Dalam dunia bisnis istilah kontrak tentunya sudah tidak asing bagi kita. Apalagi kontrak adalah salah satu dokumen yang sangat penting sebelum menjalin hubungan kerja dengan organisasi atau individu. Kontrak kerja berbeda dengan kontrak proyek perusahaan, kontrak kerja adalah suatu perjanjian pada hari pertama karyawan bekerja.
Sedangkan kontrak proyek adalah dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa/perusahaan dengan penyedia jasa dalam penyelenggaraan suatu proyek. Anda sebagai manajer perlu membaca dengan teliti kontrak proyek, dan perlu Anda pahami secara rinci sebelum menyepakatinya. Hal tersebut agar tidak timbul permasalahan antara perusahaan Anda dengan penyedia layanan di kemudian hari.
Untuk mempermudah pengelolaan kontrak, perusahaan Anda dapat menggunakan Sistem Manajemen Kontrak dari HashMicro yang mampu membantu Anda dalam mengelola berbagai jenis kontrak pada satu tempat dan terpusat. Bahkan Anda akan mendapatkan notifikasi otomatis terkait kontrak yang masa berlakunya hampir habis, lengkap dengan ratusan jenis template kontrak untuk berbagai kebutuhan Anda.
Terima Kasih, Tim kami akan menghubungi Anda melalui email!
Pastikan anda cek kembali email inbox untuk terhubung dengan tim professional HashMicro
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Contract Management System?
Contract Management System adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu membantu perusahaan dalam mengelola, melacak, dan melaporkan kontrak untuk memastikan kepatuhan terhadap kewajiban hukum yang tertera dalam kontrak. Manajer kontrak dapat menggunakan Software Manajemen Kontrak dari HashMicro sehingga dapat membantu untuk membuat dan mengelola kontrak, melacak kemajuan proyek, dan mengotomatiskan laporan. Perangkat lunak ini juga dapat menyediakan alat penyelesaian sengketa dan manajemen kontrak konstruksi dan industri lainnya.
Perangkat lunak manajemen kontrak adalah sistem terintegrasi yang digunakan dalam mengatur, membuat, menegosiasikan, menjadwalkan, memperbarui, dan mengumpulkan data terkait dengan kontrak bisnis. Hal ini tentunya akan membantu tim legal dan pihak lain yang berurusan dengan kontrak, serta dapat mengefisiensikan manajemen kontrak yang biasanya dilakukan secara manual. Sehingga perusahaan dapat mengelola kontrak dalam jumlah besar dengan cepat tanpa memerlukan karyawan yang banyak. Dengan kata lain, aplikasi manajemen kontrak adalah suatu program komputer, yang dapat mengelola data, mengatur, merampingkan serta mendigitalkan perjanjian kerja dan membuat proses pengaturan kontrak menjadi lebih efisien.
Siapa yang menggunakan Contract Management System?
Dalam perusahaan biasanya pengguna utama contract management system adalah tim legal, tim sales, tim human resources, tim pengadaan, dan tim keuangan. Akan tetapi, hal tersebut dapat berbeda pada setiap perusahaan, tergantung kebutuhan spesifiknya masing-masing.
Tim legal
Di sebuah perusahaan biasanya tim legal memiliki peran penting di dalam perusahaan, selain tim legal perlu mengurus masalah legalitas perusahaan. Tim legal juga harus mengecek isi kontak dan mengidentifikasi risiko dan masalah hukum apa yang mungkin bisa terjadi di kemudian hari. Untuk mempermudah hal tersebut tim legal dapat menggunakan Software Manajemen Kontrak Terbaik dari HashMicro, agar mereka dapat dengan mudah untuk mengelola, mengecek dan mereview kontrak dengan cepat dan efisien setiap harinya. Sehingga tim legal dapat menganalisis dan mengecek isi perjanjian tersebut secara mendetail dan menyeluruh khususnya yang menyangkut dengan kepatuhan hukum.
Tim human resources
Tim HR pada perusahaan besar biasanya menghasilkan volume kontrak yang cukup tinggi. Hal tersebut karena mereka mempekerjakan karyawan baru secara terus menerus. Untuk itu, human resources sangat membutuhkan Sistem Manajemen Kontrak untuk mempermudah proses pembuatan kontrak dengan template yang beragam dan bisa human resources sesuaikan.
