Contract management system adalah solusi digital untuk mengelola kontrak secara terpusat. Sistem ini mempermudah pembuatan, pelacakan, dan pengelolaan kontrak, serta membantu mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses kerja.
Pengelolaan kontrak yang baik memastikan hubungan bisnis berjalan lancar dan sesuai kesepakatan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memantau setiap kontrak dengan mudah, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Sebagai manajer, memahami isi kontrak proyek secara detail sebelum menyepakatinya sangatlah penting. Langkah ini membantu mencegah potensi masalah dengan penyedia layanan di masa depan.
Sistem Manajemen Kontrak dari HashMicro memungkinkan pengelolaan berbagai kontrak dalam satu platform terpusat. Fitur notifikasi otomatis membantu memantau masa berlaku kontrak, lengkap dengan ratusan template untuk memenuhi berbagai kebutuhan bisnis Anda.
Simak artikel ini untuk memahami lebih dalam mengenai contract management system dan manfaatnya bagi bisnis!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Contract Management System?
Contract management system adalah solusi mengelola kontrak secara terpusat dan efisien. Sistem ini memungkinkan pembuatan, pelacakan, pembaruan, dan pengelolaan kontrak, membantu mengurangi kesalahan dan memastikan kepatuhan hukum.
Penggunaan sistem ini memberikan fondasi kuat dalam pengelolaan kontrak perusahaan. Sistem ini memastikan dokumen penting tersimpan dengan aman, memudahkan akses bagi pihak terkait, dan membantu perusahaan menjaga integritas data.
Manfaat dan Tujuan Contract Management System
Mengelola kontrak dengan efektif mungkin menjadi tantangan bagi perusahaan. Berikut ini adalah tujuan dan manfaat utama contract management system yang dirancang untuk mendukung kebutuhan bisnis Anda.
- Membantu mengelola kontrak secara sistematis untuk mencegah perselisihan dan memastikan kepatuhan hukum.
- Memberikan notifikasi masa kontrak habis, memudahkan pengambilan keputusan perpanjangan atau penghentian.
- Menyimpan kontrak di repository pusat untuk akses mudah, hemat waktu, dan minim kesalahan.
- Mempermudah tim dalam pembuatan, pelaksanaan, dan evaluasi kontrak, meningkatkan efisiensi dan keamanan.
- Mengoptimalkan kinerja operasional dan keuangan perusahaan dengan otomatisasi pengelolaan kontrak.
Siapa yang Menggunakan Contract Management System?
Contract management system digunakan oleh tim legal, sales, HR, pengadaan, dan keuangan. Penggunaannya bergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan untuk mendukung pengelolaan kontrak yang efisien, transparan, dan terorganisir.
1. Tim legal
Tim legal memeriksa isi kontrak dan menganalisis risiko hukum untuk menjaga kepatuhan. Dengan contract management, mereka dapat mengelola, mereview, dan menganalisis kontrak secara cepat, membantu meminimalkan potensi masalah hukum di masa depan.
2. Tim HR
Tim HR membutuhkan sistem ini untuk menangani kontrak karyawan dengan volume tinggi. Template otomatis mempermudah pembuatan kontrak yang sesuai dengan kebutuhan, mempercepat proses perekrutan tanpa mengurangi akurasi dokumen.
3. Tim sales
Tim sales sering berurusan dengan kesepakatan bisnis dan memerlukan kontrak dengan cepat. Contract management system memungkinkan mereka membuat dan mengakses kontrak lebih efisien tanpa harus menunggu dukungan administrasi.
4. Tim pengadaan
Tim pengadaan menggunakan sistem ini untuk mengelola kontrak dengan vendor, termasuk memproses persyaratan dan meminta persetujuan pihak terkait. Sistem ini memastikan proses pengadaan berjalan lancar dan terintegrasi.
5. Tim keuangan
Tim keuangan memerlukan akses kontrak untuk rekonsiliasi, pelaporan pengeluaran, dan analisis pendapatan. Dengan sistem ini, mereka dapat memastikan transparansi data dan menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
Bagaimana Proses Contract Management System?
