Apa Itu Proforma Invoice dan Fungsinya

Saat ini masih banyak orang yang belum memahami secara jelas apa itu proforma invoice. Mudahnya, proforma invoice adalah faktur yang telah disiapkan oleh penyuplai sebelum menyediakan barang atau jasa. Faktur ini biasanya diberikan kepada pelanggan sebelum mereka menerima produk barang atau jasa.

Bagi Anda yang merupakan seorang pebisnis tentunya perlu memahami pentingnya faktur proforma, karena dengan adanya ini merupakan bukti untuk pelaporan dan transaksi yang terjadi. Berbeda dengan jenis faktur lainnya, faktur penjualan proforma terkirim sebelum adanya produk.

Agar pemanfaatan proforma invoice semakin optimal, maka penggunaan Sistem E-Invoicing HashMicro dapat mengotomatiskan pembuatan invoice dan proses penagihan ke pelanggan. Template faktur juga tersedia sehingga memudahkan kebutuhan bisnis perusahaan Anda.

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma Invoice adalah faktur sementara dalam transaksi bisnis untuk memberikan gambaran detail barang atau jasa sebelum pengiriman atau pemberian layanan dilakukan. Faktur ini berguna untuk menginformasikan rincian harga, jumlah, dan spesifikasi transaksi, terutama dalam perdagangan internasional.

Proforma invoice dapat dimanfaatkan untuk mengajukan pinjaman atau kredit pada bank maupun lembaga keuangan lainnya.

Tujuan dari invoice pembayaran ini adalah untuk meyakinkan penjual dan pelanggan pada laman yang sama atas perjanjian, termasuk harga barang dan jasa. Hal ini membagikan calon klien gambaran umum tentang biaya produk dan layanan. 

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice adalah dokumen yang membantu kelancaran transaksi sebelum pengiriman barang atau layanan. Meskipun bukan faktur resmi, dokumen ini memiliki sejumlah fungsi yang membantu kelancaran transaksi, di antaranya:

• Penawaran awal: Memberikan gambaran awal kepada pembeli mengenai detail transaksi, seperti harga, jumlah, dan deskripsi produk atau jasa.
• Dokumen pendukung pembayaran di muka: Digunakan untuk mempermudah proses pembayaran di muka sebelum pengiriman barang atau layanan.
• Dokumen bea cukai: Membantu dalam proses bea cukai untuk ekspor atau impor barang.
• Kesepakatan transaksi: Digunakan untuk memberikan kepastian awal mengenai persyaratan dan rincian transaksi antara penjual dan pembeli.

Peran Proforma Invoice dalam Bisnis

Peran proforma invoice adalah memberikan kejelasan dan struktur pada transaksi sebelum pengiriman barang atau jasa. Dokumen ini memastikan semua pihak memahami detail transaksi dan memfasilitasi aspek operasional serta administratif dalam perdagangan.

Dalam beberapa transaksi yang memerlukan pembayaran di muka, penjual biasanya mengeluarkan faktur proforma untuk memastikan bahwa pembayaran pembelian terjamin sebelum menyelesaikan pesanan. Hal ini penting karena ada layanan atau produk tertentu yang harus dibayar terlebih dahulu, dan faktur proforma menjadi bukti serta jaminan bagi penjual dalam hal pembiayaan.

Selain itu, pengiriman faktur proforma juga menunjukkan adanya kemungkinan besar bahwa penjualan akan terjadi, karena faktur tersebut bukan hanya sebatas perkiraan, melainkan juga merupakan permintaan pembayaran. Dengan demikian, meskipun masih terdapat kemungkinan pembatalan atau pertimbangan lain dalam transaksi, faktur proforma tetap menjadi langkah awal yang penting dalam proses penjualan.

Berikut adalah beberapa peran dari proforma invoice dalam bisnis:

• Memberikan informasi kepada pembeli

Proforma invoice memberikan rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang akan diterima oleh pembeli, termasuk harga, jumlah, dan spesifikasi. Informasi ini membantu pembeli memahami apa yang akan mereka dapatkan sebelum transaksi final dilakukan.

