Dalam menjalankan usaha, anda tidak akan terlepas dari istilah purchase order dan invoice. Dua hal ini akan selalu hadir dalam keseharian anda di kantor, terutama dalam proses supply chain management untuk memastikan bahwa stok dan barang perusahaan tetap stabil.
Namun sayangnya, masih ada banyak orang yang belum memahami apa bedanya dari kedua terminologi ini. Meski isinya kurang lebih sama, namun purchase order (PO) dan invoice memiliki sejumlah perbedaan mendasar di antara keduanya.
Sebelum berhadapan dengan vendor saat melakukan pembelian karena salah menggunakan istilah, Anda perlu membaca terlebih dahulu artikel ini.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Purchase Order
Purchase Order (PO) adalah sebuah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan pada pihak penjual barang. Isi dari dokumen PO pada umumnya mencantumkan detail dari barang yang ingin anda beli dari sang penjual.
Detail ini biasanya berupa nama barang yang ingin dibeli, jumlahnya, warna, harga, dan lain-lainnya yang dianggap perlu.
Pembeli harus mencantumkan apa saja yang ingin mereka beli dari supplier dengan lengkap dan jelas. Hal ini penting untuk menghindari kebingungan dari penjual atau supplier dan salah kirim barang pun tak akan terjadi.
Jika kedua belah pihak sudah menyepakati isi PO, maka dokumen ini akan menjadi kontrak yang mengikat kedua belah pihak secara hukum.
Baca juga: 17 Software POS (Point of Sales) Terbaik Bisnis Tahun 2024
Pengertian Invoice
Jika PO dikirimkan oleh pembeli kepada supplier, maka invoice adalah kebalikannya. Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual (supplier) yang ditujukan pada pihak pembeli barang.
Isi dari dokumen invoice kurang lebih sama dengan dokumen PO, hanya saja tujuannya yang berbeda. Sebagai tambahan, contoh proforma invoice juga sering digunakan untuk memberikan perkiraan tagihan sebelum pengiriman barang dilakukan.
Invoice dibuat sebagai bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang/jasa yang sudah diproduksi/dilakukan oleh penjual. Sama seperti PO, invoice mengikat pihak penjual dan pembeli secara hukum.
Perusahaan dapat membuat invoice secara instan menggunakan sistem penjualan untuk segera dikirimkan kepada pembeli. Pada tahap ini, invoice menunjukkan bahwa pembeli berhutang kepada penjual.
Ada dua cara penyampaian invoice dari penjual kepada pembeli. Yang pertama, invoice dikirimkan kepada pembeli saat barang sudah sampai di tangan pembeli, umumnya saat mendekat jatuh tempo.
Cara pertama ini bisa berjalan karena kedua belah pihak sudah bekerja sama cukup lama. Cara kedua yakni saat kedua belah pihak sudah menyepakati isi purchase order dan pihak pembeli sudah menyelesaikan pembayaran.
Anda dapat membaca lebih lanjut terkait apa itu invoice untuk memahami detail fungsinya, jenis-jenisnya, dan bagaimana mengelolanya secara efektif dalam bisnis Anda.
Di era digital ini, Anda dapat mempermudah penyampaian invoice kepada pembeli dengan menggunakan software invoice atau e-invoicing system secara otomatis. Anda dapat melancarkan arus kas dengan melakukan payment follow up secara otomatis dengan Sistem E-Invoicing terbaik.
Secara ringkasnya, berikut ini perbedaan dan persamaan dari purchase order dan invoice. Perhatikan kata yang tercetak tebal karena hal tersebut yang menjadi inti perbedaan atau kesamaan dari kedua istilah.
Perbedaan Invoice dengan Purchase Order
- PO dibuat oleh pembeli dan ditujukan pada penjual, sedangkan invoice dibuat oleh penjual ditujukan kepada pembeli.
- Isi dari PO adalah rincian lengkap pemesanan barang/jasa yang Anda beli. Sedangkan invoice adalah rincian penagihan atas barang/jasa Anda jual kepada pembeli.
- Purchase order dikirimkan pada saat pembeli memesan barang/jasa. Invoice dikirimkan pada saat barang/jasa selesai dikirim/dikerjakan dan dikirim dari penjual ke pembeli atau pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran pesanan.
Persamaan Invoice dan PO
- Kedua dokumen sama-sama mengikat pembeli dan penjual secara hukum.
- PO dan invoice sama-sama jadi tanda bukti adanya transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.
- Isi dari PO dan invoice memiliki informasi yang hampir sama, yakni mengenai pembeli dan penjual, alamat, no telpon dan lain sebagainya.
Untuk mengetahui seperti apa PO yang tepat, Anda dapat mencari tahu lebih lanjut seperti apa contoh surat tanda terima barang yang ada.
Kesimpulan
Purchase order dan invoice adalah bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan sehari-hari di perusahaan anda. Kalau sampai saat ini anda masih kesulitan membuat purchase order dan invoice dengan benar, anda bisa memanfaatkan software pembelian terbaik dari HashMicro.
Melalui sistem yang kami tawarkan, anda dapat meakukan penjualan dengan lebih cerdas, cepat, dan efektif. Ayo dapatkan keproduktivitasan tim penjualan Anda dengan Sales Software berbasis web terlengkap kami.
Software pembelian yang mudah, praktis dan lengkap ini sudah terbukti meningkatkan efisiensi proses pembelian sejumlah perusahaan di berbagai negara, seperti Indonesia, Singapura, dan berbagai negara lainnya.
Hubungi customer support kami untuk berkonsultasi mengenai software pembelian. Selain itu, anda juga dapat mendapatkan tour produk gratis untuk mencoba demo gratis dari kami.
