Pentingnya Sistem Repair Management untuk Layanan Purna Jual

Transaksi antara pembeli dan penjual bukanlah tahap akhir dari proses penjualan dan berbisnis. Setelah transaksi penjualan, tugas Anda sebagai pemilik bisnis adalah memastikan bahwa pembeli tersebut akan menjadi pelanggan setia. Pelanggan setia akan selalu membeli ulang produk Anda. Mereka mempercayakan pemenuhan kebutuhan mereka kepada bisnis Anda, bukan pembeli yang hanya melakukan satu kali pembelian. Untuk mewujudkan loyalitas pelanggan, Anda dapat menggunakan Sistem ERP yang mampu menunjang kegiatan operasional bisnis dalam pelayanan purna jual, yaitu Sistem Repair Management dari HashMicro.

Sistem Repair Management HashMicro adalah perangkat lunak yang akan membantu Anda dalam layanan purna jual terbaik untuk pelanggan dengan memberikan pengalaman layanan yang efisien dan memuaskan. Layanan purna jual ini memiliki banyak ragam seperti reparasi suku cadang, pemberian garansi, pemeliharaan teknis, konsultasi berkala, penyediaan onderdil, dan lain sebagainya. Anda harus mengoordinasikan, melacak klaim layanan, lalu berkoordinasi dengan teknisi agar perbaikan dapat selesai tepat waktu. Hal tersebut adalah tugas repetitif yang harus Anda lakukan di layanan purna jual.

Jika Anda masih melakukannya secara konvensional, tentu akan menghambat kegiatan operasional sehingga menjadi tidak efisien. Sistem ini menghadirkan kecepatan dalam pelayanan purna jual sehingga mampu meningkatkan retensi pelanggan. Pun sistem manual dan tidak produktif akan terganti menjadi serba otomatis dengan sistem Repair Management sehingga memungkinkan tim layanan dan teknisi untuk fokus pada perbaikan di lapangan agar dapat memenuhi permintaan pelanggan.

Fitur-fitur yang Disediakan Repair Management Software 

Sebelum mengimplementasikan, Anda harus mengenal dan memahami fitur-fitur yang ada pada aplikasi Repair Management agar dapat mengetahui fungsi-fungsinya dan menggunakannya secara optimal. Berikut ini adalah penjelasan mengenai fitur-fitur Sistem Repair Management dari HashMicro:

1. Pelacak garansi produk

Beberapa produk menyediakan fasilitas pemberian garansi terutama pada barang-barang elektronik. Garansi pun memiliki banyak jenis, seperti garansi global, garansi resmi, garansi distributor (tidak resmi), dan garansi toko. Masa pemberian garansi pun berbeda-beda, mulai dari enam bulan sampai satu tahun atau bahkan lebih. Sistem Repair Management memiliki fitur yang dapat menentukan tanggal kedaluwarsa suatu garansi dan melacak setiap garansi produk dengan lebih mudah melalui sistem yang otomatis.

2. Repair Management tiket perbaikan 

Bagi pelanggan yang memiliki kendala dan ingin mengajukan perbaikan, biasanya mereka akan mendapatkan tiket perbaikan dari layanan purna jual. Pelanggan yang memiliki tiket perbaikan tidak hanya satu atau dua orang saja, bisa jadi lebih banyak dari apa yang Anda perkirakan. Banyaknya tiket perbaikan tentu akan membutuhkan lebih banyak waktu penyelesaian. Sedangkan, pemenuhan waktu perbaikan akan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Anda tak perlu khawatir karena Sistem Repair Management menyediakan fitur manajemen tiket yang dapat melacak skala prioritas tiket dengan lebih mudah berdasarkan tenggat waktu terdekat atau urgensinya. 

3. Pemberitahuan perbaikan

Biasanya, pelanggan memiliki banyak pertanyaan mengenai biaya ataupun barang yang dibutuhkan untuk proses perbaikan. Membalasnya satu-persatu akan menguras banyak tenaga. Dengan fitur ini, Anda dapat mengirimkan notifikasi otomatis. Fitur ini berfungsi untuk mengirimkan notifikasi secara otomatis kepada pelanggan terkait penambahan biaya, pembelian suku cadang/onderdil, dan saat reparasi selesai. Notifikasi yang diberikan pun lengkap dengan invoice reparasi yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Dengan demikian, pelanggan dapat lebih mudah mengetahui progres dan biaya reparasi.

4. Pembuatan formulir perintah kerja

Anda dapat membuat formulir perintah kerja dengan mudah berdasarkan tiket pelanggan yang masuk ke sistem. Surat perintah kerja tersebut juga akan terkirim dengan otomatis kepada staf mekanik atau reparasi agar bisa segera diproses. Dengan demikian, pengerjaan perbaikan tidak akan terlambat dan dapat selesai sesuai dengan tenggat waktu.