Tim sales/penjualan
Tim sales adalah tim yang sering berhubungan dengan berbagai kesepakatan, sehingga mereka akan sering menggunakan Sistem manajemen kontrak untuk mendapatkan kontrak lebih cepat, daripada harus meminta untuk membuat kontrak untuk mereka. Biasanya mereka akan mencari solusi yang terintegrasi dengan sistem, sehingga dapat mereka gunakan gunakan setiap hari.
Tim pengadaan / procurement
Setiap perusahaan besar biasanya akan memiliki tim khusus yang berfokus pada sumber produk dan layanan dari vendor. Salah satunya terkait dengan pemrosesan persyaratan pemasok, yang harus kedua belah pihak setujui dan tandatangani. Maka dari itu tim pengadaan akan sering menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak, untuk meminta persetujuan dari pemangku kepentingan lain di tempat lain dalam bisnis.
Tim keuangan
Tim keuangan biasanya membutuhkan visibilitas ke dalam kontrak, karena berbagai alasan. Diantaranya untuk merekonsiliasi kontrak, faktur serta untuk melaporkan berbagai pengeluaran perusahaan. Sehingga dapat menghasilkan ekspektasi pendapatan yang akurat untuk bisnis mereka. Dengan perangkat lunak manajemen kontrak kepentingan tim keuangan akan memfasilitasi transparansi semacam ini.
Baca juga Perbedaan Software Payroll dan Software HRIS yang Harus Anda Ketahui
Tujuan Contract Management System
Sistem manajemen kontrak bertujuan untuk memudahkan perusahaan atau organisasi dalam mengelola seluruh kontrak dengan klien sehingga akan meminimalisir permasalahan dan perselisihan yang akan terjadi, antara kedua belah pihak. Dengan kata lain sistem ini dapat mencegah perselisihan melalui manajemen kontrak yang sistematis. Dan mampu mengelola kontrak dan memberikan peringatan apabila masa kontrak hampir habis. Bahkan sistem ini mampu mengatur semua poin dalam kontrak yang dilindungi undang-undang secara andal. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan manajemen kontrak ini, agar memberikan perlindungan hukum bagi masing-masing pihak.
Sistem manajemen kontrak juga bertujuan untuk mendigitalkan dan menyimpan semua kontrak di repository pusat. Sehingga pemangku kepentingan, seperti tim legal maupun pihak lainnya dapat mencari dan meninjau kontrak dengan mudah. Selain itu, contract management system juga memudahkan pencarian kontrak secara otomatis sehingga dapat menghemat waktu dan menghindari kesalahan. Software manajemen kontrak juga mengelola akses ke kontrak sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat melihat dan mengakses kontrak tertentu, sehingga meningkatkan keamanan.
Manfaat Contract Management System
Terdapat banyak bisnis yang mungkin mengelola ribuan kontrak dalam sebulan. Akan tetapi, pengelolaan kontrak secara manual sangat merepotkan dan menguras waktu. Untuk itu Contract Management System dapat menjadi solusi praktis dalam pengelolaan kontrak yang banyak tersebut. Hal tersebut karena Sistem Manajemen Kontrak mampu mengelola kontrak ke dalam proses digital yang bersifat transformatif dan otomatis. Sistem ini juga mampu memberikan notifikasi apabila suatu kontrak masa berlakunya hampir habis. Sehingga memungkinkan perusahaan untuk mempertimbangkan untuk mengakhiri ataupun memperpanjang kontrak antara kedua belah pihak.
Contract management system juga dapat mempermudah tugas Anda sebagai manajer, tim legal atau tim terkait lainnya dalam proses pengelolaan kontrak dengan klien. Mulai dari pembuatannya, pelaksanaannya hingga penyelesaian kontrak. Selain itu manfaat utama sistem ini adalah mampu mengevaluasi kinerja terhadap persyaratan kontrak untuk memaksimalkan kinerja operasional dan keuangan perusahaan. Serta mampu mengidentifikasi dan mengurangi risiko kerugian dan menjaga reputasi perusahaan agar tetap patuh terhadap ketentuan kontrak. contract management system juga unggul dalam hal efisiensi, kecepatan, dan biaya, itulah sebabnya begitu banyak bisnis yang berkembang pesat beralih ke contract management system HashMicro, karena sistem ini menyediakan otomatisasi kontrak yang lengkap.
