Panduan Meningkatkan Produktivitas Tugas Purchasing

Apakah Anda pernah mengalami permasalahan ketika melakukan tugas purchasing?

Proses dan tugas purchasing dalam pengadaan barang atau jasa bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Untuk itu, Anda harus teliti, dan transparan selama proses procurement berlangsung.

Proses pembelian yang tidak terstruktur dan kurang efisien bisa mengakibatkan peningkatan biaya operasional, keterlambatan pengadaan barang, serta sulitnya pengawasan kualitas produk.

Untuk mempermudah pekerjaan dalam melakukan proses purchasing, tentu perusahaan harus mengetahui contoh purchase requisition dan apa saja tugas purchasing itu sendiri. ingin mengetahui lebih lanjut terkait sistem ini? Simak terus artikel berikut.

Baca juga: Bagaimana Cara Memilih Aplikasi Procurement yang Tepat bagi Bisnis?

Apa itu Software Purchasing?

Software Purchasing atau sering juga disebut dengan Software Procurement adalah program komputer yang dapat mengotomatiskan seluruh proses procurement perusahaan perusahaan. Secara spesifik, sistem ini berfungsi untuk mengontrol biaya pengadaan barang di sebuah perusahaan agar menjadi lebih efisien, seperti misalnya mengotomatiskan pengelolaan pengajuan pembelian dari setiap cabang.

Software Procurement dapat membuat purchase order, melakukan proses pemesanan online, menyesuaikan invoice dengan barang yang diterima, dan melakukan pembayaran secara elektronik. Dengan demikian, tugas-tugas purchasing menjadi lebih cepat, transparan, dan hemat biaya.

Software Purchasing untuk Membantu Tugas Purchasing

Dengan banyaknya proses procurement dari awal sampai akhir, aplikasi purchase order memiliki berbagai fitur. Beberapa penyedia software ini, misalnya Sistem ERP dari HashMicro, menawarkan sistem yang fleksibel sehingga Anda bisa memilih fitur-fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Inilah daftarnya.

1. Manajemen produk dan vendor

Terdapat banyak jenis vendor sesuai dengan barang yang Anda butuhkan. Vendor tersebut bisa berasal dari manufaktur, supplier, kontraktor, atau bidang apapun yang perusahaan Anda tidak Anda miliki. Manajemen vendor sendiri merupakan sistem yang mengatur seluruh hubungan dengan para vendor mulai dari pemesanan, pengiriman barang, penentuan deadline, pembayaran invoice secara otomatis.

Dengan bantuan fitur automatic vendor rating, Anda bisa otomatis menilai vendor berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, indeks harga dibanding vendor lain, dan kelengkapan pesanan.

Hal ini membantu tugas purchasing dengan memberikan informasi yang akurat mengenai kinerja vendor, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dalam pemilihan dan pemeliharaan hubungan dengan vendor.

Selain itu, Anda bisa membuat dan mengelola blanket order berdasarkan harga yang telah Anda sepakati dengan vendor dan juga melakukan pembelian dalam jumlah besar secara berkala. Sistem ini juga menyimpan seluruh database produk dan memantau produk yang Anda pesan.

2. Quotation dan purchase order

Software ini memudahkan proses purchase request. Setelah mendapatkan persetujuan, purchase request ini akan berubah menjadi purchase order dengan sendirinya. Setelah vendor telah mendapatkannya, Anda bisa melakukan pembayaran dan melacak produk pesanan Anda.

Untuk melacaknya, Anda bisa mengurutkan dan memfilter form purchase order berdasarkan berbagai karakteristik purchasing yang Anda lakukan. Proses ini terlaksana secara otomatis dan semua dokumen berbentuk digital sehingga Anda tidak harus menghabiskan tempat untuk menyimpan kertas-kertas ini atau menghilangkannya.

Setelah quotation diterima dan purchase order disetujui, penting untuk menetapkan payment term yang jelas agar proses pembayaran berjalan sesuai dengan kesepakatan antara pembeli dan vendor.

3. Persetujuan

Purchase request akan membutuhkan persetujuan dari orang yang berwenang di perusahaan Anda. Tiap perusahaan membutuhkan jumlah persetujuan yang berbeda-beda. Terlepas dari berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk persetujuan, proses procurement sering terkendala karena orang yang bersangkutan tidak bisa Anda minita persetujuannya.

Dengan Sistem Procurement, Anda bisa menyusun level persetujuan dan mengajukan kepada orang yang bersangkutan tanpa menggunakan dokumen kertas. Setelah Anda memasukan purchase request, pihak-pihak tersebut dapat langsung memeriksanya dan menyetujui atau menolak. Semua dalam satu platform!