• Membantu pembeli untuk mendapatkan izin impor

Dalam konteks perdagangan internasional, proforma invoice sering digunakan oleh pembeli untuk mengajukan izin impor. Dokumen ini menyediakan informasi yang diperlukan oleh otoritas bea cukai untuk menilai nilai dan jenis barang yang akan diimpor.

• Membantu penjual mendapatkan persetujuan pembeli

Penjual dapat menggunakan faktur proforma untuk mendapatkan konfirmasi atau persetujuan dari pembeli sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Ini membantu mengurangi risiko ketidaksesuaian atau perselisihan setelah barang atau jasa diterima.

• Memudahkan proses pembelian

Faktur ini menyederhanakan proses pembelian dengan menyediakan semua informasi yang diperlukan di satu dokumen. Pembeli dapat dengan mudah memverifikasi dan menyetujui rincian transaksi sebelum melanjutkan ke tahap pembayaran dan pengiriman.

• Meningkatkan transparansi transaksi

Dengan menyediakan semua rincian transaksi di awal, faktur proforma meningkatkan transparansi antara penjual dan pembeli. Ini memastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan, termasuk biaya dan jadwal pengiriman.

Manfaat dari Proforma Invoice

Setelah mengetahui apa itu faktur proforma beserta perbedaannya, selanjutnya mari kita membahas mengenai manfaatnya. Proforma invoice menawarkan berbagai manfaat dalam bisnis. Berikut beberapa manfaatnya:

• Estimasi Harga
  Proforma invoice berfungsi sebagai alat untuk memberikan perkiraan harga kepada pembeli sebelum transaksi resmi dilakukan.

• Pencatatan Pembelian
  Digunakan untuk mencatat pesanan atau pembelian produk oleh pelanggan sebelum faktur resmi diterbitkan.

• Invoice Sementara
  Bersifat tidak resmi dan bukan merupakan tagihan final, sehingga sering dianggap sebagai invoice sementara.

• Alat Komunikasi
  Menjadi sarana komunikasi awal antara penjual dan pembeli terkait detail transaksi, termasuk harga, jumlah, dan syarat pembayaran.

• Dokumen Pendukung Pengajuan Kredit atau Pembayaran Internasional
  Membantu dalam proses administrasi seperti pengajuan kredit atau pembayaran lintas negara dengan memberikan rincian transaksi yang diperlukan.

Setelah mengetahui manfaat dari proforma invoice, Anda bisa mulai mempertimbangkan penggunaan software untuk mendukung efisiensi proses pembuatan invoice bisnis Anda. Klik banner dibawah ini untuk melihat skema harga Sistem E-Invoicing dari HashMicro.

Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice

Invoice dan proforma invoice merupakan dua dokumen yang umum digunakan dalam transaksi bisnis. Keduanya memiliki perbedaan dalam beberapa aspek, di antaranya:

Kesimpulannya, invoice adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti tagihan setelah transaksi selesai. Sementara itu, proforma invoice berfungsi sebagai perkiraan biaya yang diberikan kepada pembeli sebelum barang diterima.

Selain itu, ada faktur pajak yang berbeda dari kedua dokumen tersebut. Faktur pajak digunakan untuk pencatatan PPN yang wajib dilaporkan ke pemerintah, sedangkan invoice hanya berfungsi sebagai dokumen tagihan tanpa kewajiban perpajakan langsung.

Baca Juga: Faktur Penjualan: Definisi, Fungsi & Komponennya 

Komponen yang Harus Ada dalam Proforma Invoice

Meskipun faktur proforma hanya terpakai sebagai dokumen sementara. Namun, informasi terkait data pembelian harus disertakan dengan lengkap. Berikut ini adalah komponen penting yang harus ada dalam faktur proforma:

• Identitas dari penjual (nama, nama toko, dan alamat)

Komponen ini penting untuk mengidentifikasi siapa yang menjual produk atau jasa. Hal ini juga membantu pembeli dalam menghubungi penjual jika ada masalah terkait transaksi atau pengiriman barang. Nama toko dan alamat juga memberikan kejelasan mengenai lokasi usaha penjual.

