Proforma Invoice: Pengertian, Contoh, dan Cara Membuatnya

Saat ini masih banyak orang yang belum memahami secara jelas apa itu proforma invoice. Sebelum kita membahas lebih dalam, singkatnya proforma invoice adalah faktur yang telah disiapkan oleh penyuplai sebelum menyediakan barang atau jasa. Faktur ini juga biasanya diberikan kepada pelanggan sebelum mereka menerima produk barang atau jasa.

Bagi Anda yang merupakan seorang pebisnis tentunya perlu memahami pentingnya faktur proforma, karena dengan adanya ini merupakan bukti untuk pelaporan dan transaksi yang terjadi. Berbeda dengan jenis faktur lainnya, faktur penjualan proforma terkirim sebelum adanya produk.

Agar pemanfaatan proforma invoice semakin optimal, maka penggunaan Sistem E-Invoicing HashMicro dapat mengotomatiskan pembuatan invoice dan proses penagihan ke pelanggan. Template faktur juga tersedia sehingga memudahkan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma Invoice adalah jenis invoice yang sering digunakan dalam transaksi bisnis sebelum penyerahan barang secara menyeluruh. Faktur ini digunakan untuk menginformasikan detail barang atau jasa sebelum pengiriman atau pemberian layanan dilakukan.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk meyakinkan penjual dan pelanggan pada laman yang sama atas perjanjian, termasuk harga barang dan jasa. Hal ini membagikan calon klien gambaran umum tentang biaya produk dan layanan. 

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice adalah dokumen yang membantu kelancaran transaksi sebelum pengiriman barang atau layanan. Meskipun bukan faktur resmi, proforma invoice memiliki sejumlah fungsi yang membantu kelancaran transaksi, di antaranya:

• Penawaran awal: Memberikan gambaran awal kepada pembeli mengenai detail transaksi, seperti harga, jumlah, dan deskripsi produk atau jasa.
• Dokumen pendukung pembayaran di muka: Digunakan untuk mempermudah proses pembayaran di muka sebelum pengiriman barang atau layanan.
• Dokumen bea cukai: Membantu dalam proses bea cukai untuk ekspor atau impor barang.
• Kesepakatan transaksi: Digunakan untuk memberikan kepastian awal mengenai persyaratan dan rincian transaksi antara penjual dan pembeli.

Peran Proforma Invoice dalam Bisnis

Peran proforma invoice adalah memberikan kejelasan dan struktur pada transaksi sebelum pengiriman barang atau jasa. Dokumen ini memastikan semua pihak memahami detail transaksi dan memfasilitasi aspek operasional serta administratif dalam perdagangan.

Berikut adalah beberapa peran dari proforma invoice dalam bisnis:

• Memberikan informasi kepada pembeli

Proforma invoice memberikan rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang akan diterima oleh pembeli, termasuk harga, jumlah, dan spesifikasi. Informasi ini membantu pembeli memahami apa yang akan mereka dapatkan sebelum transaksi final dilakukan.

• Membantu pembeli untuk mendapatkan izin impor

Dalam konteks perdagangan internasional, proforma invoice sering digunakan oleh pembeli untuk mengajukan izin impor. Dokumen ini menyediakan informasi yang diperlukan oleh otoritas bea cukai untuk menilai nilai dan jenis barang yang akan diimpor.

• Membantu penjual mendapatkan persetujuan pembeli

Penjual dapat menggunakan faktur proforma untuk mendapatkan konfirmasi atau persetujuan dari pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Ini membantu mengurangi risiko ketidaksesuaian atau perselisihan setelah barang atau jasa diterima.

• Memudahkan proses pembelian

Proforma invoice menyederhanakan proses pembelian dengan menyediakan semua informasi yang diperlukan di satu dokumen. Pembeli dapat dengan mudah memverifikasi dan menyetujui rincian transaksi sebelum melanjutkan ke tahap pembayaran dan pengiriman.