Untuk memastikan pengelolaan kontrak berjalan efektif, sistem manajemen kontrak menyediakan proses terintegrasi yang mencakup berbagai tahapan penting. Berikut penjelasan setiap proses yang harus diperhatikan:
1. Perencanaan manajemen kontrak
Perencanaan mencakup identifikasi kebutuhan, penyusunan lingkup kerja, dan pemilihan pihak eksekutor. Tahap ini mengelola kontrak dengan jelas, termasuk memetakan risiko yang mungkin muncul, sehingga kontrak dapat menjadi pondasi kuat bagi kemitraan bisnis.
2. Manajemen hubungan pemasok
Manajemen hubungan pemasok memastikan koordinasi efektif antara pemasok, produsen, hingga pelanggan. Proses ini bertujuan untuk menjaga rantai pasokan tetap lancar, mengintegrasikan semua pihak, dan meminimalkan gangguan selama pelaksanaan kontrak.
3. Pengelolaan transaksi
Tahap ini melibatkan pengelolaan dokumen kontrak, pelaksanaan tindakan seperti pengadaan barang/jasa, dan pemantauan kinerja. Dengan proses terintegrasi, perusahaan dapat memantau hasil secara real-time, memastikan pelaksanaan sesuai kontrak, dan menghindari kesalahan administratif.
4. Variasi dan manajemen rantai pasokan
Variasi mencakup perubahan atau penggantian rencana selama proyek berlangsung, yang harus dikonfirmasi kedua belah pihak. Manajemen rantai pasokan memastikan semua elemen dalam kontrak tetap terhubung, dari distribusi barang hingga pelayanan pelanggan, tanpa mengganggu kesepakatan awal.
5. Pembuatan dan pelaksanaan kontrak
Proses ini meliputi perencanaan kebutuhan, risiko, dan lingkup kerja, serta penunjukan pihak bertanggung jawab. Pelaksanaan melibatkan pengelolaan dokumen, tindakan operasional, dan pemantauan kinerja, membuat proses lebih efisien dan meminimalkan potensi perselisihan.
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja & Hal yang Perlu Anda Muat!
Optimalkan Manajemen Kontrak dengan Software HashMicro
HashMicro Contract Management System membantu mengelola, melacak, dan menganalisis kontrak secara terpusat. Sistem ini dilengkapi fitur otomatisasi seperti notifikasi masa berlaku kontrak dan template, memastikan pengelolaan kontrak lebih efisien dan bebas kesalahan.
HashMicro menawarkan demo gratis dan konsultasi untuk memahami kebutuhan bisnis Anda. Dengan layanan ini, Anda dapat mengeksplorasi fitur sistem secara langsung dan mendapatkan panduan ahli untuk meningkatkan pengelolaan kontrak perusahaan Anda.
Fitur:
- Progressive Payment Tracker: Fitur ini membantu melacak pembayaran proyek secara bertahap sesuai milestone yang telah disepakati. Dengan ini, perusahaan dapat memastikan pembayaran tepat waktu dan sesuai rencana.
- Term and Condition Documentation: HashMicro memungkinkan pengelolaan dokumen syarat dan ketentuan kontrak secara terstruktur. Semua informasi penting tersimpan rapi, mempermudah akses dan mencegah kesalahpahaman.
- Project Profit and Loss Tracker: Sistem ini memantau keuntungan dan kerugian proyek secara real-time. Data ini membantu perusahaan menganalisis performa proyek untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Hashy AI: Dengan Hashy AI, terdapat fitur Questions on SOP untuk memastikan staf dapat mengakses dan memahami prosedur kontrak dengan baik. Selain itu, untuk manager terdapat fitur Review, Approve / Reject Expenses yang berfungsi untuk mengelola pengeluaran kontrak kerja atau proyek.
Kesimpulan
Contract management mempermudah pengelolaan, pembuatan, dan analisis kontrak untuk meningkatkan efisiensi operasional serta keuangan perusahaan. Sistem ini membantu mengurangi risiko keuangan dan mendukung kinerja perusahaan secara optimal.
HashMicro Contract Management System adalah solusi yang dilengkapi dengan notifikasi otomatis saat kontrak mendekati masa habis. Sistem ini juga menyediakan ratusan template kontrak untuk berbagai kebutuhan bisnis, memudahkan proses pengelolaan kontrak Anda.
Untuk memperkirakan biaya software ERP yang sesuai, HashMicro menyediakan skema harga yang dapat diunduh. Anda juga dapat mencoba demo gratis untuk menyesuaikan penggunaan software dengan kondisi keuangan perusahaan Anda!
