Ada kalanya Anda memiliki banyak sekali pekerjaan dalam satu waktu, seperti merespon email, membuat laporan keuangan bulanan, mengawasi proyek yang sedang berjalan, dan lain-lain. Anda ingin menyelesaikan semuanya, tetapi kapasitas Anda terbatas. Biasanya, ketika merasa keteteran dengan beban kerja dan deadline, seseorang malah menjadi tidak produktif. Tugas tidak ada yang tuntas, stres karena kewalahan, dan masalah tidak terselesaikan. Untuk menghindari hal tersebut, Anda perlu menyusun skala prioritas.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Skala Prioritas dan Seberapa Pentingnya bagi Anda?
Skala prioritas adalah urutan kegiatan yang tersusun untuk menentukan hal paling penting yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Pembuatan skala ini melibatkan pengorganisasian tugas atau hal-hal yang harus diselesaikan, lalu mengurutkannya sesuai kriteria tertentu, seperti tingkat urgensi, deadline, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Skala tersebut membantu Anda dalam memutuskan pekerjaan mana yang memerlukan fokus agar mencapai produktivitas maksimal.
Menetapkan skala prioritas bersifat krusial agar semua pekerjaan Anda selesai, sebanyak apapun itu. Anda dapat mengerahkan seluruh perhatian, waktu, dan tenaga untuk tugas-tugas yang mendesak, lalu beralih ke tugas-tugas yang urgensinya lebih rendah atau tenggat waktunya lebih lama. Jika Anda tidak menyusun rancangan prioritas anda, maka Anda akan kesulitan dalam menyelesaikan tugas secara tepat waktu, merasa kewalahan karena banyak pekerjaan yang belum tuntas, dan tidak produktif. Membuat to-do list memang bisa membuat Anda mengetahui hal-hal yang harus dilakukan, tetapi itu saja tidak cukup. Anda perlu membuat urutan prioritasnya agar dapat bekerja secara efisien.
Baca juga: 6 Tips Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Tempat Kerja
Faktor yang Mempengaruhi Skala Prioritas
Dalam menyusun skala prioritas, tentunya ada banyak hal yang perlu Anda perhatikan. Jangan sampai Anda salah menentukan prioritas karena tidak mempertimbangkan faktor internal maupun eksternal yang mempengaruhi pembuatan skala. Berikut adalah beberapa faktor yang mempengaruhi skala prioritas:
- Kondisi finansial. Jika income perusahaan Anda stabil atau baru mendapatkan keuntungan yang besar, maka Anda bisa melaksanakan kegiatan atau membeli barang yang sebenarnya tidak terlalu mendesak. Namun, jika keuangan perusahaan Anda sedang tidak sehat, maka sebaiknya Anda memprioritaskan hal-hal yang esensial dan berkaitan dengan kelangsungan bisnis saja.
- Kemampuan dan sumber daya. Tidak mungkin Anda menaruh pekerjaan yang membutuhkan waktu lama dan usaha keras di urutan pertama skala prioritas Anda, seperti membuka cabang usaha baru, lalu menaruh pekerjaan kecil di urutan selanjutnya, contohnya meeting dengan klien atau mengganti printer yang rusak. Ketahui kapasitas diri sendiri dan perusahaan.
- Tujuan perusahaan. Kebutuhan perusahaan yang bergerak di bidang retail dan F&B tentu saja berbeda. Begitu pula dengan bidang manufaktur dan konstruksi. Selain itu, masing-masing perusahaan memiliki nilai dan target tersendiri. Pahami tujuan yang harus dicapai serta value yang dipegang oleh perusahaan.
Cara Menentukan Skala Prioritas
Setelah mengetahui pengertian dan manfaat skala prioritas serta faktor yang mempengaruhinya, kini saatnya Anda menerapkannya di lingkungan kerja atau kehidupan sehari-hari. Di bawah ini adalah tips untuk menyusun skala prioritas:
1. Analisis tingkat kepentingan
Setiap pekerjaan memiliki urgensi yang berbeda-beda. Contohnya, atasan memberi dua tugas kepada Anda, yaitu membuat power point yang akan dipresentasikan minggu depan dan membuat konten untuk brosur yang akan disebarkan tiga hari lagi. Tentunya Anda harus menyelesaikan tugas kedua terlebih dahulu karena pembuatan brosur melibatkan pihak lain, seperti tim desain dan penjualan, serta deadline-nya lebih cepat. Selain itu, pencetakan brosur membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Menyiapkan power point memang penting, tetapi presentasinya masih minggu depan dan pekerjaan tersebut bisa Anda selesaikan sendiri. Anda harus menganalisis tingkat kepentingan dari masing-masing tugas sebelum mulai bekerja.
2. Pertimbangkan anggaran dan kesempatan
Skala prioritas tidak hanya berguna dalam menyelesaikan tugas saja, tetapi bisa Anda pakai sebelum membeli barang. Misalnya, Anda bekerja di perusahaan IT dan ingin membeli mesin fotokopi model terbaru yang sedang diskon di akhir tahun serta mengganti internet provider karena koneksinya sering terganggu. Pertimbangan utamanya adalah kondisi keuangan perusahaan Anda. Jika tidak melebihi budget, sebaiknya Anda membeli mesin fotokopi karena ada batas waktu promosinya. Jika perusahaan sedang memiliki banyak pengeluaran, sebaiknya Anda mendahulukan penggantian internet provider karena berkaitan dengan pekerjaan banyak orang dan kelangsungan bisnis secara keseluruhan. Jangan sampai pengeluaran melebihi pendapatan karena gegabah dalam membeli sesuatu.
3. Pikirkan kemampuan perusahaan dan resource yang tersedia
Ketika membuat skala prioritas, Anda harus mengetahui kapasitas pihak-pihak yang terlibat. Anda boleh saja bermimpi tinggi, seperti meluncurkan produk baru atau meningkatkan profit sebanyak dua kali lipat. Namun, jika sumber dayanya tidak mendukung dan perusahaan akan kesulitan dalam mencapai target tersebut, lebih baik Anda memprioritaskan hal lain yang lebih feasible dan bisa diwujudkan dengan resource yang Anda miliki. Bukan berarti Anda melupakan keinginan untuk ekspansi bisnis atau melipatgandakan keuntungan, tetapi Anda memilih untuk mengutamakan perkerjaan yang dapat terlaksana dahulu dan target yang bisa tercapai saat ini, sebagai langkah untuk mewujudkan mimpi yang lebih besar.
Kesimpulan
Skala prioritas bersifat krusial dalam menentukan hal paling penting yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu untuk memaksimalkan produktivitas. Ada beberapa faktor yang mempengaruhinya, seperti kondisi keuangan, kapasitas, dan tujuan perusahaan. Dalam membuat pembuatannya, Anda harus mempertimbangkan tingkat urgensi, anggaran, dan sumber daya yang tersedia.
Skala prioritas berguna saat melakukan pengadaan barang. Kebutuhan perusahaan tidaklah sedikit, jadi tidak mungkin Anda penuhi semuanya dalam satu waktu. Di sinilah skala prioritas berperan untuk menentukan barang yang harus Anda beli terlebih dahulu.
Pembelian barang untuk perusahaan dapat dibantu oleh Software Procurement. Dengan fitur-fitur terbaik di satu platform terintegrasi, software ini memudahkan Anda dalam mengontrol biaya, mengajukan pembelian di setiap cabang, dan mendapatkan penawaran terbaik dari supplier. Kemudahan pengadaan barang juga memerlukan dukungan dari manajemen inventaris yang andal dan pengelolaan anggaran yang baik.
