Ketahui Manfaat dan Tahapan Performance Management untuk HR!

Apa Itu Performance Management?

Performance Management atau manajemen kinerja adalah sistem yang dilakukan oleh suatu perusahaan kepada para staf-stafnya agar dapat bekerja secara optimal dengan memberikan dan mengkomunikasikan penetapan tujuan perusahaan, mengawasi pelaksanaannya dan memberi penghargaan kepada staf yang bekerja dengan maksimal. Performance Management ini berperan dalam pencapaian keunggulan kompetitif para staf guna menghasilkan output yang sesuai dengan target dan tujuan perusahaan.

Manajemen kinerja ini pun terjadi secara mutualisme antara perusahaan dan staf-nya. Dengan kinerja staf yang baik, maka akan berdampak pada pencapaian target, kemajuan perusahaan dan motivasi terus menerus untuk melakukan perbaikan-perbaikan yang bersifat berkelanjutan. Sebaliknya untuk para staf, staf dapat menambah potensi diri, prestasi kerja dan juga mendapatkan apresiasi dan penghargaan dari perusahaan sesuai kinerja yang telah ia berikan.

Baca juga : 6 Tips Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Tempat Kerja

Tujuan Performance Management

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, manajemen adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Oleh sebab itu, manajemen kinerja atau Performance Management tentu saja memiliki tujuan utama yaitu untuk menjaga kestabilan performa karyawan dan perusahaan, namun cara spesifik, berikut tujuan dari manajemen kinerja:

1. Menyesuaikan tujuan kinerja dengan tujuan perusahaan

Setiap perusahaan pastinya memiliki tujuan dan target yang berbeda. Penting sekali bagi suatu perusahaan untuk menyelaraskan tujuannya dengan tujuan kinerja para staf. Selain untuk kepentingan suatu perusahaan, hal ini pun penting untuk para staf ketahui. Staf perusahaan harus mengetahui goals atau target apa yang harus tercapai olehnya untuk membantu kesuksesan suatu perusahaan. Hal ini mempunyai peran agar perusahaan dapat meraih tujuannya sesuai dengan visi dan misi. 

2. Menetapkan ekspektasi kinerja antara karyawan dan atasan.

Performance Management akan membantu para staf dalam mengidentifikasi pengetahuan dan keterampilan kerja yang ia perlukan agar dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien. Hal ini pun memiliki guna agar karyawan tidak memiliki miskomunikasi saat melaksanakan pekerjaaannya. ​​Dengan adanya sistem manajemen kinerja, maka mereka akan tahu persis apa harapan dari pekerjaan mereka dan akan lebih mudah bagi mereka untuk memanfaatkan waktu dengan bijak. Dengan memberitahu karyawan mengenai ekspektasi perusahaan pada mereka, mereka tidak perlu untuk menyelesaikan tugas yang menurut perusahaan tidak penting untuk dilakukan. 

3. Memperlancar komunikasi tim

Performance Management memiliki manfaat lainnya yaitu untuk memperlancar komunikasi dalam suatu tim kerja. Apabila manajemen kerja berjalan sesuai dengan perusahaan, maka sesama karyawan dapat saling bekerja sama agar menyelesaikan hasilnya dengan maksimal. Tidak hanya memperlancar komunikasi tim saja namun juga dapat meningkatkan sistem komunikasi dua arah antara pihak manajemen dan karyawan.

4. Menentukan standar kinerja

Setiap perusahaan memiliki standar kinerja yang berbeda menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Dengan menetapkan standar kerja sesuai, hal ini akan membantu para HRD mempersiapkan rencana kerja yang sesuai terhadap para staf. Performance Management ini pun akan mempermudah dalam proses evaluasi kerja, apakah karyawan dapat melampaui standar tersebut atau bahkan tidak menyanggupi standar yang telah diberikan oleh perusahaan.

5. Mengembangkan program HRD

Performance Management juga digunakan untuk mengembangkan tenaga kerja staf perusahaan. Dengan adanya program pelatihan bagi para karyawan, hal ini akan mendorong karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan ekspektasi perusahaan. Program pelatihan inipun akan membantu karyawan untuk memiliki kemajuan dalam karirnya. 

Tahapan Performance Management

Manajemen kinerja memiliki tahap-tahap dalam pelaksanaannya. Secara garis besar, berikut tahapan-tahapannya:

• Plan

Pada tahap plan atau performance planning ini, perusahaan menyusun rencana kerja yang telah disesuaikan dengan Key Performance Indicator (KPI), target, standar dan sasaran strategis. Selain itu, perusahaan juga menerapkan nilai ‘SMART’ (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time-oriented). Sifat yang diterapkan pada umumnya adalah top-down, oleh sebab itu target perencanaan ditetapkan oleh CEO atau direktur terlebih dahulu barulah diturunkan hingga level karyawan terendah di perusahaan.

• Do

Setelah rencana kerja telah tersusun, tahap selanjutnya adalah melaksanakan implementasi pekerjaan. Perusahaan tetap harus melakukan pengawasan pada pelaksanaan ini agar acara berjalan secara optimal. Tidak hanya itu saja, feedback atau umpan balik dari perusahaan sangat penting dalam memberikan motivasi kerja pada karyawannya.