4. Penganggaran pembelian

Sistem Procurement akan memudahkan Anda dalam memantau pembiayaan procurement. Jika ada departemen yang melakukan pengadaan barang dengan jumlah anggaran melebihi biaya yang telah ditetapkan, sistem akan otomatis memberikan peringatan.

Dengan bantuan fitur budget tracking dan limit per purchase, hal ini dapat membantu tim purchasing untuk dengan cermat mengendalikan anggaran yang dialokasikan untuk pembelian.

Budget tracking memungkinkan mereka melacak anggaran yang telah digunakan, sementara limit per purchase memastikan bahwa setiap pembelian sesuai dengan batas anggaran.

Maka, jika perusahaan Anda sering lepas kontrol atas anggaran pengadaan, sistem ini akan sangat membantu Anda dan dapat memangkas biaya yang seharusnya tidak perlu.

5. Invoice

Setelah barang diterima, Anda bisa mengelola invoice yang telah vendor berikan dan mengajukannya ke bagian keuangan. Sistem ini juga memiliki sistem notifikasi jika ada invoice yang belum terbayar.

Dengan demikian, Anda bisa melakukan pembayaran dengan lebih tepat waktu serta menjalin hubungan baik dengan vendor karena kedisiplinan Anda dalam pembayaran. Selain itu, Anda juga dapat cek seluruh riwayat penagihan dalam satu tampilan dan analisis pola pembayaran tagihan klien Anda.

6. Pembuatan laporan

Pada akhir proses purchasing, Anda pasti akan membuat laporan. Pada sistem ini, Anda dapat menyusun laporan pembelian menggunakan tabel pivot yang interaktif. Anda dapat mengeluarkan bermacam-macam laporan seseuai metriks yang Anda butuhkan. Oleh karena itu, Anda tidak perlu mengeluarkan banyak dokumen untuk membuat sebuah laporan. Keakuratan dan kelengkapan laporan dapat terproses hanya dengan beberapa klik.

Itulah fitur-fitur yang harus Anda miliki jika proses procurement yang produktif dan efisien. Anda juga dapat mengintegrasikannya dengan sistem inventaris atau sistem akuntansi. Penting untuk memperhatikan lagi bahwa sebuah sistem seharusnya tidak mengubah cara Anda bekerja. Justru, sistemlah yang seharusnya mengikuti cara kerja perusahaan Anda.

Jika Anda tertarik, lihat skema perhitungan sistem terlebih dahulu disini

Cara Meningkatkan Efisiensi Sistem Purchasing

Saat akan melakukan proses penjualan, tentu terdapat banyak pertimbangan. Hal ini penting karena dengan strategi yang tepat, seluruh proses penjualan bisa berlangsung secara optimal.

Berikut merupakan beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi penjualan dengan menggunakan sistem purchasing:

Pikir Dua Kali Sebelum Mengeluarkan Purchase Requisition

Sebelum mengeluarkan purchase requisition, Anda harus memastikan bahwa ada kebutuhan untuk melakukan pembelian barang atau bahan tertentu. Oleh karena itu, Anda harus memiliki akses pada data inventaris. Tujuannya adalah agar dapat menggunakan stok barang secara maksimal. Bayangkan jika Anda memesan barang yang kuantitasnya masih tersedia di gudang dan tidak memesan barang yang sebetulnya dibutuhkan. Kacau, bukan?

Selain itu, Anda harus dapat mengumpulkan dokumen-dokumen penting lainnya yang memperlihatkan keadaan perusahaan Anda saat ini. Dokumen ini akan berguna untuk memahami bagaimana cara kerja purchasing sejauh ini, penggunaan sumber daya, biaya setiap departemen, dan pertumbuhan perusahaan.

Baca juga: Mengenal Procurement: Pengertian, Jobdesk, Alur, dan Perbedaannya dengan Purchasing

Standarisasi dan Sentralisasi Proses Purchasing

Dengan melakukan standarisasi dan sentralisasi proses pembelian, perusahaan bisa mengkonsolidasikan semua kegiatan pembelian ke dalam satu pusat kontrol.

Software procurement mampu membantu dalam pencapaian ini dengan menyediakan alat untuk mengotomatisasi alur kerja, mengatur standar proses, dan mengintegrasikan data berbagai departemen.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengendalikan pengeluaran, meningkatkan visibilitas atas seluruh proses, serta memudahkan pengawasan dan audit.

Pantau Pasar Global

Dalam dunia bisnis, memantau keadaan pasar global merupakan hal yang penting. Sering kali, terdapat kondisi-kondisi tertentu yang menyebabkan harga material yang Anda butuhkan naik di pasaran. Kenaikan harga ini sangat bergantung pada tren pasar global dan lokal. Oleh karena itu, sebagai petinggi di departemen procurement, Anda harus terus memantau tren global. Dengan begitu Anda akan memperoleh material dengan harga terbaik saat harga pasaran rendah.

