Cara Mencegah Penyusutan Inventaris Barang pada Bisnis Ritel

Bisnis ritel merupakan salah satu industri yang rentan terhadap penyusutan inventaris yang dapat menghabiskan margin keuntungan dan mengganggu operasi harian. 

Apa sebenarnya penyusutan inventaris itu? Ini merujuk pada perbedaan antara persediaan yang seharusnya ada dan persediaan yang benar-benar ada dalam gudang atau toko. 

Penyusutan persediaan dapat muncul dalam berbagai bentuk, termasuk pencurian, kerusakan, kehilangan, dan kesalahan manusia. 

Dalam artikel ini, kita akan mempelajari mengapa penyusutan inventaris bisa menjadi ancaman serius bagi bisnis ritel, serta menyelidiki bahayanya terhadap keuangan dan reputasi. 

Selain itu, kita juga akan membahas bagaimana software manajemen inventaris dapat membantu pemilik toko dan manajer untuk mengurangi penyusutan persediaan dan meningkatkan efisiensi operasionalnya. 

Dengan pemahaman yang mendalam tentang permasalahan ini, Anda akan dapat mengambil langkah-langkah konkret dalam menjaga persediaan ritel Anda tetap sehat dan mengoptimalkan hasil bisnis Anda.

Mengapa Penyusutan Stok Terjadi?

Penyusutan stok atau penyusutan inventaris adalah keadaan di mana perbedaan antara persediaan yang seharusnya ada dan persediaan yang benar-benar ada dalam gudang atau toko. Penyusutan inventaris atau “inventory shrinkage” merupakan fenomena yang umum terjadi dalam industri ritel. Contoh penyusutan dapat terjadi dalam berbagai situasi dan mencakup beberapa penyebab utama, seperti:

Pencurian dan kejahatan internal 

Pencurian dan tindakan kejahatan internal merupakan salah satu penyebab utama penyusutan stok barang dalam industri ritel. 

Para karyawan, dan terkadang bahkan manajer, mungkin tergoda untuk mencuri produk atau terlibat dalam tindakan kejahatan lainnya seperti pemalsuan transaksi atau pengalihan barang tanpa izin.

Bahkan, berdasarkan sumber yang diambil dari Verizon sebanyak 34% tindak kecurangan pada bisnis kecil dilakukan oleh staff internal atau pegawai.

Penyusutan stok yang diakibatkan oleh pencurian dan kejahatan internal dapat merugikan bisnis ritel secara finansial, merusak budaya perusahaan, dan mengganggu kepercayaan pelanggan.

Kesalahan administratif atau human-error

Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan dalam pencatatan persediaan, penghitungan yang salah, atau pengelolaan yang kurang cermat. Salah satu aspek yang kritis adalah perhitungan manual. 

Dalam situasi di mana perhitungan inventaris masih dilakukan secara manual, ada potensi besar untuk terjadi kesalahan manusia. Misalnya, dalam menghitung jumlah barang, pengurus persediaan mungkin melewatkan produk atau menggolongkannya ke kategori yang salah. 

Kesalahan ini dapat menyebabkan perbedaan signifikan antara persediaan yang seharusnya ada dan yang tercatat dalam sistem, yang akhirnya berkontribusi pada penyusutan inventaris.

Kerusakan, kehilangan, dan kedaluwarsa

Selain pencurian dan kesalahan manusia, kerusakan, kehilangan, dan kedaluwarsa juga menjadi penyebab umum penyusutan stok barang dalam industri ritel. Produk bisa rusak karena penanganan yang buruk, kondisi penyimpanan yang tidak sesuai, atau faktor-faktor eksternal seperti cuaca buruk. 

Kehilangan bisa terjadi selama proses pengiriman atau dalam pengelolaan persediaan sehari-hari. Kedaluwarsa, khususnya dalam industri makanan dan farmasi, dapat mengakibatkan penumpukan barang yang tidak dapat dijual lagi. Semua tiga tipe penyusutan ini dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan bagi bisnis ritel.

Solusi untuk Mengatasi Penyusutan Inventaris

Penyusutan stok barang dapat menjadi masalah serius bagi bisnis ritel, sehingga, Anda mungkin bertanya bagaimana cara mencegah inventory shrinkage. Ada berbagai solusi yang dapat membantu mengatasi dan mengurangi dampak ini.

