Apa itu Purchase Requisition beserta Fungsi dan Format

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, pengelolaan pengadaan barang dan jasa menjadi aspek kritis yang memengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Purchase requisition dan purchase order adalah dua komponen penting dalam proses pengadaan, namun sering terjadi kebingungan mengenai perbedaan antara keduanya.

Artikel ini akan menjelaskan secara mendetail perbedaan antara purchase requisition, yang merupakan permintaan internal untuk membeli barang atau jasa, dan purchase order, yang merupakan komitmen resmi terhadap pemasok.

Lebih lanjut, kita akan menggali bagaimana software procurement modern tidak hanya memperjelas perbedaan ini tetapi juga mengotomatisasi pembuatan kedua dokumen tersebut, mengurangi waktu dan kesalahan, serta meningkatkan transparansi dan kepatuhan dalam proses pengadaan.

Apa itu Purchase Requisition?​

Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan dalam operasional bisnis. Requisition ini juga dikenal sebagai purchase request.

Purchase requisition merupakan langkah awal dalam proses pengadaan barang dan jasa. Ketika suatu departemen atau individu membutuhkan barang atau jasa tertentu, mereka mengajukan PR kepada departemen pengadaan atau bagian terkait agar permintaan mereka diregistrasi dan diproses secara formal.

Purchase requisition ini berisi informasi detail mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk jumlah, deskripsi, dan alasan atau justifikasi pembelian.

Setelah purchase requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order untuk melaksanakan pembelian barang atau jasa yang diminta. Oleh karena itu, PR menjadi dokumen penting dalam proses pengadaan yang menginisiasi dan memastikan pengadaan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Fungsi dan Manfaat Purchase Requisition

Dalam proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda, purchase requisition memegang peranan penting. PR merupakan tahapan awal yang harus dilalui sebelum melakukan pembelian. Dengan menggunakan PR, Anda dapat mengatur dan memonitor kebutuhan serta pengeluaran perusahaan secara efisien.

Pentingnya purchase requisition dalam proses pengadaan barang dan jasa terletak pada beberapa hal berikut:

1. Pengendalian pengeluaran

Dengan menggunakan purchase requisition, Anda dapat mengendalikan pengeluaran perusahaan dengan lebih baik. Setiap permintaan pembelian akan direkam dan diperiksa sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hal ini membantu dalam mencegah pembelian yang tidak perlu atau diluar anggaran.

2. Transparansi dan akuntabilitas

Purchase requisition juga membantu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan perusahaan. Setiap permintaan pembelian yang diajukan harus melalui tahap persetujuan yang jelas. Hal ini memastikan bahwa setiap pembelian telah melalui proses yang sah dan terdokumentasi dengan baik.

3. Efisiensi dan konsistensi

Dengan adanya PR, proses pengadaan barang dan jasa menjadi lebih efisien dan konsisten. Melalui PR, Anda dapat menghindari adanya duplikasi permintaan pembelian yang tidak perlu. Selain itu, PR juga memungkinkan Anda untuk mengatur prioritas dan mengoptimalkan alokasi sumber daya perusahaan dengan lebih baik.

4. Pengontrolan persediaan

PR membantu dalam mengontrol persediaan barang dan jasa perusahaan. Dengan memiliki catatan permintaan pembelian yang terdokumentasi dengan baik, Anda dapat mengatur dan mengelola stok persediaan dengan lebih efektif. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki persediaan yang cukup sesuai dengan kebutuhan operasional.

Dengan memahami pentingnya PR dalam proses pengadaan barang dan jasa, Anda dapat meningkatkan pengendalian pengeluaran, transparansi, efisiensi, serta pengontrolan persediaan perusahaan. Purchase requisition adalah langkah awal yang penting untuk menjaga keberlangsungan bisnis Anda.

Perbedaan antara Purchase Requisition dan Purchase Order

Ketika berurusan dengan proses pembelian dalam bisnis, penting untuk memahami perbedaan antara purchase requisition (PR) dan purchase order (PO). Meskipun keduanya terkait dengan pembelian barang dan jasa, terdapat perbedaan kunci dalam definisi dan tujuan masing-masing.

Purchase requisition

Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan. Permintaan ini dibuat ketika ada kebutuhan untuk membeli barang atau jasa tertentu yang diperlukan dalam operasional bisnis. PR berfungsi sebagai permintaan persetujuan sebelum purchase order dibuat.