• Tanggal faktur proforma terbit

Tanggal ini penting untuk pencatatan administrasi dan juga sebagai referensi jika ada ketidaksesuaian antara pengiriman dan pembayaran yang terjadi di masa depan.

• Nama deskripsi produk atau jasa

Setiap barang atau jasa yang ditawarkan harus disebutkan secara jelas dalam faktur proforma, dengan rincian deskripsi yang cukup agar pembeli tahu apa yang sedang dibeli.

• Hal terkait harga juga tarif pengiriman sampai pajak

Ini mencakup rincian harga barang atau jasa, biaya pengiriman (shipping fee), serta pajak yang dikenakan (jika ada). Menyertakan semua biaya ini memberikan gambaran lengkap tentang total pembayaran yang diperlukan oleh pembeli.

• Rincian dan total pembayaran

Faktur proforma harus mencakup total biaya yang harus dibayar oleh pembeli, yang mencakup harga barang atau jasa, biaya pengiriman, pajak, serta biaya tambahan lainnya jika ada.

• Menyetujui tanggal jatuh tempo

Tanggal ini menunjukkan kapan pembayaran harus dilakukan oleh pembeli. Meskipun faktur proforma belum mengikat secara hukum, mencantumkan tanggal jatuh tempo memberikan pembeli gambaran waktu yang tepat untuk melunasi pembayaran, serta memudahkan penjual dalam merencanakan arus kas.

Cara Membuat Proforma Invoice

Proforma invoice adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang memberikan gambaran awal tentang barang yang akan diterima oleh pembeli. Membuat faktur proforma dengan benar akan memastikan informasi yang disampaikan akurat dan mencerminkan profesionalisme bisnis Anda.

Berikut ini adalah cara membuat proforma invoice yang akan memudahkan pembeli memahami informasi yang tercantum di dalamnya:

1. Gunakan template atau format yang ada: Mulailah dengan menggunakan template proforma invoice yang sudah tersedia untuk memudahkan proses pembuatan.
2. Isi informasi dasar: Masukkan detail penting seperti tanggal pembuatan, nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, deskripsi produk, harga, total, jumlah produk, tanggal pengiriman, dan nomor invoice.
3. Tandatangani dan cap dokumen: Setelah faktur selesai dibuat, pastikan untuk menandatangani dan mencap dokumen tersebut sebagai bukti keabsahan.
4. Periksa kembali untuk akurasi: Sebelum mengirimkan invoice kepada pelanggan, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidakakuratan data.
5. Berikan kesan profesionalisme: Proforma invoice yang rapi dan akurat memberikan kesan awal yang positif kepada pelanggan mengenai profesionalisme bisnis Anda.

Namun, dengan menggunakan software e-invoicing yang tepat seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan yang mungkin terjadi pada invoice yang Anda buat.

Contoh Proforma Invoice

Contoh proforma invoice ini sekilas tidak terlihat perbedaannya dengan invoice penjualan biasa. Untuk memahami lanjut dan memudahkan Anda mengelola faktur bisnis, Anda dapat memanfaatkan sistem e-invoicing dari HashMicro.

Contoh proforma invoice ini memiliki syarat tertulis yang menyatakan dengan benar isi dari tagihannya. Berikut ini adalah ketiga ciri dari faktur proforma:

1. Memperhatikan harga hingga semua detail kecil pun. Terlebih dari kualitas dan kuantitas produk yang terjual.
2. Memberikan harga penawaran (quotation) kepada pelanggan.
3. Mencatatkan total harga.

Sistem Invoice HashMicro: Solusi Cerdas untuk Pengelolaan Proforma yang Efisien

Mengelola faktur proforma tentu bukanlah hal yang, terlebih jika dilakukan secara manual. Pengelolaan secara manual lebih rentan terjadi kesalahan yang dapat membuat kerugian bagi keberlangsungan bisnis perusahaan. Dalam hal ini lah Sistem Invoice HashMicro hadir sebagai solusi terdepan bagi Anda!

Software Invoice HashMicro dilengkapi oleh berbagai fitur komprehensif untuk membantu mengelola faktur proforma. Salah satu keunggulan yang ditawarkan oleh HashMicro adalah sistem yang telah terdukung oleh Hashy, sistem AI dari HashMicro yang dapat melakukan analisis mendalam mengenai faktur proforma dalam bisnis Anda.