• Meningkatkan transparansi transaksi

Dengan menyediakan semua rincian transaksi di awal, faktur proforma meningkatkan transparansi antara penjual dan pembeli. Ini memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan, termasuk biaya dan jadwal pengiriman.

Manfaat dari Proforma Invoice

Setelah mengetahui apa itu faktur proforma beserta perbedaannya, selanjutnya mari kita membahas mengenai manfaatnya. Proforma invoice menawarkan berbagai manfaat dalam bisnis. Berikut beberapa manfaatnya:

• Sebagai alat untuk memberitahukan perhitungan/estimasi harga.
• Mencatat pembelian produk pelanggan.
• Terkutip sebagai invoice sementara karena sifatnya belum resmi, dan juga bukan merupakan tagihan resmi. 

Setelah mengetahui manfaat dari proforma invoice, Anda bisa mulai mempertimbangkan penggunaan software untuk mendukung efisiensi proses pembuatan invoice bisnis Anda. Klik banner dibawah ini untuk melihat skema harga Sistem E-Invoicing dari HashMicro.

Perbedaan Invoice dengan Proforma Invoice

Invoice adalah dokumen resmi yang diberikan kepada pelanggan sebagai bukti transaksi yang telah dilakukan. Dokumen ini mencantumkan detail pembayaran, termasuk nama barang, jumlah, harga, dan jatuh tempo pembayaran untuk memastikan pelunasan tepat waktu.

Proforma Invoice adalah dokumen yang dikirimkan sebelum produk atau jasa diterima pelanggan. Dokumen ini memberikan perkiraan biaya kepada pelanggan untuk membantu mereka memahami total yang harus dibayar. Proforma invoice tidak bersifat final dan dapat diubah menjadi invoice penjualan setelah barang atau jasa diterima sepenuhnya.

Perbedaan Penting:

• Invoice: Digunakan sebagai bukti tagihan resmi setelah transaksi selesai.
• Proforma Invoice: Berfungsi sebagai dokumen perkiraan biaya sebelum barang diterima.

Selain itu, ada faktur pajak yang berbeda dari kedua dokumen tersebut. Faktur pajak digunakan untuk pencatatan PPN yang wajib dilaporkan ke pemerintah, sedangkan invoice hanya berfungsi sebagai dokumen tagihan tanpa kewajiban perpajakan langsung.

Baca Juga: Faktur Penjualan: Definisi, Fungsi & Komponennya 

Penggunaan Proforma Invoice 

Pada beberapa transaksi dengan pembayaran awal, penjual perlu mengeluarkan faktur proforma untuk memastikan jika pembayaran pembelian tersebut terjamin sebelum mulai menyelesaikan pemesanan. Ada dua hal, antara lain: 

1. Memerlukan pembayaran di muka

Untuk melakukan pembayaran dalam proforma invoice ini, akan ada beberapa dari layanan dan produk yang harus dibayar awal, kemudian setelah pembayaran dalam faktur ini selesai, penjual perlu memastikan dalam pembiayaan akan terjamin sebelum pelanggan menyelesaikan pesanannya.  

2. Adanya kemungkinan besar bahwa penjualan akan terjadi

Mengirim atau memasok faktur proforma ternilai bukan hanya sebatas perkiraan tetapi juga permintaan untuk pembayaran. Oleh karena itu, penjualan memiliki kemungkinan yang besar akan terjadi, kemungkinan ini karena akan adanya pembatalan dalam bertransaksi antara penjual dan pembeli atau juga akan adanya bentuk pertimbangan. 

