Pentingnya HR Ketahui Performance Review dan Jenisnya!

Setiap sebulan atau satu tahun sekali, selaku pemilik bisnis pasti akan melakukan review atau penilaian terhadap kinerja karyawan Anda. Dalam istilah bisnis, aktivitas ini biasanya dikenal dengan istilah performance review atau performance appraisal. Aktivitas ini merupakan pertemuan perusahaan guna membahas performa karyawan. Namun, rasanya akan sulit jika Anda menilai karyawan satu persatu. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, software HRM hadir dalam mengotomatiskan aktivitas penilaian karyawan. Anda dapat menggunakan software HRIS Talent Management terbaik dari HashMicro. 

Anda dapat mengelola seluruh aktivitas dan kinerja karyawan lebih mudah dan praktis dengan software berbasis cloud terunggul untuk segala jenis bisnis dari berbagai industri. Selain itu, Anda juga dapat melakukan pemantauan dan memaksimalkan efisiensi penilaian performa karyawan secara menyuluh. Hal tersebut merupakan salah satu manfaat yang Anda dapatkan saat menerapkan software HRIS Talent Management dari HashMicro. 

Dalam artikel ini akan membahas mengenai performance review, manfaat, tujuan, jenis-jenisnya, metode pengumpulan data, cara membuatnya, serta skema harga saat Anda ingin mengimplementasikan software HRIS dalam bisnis agar Anda mengetahui gambarannya.  

Apa itu Performance Review?

Performance review adalah salah satu metode atau alat yang perusahaan gunakan untuk menjalankan bisnisnya secara efektif sehingga lebih mudah untuk mencapai tujuan bisnisnya. Biasanya manajer akan melakukan dokumentasi dan evaluasi terhadap kinerja karyawan. Selain itu, manajer biasanya akan memberikan feedback dan pelatihan secara berkelanjutan. Para manajer tersebut akan memberikan review performa tahunan, bahkan menawarkan kesempatan yang berharga untuk karyawan yang berprestasi melalui promosi. 

Menurut Investopedia, evaluasi ini dapat digunakan untuk memberikan feedback kepada karyawan, menentukan besaran kenaikan gaji dan bonus, bahkan hingga pertimbangan keputusan pemutusan hubungan kerja. Metode ini adalah bagian dari pengembangan karir dan terdiri dari tinjauan rutin kinerja karyawan perusahaan. Perusahaan melakukan evaluasi atau penilaian secara berkala, baik itu per tahun, per enam bulan, hingga per empat bulan tergantung kebijakan yang ada. 

Jenis-jenis Performance Review

Banyak jenis-jenis dari performance review yang dapat Anda implementasikan dalam bisnis. Berikut ini beberapa performance review yang biasa perusahaan gunakan untuk mengevaluasi karyawannya: 

• Penilaian tradisional

Dalam metode penilaian tradisional, manajer akan berdiskusi dengan karyawan dalam sebuah meeting atau pertemuan tatap muka untuk membahas kinerja pada periode kerja sebelumnya. Periode penilaian biasanya menggunakan per satu tahun, tetapi balik lagi tergantung dari kebijakan perusahaan. 

Diskusi berdasarkan pengamatan manajer tentang kemampuan dan kinerja karyawan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. Kemudian, pihak yang berwenang akan menilai kinerja dan hasilnya akan berpengaruh dengan kenaikan persentase gaji.

• Self-appraisal

Self-appraisal dalam proses performance review bertujuan untuk mendorong karyawan agar bertanggung jawab dalam melakukan penilaian kinerja untuk diri sendiri. Hal tersebut  merupakan cara untuk menilai pencapaian atau kegagalan serta mendorong manajemen diri dari tiap karyawan. 

Perusahaan menggunakan metode ini juga untuk mempersiapkan karyawan ketika membahas poin-poin evaluasi dengan atasannya. Penggunaan cara ini dapat secara bersamaan dengan metode evaluasi lainnya, akan tetapi tidak dapat menggantikan penilaian kinerja karyawan oleh atasan.

