengarahkan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Komponen ini mencakup pengambilan keputusan, komunikasi efektif, pemberian motivasi, dan pengembangan tim. Seorang pemimpin yang baik mampu menginspirasi dan memotivasi timnya untuk bekerja dengan penuh semangat dan mencapai hasil terbaik.

Koordinasi (coordinating) 

Koordinasi merupakan proses menyelaraskan berbagai kegiatan dan fungsi dalam perusahaan agar bekerja secara harmonis. Dalam sistem manajemen yang kompleks, banyak departemen dan individu yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. 

Koordinasi ini merupakan komponen sistem manajemen bisnis untuk memastikan bahwa semua bagian perusahaan bekerja dengan sinergi dan tidak terjadi konflik atau redundansi dalam operasional.

Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) 

Sistem Informasi Manajemen (MIS) adalah komponen yang menyediakan data dan informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan. 

MIS mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data dari berbagai bagian perusahaan, seperti keuangan, pemasaran, produksi, dan sumber daya manusia. Dengan adanya MIS, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih cepat dan tepat berdasarkan data yang akurat.

Pengelolaan sumber daya manusia (Human resource management) 

Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) mencakup semua aspek yang berkaitan dengan rekrutmen, pengembangan, dan pemeliharaan karyawan. Komponen ini juga mencakup pelatihan, penilaian kinerja, manajemen kompensasi, dan hubungan kerja. 

Pengelolaan SDM yang efektif membantu perusahaan membangun tim yang kompeten dan berkomitmen untuk mencapai tujuan bersama.

Komponen sistem manajemen bisnis tersebut membentuk kerangka kerja yang saling terkait dalam sistem manajemen bisnis. Memahami dan mengoptimalkan setiap komponen akan membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan daya saing.

Struktur Organisasi Sistem Manajemen Bisnis 

Untuk menjalankan tugasnya, manajemen perusahaan yang ideal haruslah memiliki struktur organisasi yang proporsional. Dengan menggunakan software ERP dari HashMicro, perusahaan dapat melakukan manajemen perusahaan dengan lebih mudah guna meminimalisir risiko yang terjadi.

Seperti yang kami jelaskan berikut ini struktur organisasi sistem manajemen perusahan:

1. Sistem manajemen perusahaan dalam pengambilan risiko

Manajemen risiko terbagi menjadi dua, yaitu manajemen risiko perusahaan dan manajemen risiko pasar. Sangat penting bagi manajemen risiko perusahaan untuk mengelola masalah yang terjadi pada perusahaan.

Manajemen risiko bertanggung jawab untuk mengurangi risiko yang bisa membahayakan kestabilan perusahaan. Selain itu, fungsi manajemen risiko pasar yaitu perencanaan langkah tepat dalam meningkatkan jumlah keuntungan perusahaan. 

2. Sistem manajemen perusahaan untuk keuangan

Divisi manajemen keuangan mempunyai tugas utama untuk melakukan anggaran dana kegiatan perusahaan. Selain itu, membuat laporan pemasukan dan pengeluaran perusahaan, serta mengawasi penggunaan dana perusahaan.

Dengan menggunakan Aplikasi Akuntansi dari HashMicro Anda akan mendapatkan manfaat serta fitur yang banyak untuk kelancaran keuangan bisnis Anda.

3. Manajemen strategi

Tidaklah mudah dalam membuat perencanaan kegiatan perusahaan serta merumuskan keputusan-keputusan penting. Oleh karena itu, dalam perusahaan perlu adanya manajemen strategi. Tugas dari divisi ini yaitu menentukan rencana perusahaan serta mengambil keputusan agar perusahaan mendapatkan keuntungan sesuai target. 

4. Manajemen sumber daya manusia

Pada suatu perusahaan sangat penting dalam mengatur sebuah manajemen SDM (Sumber Daya Manusia). Manajemen divisi bertugas untuk merekrut tenaga kerja, pengawasan tenaga kerja, hingga pengembangan keterampilan bekerja.

Menggunakan software HRM dari HashMicro dapat membantu pekerjaan Anda dalam merekrut karyawan secara otomatis dan beberapa tanggung jawab HR lainnya. 

5. Audit internal

Audit internal dalam manajemen berperan untuk meninjau kegiatan yang perusahaan lakukan. Melakukan pengawasan terhadap semua divisi pada perusahaan terutama manajemen risiko dan keuangan. Audit internal adalah wujud dari fungsi pengawasan pada manajemen. 

Cara Memperbaiki Sistem Manajemen yang Tidak Berjalan Semestinya 

Terkadang apa yang telah direncanakan pada manajemen sebuah perusahaan tidak berjalan dengan semestinya dan mengakibatkan terhambatnya roda bisnis. Terhambatnya roda bisnis perusahaan merupakan akibat dari sistem manajemen yang buruk.

Oleh karena itu, bermasalahnya sistem manajemen dalam perusahaan harus melakukan perbaikan segera demi kemajuan perusahaan. Sistem manajemen adalah kunci dari kesuksesan sebuah bisnis.