Di bawah ini, kami akan menjelaskan beberapa solusi yang dapat digunakan oleh pemilik toko dan manajer untuk mengurangi penyusutan stok barang:

Penggunaan sistem terintegrasi untuk pengecekan stok secara otomatis

Salah satu solusi terdepan dalam mengatasi penyusutan inventaris adalah integrasi sistem yang kuat. Seperti software inventory HashMicro yang menawarkan integrasi, bisnis ritel dapat mencapai perhitungan persediaan yang lebih akurat dan otomatis. 

Terlebih, dengan adanya fitur seperti barcode dan RFID, memungkinkan otomatisasi proses perhitungan persediaan. Dengan barcode atau tag RFID, produk yang dipindai secara otomatis mengupdate status persediaan dalam sistem, menghilangkan potensi kesalahan manusia dalam pencatatan. 

Hal ini memiliki dampak positif dalam mengidentifikasi dan mengurangi penyusutan stok yang disebabkan oleh pencurian atau kesalahan. 

Selain itu, integrasi sistem omnichannel memastikan pengawasan persediaan yang konsisten di seluruh saluran penjualan, menghindari penyusutan yang mungkin terjadi akibat ketidakseimbangan persediaan antara toko fisik dan platform e-commerce. 

Dan bagi bisnis dengan beberapa cabang, fitur pelaporan yang terpusat memungkinkan manajer untuk secara efektif melacak kinerja masing-masing lokasi toko dan mengidentifikasi potensi penyusutan stok. 

Dengan pendekatan ini, bisnis ritel dapat mengurangi penyusutan inventaris, menjaga persediaan yang lebih akurat, mengurangi kerugian, dan meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan memastikan produk tersedia tepat pada waktunya.

Peningkatan keamanan dan pengawasan

Meningkatkan keamanan dan pengawasan di dalam toko atau gudang merupakan langkah kunci dalam mengurangi risiko pencurian dan tindakan kejahatan internal. Tindakan ini mencakup serangkaian upaya proaktif untuk menjaga keamanan aset perusahaan. 

Salah satu langkah yang paling umum dan efektif adalah pemasangan sistem kamera keamanan. Kamera keamanan memungkinkan pengawasan konstan terhadap aktivitas di dalam toko atau gudang, memberikan catatan visual yang dapat digunakan untuk memantau aktivitas karyawan, pelanggan, dan pengunjung lainnya.

Ini tidak hanya dapat membantu dalam mendeteksi tindakan mencurigakan, tetapi juga dapat menjadi bukti yang berharga dalam penyelidikan tindakan kejahatan jika diperlukan.

Selain itu, penggunaan sistem alarm juga merupakan komponen penting dalam meningkatkan keamanan. Sistem alarm dapat diprogram untuk memberikan peringatan segera jika ada aktivitas yang mencurigakan atau pelanggaran keamanan lainnya. Ini memberikan respons cepat dan dapat memicu tindakan segera untuk mengatasi situasi tersebut.

Pelatihan dan kesadaran karyawan

Salah satu faktor utama yang sering menjadi akar dari kesalahan administratif dan manusia dalam pengelolaan persediaan adalah kurangnya pelatihan dan kesadaran karyawan terkait dengan pentingnya menjaga integritas persediaan dan seluruh proses yang berkaitan dengannya. 

Terkadang, karyawan mungkin tidak sepenuhnya menyadari bagaimana pekerjaan mereka berdampak pada keberhasilan keseluruhan perusahaan dan bagaimana kesalahan kecil dalam pencatatan atau pemrosesan pesanan dapat menyebabkan penyusutan stok yang signifikan.

Karyawan Anda juga bisa mempelajari rumus untuk menghitung penyusutan inventaris, yaitu:

Rumus Penyusutan Inventaris = Inventaris yang Terdaftar – Inventaris Fisik

Rumus ini memberikan gambaran tentang sejauh mana perbedaan antara jumlah inventaris yang dicatat dan yang benar-benar ada.

Jika angka hasilnya positif, itu menunjukkan adanya penyusutan inventaris.

Contoh Perhitungan Penyusutan Inventaris Sederhana

Sebuah perusahaan membeli komputer dengan harga Rp 50.000.000. Komputer ini diperkirakan memiliki umur ekonomis 5 tahun dan nilai residu Rp 5.000.000. Perusahaan menggunakan metode penyusutan garis lurus.

