Document management software adalah sistem yang mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen secara digital. Sistem ini mengatur dokumen dalam folder terorganisir, memungkinkan pencarian cepat, kontrol versi, dan kolaborasi antar pengguna.
Sistem ini adalah bagian integral bisnis karena volume dokumen yang dihasilkan dan dikelola oleh perusahaan terus meningkat. Dokumen-dokumen tersebut dapat berupa laporan keuangan, kontrak klien, atau berbagai informasi lainnya.
Namun, masih banyak bisnis menghadapi kesulitan mencari dokumen yang diperlukan, kehilangan data, dan kurangnya koordinasi dalam tim. Document management system dapat membantu mengatasi tantangan ini dan meningkatkan produktivitas bisnis.
Oleh karena itu, artikel ini akan memberikan 7 document management software terbaik untuk bisnis yang dapat membantu Anda mengatasi tantangan operasional dan memaksimalkan performa bisnis.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa itu Document Management Software?
Document management software adalah aplikasi yang mengelola dan menyimpan dokumen secara digital. Sistem ini mengelola dokumen secara terpusat, memungkinkan pencarian cepat, kontrol akses, dan pelacakan perubahan secara otomatis.
Software ini membantu meningkatkan efisiensi waktu dan mengurangi biaya pengelolaan dokumen fisik. Bisnis dapat meningkatkan produktivitas, menjaga keamanan data, dan memudahkan kolaborasi tim melalui akses dokumen yang terintegrasi.
Fitur Utama Document Management Software
Memilih aplikasi document management system yang tepat adalah langkah penting untuk mendukung efisiensi bisnis. Dengan fitur-fitur yang sesuai kebutuhan, bisnis dapat mengelola dokumen secara lebih mudah, aman, dan terorganisasi.
Berikut adalah beberapa fitur utama yang ideal dimiliki file management software.
- Penyimpanan besar atau tanpa batas: Memastikan kapasitas cukup untuk kebutuhan bisnis Anda.
- Fleksibilitas pengorganisasian dokumen: Kemudahan menyesuaikan pengaturan dan penamaan file.
- Pengeditan dan pengambilan dokumen: Proses yang cepat dan sederhana.
- Keamanan tinggi: Perlindungan optimal untuk informasi bisnis sensitif.
- Fitur berbagi dan kolaborasi: Mendukung efisiensi alur kerja tim.
- Kemudahan penggunaan: Antarmuka dan pengaturan sederhana tanpa memerlukan pelatihan yang rumit.
7 Rekomendasi Document Management Software Terbaik
Meningkatkan produktivitas bisnis melalui aplikasi manajemen dokumen adalah hal penting. Oleh karena itu, berikut adalah 7 document management software terbaik untuk membantu Anda mengatasi tantangan pengelolaan dokumen.
1. HashMicro Document Management Software
HashMicro Document Management System Indonesia terbaik adalah aplikasi manajemen dokumen terintegrasi. Sistem ini memiliki fitur dokumen tanpa batasan media penyimpanan, termasuk video, e-book, dan dokumen lainnya.
Selain itu, HashMicro menawarkan demo gratis dan konsultasi yang memungkinkan bisnis untuk mencoba langsung fitur dan fungsionalitas sistem. Layanan ini bermanfaat untuk memastikan sistem dapat memenuhi kebutuhan spesifik bisnis.
Fitur:
- Folder & Subfolder Management: Fitur dari file management software ini mengelompokkan dokumen dengan mudah dalam folder dan subfolder untuk penyimpanan yang terorganisir.
- Document & File Management: Aplikasi document management system mengelola data-data penting di satu lokasi terpusat untuk memudahkan akses bagi siapa pun yang membutuhkannya.
- File Review & Lock Management: Software document management system memberikan kemudahan kepada karyawan Anda untuk memberikan masukan tentang dokumen yang sudah dibuat.
- Access Management: HashMicro Document Management System Indonesia menetapkan batasan akses file berdasarkan wewenang atau jabatan di perusahaan Anda untuk perlindungan data sensitif.
- Versioning and Timeline Management: Aplikasi manajemen dokumen dari HashMicro memperbarui versi terbaru dokumen perusahaan dengan mudah dan cepat langsung dari sistem.
- Expiry Management: File management software dari HashMicro memberikan notifikasi otomatis pada pemegang dokumen mengenai tanggal kedaluwarsa dokumen yang sudah dekat.
- Integrasi Document Management Software: Software HashMicro terintegrasi dengan berbagai sistem lainnya, mulai dari sistem manajemen timesheet, payroll, akuntansi, HR, hingga penjualan.
- Asset Management: Aplikasi manajemen dokumen dari HashMicro membantu bisnis mengelola dokumen-dokumen yang terkait dengan aset perusahaan dalam satu platform terintegrasi.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
HashMicro telah dipercaya oleh lebih dari 2000 perusahaan di Indonesia, termasuk nama-nama besar seperti Bank Mega, Toyota, dan Hino. Reputasi ini menunjukkan kualitas dan keandalan solusi HashMicro dalam memenuhi berbagai kebutuhan bisnis.
Jika Anda tertarik untuk mempelajari software document management system ini lebih lanjut, klik banner di bawah untuk melihat skema harga software HashMicro dan temukan solusi yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.
2. Templafy Document Management Software
Templafy adalah aplikasi document management software yang cocok untuk perusahaan besar. Dengan ketersediaan di berbagai platform seperti web dan iOS, Templafy memudahkan akses dan penggunaannya.
