Proses Pengadaan Pabrik Makanan Ringan Lebih Mudah dengan Software Procurement

Pabrik makanan ringan pasti akan melakukan proses pengadaan untuk bahan baku, mesin produksi, peralatan pendukung operasional, dan bahan-bahan lainnya. Proses tersebut biasa disebut dengan procurement atau pengadaan yang akan dikelola oleh tim khusus pengadaan. Tim ini akan mengelola seluruh aktivitas yang berkaitan pengadaan. Proses tersebut cukup kompleks sehingga membutuhkan sebuah sistem untuk mempermudahnya. 

Perkembangan teknologi memaksa berbagai pabrik turut serta untuk beradaptasi termasuk untuk proses pengadaan barang. Saat ini ada software khusus membantu proses pengadaan yakni software procurement. Software procurement membantu mengatur dan mengelola setiap tahapan dalam proses pengadaan. Proses tersebut akan menjadi lebih efisien dan mudah. Dampak positif lainnya, software ini dapat meningkatkan efisiensi kinerja dan produktivitas. Dengan begitu, software ini sangat penting untuk keberhasilan suatu pabrik makanan ringan.

Apa Itu Pabrik Makanan Ringan dan Aktivitas Apa Saja yang Dilakukan di Dalamnya?

Sesuai namanya, pabrik makanan ringan adalah pabrik yang memproduksi makanan ringan atau camilan. Menurut PERMENPERIN nomor 39 tahun 2022, produk makanan pabrik adalah makanan ringan yang dibuat melalui proses dari bahan baku tepung dan atau pati untuk pangan dengan penambahan bahan makanan lain serta bahan tambahan makanan lain yang diizinkan dengan atau tanpa melalui penggorengan. Sementara menurut KBBI, makanan ringan adalah makanan yang bukan berupa nasi sebagai makanan selingan di antara makanan. 

Pabrik makanan ringan diidentikan sebagai produsen makanan, setiap  hari pasti akan berbagai proses yang terjadi di dalamnya. Aktivitas tersebut meliputi pengadaan, produksi, distribusi, dan lainnya. Proses pengadaan menjadi salah satu proses penting pada pabrik makanan. Sebab, proses inilah yang akan melakukan proses pembelian bahan bahan baku kepada pemasok. Bukan hanya bahan baku, proses pengadaan juga bertugas dalam melakukan pembelian untuk peralatan, bahan kemasan, dan lain sebagainya yang pabrik butuhkan sehingga tanpa proses ini kegiatan produksi bisa terhambat. 

Masalah yang Sering Dihadapi Pabrik Makanan Ringan Tanpa Sistem Procurement

Pengadaan bahan baku pada pabrik makanan ringan secara manual atau tanpa sistem otomatis memang cukup rumit dan kompleks. Prosesnya yang tidak otomatis mengharuskan tim pengadaan barang bekerja lebih ekstra baik dari segi tenaga atau waktu. Selain itu, pengelola mungkin juga akan menghadapi beberapa masalah sebagai berikut.

1. Pelacakan pembelian bahan baku yang kompleks

Tak adanya sistem procurement untuk pembelian bahan baku cukup menyulitkan dalam pelacakan pembelian bahan baku. Sebab, proses pengadaan barang mungkin masih dilakukan secara manual seperti penggunaan dokumen fisik atau spreadsheet. Hal tersebut tentu cukup menyulitkan pabrik makanan ringan dalam pelacakan pembelian bahan baku.  Oleh karena itu, sistem procurement penting karena memiliki fitur yang dapat membantu mempermudah pelacakan bahan baku.

2. Kesulitan mengkoordinasikan antar departemen

Proses pengadaan barang bukan hanya melibatkan departemen purchasing tetapi juga departemen lain seperti finance. Itu sebabnya, dalam proses tersebut tidak menggunakan sistem procurement sangat mungkin mengalami kesulitan dalam koordinasi antar departemen. Apabila antar departemen tidak terkoordinasi dengan baik tentunya bisa berdampak terhadap proses pengadaan dan bahkan menimbulkan masalah baru bagi pabrik makanan ringan. 

3. Kesulitan mengetahui ketersediaan stok bahan baku

Tantangan pabrik makanan ringan tanpa menggunakan sistem procurement salah satunya yakni kesulitan untuk mengetahui ketersediaan stok bahan baku. Sebab, proses pengadaan bahan baku secara manual biasanya mengharuskan pengelola untuk mengecek dan menghitung sendiri stok barang yang tersedia. Hal ini tentu lebih rumit dibandingkan menggunakan software procurement. Pasalnya, software procurement memiliki fitur yang mempermudah pengecekan ketersediaan stok bahan baku. 

Keuntungan Sistem Procurement untuk Pengadaan Bahan Baku Pabrik Makanan Ringan

Munculnya sistem procurement memberikan kemudahan kepada pabrik makanan ringan dalam proses pengadaan barang. Sistem ini akan membantu seluruh aktivitas dalam pengadaan barang menjadi lebih otomatis dan efisien. Sistem ini tentunya memberikan banyak keuntungan bagi pabrik, di antaranya:

1. Mempermudah proses pembelian

Keuntungan utama adanya software procurement yakni mempermudah proses pembelian. Sistem ini memang dirancang untuk membantu proses pembelian menjadi lebih otomatis dan efisien dengan berbagai fitur yang tersedia. Fitur-fitur sudah sangat lengkap untuk setiap tahapan pengadaan barang. Dengan begitu, adanya software ini sangat efektif untuk membantu pabrik makanan dalam proses pembelian menjadi lebih mudah.

