Dalam keseharian seorang Project Manager (PM), ia akan sibuk dengan bekerja dan berkolaborasi bersama timnya untuk memenuhi target proyek tepat waktu sambil mengatur sumber daya dan biaya. Dengan segala kompleksitasnya, ada baiknya jika Anda mulai mempertimbangkan menggunakan software ERP untuk manajamen proyek.
Penggunaan software manajemen proyek otomatis dapat membantu Anda mengelola proyek secara otomatis dan efektif. Selain itu, software ini dapat memaksimalkan penyerapan biaya dan alokasi waktu agar proyek selesai sesuai dengan yang Anda targetkan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai besar pengeluaran untuk mendapatkan software manajemen proyek, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software project management terlebih dahulu.
Project management software merupakan sistem yang dapat membantu seorang PM dan timnya menyelesaikan proyek dengan cara yang jauh lebih mudah dan efisien. Hal ini memungkinkan karena dalam sistem tersebut telah mencakup berbagai fitur seperti distribusi tugas, time tracking, penganggaran, resource planning, kolaborasi tim, dan banyak lagi.
Berikut adalah fitur-fitur project management software yang telah kami rangkum.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Perencanaan
Dalam merencanakan sebuah proyek, hal-hal yang penting adalah bagaimana tim bisa beranggotakan dengan orang-orang yang kompeten dan berapa banyak perkiraan kebutuhan yang akan mereka perlukan.
Untuk memenuhi pertimbangan tersebut, sistem pada project management software menyediakan satu database yang merekam seluruh aktivitas proyek sebelum-sebelumnya yang dapat digunakan untuk mempermudah proses perencanaan.
Penjadwalan
Memasang target kapan sebuah proyek harus selesai akan membantu PM dalam membuat timeline yang akurat. Project management software ini akan mengingatkan para penggunanya ketika tenggat waktu mendekat atau ada tugas yang tidak terselesaikan.
Dengan interface yang menggunakan tampilan manajemen Kanban, project management software akan semakin mudah untuk pengguna operasikan. Pengguna sistem ini dapat memantau perkembangan proyek dan memindahkan tugas mereka dengan mudah.
Penentuan Estimasi
Untuk dapat mengestimasikan kebutuhan seluruh proyek, project management software dapat membantu PM dengan cara menganalisis segala kemungkinan berdasarkan data historis proyek-proyek yang telah selesai sebelumnya.
Pentingnya menentukan estimasi adalah untuk menghitung ROI sebuah proyek sebelum sumber-sumber yang besar diinvestasikan ke proyek tersebut.
Selain itu, estimasi yang tepat dapat menentukan berapa lama untuk menyelesaikan proyek tersebut, menyesuaikan dengan anggaran perusahaan, dan menargetkan revenue.
Peninjauan dan Manajemen
Meskipun sebuah proyek telah dispersiapkan sedemikian rupa dan sematang mungkin, hal tersebut tidak menjadi jaminan sebuah proyek akan berjalan mulus. Setelah dimulai, sebuah proyek harus tetap dipantau untuk memastikan kemajuannya tersebut berjalan efisien dan sesuai rencana.
Peninjauan Waktu
Project management software membantu Anda dalam meninjau berapa lama orang-orang yang terlibat dalam proyek tersebut menyelesaikan tugasnya. Dengan demikian, software ini dapat digunakan juga untuk mengukur produktivitas karyawan. Project planning software bertujuan untuk meninjau berapa estimasi waktu untuk mengerjakan proyek tersebut. Peninjauan waktu dengan project planning software dapat lebih mudah dan akurat.
Fitur project tracking dashboard akan memudahkan PM dalam mengelola vendor atau pegawai yang bekerja paruh waktu.
Manajemen Tugas
Manajemen tugas atau berarti pembagian tugas dan kewajiban kepada anggota tim. Keuntungannya jika pembagian tugas selesai dengan cepat adalah PM dapat mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dan mengutamakan keberlangsungan proyek.
Selain itu, sistem ini dapat mengatur proyek bahkan dalam skala besar dan lintas departemen sekalipun. Software ini bisa menentukan prioritas laporan perusahaan dan ketika masalah produktivitas terjadi, PM dapat segera menetapkan orang yang tepat untuk menyelesaikannya melalui Gantt charts. Project planning software dapat memanajemen berbagai tugas proyek secara mudah. Anda dapat mengakses tugas-tugas yang ada dengan cepat dan mudah.
Peninjauan Anggaran dan Pengeluaran
Dengan memantau anggaran dan pengeluaran suatu proyek, PM dapat mengetahui sudah berapa banyak sumber yang tim gunakan selama penyelesaian proyek tersebut.
Analisis dan Laporan
Fitur ini membantu PM melihat data selama proyek berjalan dalam bentuk lain selain Gantt chart agar informasi dapat dengan mudah PM pahami.
Informasi yang demikian penting untuk membuat pivot di pertengahan berjalannya proyek. Jika ada tugas tertentu yang membutuhkan sumber tambahan atau jika ada departemen yang tidak bekerja sesuai rencana, PM dapat menyelesaikan situasi ini dengan cepat.
Kolaborasi
Salah satu tantangan terbesar ketika menjalankan sebuah proyek adalah memastikan bagaimana semua aspek terhubung dan dapat berkolaborasi. Kolaborasi dalam skala besar mungkin terjadi apabila software berbasis cloud erp.
Dalam sistem, berbagai dokumen atau data yang diperlukan dalam sebuah proyek dapat sistem unggah sehingga memudahkan penggunanya untuk menemukan dokumen mereka butuhkan.
Manfaat Project Management Software
Mengaplikasikan sistem ini tentunya akan membuat proyek Anda berjalan sesuai rencana. Dengan sistem ini memudahkan semua anggota tim untuk tahu kapan dan apa yang harus mereka lakukan.
Kolaborasi tim yang sistem sediakan juga akan memastikan seluruh tim mengetahui kemajuan atau bahkan kemuduran yang terjadi. Dengan demikian, seluruh potensi masalah akan terhindar dari miskomunikasi .
Hal tersebut berlaku juga kepada klien. Dengan sistem berbasis cloud, klien pun dapat mengakses kemajuan dan pembagian tugas proyek. Mereka dapat memberikan umpan balik dan mengedit bagian-bagian yang relevan selama mereka memiliki username dan password-nya.
Kesimpulan
Memilih project management software yang tepat dengan kebutuhan dan kualitas yang tepat merupakan hal yang krusial. Software harus bisa memudahkan manajemen proyek Anda dan tidak menambahkan kompleksitas yang berkepanjangan. Perusahaan Anda tidak harus mengeluarkan biaya tambahan per pengguna untuk dapat mengakses sistem. Bagi perusahaan yang kerap terlibat proyek besar, tentunya hal ini sangat menguntungkan.
Project management software terbaik dari HashMicro bisa menjadi pilihan tepat untuk perusahaan Anda. Selain memiliki fitur-fitur lengkap dan interface interaktif, solusi dari HashMicro ini memiliki lisensi yang tak terbatas juga terintegrasi dengan sistem yang lain salah satunya yaitu dengan software manajemen kontrak. Dapatkan demo gratis project management software HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis. Anda dapat mengunduh skema perhitungan software manajemen proyek terlebih dahulu untuk mengetahui gambaran biaya yang harus Anda keluarkan.