Purchase order

Purchase order (PO) adalah dokumen formal yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok yang memberikan instruksi resmi untuk menjual barang atau memberikan jasa yang diminta. PO mencakup detail tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk harga, jumlah, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran.

Perbedaan utama antara purchase requisition dan purchase order (surat pembelian) adalah bahwa purchase requisition adalah langkah awal dalam proses pembelian, sedangkan purchase order adalah langkah terakhir ketika pembelian sudah disetujui dan diperlukan dokumen formal untuk mengatur transaksi.

Rincian dan Format Purchase Requisition

Setelah memahami apa itu purchase requisition dan perbedaannya dengan purchase order, penting untuk mengetahui bahwa setiap perusahaan memiliki format PR yang berbeda. Namun, umumnya, dokumen PR mencakup informasi berikut:

• Nomor PR
• Identitas pengaju pembelian barang atau jasa
• Nama vendor yang menjadi penjual
• Produk atau layanan yang ingin dibeli
• Estimasi harga produk atau jasa
• Jumlah produk atau jasa yang dibutuhkan

Purchase requisition adalah dokumen yang dapat dibuat secara manual, tulis tangan di atas kertas dengan format tertentu, atau secara digital melalui formulir elektronik atau aplikasi. Berikut beberapa contoh form purchase requisition yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.

Semoga contoh purchase requisitio ini bisa bermanfaat dan membantu anda dalam bagamaimana cara membuat purchase requisition.

Langkah-langkah Membuat Purchase Requisition

Untuk memastikan kelancaran dan keefektifan proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan Anda, membuat purchase requisition adalah langkah yang penting. Berikut adalah beberapa langkah mudah yang dapat Anda ikuti untuk membuat contoh purchase requisition:

1. Mengidentifikasi kebutuhan: Tentukan barang atau jasa yang diperlukan untuk operasional perusahaan Anda. Jelaskan secara rinci kuantitas, spesifikasi, dan tujuan penggunaan.
2. Mengisi formulir PR: Isi formulir purchase requisition yang disediakan oleh departemen pengadaan atau sistem yang digunakan di perusahaan Anda. Pastikan semua informasi yang diminta terisi dengan lengkap dan akurat.
3. Mencantumkan informasi pemasok: Berikan informasi lengkap tentang pemasok yang diinginkan, termasuk nama pemasok, alamat, nomor telepon, dan email jika diperlukan.
4. Menjelaskan alasan dan manfaat: Sertakan penjelasan yang jelas tentang alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan, serta manfaat yang diharapkan setelah penerimaan.
5. Menggabungkan persetujuan dan tanda tangan: Pastikan purchase requisition Anda mendapatkan persetujuan dari pihak terkait sesuai dengan kebijakan perusahaan. Tambahkan tanda tangan Anda dan tanda tangan pihak yang berwenang untuk memproses pengadaan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda akan dapat membuat PR dengan mudah sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Proses Persetujuan Purchase Requisition

Pada umumnya, proses persetujuan purchase requisition melibatkan beberapa langkah untuk memastikan bahwa contoh purchase requisition telah melalui evaluasi dan persetujuan yang tepat sebelum dilakukan pembelian. Langkah-langkah ini mencakup:

1. Submission (pengajuan): Pada langkah ini, pengajuan purchase requisition diajukan oleh departemen yang memerlukan barang atau jasa. Pengajuan ini termasuk informasi penting seperti rincian barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, dan alasan mengapa pembelian ini diperlukan.
2. Evaluation (evaluasi): Setelah pengajuan dilakukan, purchase requisition akan dievaluasi oleh tim yang bertanggung jawab dalam proses persetujuan. Tim ini biasanya terdiri dari pihak-pihak yang terkait, seperti manajer departemen yang mengajukan permintaan, tim keuangan, dan tim pengadaan.
3. Approval/rework (persetujuan/pembenahan): Setelah evaluasi, purchase requisition dapat disetujui atau memerlukan pembenahan lebih lanjut sebelum disetujui. Jika perlu, tim yang melakukan evaluasi dapat memberikan saran untuk perbaikan atau klarifikasi sebelum persetujuan final diberikan.
4. Final Approval (persetujuan akhir): Setelah pembenahan, jika diperlukan, langkah terakhir adalah persetujuan akhir oleh pihak yang berwenang, yang biasanya merupakan manajer tingkat lebih tinggi. Persetujuan ini menandai bahwa PR telah memenuhi semua persyaratan dan dapat dilanjutkan ke langkah selanjutnya dalam proses pengadaan barang atau jasa.