2. Mengontrol jumlah bahan baku menjadi lebih terkendali

Sistem procurement juga akan mempermudah proses pengontrolan jumlah bahan baku. Sebab, sistem ini biasanya terintegrasi dengan sistem lain seperti sistem manajemen inventaris sehingga ketersediaan bahan baku bisa terpantau secara otomatis. Adanya barang masuk dan keluar akan selalu tercatat otomatis sehingga ketersediaan barang bisa selalu terkontrol. 

3. Pemantauan bahan baku lebih mudah dan efisien

Sistem procurement memiliki fitur yang dapat mempermudah pabrik makanan ringan dalam memantau bahan baku. Sistem ini biasanya memiliki fitur atau terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris yang mampu menghitung stok barang, jumlah stok barang masuk, barang keluar, dan barang rusak. Secara otomatis sistem ini akan membantu dalam mengkalkulasi stok barang sehingga pengelola dapat mengelola dan memantau bahan baku secara real-time. 

Cara Memilih Software Procurement yang Tepat untuk Proses Pengadaan Pabrik Makanan Ringan

Memilih software procurement yang tepat sangat penting dalam proses pengadaan pabrik makanan ringan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam memilih software procurement yang tepat:

• Evaluasi kebutuhan bisnis – Sebelum memilih software procurement, penting untuk mengevaluasi kebutuhan bisnis Anda. Tentukan apa yang ingin pabrik makanan ringan Anda capai dengan software procurement dan pastikan fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Pertimbangkan integrasi dengan sistem yang ada – Pastikan bahwa software procurement yang Anda pilih dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada dalam perusahaan Anda. Hal ini akan membantu memastikan kelancaran proses dan menghindari masalah integrasi di kemudian hari.

• Uji coba sebelum memutuskan – Sebelum memutuskan untuk menggunakan software procurement, lakukan uji coba terlebih dahulu. Anda dapat meminta vendor untuk memberikan demo atau mencoba versi trial terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk membeli.
• Pilih yang mudah digunakan – Memilih software procurement yang mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna yang berbeda akan membantu meminimalkan waktu pelatihan dan memaksimalkan produktivitas.

Tiga Aplikasi Sistem Procurement di Pabrik Makanan Ringan

Perusahaan teknologi turut berkontribusi terhadap perkembangan pabrik makanan ringan melalui software procurement. Software procurement adalah software yang dapat mengatur dan mengontrol seluruh proses pembelian dalam suatu perusahaan. Di pasaran ada berbagai pilihan sistem procurement, berikut ini contohnya:

1. HashMicro

HashMicro merupakan perusahaan penyedia berbagai jenis software salah satunya software procurement. Software ini memiliki beberapa fitur penting untuk manajemen permintaan, manajemen pembelian, manajemen supplier, dan lain sebagainya. Tak hanya itu, sistem ini juga telah terintegrasi dengan sistem lain seperti sistem manajemen inventaris, akuntansi dan lain-lain untuk mendukung proses pengadaan menjadi lebih efisien. 

Software ini berbasis web dan aplikasi mobile sehingga pengguna dapat mengaksesnya melalui komputer, smartphone, tablet, dan sebagainya. Sistemnya juga ramah user sehingga mendukung untuk digunakan oleh siapapun dan kapanpun. HashMicro juga memberikan layanan purna jual untuk mendukung adanya perbaikan, revisi, dan dukungan teknis lainnya kepada pengguna produk software mereka. 

2. Oracle Procurement Cloud

Software ini dapat membantu perusahaan besar dalam proses pengadaan barang. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengelola semua proses pembelian dan pengadaan barang dengan cepat dan efisien. Fitur yang tersedia yakni manajemen supplier, manajemen anggaran, dan manajemen kontrak. Software ini telah terbukti efektif untuk membantu perusahaan. 

3. SAP Ariba

Contoh software procurement berikutnya yakni SAP Ariba. Software ini membantu dalam memantau proses pembelian dan pengadaan barang, mulai dari penawaran hingga pembayaran. Fitur yang tersedia pun juga lengkap yakni manajemen supplier, pembelian, katalog, manajemen kontrak, manajemen anggaran, serta terintegrasi dengan sistem lain seperti akuntansi. Software ini cocok untuk membantu mengembangkan bisnis. 

Kesimpulan

Sistem procurement memiliki peran penting untuk pabrik makanan ringan. Sistem ini akan membantu proses pengadaan bahan baku dan perlengkapan lainnya. Fitur yang tersedia efektif untuk membantu setiap tahapan proses pengadaan dan bahkan dapat memantau proses tersebut. Adanya sistem ini berguna dalam membantu melacak proses pembelian bahan baku, memantau proses pembelian, dan membantu mengontrol jumlah stok bahan baku.

Software procurement yang sangat direkomendasikan yakni software procurement dari HashMicro. Software ini memiliki fitur yang cukup lengkap untuk membantu seluruh tahapan pengadaan. Sistemnya yang telah terintegrasi dengan sistem lain juga mempermudah proses pengadaan. Software ini mudah digunakan dan terjangkau menjadikan software ini  sebagai salah satu pilihan untuk pabrik makanan ringan. Coba demo gratis disini.