• Employee-initiated review

Dengan menggunakan metode ini, perusahaan akan memberi informasi kepada karyawan bahwa mereka dapat meminta peninjauan dari manajer mereka. Metode ini bukan untuk menggantikan proses performance review tradisional. Namun sebaliknya, dengan menggunakan metode ini Anda dapat mendorong sikap manajemen diri pada karyawan.

• Feedback 360 derajat

Metode ini dalam performance review mengacu pada feedback tentang kinerja karyawan yang disediakan oleh atasan, rekan kerja, pelanggan eksternal, dan karyawan ini itu sendiri. Dengan kata lain metode ini merupakan penilaian keseluruhan dari segala pihak. Metode ini juga akan menghasilkan feedback dari karyawan pada kinerja manajemen, yang dikenal juga sebagai upward appraisal. Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan evaluasi secara menyeluruh dari setiap sisi mulai dari manajerial hingga kinerja karyawannya. 

Manfaat Performance Review

Performance review ada pasti karena sebuah alasan. Salah satunya yaitu karena banyaknya manfaat yang manajer hingga karyawan rasakan. Berikut ini merupakan manfaat performance review: 

1. Identifikasi, pelacakan, dan pertahankan tujuan

Manfaat yang Anda rasakan dari performance review adalah mampu melakukan identifikasi berbagai hal yang jauh lebih mudah untuk karyawan ketahui, hingga apa yang seharusnya menjadi tujuan para karyawan tersebut secara lebih teratur dan efektif. 

Dengan adanya aktivitas ini, Anda akan mempunyai pemahaman yang jauh lebih baik tentang karyawan mulai dari kelebihan dan kekurangan mereka, hasil kerja, hingga perkembanganya dalam kurun waktu yang terbilang singkat. Penggunaan sistem HRM berbasis cloud akan memudahkan Anda dalam melihat hal tersebut secara keseluruhan melalui dashboard. 

2. Mencegah kesalahpahaman dalam komunikasi

Performance review mampu mempertemukan karyawan dan manajer secara reguler sehingga kegiatan penilaian akan lebih mudah untuk manajer lakukan. Manajer melakukan penilaian yang  dengan membandingkan catatan dan memastikan setiap karyawan memahami apa yang harus mereka kerjakan di perusahaan.

Apabila dari awal telah terjadi miskomunikasi dan perusahaan tidak melakukan kegiatan pertemuan secara rutin maka kesalahpahaman tersebut akan terjadi terus menerus. Maka dari itu, untuk menghindari hal tersebut maka Anda dapat melakukan kegiatan performance review berupa pertemuan yang sudah Anda jadwalkan secara rutin untuk memberikan pertanyaan atau mendiskusikan perkembangan karyawan. 

3. Membantu seluruh pihak terlibat secara langsung

Dalam sebuah perusahaan, peran penting tidak hanya dipegang oleh para petinggi atau stakeholders perusahaan saja. Namun, karyawan juga merupakan aset penting bagi perusahaan dan ikut andil dalam kesuksesan perusahaan. Dengan melakukan kegiatan performance review, maka Anda selaku pemilik bisnis akan lebih mudah untuk melakukan evaluasi terkait keterlibatan karyawan dalam perusahaan. 

4. Menghilangkan tekanan

Aktivitas performance review sering menjadi hal yang menakutkan dan menegangkan bagi para karyawan setiap tahunnya. Namun, hal tersebut tidak seharusnya mereka jadikan sebagai tekanan. Untuk mengatasi tekanan yang muncul, Anda selaku manajer dapat membuat kuis mingguan yang mampu membuat ujian akhir bagi karyawan tidak begitu berat dan menakutkan. Sehingga setiap tim manajemen dan karyawan akan mengetahui apa saja yang menjadi harapan perusahaan. 