Penyusutan tahunan dihitung menggunakan rumus:

Penyusutan Tahunan=(HargaPerolehan−NilaiResidu)/UmurEkonomis

Penyusutan Tahunan=(Rp50.000.000−Rp5.000.000)/5

=Rp9.000.000 per tahun

Dengan demikian, perusahaan akan mencatat penyusutan sebesar Rp 9.000.000 setiap tahun selama 5 tahun.

Melalui pelatihan yang baik seperti mengajarkan rumus penyusutan ini, karyawan dapat diberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang bagaimana mereka berperan dalam menjaga persediaan tetap terkendali.

Mereka dapat belajar cara mengelola inventaris dengan hati-hati, memproses pesanan dengan akurat, dan melaporkan data dengan tepat. Dengan peningkatan kompetensi ini, kesalahan yang disebabkan oleh faktor manusia dapat dihindari atau setidaknya diminimalkan.

Selain itu, meningkatkan kesadaran karyawan tentang pentingnya menghindari penyusutan inventaris juga menjadi elemen penting dalam mengelola persediaan dengan baik.

Kesadaran ini mencakup pemahaman tentang konsekuensi penyusutan stok terhadap keuangan perusahaan, serta bagaimana upaya mereka dalam menjaga persediaan yang baik dapat membantu mempertahankan margin keuntungan dan kepuasan pelanggan.

Pengelolaan persediaan yang efisien

Pengelolaan persediaan yang efisien adalah elemen kunci dalam upaya untuk menghindari penyusutan stok barang yang dapat merugikan bisnis ritel. Efisiensi dalam mengelola persediaan melibatkan berbagai tindakan yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa barang-barang yang tersimpan dalam gudang atau toko berada dalam kondisi optimal. 

Selain itu, pengelolaan persediaan yang efisien juga mencakup perencanaan yang akurat berdasarkan permintaan pelanggan dan tren pasar. Ini membantu perusahaan untuk menghindari overstocking, serta understocking.

Proses pemesanan dan pembelian juga harus dikelola dengan efisien, memastikan bahwa barang-barang yang diperlukan selalu tersedia tepat pada waktunya. Integrasi dengan sistem inventory dan procurement dapat membantu dalam memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap persediaan dan permintaan, yang pada gilirannya membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat waktu dan akurat. 

Keamanan persediaan juga perlu diperhatikan, dan langkah-langkah seperti pemasangan kamera keamanan, sistem alarm, serta pelatihan karyawan tentang tindakan keamanan dapat membantu mengurangi risiko pencurian atau kerusakan.

Jika Anda tertarik dengan solusi yang diberikan Hashmicro, Anda bisa memulai dengan melihat skema harga yang ditawarkan dengan meng-klik gambar di bawah ini!

Pentingnya Manajemen Inventaris yang Efektif untuk Kelangsungan Bisnis Retail

Pentingnya mengelola inventaris dalam bisnis ritel tidak bisa dianggap remeh. Ini bukan hanya tentang menjaga stok barang tetap terpenuhi untuk memenuhi permintaan pelanggan, tetapi juga berkaitan dengan kelangsungan bisnis dan profitabilitas. 

Manajemen inventaris yang efisien memiliki peran kunci dalam menjaga operasi harian yang lancar, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memitigasi risiko terkait penyusutan inventaris. Tidak hanya itu, berikut alasan mengapa Inventory Management , krusial dalam pengelolaan inventaris Anda:

• Membantu mencegah penyusutan inventaris

Penyusutan inventaris atau stock shrinkage mengacu pada perbedaan antara ketersediaan stok aktual dan catatan inventaris yang ada.

Ini bisa terjadi secara alami seiring berjalannya waktu, namun terkadang disebabkan oleh faktor manusia seperti pencurian, kesalahan dalam alur proses, atau keliru dalam pencatatan pada bisnis retail.

Saat perbedaan ini terjadi dalam stok yang besar, pelacakan dan penanganannya menjadi semakin rumit, terutama jika prosesnya masih mengandalkan perhitungan manual.

Dengan penerapan pengelolaan inventaris yang baik dan terintegrasi, masalah penyusutan ini dapat dikelola lebih efisien dan responsif.

Sebagai hasilnya, Anda dapat mengidentifikasi penyusutan, baik yang berasal dari proses alami maupun kesalahan manusia, lebih awal dan mengurangi dampak kerugian.

