Selamat datang di panduan kami tentang Procure to Pay (P2P) atau yang juga dikenal sebagai Purchase to Pay (P2P). Dalam bisnis B2B, Procure to Pay (P2P) merupakan proses yang melibatkan pengadaan, pembelian, dan pembayaran barang atau jasa. Proses ini mencakup dokumen seperti formulir persetujuan pembelian, purchase order, laporan penerimaan barang/jasa, dan invoice dari supplier.
Procure to Pay (P2P) berfungsi untuk mengkoordinasikan seluruh proses pembelian, penerimaan, dan pembayaran agar berjalan dengan efisien dan terkendali. Dengan menggunakan sistem Procure to Pay, Anda akan mendapatkan banyak keuntungan, antara lain:
- Proses pengadaan yang efisien dan terstruktur.
- Pemantauan yang baik terhadap seluruh proses pembelian.
- Peningkatan hubungan dengan supplier.
- Kemampuan negosiasi yang lebih baik.
- Pengambilan keputusan yang lebih akurat.
- Pengurangan biaya proses invoice.
- Penggunaan sumber daya manusia yang lebih efisien.
Jadi, apakah Procure to Pay (P2P) cocok untuk bisnis Anda? Temukan informasi lebih lanjut di panduan kami ini.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Proses Procure to Pay atau P2P
Proses Procure to Pay melibatkan beberapa langkah yang penting. Langkah pertama adalah identifikasi kebutuhan bisnis untuk barang atau jasa. Kemudian, dibuat permintaan pembelian (purchase requisitions) yang diikuti dengan persetujuan dari divisi procurement dan keuangan. Setelah itu, dilakukan pembuatan purchase order untuk memilih vendor terbaik dan paling cocok. Purchase order tersebut kemudian harus disetujui oleh vendor. Selanjutnya, dilakukan penerimaan barang atau jasa yang dikirimkan oleh vendor, dan dilakukan pencocokan faktur dengan purchase order dan penerimaan barang. Setelah itu, dilakukan persetujuan faktur yang telah sesuai, dan dilakukan pembayaran kepada vendor. Tahap terakhir adalah evaluasi kinerja supplier. Proses procure to pay bisa menjadi lebih efektif dengan menggunakan software e-procurement.
Manfaat Menggunakan Sistem Procure to Pay
Menggunakan sistem Procure to Pay memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Salah satunya adalah proses pengadaan yang efisien, dengan perangkat lunak yang terintegrasi ke seluruh organisasi dan memungkinkan pengiriman dan persetujuan permintaan dengan cepat, pemilihan supplier yang tepat berdasarkan data yang tersedia, dan purchase order yang dapat dilacak dengan mudah. Selain itu, sistem Procure to Pay memudahkan pemantauan proses pengadaan dan penjualan secara real time, meningkatkan kualitas hubungan dengan supplier dengan memberikan informasi yang jelas mengenai kewajiban dan penerimaan pembayaran, meningkatkan kemampuan negosiasi dengan supplier, meningkatkan pengambilan keputusan dengan laporan real time, mengurangi biaya proses invoice dengan sistem digital atau online, dan mengurangi penggunaan sumber daya manusia untuk sektor lain.
Procurite: Solusi Procure to Pay Berbasis Cloud
Procurite adalah solusi Procure to Pay berbasis cloud yang mengoptimalkan efisiensi pengadaan perusahaan. Dengan menggunakan Procurite, Anda dapat mengelola proses pengadaan dengan lebih mudah dan efisien. Procurite menyediakan fitur-fitur seperti procurement, sourcing, 3 Way Matching, online negotiation, dan custom approval & budgeting.
Fitur procurement pada Procurite memudahkan Anda dalam membuat permintaan pembelian barang atau jasa. Anda dapat dengan cepat menyetujui atau menolak permintaan pembelian yang masuk serta melakukan pengecekan persediaan barang. Fitur sourcing membantu Anda mencari vendor terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menawarkan harga kompetitif. Dengan fitur 3 Way Matching, Anda dapat dengan mudah mengkorelasikan purchase order, penerimaan barang, dan faktur untuk memastikan keakuratan transaksi.
Procurite juga dilengkapi dengan fitur online negotiation yang memungkinkan Anda untuk melakukan negosiasi harga dan persyaratan dengan vendor secara langsung melalui platform. Fitur ini membantu mendapatkan penawaran terbaik dan terjangkau untuk setiap pengadaan. Selain itu, fitur custom approval & budgeting memungkinkan Anda mengatur alur kerja dan persetujuan secara fleksibel berdasarkan posisi pengguna dan anggaran yang diusulkan.
Dengan menggunakan Procurite, perusahaan Anda dapat mengurangi biaya pengeluaran, memperluas jangkauan sourcing, memenuhi kebutuhan dengan lebih mudah, dan memperoleh tingkat persetujuan yang sesuai dengan jenis dan nominal pengadaan yang Anda lakukan. Selain itu, dengan berbasis cloud, Anda dapat mengakses Procurite kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung dengan internet.
Proses Procure to Pay Ideal dan Praktik Terbaik
Proses Procure to Pay ideal melibatkan serangkaian langkah yang perlu diikuti untuk mencapai efisiensi dan efektivitas yang maksimal. Langkah-langkah tersebut meliputi identifikasi kebutuhan bisnis, pembuatan permintaan pembelian, persetujuan purchase requisitions, pembuatan pesanan pembelian, persetujuan purchase order, penerimaan barang atau jasa, pencocokan faktur, persetujuan faktur, pembayaran vendor, dan evaluasi kinerja.
Untuk meningkatkan proses Procure to Pay, perusahaan dapat menerapkan praktik terbaik. Salah satu praktik terbaik adalah menggunakan perangkat lunak e-procurement berbasis cloud. Dengan menggunakan sistem pengadaan elektronik, perusahaan dapat menjaga transparansi proses, meningkatkan keterlibatan dengan vendor, mengoptimalkan inventaris, dan merampingkan manajemen kontrak.
E-procurement berbasis cloud memungkinkan perusahaan mengoptimalkan proses Procure to Pay dengan memanfaatkan sistem yang dapat diakses secara online dan dapat memantau proses pengadaan secara real-time. Dengan demikian, perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi yang tinggi dalam pengadaan barang dan jasa.
Cara Mudah Menerapkan Procure to Pay dengan E-Procurement
Untuk menerapkan Procure to Pay dengan efektif, Anda dapat menggunakan software e-procurement. Dengan e-procurement, Anda dapat memanfaatkan fitur-fitur seperti digitalisasi data, pemantauan proses secara real-time, informasi yang jelas tentang kewajiban dan penerimaan pembayaran, laporan real-time, pengurangan biaya proses, dan peningkatan efisiensi penggunaan sumber daya manusia.
E-procurement juga memungkinkan Anda untuk melakukan pengadaan dari mana saja dan kapan saja, sehingga lebih fleksibel terutama dalam kondisi pandemi. Salah satu solusi e-procurement yang dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan proses Procure to Pay secara efektif dan efisien adalah Hashmicro.
Dengan HashMicro Procurement System, Anda dapat mengoptimalkan proses pengadaan dengan fitur-fitur yang terintegrasi, seperti pengelolaan data yang mudah, pemantauan proses secara real-time, dan laporan yang akurat. Selain itu, HashMicro memberikan kemudahan akses dan fleksibilitas dalam pengadaan, memastikan efisiensi pengadaan dan meningkatkan kinerja bisnis Anda secara keseluruhan.
Ambil kesempatan terbatas untuk mencoba demo gratisnya sekarang!