Selain mengadopsi sistem manajemen bisnis, berikut cara yang dapat Anda lakukan:

1. Memeriksa proses bisnis perusahaan

Unsur penting sistem manajemen dalam perusahaan adalah proses bisnis, dimana unsur ini dapat menunjukkan aliran bisnis dari bagian awal hingga akhir. Proses bisnis ini akan menentukan fungsi, jumlah, dan bagian pada struktur organisasi.

Selain itu, proses bisnis perlu meninjau kembali dan monitor ulang agar jelas setiap bagiannya. Lalu, pada evaluasi proses bisnis akan mempermudah pekerja dalam melakukan kegiatan perusahaan. 

2. Mengevaluasi struktur organisasi dengan sistem manajemen perusahaan

Setelah mengurus proses bisnis, tinjau kembali struktur organisasi yang ada untuk menjamin kelangsungan dengan proses bisnis. Idealnya struktur organisasi dapat kita lihat berdasarkan proses bisnis yang terbuat tidak sembarangan.

Oleh karena itu, struktur organisasi penting untuk beriringan dengan proses bisnis agar fungsi, kewenangan, tanggung jawab, dan tugas dapat terkendali. 

3. Memeriksa sarana dan prasarana perusahaan

Salah satu komponen penting dalam manajemen yang perlu Anda tinjau adalah sarana dan prasarana. Hal ini Anda lakukan untuk melaksanakan sistem manajemen agar lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, bila sarana dan prasarana tidak memadai, maka sistem tidak berjalan dengan optimal.

4. Meninjau kembali efektivitas sistem dalam perusahaan

Jika menjalankan sistem manajemen bisnis dengan efektif, maka akan menjamin keberlangsungan perusahaan. Untuk membangun sistem, perlu mencocokkan jenis sistem manajemen bisnis sesuai dengan kondisi perusahaan. 

Kesimpulan

Sistem manajemen bisnis adalah penggerak dari operasional sebuah perusahaan. Bila manajemennya baik, maka keseluruhan operasi perusahaan akan baik juga, begitu pula dengan sebaliknya. Selain itu, manajemen perusahaan harus bisa memuaskan pelanggan dengan menghadirkan produk yang berkualitas dan memenuhi permintaan pasar secara optimal dengan biaya yang terjangkau.

Dengan kemampuan software ERP, Anda dapat memenuhi hal tersebut. Hash Core by HashMicro merupakan salah satu pilihan terbaik untuk memenuhi kebutuhan dalam optimalisasi bisnis Anda supaya efisien.

Segera dapatkan trial sistem dan konsultasi bersama tim professional HashMicro untuk mengetahui solusi ERP kami bisa mendukung kesuksesan bisnis Anda!

Pertanyaan Seputar Sistem Manajemen Perusahaan

• Contoh sistem manajemen perusahaan yang sering diterapkan pada suatu perusahaan?

  Beberapa contoh sistem manajemen perusahaan yang digunakan dalam perusahaan antara lain:
  1. Enterprise Resource Planning (ERP)
  2. Supply Chain Management (SCM)
  3. Transaction Processing System (TPS)
  4. Office Automation System (OAS)
  5. Informatic Management System (IMS)

• Mengapa sistem manajemen sangat diperlukan dalam perusahaan?

  Sistem manajemen perusahaan yang optimal dan sederhana menjadi kunci penting bagi manajer dalam mengelola sumber daya manusia. Anda juga bisa mendapat beberapa manfaat dari sistem manajemen perusahaan yang akan membantu dalam proses perencanaan, mengidentifikasi apa yang dibutuhkan perusahaan, dan membantu dalam pengambilan keputusan investasi.

• Bagaimana jika perusahaan tidak mempunyai sistem manajemen yang baik?

  Beberapa konsekuensi dari perusahaan yang tidak mengadopsi manajemen yang efektif meliputi kurang optimalnya pemanfaatan sumber daya dalam perusahaan, ketidakjelasan fokus tujuan, dan daya saing yang terhambat. Baca selengkapnya di sini!

• Hal-hal apa saja yang harus dipertimbangkan dalam mengelola sistem manajemen kinerja karyawan?

  Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk mencapai manajemen kinerja yang efektif melalui implementasi sistem manajemen perusahaan adalah:
  1. Menetapkan tujuan secara jelas.
  2. Mengadopsi komunikasi dan kolaborasi yang transparan.
  3. Memberikan umpan balik dan penilaian yang jujur.
  4. Melakukan pengembangan karyawan secara berkelanjutan.

• Bagaimana cara kerja sistem manajemen?

  Cara kerja dari sistem manajemen melibatkan pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan data dalam sebuah database sentral. Data tersebut kemudian diolah menjadi informasi yang dapat diakses dan diperbarui oleh individu yang memiliki wewenang sesuai dengan tujuan masing-masing. Anda bisa mendapatkan sentralisasi ini dengan sistem ERP yang terintegrasi.