• Check

Dengan mengkomparasi hasil kinerja karyawan dengan rencana yang telah ada, dari situlah akan dapat terlihat apakah hasilnya efektif atau sebaliknya. Di tahap ini performa kinerja karyawan akan diperhatikan oleh pihak yang terlibat secara langsung seperti HRD, Top Management atau Manager.

• Action

Langkah akhir tahap ini adalah pemberian penghargaan pada karyawan sesuai hasil akhir evaluasi kerja mereka. Pemberian apresiasi dari perusahaan terhadap karyawan akan memicu motivasi diri setiap karyawan untuk memberikan yang terbaik dan pengembangan kualitas kerja di kemudian hari. 

Strategi Performance Management

Strategic Performance Management atau strategi manajemen kinerja adalah suatu metodologi yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan pemantauan agar tujuan dari suatu organisasi tercapai secara menyeluruh. Manfaat dari strategi manajemen kinerja ini yaitu menciptakan budaya kerja yang unggul, meningkatkan komunikasi antara atasan dan karyawan serta peningkatan manajemen perusahaan secara bertahap. Penerapan strategi manajemen kerja yang efisien dibagi menjadi 4, yaitu goal setting, 360° feedback, One-on-One meeting dan Key Performance Indicator (KPI). 

Strategi manajemen kinerja yang pertama adalah dengan menentukan goals atau target perusahaan dan mengkomunikasikannya ke seluruh jajaran perusahaan mulai dari lini teratas hingga terbawah. Hal ini bertujuan agar seluruh karyawan perusahaan memiliki keselarasan dalam pencapaian target. Selanjutnya, strategi yang dapat Anda lakukan adalah 360° feedback. Hal ini merupakan penilaian kinerja yang didapatkan dari pendapat orang-orang yang bekerja bersamanya setiap hari, baik itu atasan maupun rekan kerja. Strategi ketiga adalah One-on-One meeting, prosesnya adalah dengan menemui satu persatu karyawan dan menanyakannya terkait pekerjaan dan perusahaan. Tahap terakhir adalah Key Performance Indicator (KPI). Menerapkan strategi KPI karyawan ini akan mempermudah HR atau pemimpin dalam melacak kontribusi karyawan akan pencapaian target. 

Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal

Performance Management dan Performance Appraisal tidaklah sama. Performance Management atau manajemen kinerja dapat Anda lakukan secara terus menerus (berkelanjutan). Sedangkan Performance Appraisal bisa Anda lakukan pada akhir periode misalnya akhir tahun dan pada umumnya hanya perusahaan lakukan setahun sekali.

Keduanya pun memiliki manfaat yang berbeda. Performance Management bertujuan untuk memotivasi karyawan, mengembangkan diri, dan juga untuk evaluasi kerja. Sedangkan Performance Appraisal bertujuan untuk evaluasi akhir target kerja karyawan apakah karyawan mampu untuk mencapainya atau tidak. Berikut merupakan perbedaan spesifik antara Performance Management dan Performance Appraisal:

• Konsep

Performance Management fokus kepada performa kerja karyawan dan bagaimana cara meningkatkannya agar tepat sasaran sedangkan Performance Appraisal memiliki fokus untuk evaluasi hasil kerja karyawan apakah mencapai target atau tidak.

• Durasi

Performance Appraisal dilakukan secara periodik dan berkala sesuai dengan kebijakan perusahaan misalnya 3 bulan sekali, 6 bulan sekali atau bahkan 12 bulan sekali. Sebaliknya, performance Management dilakukan oleh perusahaan secara terus menerus dan berkelanjutan. 

• Tujuan

Performance Management memiliki tujuan untuk meningkatkan performa kerja karyawan, memotivasi dan mendorong kesuksesan karyawannya agar berjalan selaras dengan target perusahaan. Performance Appraisal sendiri memiliki tujuan untuk mengevaluasi hasil kerja akhir karyawan dan menumbuhkan dan menguatkan budaya perusahaan secara positif.

• Keterlibatan karyawan

Proses evaluasi Performance Appraisal  secara langsung oleh atasan atau supervisor lakukan sehingga karyawan tidak memiliki keterlibatan sama sekali. Sedangkan Performance Management karyawan ikut berperan dalam memberikan feedback secara langsung pada perusahaan.

• Keterikatan strategi perusahaan

Performance Appraisal tidak berhubungan dengan strategi perusahaan dan hanya terfokus pada hasil akhirnya saja pada saat evaluasi. Sedangkan Performance Management sangatlah berkaitan dengan strategi perusahaan dalam mencapai target yang maksimal.

Kesimpulan

Performance Management memiliki peran besar dalam pencapaian target perusahaan. Tidak hanya untuk mencapai target saja, hal ini juga membimbing karyawannya untuk memaksimalkan potensi, mendapatkan prestasi kerja serta mendapatkan penghargaan yang sesuai dengan hasil kerjanya. 

Tingkatkan kinerja dan potensi karyawan sesuai standar perusahaan dengan Sistem Manajemen Kompetensi sebagai solusi cerdas untuk segala jenis bisnis dari berbagai industri. Maksimalkan perencanaan sumber daya manusia yang efisien dengan performa yang terukur. Dapatkan demo gratis software HRM HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.