Tujuan Performance Review

Selain memberikan manfaat, performance review juga memiliki tujuan-tujuan bagi perusahaan. Dilansir dari Inc. Magazine, terdapat lima tujuan dilakukannya performance review sebagai berikut: 

• Meningkatkan produktivitas perusahaan.
• Lebih mudah dalam membuat keputusan mengenai promosi, perubahan pekerjaan, rekrutmen, dan  pemutusan hubungan kerja dengan karyawan. 
• Mengidentifikasi apa yang karyawan perlukan untuk melakukan suatu pekerjaan atau job desk karyawan. 
• Melakukan penilaian kinerja karyawan terhadap sasaran dan posisi secara lebih mudah.
• Adanya motivasi dari karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan. 

Baca juga: Bagaimana Peran Cloud HRM bagi Manajemen SDM?

Metode Pengumpulan Data

Banyak metode yang biasa perusahaan gunakan untuk melakukan pengumpulan data performance review. Metode ini terbagi menjadi dua pendekatan yaitu pendekatan past-oriented method dan future-oriented method. Berikut ini penjelasan dari kedua pendekatan tersebut: 

Past-oriented method

Past oriented method adalah metode yang berorientasi pada hasil kerja. Biasanya metode ini menggunakan beberapa cara sebagai berikut: 

• Skala penilaian terdiri dari beberapa skala numerik yang mewakili kriteria kinerja terkait pekerjaan seperti ketergantungan, inisiatif, output, kehadiran, sikap, dan lain-lain. Setiap skala biasanya memiliki rentang mulai dari sangat baik hingga sangat buruk. Selanjutnya, menghitung jumlah skor numerik total sehingga akan memperoleh kesimpulan akhir. 
• Checklist, cara ini biasanya menggunakan formulir evaluasi yang disusun berdasarkan pertanyaan dengan jawaban ‘ya’ atau ‘tidak’. Metode ini digunakan untuk melakukan pengecekan pekerjaan karyawan yang kemudian evaluasi selanjutnya akan dilakukan oleh HRD.
• Forced-choice method adalah metode yang memberikan dua pilihan pertanyaan untuk masing-masing aspek penilaian dalam formulir penilaian karyawan. Sama halnya seperti metode checklist, metode ini hanya digunakan untuk pengecekan sementara evaluasi dan analisis akan dilakukan oleh HRD.
• Critical incident method adalah metode yang menganalisis sikap dan perilaku karyawan yang mempengaruhi kinerja atau performanya. Para atasan yang sering berhubungan dengan karyawan tersebut biasanya melakukan metode ini secara langsung.
• Behaviorally anchored rating scales merupakan skala yang digunakan untuk menentukan apakah perilaku karyawan efektif atau tidak terhadap performa kerjanya.
• Field review method yaitu metode penilaian yang biasa digunakan untuk menilai kinerja departemen lain. Biasanya. HRD menggunakan metode ini untuk menilai kinerja karyawan departemen lain. 

Future-oriented method 

Future-oriented method adalah metode yang berorientasi pada tujuan. Dalam menganalisis harapan karyawan terhadap perusahaan serta untuk menentukan tujuan perusahaan biasanya menggunakan metode ini. Berikut ini adalah beberapa cara dengan menggunakan metode ini: 

• Psychological appraisal adalah penilaian dengan menggunakan pendekatan psikologi. Metode ini biasanya menggunakan cara observasi atau pengamatan, wawancara hingga tes psikologi untuk melakukan penilaian yang berfokus pada emosi, intelektual, motivasi, dan aspek-aspek lainnya yang mempengaruhi performa karyawan.
• Feedback 360 derajat merupakan metode pengumpulan data performance review yang paling banyak perusahaan gunakan. Melalui metode ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi secara keseluruhan, baik dari segi manajerial maupun kinerja karyawan. 

Cara Membuat Performance Review

Setelah mengetahui pengertian, manfaat, jenis sampai metode pengumpulan data dari performance review, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara membuatnya. Meskipun performance review hanya suatu aktivitas pemantauan kinerja karyawan, tetapi hal ini harus Anda lakukan dengan baik agar bisa berjalan dengan maksimal. Berikut ini merupakan penjabaran bagaimana cara membuat performance review: 

1. Tentukanlah aspek yang menjadi kompetensi karyawan

Langkah pertama dalam membuat performance review adalah setiap manajer harus memasukkan berbagai aspek yang menjadi kompetensi dari setiap karyawan. Namun, aspek tersebut tidak bisa sama atau setara untuk setiap karyawan, kompetensi harus bisa sesuai dengan jabatan atau posisi karyawan itu sendiri. 