5. Laporan analisis perbaikan

Laporan adalah hal yang harus ada dalam setiap bisnis karena dari laporan akan dijadikan bahan evaluasi dan perbaikan untuk ke depannya. Sistem Repair Management menyediakan fitur analisis laporan secara akurat dan komprehensif dalam bentuk grafik yang mudah dibaca. Laporan tersebut berisikan laporan lengkap mengenai proses reparasi yang sudah selesai, apakah semuanya selesai tepat waktu atau ada kendala di beberapa proses perbaikan.

6. Repair Management biaya perbaikan

Saat ini, metode pembayaran sudah sangat bervariasi. Pembayaran tidak hanya dengan uang tunai saja, tetapi juga secara digital. Jika Anda tidak menyediakan pembayaran dengan berbagai metode, tentunya akan mempersulit pelanggan karena beberapa orang tidak memiliki cukup waktu luang untuk datang ke toko Anda dan membayarnya secara tunai. Oleh karena itu, mereka lebih memilih untuk membayarnya secara digital melalui transfer ke rekening atau e-wallet. Dengan fitur repair fees management, Anda telah memberikan keleluasaan kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran atas perbaikan dengan metode pembayaran yang bervariasi. Pelanggan pun tidak akan terkendala lagi perihal pembayaran karena sistem telah menyediakan berbagai jenis metode pembayaran.

Manfaat Repair Management Software 

Ada banyak manfaat yang akan Anda dapatkan ketika mengimplementasikan Sistem Repair Management. Sistem ini dapat memecahkan banyak masalah yang kelak akan dialami oleh tim layanan purna jual pada saat mengelola permintaan pelanggan terkait pemeliharaan dan perbaikan. Berikut ini adalah penjelasannya:

Mengatur semua informasi perbaikan dan tugas dengan efisien

Jika Anda masih menggunakan sistem manual, maka pengelolaan perbaikan menjadi tidak terorganisir dan tidak efisien. Sistem Repair Management memudahkan Anda dalam menyederhanakan proses pengumpulan dan pencatatan dari setiap permintaan pelanggan Sistem juga dapat mencatat perbaikan apa saja yang sudah selesai dan memungkinkan kemudahan akses kepada tim teknisi layanan dan pengiriman. Semua informasi terkait layanan purna jual dan perbaikan serta tugas yang harus tim Anda kerjakan akan lebih terorganisir.

Melacak perkembangan dan pembaruan secara real-time 

Sistem manual akan mempersulit Anda dalam pemeriksaan perkembangan dan pembaruan tugas secara real-time, lain halnya dengan sistem Repair Management yang mampu melacak secara real-time. Baik perusahaan maupun pelanggan akan lebih mudah mengetahui dan memantau perkembangan dan pembaruan di mana pun dan kapan pun. Dengan demikian, kedua belah pihak dapat berkolaborasi dengan lebih mudah.

Meningkatkan resolusi dan waktu respon

Penggunaan inventaris seperti kertas dalam pengelolaan sumber daya akan memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error. Tentunya kendala tersebut akan menunda dan menghambat proses perbaikan. Dengan menggunakan sistem, pengelolaan jadwal perbaikan akan lebih terorganisir, penugasan perbaikan kepada teknisi akan lebih cepat dan tepat, dan  alur kerja akan diotomatiskan untuk pengerjaan tugas yang berulang agar lebih efisien dan membantu dalam meningkatkan produktivitas. 

Mengoptimalkan repair management inventaris dan kurangi biaya

Beberapa teknisi harus mengunjungi lokasi tim servis ketika mereka membutuhkan suku cadang untuk perbaikan. Hal ini tentu saja membutuhkan biaya transportasi yang seharusnya bisa Anda hemat untuk membeli suku cadang lain. Dengan sistem, Anda dapat mengumpulkan informasi mengenai suku cadang yang akan tim teknisi gunakan. Pesanan pembelian suku cadang dapat Anda rencanakan sehingga manajemen inventaris menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya logistik.

Kesimpulan 

Untuk meningkatkan loyalitas pelanggan, Anda harus memberikan layanan purna jual terbaik seperti reparasi suku cadang, pemberian garansi, pemeliharaan teknis, konsultasi berkala, penyediaan onderdil, dan lainnya. Maka dari itu, Anda membutuhkan sistem Repair Management agar bisa memberikan pelayanan prima dengan pengelolaan yang efisien. Sistem Manajemen Reparasi dari HashMicro menghadirkan kecepatan dalam pelayanan purna jual dengan mengoptimalkan pengerjaan reparasi sehingga dapat selesai tepat waktu dan meningkatkan retensi pelanggan. Selain itu, sistemnya sangat user-friendly sehingga memudahkan dalam penggunaan software. Apabila Anda tertarik dan membutuhkan konsultasi lebih lanjut terkait sistem Repair Management atau Sistem ERP HashMicro lainnya, segera jadwalkan demo gratis dengan kami!