Setelah proses persetujuan selesai, PR kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk pembuatan purchase order.

Implementasi Purchase Order setelah Purchase Requisition Disetujui

Jika Anda telah mengajukan purchase requisition dan mendapat persetujuan, langkah selanjutnya adalah melakukan implementasi purchase order. Implementasi ini melibatkan berbagai proses untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang Anda rencanakan untuk dibeli dapat diproses dengan lancar.

Langkah awal dalam implementasi purchase order adalah menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti formulir purchase order, daftar barang yang akan dibeli, dan persyaratan pengiriman. Pastikan Anda telah melengkapi semua informasi yang diperlukan agar tidak terjadi kendala atau kesalahan dalam proses ini.

Setelah dokumen-dokumen disiapkan, langkah berikutnya adalah mengirimkan purchase order kepada vendor yang dipilih. Pastikan Anda telah memeriksa ketersediaan stok dan kualitas barang yang akan dibeli sebelum mengirim purchase order. Hal ini penting agar Anda mendapatkan produk yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Selanjutnya, Anda perlu melakukan monitoring terhadap purchase order yang telah Anda kirimkan. Pastikan Anda terus mengikuti perkembangan pesanan Anda, termasuk status pengiriman, estimasi waktu tiba, dan pembayaran yang harus dilakukan. Jika ada perubahan dalam pesanan, segera lakukan koordinasi dengan vendor untuk memastikan semua tercatat dengan jelas.

Setelah barang atau jasa tiba, segera lakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitasnya. Jika terdapat masalah atau ketidaksesuaian dengan pesanan Anda, segera laporkan kepada vendor dan cari solusi bersama. Pastikan Anda melakukan tindakan yang diperlukan agar pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati sebelumnya.

Terakhir, setelah proses pembelian selesai, penting bagi Anda untuk melakukan evaluasi terhadap seluruh proses implementasi purchase order ini. Identifikasi kendala atau masalah yang mungkin terjadi dan temukan cara untuk menghindari atau mengatasi kendala tersebut di masa depan. Dengan melakukan evaluasi secara berkala, Anda dapat terus meningkatkan efisiensi dan keberhasilan proses pembelian di perusahaan Anda.

Kendala Umum dalam Proses Purchase Requisition dan Cara Mengatasi

Selama proses PR, Anda mungkin menghadapi beberapa kendala yang dapat mempengaruhi efisiensi dan kecepatan dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan Anda. Namun, jangan khawatir karena ada cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kendala pembuatan contoh purchase requisition tersebut.

Kendala dalam purchase requisition

Berikut ini adalah beberapa kendala umum yang mungkin Anda temui dalam proses purchase requisition:

• Terlambatnya pengajuan PR, yang dapat mempengaruhi waktu pengadaan barang dan jasa.
• Kesalahan dalam pengisian formulir PR, seperti informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat.
• Proses persetujuan yang lambat, yang menghambat langkah selanjutnya dalam pengadaan.
• Keterbatasan anggaran atau sumber daya yang mempengaruhi kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pengadaan.
• Kesulitan dalam komunikasi antara tim yang terlibat dalam proses PR.

Cara mengatasi kendala purchase requisition

Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kendala-kendala PR:

• Buatlah jadwal pengajuan PR yang teratur dan pastikan untuk mengikutinya secara konsisten.
• Periksa kembali formulir PR sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa informasi yang tercantum lengkap dan akurat.
• Komunikasikan dengan semua pihak terkait mengenai pentingnya mengikuti timeline yang telah ditetapkan untuk proses persetujuan.
• Terapkan sistem pengawasan anggaran yang efektif untuk memastikan bahwa sumber daya yang tersedia dapat digunakan dengan bijaksana.
• Gunakan alat komunikasi yang efisien, seperti email atau platform kolaborasi online, untuk memudahkan komunikasi antara tim yang terlibat dalam proses PR.

Kelola Purchase Requisition Lebih Mudah dengan Software Procurement dari HashMicro

Mengelola purchase requisition seringkali menjadi tantangan bagi banyak perusahaan, tetapi dengan penerapan software procurement dari HashMicro, proses ini berubah menjadi lebih mudah dan efisien.