Artikel terkait: Kenali Apa Itu E-Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda

Fokuslah pada Total Harga Pengadaan Barang, Bukan Harga Item

Terkadang, manajer purchasing mencari vendor yang menawarkan harga paling rendah. Tetapi, sebenarnya, keputusan tersebut bukanlah hal yang bijak. Karena mendapatkan harga item yang rendah, memungkinkan Anda masih harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk biaya lainnya.

Banyak biaya lain yang harus Anda pertimbangkan saat melakukan pengadaan barang. Biaya tersebut antara lain nilai pengiriman, biaya packaging, bea masuk, payment term, dan pajak lainnya. Biaya-biaya itulah yang harusnya jadi fokus Anda.

Dengan menggunakan fitur pelacakan dan pelaporan penghematan biaya dapat membantu dalam hal ini dengan memberikan visibilitas yang jelas terhadap penghematan yang telah tercapai. Dengan informasi ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih vendor dan mengevaluasi strategi pengadaan.

Latih Tim Anda Secara Rutin

Agar Anda dapat memaksimalkan output dari staff Anda, Anda harus rajin melatih mereka terkait inovasi-inovasi di bidang ini. Penggunaan sistem manajamen kompetensi juga dapat membantu meningkatkan kemampuan dan kualitas kinerja staff Anda. Hasil yang diharapkan adalah mereka memiliki wawasan yang luas dan meminimalisir kesalahan akibat human error. 

Selain itu, rapat dan diskusi yang rutin juga memberikan kesempatan bagi staff Anda untuk menyampaikan ide-ide dan inovasi yang mereka miliki. Dengan begitu Anda akan memiliki staff yang berkompeten dan dapat membuat perusahaan menjadi maju serta lebih baik kedepannya.

Baca juga: 10 Software e-Procurement Terbaik untuk Kelola Pembelian

Tips Mengelola Vendor dengan Baik

Salah satu faktor penting yang akan membantu meningkatkan penjualan suatu perusahaan yaitu pemilihan vendor. Dengan vendor yang tepat, perusahaan bisa mengelola kegiatan operasional dengan baik.

Untuk itu, perusahaan harus memilih vendor terbaik yang ada. Berikut merupakan beberapa tips untuk memilih dan mengelola vendor dengan baik:

Bangun hubungan baik dengan vendor

Mungkin butuh waktu lama untuk membangun dan menjaga hubungan baik dengan vendor Anda. Hal ini penting karena hubungan yang baik dengan vendor Anda merupakan aset bagi perusahaan.

Jika Anda sudah lama bertransaksi dengan vendor, maka akan lebih mudah ke depannya untuk memahami kebiasaan vendor Anda dan bernegosiasi dengan mereka.

Memang ada kesempatan untuk mencari vendor baru. Tetapi, proses mencari vendor yang sesuai dengan kebutuhan Anda sangat meghabiskan waktu dan uang.

Oleh karena itu, lebih baik Anda mempertahankan profesionalitas Anda ketika berurusan dengan vendor, memastikan bahwa mereka dibayar tepat waktu dan apresiasi kinerja mereka yang baik.

Sampaikan ekspektasi dan deadline di awal

Saat berhubungan dengan vendor, Anda harus secara jelas menyampaikan tujuan yang ingin dicapai dengan bantuan vendor. Vendor Anda harus mengetahui kebutuhan perusahaan Anda saat ini dan di masa yang akan datang.

Dengan demikian, vendor dan perusahaan Anda dapat berjalan beriringan dan berkolaborasi dengan baik dalam jangka panjang.

Selain itu, Anda juga harus menentukan deadline yang harus dicapai bersama. Target tersebut harus realistis karena jika tidak, kerja sama Anda dengan vendor tersebut akan penuh risiko dan manfaatnya tidak akan maksimum.

Kontrol invoice Anda

Invoice merupakan dokumen penting dalam manajemen purchasing. Sebagai pembeli, Anda wajib memahami betul seluk-beluk invoice, terlebih jika Anda membayar atau meminta barang yang tak biasa. Oleh karena itu, kerja sama Anda dan vendor juga sangat bergantung pada benda ini.

Ada beberapa hal yang bisa Anda tingkatkan dalam manajemen invoice. Pertama, Anda harus membuat jadwal pembayaran invoice. Pembayaran invoice yang tepat waktu akan membangun rasa kepercayaan vendor terhadap perusahaan Anda.

Kedua, pastikan jumlah invoice yang harus Anda bayar benar. Jangan sampai Anda hanya memperhatikan jumlah total dari seluruh item atau jasa yang dibeli. Anda harus membandingkan harga-harga atau perubhan harga yang tertera di invoice dengan persetujuan kontrak.