• Memudahkan pemantauan gudang secara menyeluruh

Salah satu cara untuk mencegah penyusutan inventaris adalah dengan memiliki pemahaman yang mendalam tentang apa yang terjadi di gudang. 

Fitur pemantauan gudang secara menyeluruh, seperti teknologi 3D Warehouse, memungkinkan pemantauan yang lebih akurat terhadap lokasi barang, jumlah persediaan, dan kondisi barang. 

Dengan informasi yang lebih baik tentang inventaris, perusahaan dapat mendeteksi kerusakan atau kehilangan lebih cepat, sehingga dapat mengambil tindakan sebelum kerugian semakin besar.

• Menjadi kunci untuk kelangsungan inventaris bisnis retail

Software manajemen inventaris adalah elemen kunci dalam menjaga kelangsungan bisnis ritel. 

Dengan fitur-fitur yang meliputi mencegah penumpukan, mengelola deadstock, memantau arus masuk dan keluar, peramalan permintaan, serta menerapkan metode FIFO dan FEFO, software ini membantu bisnis ritel mengoptimalkan inventaris, mengurangi penyusutan stok barang, dan memastikan ketersediaan produk yang tepat saat dibutuhkan. 

Dengan demikian, manajemen inventaris software menjadi alat yang vital dalam menjaga operasi ritel yang efisien dan menghadapi persaingan yang ketat.

Kesimpulan

Penting untuk memahami bahwa penyusutan inventaris adalah tantangan yang harus diatasi dengan serius dalam bisnis ritel.

Penyusutan ini dapat berdampak besar pada margin keuntungan dan operasi sehari-hari, mengancam keuangan dan reputasi perusahaan. Berbagai solusi dapat diterapkan untuk menghindari masalah ini, seperti pelatihan karyawan, peningkatan keamanan, pengelolaan persediaan. 

Namun, untuk menerapkan solusi-solusi ini dengan efektif, software manajemen inventaris seperti yang ditawarkan oleh HashMicro dapat menjadi investasi yang cerdas. Software inventory HashMicro menawarkan integrasi yang kuat, otomatisasi proses perhitungan, dan fitur barcode/RFID yang memudahkan pengelolaan persediaan. Daftarkan perusahaan Anda dan coba demo gratisnya sekarang!

Pertanyaan Seputar Penyusutan Inventaris

• Apa itu penyusutan inventaris?

  Penyusutan inventaris merujuk pada perbedaan antara jumlah persediaan yang dicatat dalam catatan inventaris dan jumlah persediaan yang sebenarnya ada dalam gudang atau toko. Ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti pencurian, kerusakan, kesalahan manusia, atau perubahan alami dalam persediaan.

• Mengapa penyusutan inventaris menjadi masalah?

  Penyusutan inventaris menjadi masalah karena dapat menghabiskan margin keuntungan, mengganggu operasi harian, dan merusak reputasi bisnis ritel. Kelebihan atau kekurangan stok dapat mengganggu kepuasan pelanggan dan berdampak pada kepercayaan pelanggan terhadap bisnis.

• Bagaimana saya dapat mengidentifikasi penyusutan inventaris?

  Anda dapat mengidentifikasi penyusutan inventaris dengan membandingkan catatan inventaris dengan penghitungan fisik stok yang ada. Perangkat lunak manajemen inventaris juga dapat membantu mengidentifikasi penyusutan dengan melacak perbedaan antara catatan dan stok fisik.

• Bagaimana mencegah penyusutan inventaris?

  Anda dapat mencegah penyusutan inventaris dengan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris yang dapat membantu mengelola persediaan secara efisien, memantau stok dengan baik, dan meminimalkan kesalahan manusia. Selain itu, meningkatkan keamanan dan pengawasan serta memberikan pelatihan kepada karyawan juga dapat membantu mencegah penyusutan.

• Apakah perangkat lunak manajemen inventaris dapat membantu mengatasi penyusutan inventaris?

  Ya, perangkat lunak manajemen inventaris dapat membantu mengatasi penyusutan inventaris. Ini memungkinkan integrasi sistem untuk perhitungan otomatis, pemantauan persediaan yang efisien, dan peramalan permintaan. Selain itu, perangkat lunak ini dapat membantu mengidentifikasi dan mengurangi penyusutan stok barang yang disebabkan oleh faktor seperti pencurian dan kesalahan manusia.