Komponen yang Harus Ada dalam Proforma Invoice

Meskipun faktur proforma hanya terpakai sebagai dokumen sementara. Namun, informasi terkait data pembelian harus disertakan dengan lengkap. Berikut ini adalah komponen penting yang harus ada dalam faktur proforma:

• Identitas dari penjual (nama, nama toko, dan alamat)
• Tanggal faktur proforma terbit
• Nama deskripsi produk atau jasa
• Hal terkait harga juga tarif pengiriman sampai pajak
• Rincian dan total pembayaran
• Menyetujui tanggal jatuh tempo

Cara Membuat Proforma Invoice

Proforma invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang memberikan gambaran awal tentang barang yang akan diterima oleh pembeli. Membuat faktur proforma dengan benar akan memastikan informasi yang disampaikan akurat dan mencerminkan profesionalisme bisnis Anda.

Berikut ini adalah cara membuat proforma invoice yang akan memudahkan pembeli memahami informasi yang tercantum di dalamnya:

1. Gunakan template atau format yang ada: Mulailah dengan menggunakan template proforma invoice yang sudah tersedia untuk memudahkan proses pembuatan.
2. Isi informasi dasar: Masukkan detail penting seperti tanggal pembuatan, nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, deskripsi produk, harga, total, jumlah produk, tanggal pengiriman, dan nomor invoice.
3. Tandatangani dan cap dokumen: Setelah faktur selesai dibuat, pastikan untuk menandatangani dan mencap dokumen tersebut sebagai bukti keabsahan.
4. Periksa kembali untuk akurasi: Sebelum mengirimkan invoice kepada pelanggan, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidakakuratan data.
5. Berikan kesan profesionalisme: Proforma invoice yang rapi dan akurat memberikan kesan awal yang positif kepada pelanggan mengenai profesionalisme bisnis Anda.

Namun, dengan menggunakan software e-invoicing yang tepat seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan yang mungkin terjadi pada invoice yang Anda buat.

Contoh Proforma Invoice

Contoh proforma invoice ini sekilas tidak terlihat perbedaannya dengan invoice penjualan biasa. Untuk memahami lanjut dan memudahkan Anda mengelola faktur bisnis, Anda dapat memanfaatkan sistem e-invoicing dari HashMicro.

Contoh proforma invoice ini memiliki syarat tertulis yang menyatakan dengan benar isi dari tagihannya. Berikut ini adalah ketiga ciri dari faktur proforma:

1. Memperhatikan harga hingga semua detail kecil pun. Terlebih dari kualitas dan kuantitas produk yang terjual.
2. Memberikan harga penawaran (quotation) kepada pelanggan.
3. Mencatatkan total harga.

Kesimpulan

Dengan semakin pesatnya teknologi, penggunaan faktur proforma secara manual sudah tidak efisien karena banyaknya waktu yang terbuang jika masih menggunakan cara manual. Oleh karena itu, perusahaan perlu beralih menggunakan sistem berbasis cloud. 

Sistem E-Invoicing HashMicro dapat membantu bisnis untuk mengotomatiskan aktivitas perusahaan. Gunakan aplikasi invoice terbaik dan beragam software dari HashMicro yang menyediakan berbagai solusi perangkat lunak yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Jadwalkan demo gratis sekarang untuk keunggulan bisnis Anda. Selengkapnya, klik banner di bawah ini.

FAQ Mengenai Proforma Invoice

• Kapan proforma invoice digunakan?/strong>

  Proforma invoice digunakan sebelum transaksi resmi dilakukan, seperti untuk penawaran harga, proses ekspor-impor, atau untuk mendapatkan persetujuan pembeli atas detail transaksi.

• Apakah proforma invoice mengikat secara hukum?

  Proforma invoice umumnya tidak mengikat secara hukum karena hanya berupa dokumen estimasi. Namun, isinya bisa menjadi dasar kesepakatan antara pembeli dan penjual sebelum transaksi final.

• Apa saja yang harus ada dalam proforma invoice?

  Proforma invoice harus mencantumkan detail barang atau jasa, harga, kuantitas, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan informasi penjual serta pembeli. Dokumen ini memberikan gambaran jelas tentang transaksi.