Dengan demikian, memvalidasi invoice akan mengurangi kesalahan pembayaran dan berpotensi menghemat pengeluaran.  Untuk membuat invoice kini sangatlah mudah, cukup dengan menggunakan sebuah aplikasi e-invoicing. Manfaat lainnya menggunakan aplikasi ialah dapat mengoptimasi arus kas dan melacak riwayat tagihan.

Tetapkan KPI untuk mengukur kinerja vendor

Anda akan membutuhkan Key Performance Indicator (KPI) untuk mengukur apakah vendor yang Anda pilih bekerja secara efektif.

KPI tiap perusahaan berbeda-beda berdasarkan apa yang mereka prioritaskan dalam kerja sama dengan vendor. Tetapi ada 3 cara kualitatif untuk menetapkan KPI dan mengukur performa vendor yaitu:

• Manajemen kerja sama; dapat terukur bedasarkan komitmen, fleksibiliatas, dan inovasi vendor
• Manajemen biaya; terukur berdasarkan potongan harga, biaya pemesanan, dll.
• Kualitas; dapat terukur berdasarkan keprofesionalan staf, keakuratan pesanan, kesesuaian permintaan, garansi, dll.
• Pengiriman; terukur berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, respon terhadap masalah dan komplain, dll.
• Kepuasan pelanggan

Mengatur proses pengajuan biaya

Jika pengajuan biaya tidak Anda buat dengan benar, Anda akan mendapatkan banyak masalah. Terlebih lagi jika Anda bekerja di sektor pemerintahan. Anda bisa saja auditor dan manajer tanyai mengenai pengajuan biaya yang mencurigakan.

Untuk itu Anda perlu betul-betul seksama membaca permintaan pembelian perusahaan Anda. Sesuaikan juga dengan peraturan perusahaan Anda seperti template dokumen tertentu, kriteria vendor, dan banyak lainnya.

Selain itu Anda juga harus mendokumentasikan proses pembelian ini karena Anda akan membutuhkan laporan pertanggunjawabannya. Laporan tersebut mencakup proses scoring, konsultan Anda, dan alasan mengapa vendor lain Anda tolak.

Menggunakan aplikasi dalam membuat laporan keuangan akan mempermudah proses laporan. Dengan aplikasi akuntansi, pengajuan biaya lebih terorganisir sehingga Anda dapat membuat strategi pengeluaran yang tepat. Anda juga dapat membuat pembukuan secara otomatis dengan aplikasi.

Kesimpulan

Peralatan, teknologi, atau prosedur baru yang akan membantu pekerjaan Anda pasti akan selalu hadir. Tren dan kondisi tertentu akan memaksa Anda untuk berubah. Jangan merasa terlalu nyaman dengan apa yang Anda lakukan. Teruslah evaluasi, belajar, dan buat perubahan. Menggunakan sistem adalah salah satu upaya untuk terus maju, gunakan software untuk mempermudah tugas purchasing Anda.

Untuk mempermudah tugas purchasing perusahaan, Anda juga dapat menggunakan bantuan Software Procurement dari HashMicro. Kontrol biaya procurement menjadi lebih efisien, kelola setiap pengajuan pembelian dari setiap cabang, dan dapatkan penawaran terbaik dari supplier hanya dengan satu sistem. Untuk mengetahui lebih lanjut kegunaan sistem ini, gunakan demo gratis nya sekarang!

Pertanyaan Seputar Tugas purchasing

• Apa tugas seorang purchasing?

  Secara umum, purchasing merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk melakukan pembelian barang. Sedangkan purchasing staff adalah pegawai yang memiliki tanggungjawab untuk membeli bahan baku, barang maupun jasa yang diperlukan saat menjalankan bisnis.

• Purchasing masuk ke divisi apa?

  Purchasing menjadi bagian penting perusahaan yang bertanggungjawab dalam hal pembelian barang dan jasa. Posisi ini masih berkaitan dengan divisi pengadaan atau divisi akuntasi dalam pengelolaan barang insentif perusahaan. Purchasing menjadi posisi penting perusahaan dalam mengatur segala perlengkapannya.

• Apa perbedaan purchasing dan procurement?

  Procurement berkaitan dengan sumber kegiatan, negosiasi, dan pemilihan strategis barang dan jasa yang biasanya penting bagi suatu organisasi. Purchasing, bagaimanapun, menjelaskan proses pemesanan barang dan jasa. Selain itu, pembelian juga menggambarkan fungsi transaksional pengadaan barang atau jasa.

• Langkah langkah proses purchasing?

  (1).Permintaan Pembelian Bahan Baku. (2).Memilih Pemasok. (3).Pemesanan. (4).Memantau Pesanan. (5).Penerimaan Barang dan Pengecekan. (6). Membayar Kuitansi Tagihan. (7).Pengarsipan Dokumen Pembelian. (8).Tetap Berhubungan Baik dengan Pemasok.