Aplikasi manajemen dokumen ini tidak hanya menyimpan dokumen, tetapi juga menyediakan fitur seperti alat pembuatan dan penyuntingan dokumen, sehingga perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan dokumen sesuai merek mereka.
Fitur:
- Manajemen template dokumen
- Validasi merek dan konten
- Pembaruan real-time
- Audit trail dan pelaporan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Document Management Software Hightail
Hightail adalah solusi manajemen dokumen dan proyek yang menyediakan kepraktisan dalam satu platform yang dapat diakses melalui berbagai perangkat, termasuk web, iOS, dan Android.
Dengan document management system software dari Hightail, bisnis dapat dengan mudah memantau tim, berbagi dokumen besar, mengumpulkan umpan balik, serta menugaskan dan mengelola tugas.
Fitur:
- Pengiriman dan kolaborasi file
- Tampilan pra-sampel dan ulasan
- Manajemen proyek
- Notifikasi real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. DocuWare File Management Software
DocuWare adalah document management software yang memungkinkan integrasi berbagai aplikasi perangkat lunak. Dengan kemampuan untuk digitalisasi dan menyimpan dokumen di cloud, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Fitur:
- Pencarian berbasis metadata
- Pengenalan karakter optik (OCR)
- Cadangan data otomatis
- Pelaporan dan audit trail
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. eFileCabinet Document Management Software
eFileCabinet adalah solusi manajemen dokumen untuk bisnis. Dengan sistem berbasis cloud, bisnis dapat mengelola semua jenis dokumen, mulai dari dokumen kertas hingga email, faktur, dan kontrak, dalam satu platform yang aman.
Fitur:
- Pencarian cepat dan filter dokumen
- Manajemen versi dan timeline
- Fungsionalitas drag and drop
- Notifikasi kadaluwarsa
- Audit trail dan pelaporan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. ClickUp Document Management Software
ClickUp adalah platform manajemen proyek yang menyediakan aplikasi document management system. Sistem ini memungkinkan tim membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara real-time.
Fitur:
- Pembuatan dan pengeditan dokumen
- Berbagi dan mengatur izin akses, serta komentar dalam dokumen
- ClickUp AI untuk otomatisasi alur kerja
- Pelacakan perubahan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. HubSpot Document Management System Software
HubSpot menyediakan aplikasi manajemen dokumen yang memungkinkan tim penjualan membangun perpustakaan konten. Aplikasi ini memberikan notifikasi saat prospek membuka atau membagikan dokumen, memungkinkan tindak lanjut yang tepat waktu.
Selain itu, analitik aplikasi document management system ini membantu mengidentifikasi konten yang efektif dalam mendorong konversi, sehingga bisnis dapat mengoptimalkan materi penjualan.
Fitur:
- Pengelolaan akses dan izin
- Pelacakan versi dokumen
- Pembuatan template dokumen
- Analitik dan pelaporan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Tingkatkan Produktivitas Bisnis Anda dengan Document Management Software Terbaik
Memilih document management software yang sesuai kebutuhan bisnis Anda adalah salah satu langkah kunci menuju kesuksesan. Di antara berbagai pilihan yang tersedia, document management software dari HashMicro menonjol dengan berbagai fitur unggulannya.
Dari manajemen arsip dan alat kolaborasi tim hingga manajemen timeline dan notifikasi kadaluwarsa, penting memilih vendor software yang tepat melalui langkah-langkah memilih document management software berikut:
- Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis
- Pertimbangkan skalabilitas
- Periksa fitur keamanan
- Evaluasi kemudahan penggunaan
- Tinjau integrasi dengan sistem lain
- Cek dukungan teknis
- Uji kompatibilitas perangkat
- Tinjau opsi kustomisasi
- Pertimbangkan ulasan dan reputasi
Kesimpulan
Document management software adalah tools penting yang banyak pebisnis masa kini cari. Mengapa demikian? Setiap perusahaan pasti memiliki ratusan hingga ribuan file dokumen digital atau fisik yang penting mereka simpan. Namun, menyimpan dokumen perusahaan secara manual dan tanpa jaminan keamanan ganda adalah tindakan yang riskan.
Oleh karena itu, jika Anda ingin memilih document management software terbaik di Indonesia, software dari HashMicro menjadi solusi yang patut Anda pertimbangkan. Tertarik mengetahui sistemnya lebih jauh? Coba demo gratis software document management system sekarang dan temukan kemudahan berbisnis di dalamnya!
Pertanyaan Seputar Document Management Software
-
Ada berapa jenis DMS dalam bisnis?
Ada empat jenis DMS utama: on-premises untuk kontrol penuh data lokal, cloud-based untuk akses mudah dan kolaborasi, open-source yang gratis dan dapat disesuaikan, serta proprietary yang menawarkan fitur eksklusif dan dukungan profesional.
-
Apakah DMS adalah ERP?
Tidak, DMS mengelola dokumen, sedangkan ERP mengelola berbagai aspek bisnis seperti keuangan dan sumber daya manusia.
-
Apa saja tiga jenis utama EDM?
Ada tiga jenis utama EDM: master data management yang mengelola data utama perusahaan, data integration untuk menyatukan data dari berbagai sumber, dan data governance yang mengatur kebijakan serta kualitas data. Ketiganya membantu perusahaan mengelola data secara efektif.