Dalam praktiknya, Hashy AI juga dapat membantu Anda dalam melakukan follow-up secara otomatis ke pelanggan jika faktur yang telah dikirimkan belum mendapat tanggapan. Jadi, Anda tidak perlu lagi melakukan follow up secara manual. Sangat praktis, bukan?

Lebih lanjutnya, sebagai sistem invoice unggulan, HashMicro tidak hanya bergantung pada keberadaan Hashy saja, tetapi juga dilengkapi oleh berbagai fitur unggulan. Berikut adalah fitur yang ditawarkan oleh HashMicro:

• Tax & Discount Management: Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengelola pajak dan diskon dengan sangat fleksibel, memudahkan penyesuaian sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku serta kebijakan diskon yang diperlukan oleh pelanggan.

• Online Payment Management: Fitur ini memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk membayar faktur secara online menggunakan berbagai pilihan metode pembayaran, mempercepat proses transaksi dan menciptakan pengalaman pembayaran yang lebih nyaman.

• Credit Limit Management: Anda dapat menentukan batas kredit untuk setiap pelanggan, membantu menghindari penumpukan piutang, menjaga keseimbangan arus kas, serta mengurangi risiko terjadinya kredit macet.

• Custom Printout for Invoices: Fitur ini memungkinkan Anda untuk mendesain dan menyesuaikan tampilan faktur sesuai dengan kebutuhan, menjadikannya lebih profesional dan mencerminkan identitas merek perusahaan dengan lebih baik.

• Three-Way Matching System: Aplikasi ini secara otomatis mencocokkan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur dengan akurat, sehingga mengurangi potensi kesalahan pengeluaran dan memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan transparansi penuh.

• Invoice Approval & Validation: Fitur ini mempercepat proses persetujuan faktur dengan otomatisasi validasi, memastikan bahwa setiap faktur telah melalui pemeriksaan dan disetujui sesuai prosedur perusahaan yang berlaku.

• Real-Time Reporting: Dengan fitur ini, laporan faktur dapat dilihat secara langsung dengan data yang selalu diperbarui, memberikan kemudahan dalam menganalisis informasi dan membuat keputusan strategis yang lebih cepat berdasarkan data terkini.

• Create Invoice On the Go: Fitur ini memberikan fleksibilitas kepada tim keuangan untuk membuat faktur kapan saja dan di mana saja tanpa perlu berada di depan komputer, sangat ideal bagi bisnis dengan mobilitas tinggi yang memerlukan pencatatan transaksi secara langsung dan fleksibel.

Kesimpulan

Dengan semakin pesatnya teknologi, penggunaan faktur proforma secara manual sudah tidak efisien karena banyaknya waktu yang terbuang jika masih menggunakan cara manual. Oleh karena itu, perusahaan perlu beralih menggunakan sistem berbasis cloud. 

Sistem E-Invoicing HashMicro dapat membantu bisnis untuk mengotomatiskan aktivitas perusahaan. Gunakan aplikasi invoice terbaik dan beragam software dari HashMicro yang menyediakan berbagai solusi perangkat lunak yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Jadwalkan demo gratis sekarang untuk keunggulan bisnis Anda. Selengkapnya, klik banner di bawah ini.

Pertanyaan Seputar Mengenai Proforma Invoice

• Kapan proforma invoice digunakan?

  Proforma invoice digunakan sebelum transaksi resmi dilakukan, seperti untuk penawaran harga, proses ekspor-impor, atau untuk mendapatkan persetujuan pembeli atas detail transaksi.

• Apakah proforma invoice mengikat secara hukum?

  Proforma invoice umumnya tidak mengikat secara hukum karena hanya berupa dokumen estimasi. Namun, isinya bisa menjadi dasar kesepakatan antara pembeli dan penjual sebelum transaksi final.

• Apa saja yang harus ada dalam proforma invoice?

  Proforma invoice harus mencantumkan detail barang atau jasa, harga, kuantitas, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan informasi penjual serta pembeli. Dokumen ini memberikan gambaran jelas tentang transaksi.