Berbagai dasar kompetensi ini berdasar pada skala penilaian, dari mulai 1 hingga 10 atau dapat Anda sesuaikan dengan kebijakan yang ada dalam perusahaan. Nantinya, pimpinan akan me-review penilaian dan komponen tersebut dalam periode waktu tertentu. Selain itu, perlu menjadi perhatian sekali lagi bahwa aspek kompetensi adalah tujuan dari dilakukannya performance review. 

2. Tentukanlah aspek hasil kinerja

Cara kedua dalam pembuatan performance review adalah dengan menentukan aspek hasil kinerja karyawan. Hal ini bertujuan untuk melakukan pemetaan dan kumpulan indikator performa yang lebih terukur. 

Pimpinan perusahaan dapat memberikan penilaian yang jelas, dari hal tersebut akan terlihat kinerja atau performa karyawan serta hal apa saja yang harus mereka perbaiki. Apabila ada karyawan yang mempunyai penilaian sangat baik atas komponen review, Anda bisa memberikan bonus tertentu yang mampu membuat mereka bekerja lebih baik lagi kedepannya. 

3. Berikanlah ulasan pengembangan karyawan

Cara ketiga atau cara terakhir dalam membuat performance review adalah dengan memberikan saran pengembangan karyawan atau employee development. Para manajer harus memberikan saran kepada karyawan dalam mengembangkan diri sesuai dengan apa yang mereka kerjakan. 

Penilaian yang manajer buat tidak boleh sembarangan, karena hal tersebut akan berkaitan dengan dua komponen review sebelumnya yang sudah dibuat penilaian lengkapnya. Sehingga penilaian karyawan menjadi lebih terukur dan beralasan. Lebih dari itu, aktivitas ini juga mampu memberikan peluang dan ruang kerja untuk karyawan dan manajer dalam menyampaikan alasan atau berbagai hal lainnya. 

Pengaruh Aplikasi HR Untuk Performance Review

Penggunaan aplikasi HR terbaik, seperti sistem HR atau HRM yang berbasis cloud, kini menjadi solusi yang sangat praktis dan efisien untuk mempermudah proses performance review. Aplikasi ini membantu perusahaan mengotomatisasi setiap langkah dalam evaluasi kinerja, mulai dari pengumpulan data hingga pemberian feedback, yang semuanya dapat dilakukan secara real-time dan terstruktur.

Dengan fitur pelaporan yang intuitif, manajer dapat dengan mudah memantau performa karyawan dan memberikan evaluasi yang lebih akurat dan tepat waktu. Selain itu, aplikasi ini juga memastikan transparansi dan keamanan data, sehingga seluruh proses evaluasi berjalan lebih efisien dan terhindar dari kesalahan manual. Solusi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi semua pihak yang terlibat

Baca juga: Memilih Sistem HRM yang Pas untuk Perusahaan

Kesimpulan 

Aktivitas performance review merupakan suatu hal penting yang harus dilakukan oleh perusahaan karena memberikan banyak manfaat untuk membuat bisnis Anda lebih cepat mencapai goals atau tujuannya. Jika Anda memiliki banyak karyawan untuk dinilai pasti akan membutuhkan waktu yang lama dan rentan akan kesalahan. Oleh karena itu, Anda dapat mempermudah proses penilaian karyawan dengan menggunakan Sistem HRIS Talent Management terbaik dari HashMicro. 

Dengan software ini Anda dapat mengelola seluruh aktivitas dan kinerja karyawan lebih mudah dan praktis. Anda akan mendapatkan kemudahan dalam manajemen promosi, penurunan pangkat, mengetahui kemajuan dan perkembangan karyawan dengan pelacak KPI dan pelatihan karyawan. Tunggu apalagi? Segera jadwalkan demo gratis bersama tim kami.