Dengan fitur yang dirancang untuk otomatisasi dan integrasi, software ini memungkinkan pengguna untuk dengan cepat membuat, mengirim, dan melacak purchase requisition tanpa kesalahan manual yang biasa terjadi. 

Berikut adalah penjelasan detail tentang fitur-fitur utamanya:

• PO, RFQ & PR management: Sistem ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengelola PO, Request for Quotation (RFQ), dan PR dengan mudah. Pengguna dapat mengonversi PR menjadi PO dan mengirim RFQ ke beberapa pemasok untuk mendapatkan penawaran terbaik.
• PR approval management: Fitur ini memastikan bahwa setiap permintaan pembelian disetujui sesuai dengan kebijakan perusahaan. Sistem ini mendukung alur kerja persetujuan yang dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang spesifik.
• Online portal for suppliers: Portal online untuk pemasok memungkinkan interaksi yang lebih efisien dan transparan antara perusahaan dengan pemasoknya. Pemasok dapat mengakses portal untuk melihat RFQ, mengirim penawaran, dan memperbarui status pengiriman.
• Vendor/supplier rating: Fitur ini membantu perusahaan dalam mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan kinerja mereka. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga kualitas dan keandalan rantai pasokan.
• Blanket order management: Manajemen blanket order memudahkan pengguna untuk membuat dan mengelola kontrak pembelian jangka panjang dengan pemasok, memungkinkan pembelian berulang tanpa perlu membuat PO baru setiap kali.
• Landed cost calculation: Fitur perhitungan landed cost memungkinkan perusahaan untuk menghitung biaya total yang terkait dengan pengadaan barang, termasuk harga pembelian, transportasi, pajak, bea cukai, dan biaya lainnya, sehingga memudahkan penentuan harga jual produk.

Dengan fitur-fitur ini, software procurement HashMicro tidak hanya memperkuat proses pembelian tetapi juga meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol atas seluruh proses pengadaan. Ini adalah alat yang sangat berharga bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasi logistik mereka.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis yang dinamis, pengelolaan purchase requisition dan purchase order yang efisien adalah kunci untuk memastikan kelancaran operasional dan keberhasilan strategi pengadaan.

Software procurement dari HashMicro telah terbukti sebagai solusi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan ini tetapi juga menawarkan nilai tambah melalui automasi, analisis data, dan integrasi yang mulus.

Untuk melihat bagaimana software ini dapat mengubah proses pengadaan Anda, kami mengundang Anda untuk mengakses demo gratis dan mengalami sendiri keunggulan yang ditawarkan. Ambil langkah pertama menuju transformasi pengadaan dengan HashMicro hari ini.

Pertanyaan Seputar Purchase Requisition

• Bagaimana cara mengelola purchase requisition yang efektif?

  Untuk mengelola purchase requisition yang efektif, perusahaan dapat menggunakan software manajemen pengadaan yang terintegrasi. Software ini dapat membantu mengotomatisasi proses, memudahkan tracking, dan memastikan semua permintaan pembelian sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.

• Apa saja yang perlu diperhatikan dalam proses approval purchase requisition?

  Dalam proses approval purchase requisition, penting untuk memastikan bahwa permintaan tersebut memiliki justifikasi yang jelas, sesuai dengan anggaran, dan sudah mendapatkan persetujuan dari semua pihak yang berwenang. Verifikasi ketersediaan barang atau jasa dan mengevaluasi vendor juga merupakan langkah penting.

• Apa dampak dari purchase requisition yang tidak dikelola dengan baik?

  Purchase requisition yang tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan overstocking atau understocking, pemborosan anggaran, penundaan proyek, ketidaksesuaian dengan kebutuhan operasional, dan potensi masalah audit dan compliance.

• Bagaimana peran teknologi dalam pengelolaan purchase requisition?

  Teknologi memainkan peran penting dalam pengelolaan purchase requisition dengan menyediakan platform digital untuk memproses, melacak, dan mengelola permintaan pembelian secara real-time. Hal ini meningkatkan akurasi, mengurangi kesalahan manusia, dan mempercepat proses approval serta pengadaan.

• Bagaimana cara meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan purchase requisition?

  Meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan purchase requisition dapat dilakukan dengan mengimplementasikan sistem ERP yang terintegrasi, melatih staf tentang proses pengadaan yang benar, serta menerapkan kebijakan yang jelas dan transparan mengenai persetujuan dan pengelolaan permintaan pembelian.