Bagaimana Proses Contract Management System?
Seperti halnya sebuah gedung yang membutuhkan pondasi dari beton dan baja. Demikian pula dengan kemitraan atau bisnis yang juga membutuhkan pondasi yang kuat untuk bertahan. Dalam bisnis kontrak diistilahkan suatu pondasi yang menjadi penopang dari kegiatan bisnis. Kontrak adalah dasar dan referensi untuk melakukan kerjasama bisnis. Serta sebagai bukti yang mampu melindungi bisnis Anda jika terjadi perselisihan di masa depan.
Hal tersebut karena Anda tidak dapat memungkiri kemungkinan terjadinya masalah dalam operasional perusahaan kedepannya. Selain itu dalam manajemen kontrak juga terdapat perintah perubahan. Perintah perubahan adalah kesepakatan antara pengguna jasa dengan penyedia jasa, untuk mengkonfirmasi bahwa ada perubahan rencana dan penggantian. Yang dapat terjadi selama proyek ditandatangani antara kedua belah pihak.
Dalam proses contract management system terdapat empat komponen perencanaan, diantaranya rencana manajemen kontrak, manajemen hubungan pemasok, pengelolaan transaksi, variasi serta manajemen rantai pasokan. Pemasok/manajemen rantai pasokan adalah pendekatan untuk mengintegrasikan pemasok, produsen, distributor, pengecer, dan pelanggan secara efektif. Selain itu, dalam proses Sistem Manajemen Kontrak terdapat dua proses penting yang harus Anda perhatikan, diantaranya, pembuatan kontrak dan pelaksanaan kontrak.
Dalam pembuatan kontrak kedua belah pihak harus membuat identifikasi kebutuhan, penyusunan lingkup kerja, identifikasi risiko yang akan terjadi. Membuat rencana pengelolaan kontrak, serta pemilihan dan penunjukan penanggung jawab atau pihak lain sebagai eksekutor proyek. Setelah pembuatan kontrak, proses selanjutnya adalah pelaksanaan kontrak. Pada tahap ini, perusahaan dapat mengelola dokumen yang mereka perlukan. Hingga selanjutnya dapat mengeksekusi tindakan contohnya seperti pengadaan barang/jasa. Dengan sistem kontrak yang terintegrasi ini tentunya dapat menghindari perselisihan, pemantauan kinerja lebih mudah, audit hasil kontrak, dan penyelesaian kontrak menjadi lebih efisien.
Baca juga Contoh Surat Perjanjian Kerja & Hal yang Perlu Anda Muat!
Kesimpulan
Contract Management System adalah proses pengelolaan, pembuatan, pelaksanaan, dan analisis kontrak untuk memaksimalkan kinerja operasional dan keuangan organisasi sekaligus mengurangi risiko keuangan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghadapi tekanan yang meningkat, dengan mengurangi biaya dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Manajemen kontrak secara manual tentunya akan memakan banyak waktu, mendorong kebutuhan akan sistem manajemen kontrak yang efisien dan otomatis. Sistem manajemen kontrak dirancang untuk memudahkan perusahaan atau organisasi dalam mengelola semua kontrak dengan klien. Sehingga meminimalkan masalah dan perselisihan yang muncul di antara kedua belah pihak.
Di sebuah perusahaan, pengguna utama sistem manajemen kontrak biasanya adalah tim hukum, tim penjualan, tim sumber daya manusia, tim pembelian, dan tim keuangan. Namun, ini dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tergantung pada kebutuhan spesifik mereka.
Sebagai penyedia layanan software terbaik, HashMicro menyediakan Sistem Manajemen Kontrak Terbaik sehingga Anda dapat mengelola berbagai jenis kontrak di satu tempat terpusat. Serta mendapatkan notifikasi otomatis saat sebuah kontrak hampir habis masa berlakunya. Lengkap dengan ratusan jenis template kontrak untuk berbagai kebutuhan kontrak.
Untuk memperkirakan harga software ERP yang akan Anda gunakan, Anda dapat mengunduh rencana perhitungan harga software ERP dari HashMicro, sehingga Anda dapat menyesuaikan penggunaan software tersebut sesuai dengan kondisi keuangan Anda! Daftarkan demo gratis sekarang!
