Shift: Pengertian dan Ketentuan yang Wajib Anda Ketahui!

Banyaknya jenis pekerjaan membuat juga banyaknya pembagian waktu kerja seorang karyawan. Tentunya, tidak semua orang memiliki jam kerja 9 to 5. Sebagian orang mau-tidak-mau bekerja secara parsial dalam satu hari pada jam-jam tertentu yang telah perusahaan atur dalam shift kerja.

Hal tersebut biasanya juga tergantung dari jenis dan skala pekerjaannya. Umumnya, jenis pekerjaan seperti manufaktur, layanan masyarakat, atau logistik memiliki aturan jam kerja karyawan secara parsial.

Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai shift adalah pembagian jam kerja serta bagaimana regulasi dan ketentuannya? Simak artikel berikut ini untuk penjelasan lengkapnya.

Apa itu Shift Karyawan?

Menurut Muchinsky, shift kerja adalah suatu sistem pengaturan kerja yang memberi peluang untuk memanfaatkan keseluruhan waktu yang tersedia untuk mengoperasikan pekerjaan. Shift kerja ini terjadi pada waktu-waktu tertentu, seperti shift pagi, malam, atau bergilir, sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Pengaturan shift kerja bertujuan untuk memaksimalkan produktivitas dan memastikan operasional berjalan tanpa henti selama 24 jam, terutama dalam industri yang memerlukan pelayanan atau produksi berkelanjutan.

Setiap perusahaan menerapkan sistem shift kerja dengan pertimbangan khusus, tergantung pada jenis usaha dan kebutuhan tenaga kerjanya. Misalnya, dalam industri jasa atau pelayanan seperti restoran, toko, dan transportasi, shift kerja biasanya diterapkan untuk memastikan bahwa layanan tetap tersedia sepanjang hari.

Pentingnya Menerapkan Shift Kerja

Penerapan shift kerja memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran operasional bisnis, terutama bagi industri yang beroperasi selama 24 jam seperti pabrik, layanan kesehatan, dan sektor transportasi. Dengan adanya sistem shift kerja, perusahaan dapat memaksimalkan produktivitas dan memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa gangguan.

Selain itu, shift kerja juga memungkinkan pemanfaatan sumber daya manusia yang lebih efisien, menghindari penumpukan pekerjaan pada satu waktu tertentu.

Namun, penerapan shift kerja harus dilakukan dengan memperhatikan kesejahteraan karyawan, termasuk faktor kesehatan, keselamatan, dan keseimbangan kerja-hidup, untuk mencegah kelelahan dan menjaga produktivitas jangka panjang.

Ketentuan Shift Kerja Berdasarkan Undang-Undang

Banyak perusahaan atau industri yang sedang berkembang mungkin harus memberlakukan shift kerja yang berbeda dari perusahaan pada umumnya. Pemerintah memahami hal tersebut, sehingga jam kerja, waktu istirahat kerja dan waktu lembur diatur dalam pasal 77 sampai pasal 85  Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan  yang menyatakan:

Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.

Waktu kerja sebagaimana tertera dalam ayat (1) meliputi:

• 7 jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
• 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
• Ketentuan waktu kerja sebagaimana yang dimaksud dalam ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu.

Umumnya, tidak ada peraturan yang menjelaskan secara spesifik untuk mengharuskan perusahaan untuk melapor kepada Dinas Ketenagakerjaan apabila melakukan perubahan waktu kerja dari yang semula normal menjadi shift. Namun, ada beberapa perusahaan yang mencantumkan sistem waktu kerja mereka dalam Peraturan Perusahaan (PP).

Akan tetapi jika kita melihat pasal 108 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 yang mengatur tentang Ketenagakerjaan, perubahan sistem waktu kerja dari normal menjadi shift ini ada dalam PP, maka Anda harus melaporkan perubahannya kepada Disnaker.

Ketentuan Bagi Pekerja Perempuan

Kembali melihat pada pasal, Pasal 76 Undang-Undang No. 13 tahun 2003 menyatakan, pekerja perempuan yang berumur kurang dari 18 tahun dan sedang dalam keadaan hamil sangat dilarang bekerja antara pukul 23.00 hingga pukul 07.00 pagi.

Selain itu dalam pasal tersebut juga menyatakan bahwa perusahaan harus memberikan asupan bergizi, menjaga kesusilaan, dan keamanan selama di tempat kerja, Perusahaan juga wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja/buruh perempuan yang berangkat-pulang kerja antara pukul 23.00 hingga 05.00 pagi.

Berdasarkan peraturan yang telah pemerintah tetapkan dalam pasal tersebut, dapat kita simpulkan bahwa pembagian waktu kerja bagi perempuan sedikit istimewa. Ada pasal tersendiri yang mengatur pembagian waktu kerja ini bagi perempuan.

Sehingga perusahaan harus lebih memperhatikan lagi bagaimana dalam memperlakukan karyawan perempuannya. Apakah sudah sesuai peraturan atau belum.

Jenis-jenis Shift Kerja

Setiap jenis shift kerja memiliki karakteristik dan waktu pelaksanaannya masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis shift kerja yang umum digunakan untuk menjaga produktivitas dan efisiensi:

1. Shift Malam

Shift malam biasanya berlangsung selama jam-jam yang dianggap tidak lazim untuk bekerja, seperti dari pukul 11 malam hingga 7 pagi. Jenis shift ini seringkali ditawarkan di sektor yang memerlukan operasi 24 jam, seperti layanan kesehatan, keamanan, dan pabrik.

Karyawan yang bekerja shift malam mungkin mendapatkan tambahan insentif atau upah lembur karena jam kerjanya yang tidak standar, dan mereka harus dapat menyesuaikan ritme tubuh untuk tetap produktif meskipun bekerja di waktu yang biasanya digunakan untuk beristirahat.

2. Shift Pagi dan Siang

Shift pagi dan siang adalah yang paling banyak diadopsi oleh berbagai jenis pekerjaan. Shift pagi biasanya dimulai dari jam 7 atau 8 pagi hingga sore hari, sedangkan shift siang bisa mulai dari tengah hari hingga larut malam.

Jenis shift ini cocok untuk mereka yang memiliki rutinitas harian yang relatif normal dan dapat secara alami sinkron dengan jam kerja tersebut. Kebanyakan kantor dan layanan pelanggan memilih untuk beroperasi dalam shift pagi dan siang untuk menyesuaikan dengan jam buka pasar atau jam kerja standar di wilayah tersebut.

3. Shift Panjang

Shift panjang mengacu pada jam kerja yang melebihi standar delapan jam dalam satu hari, biasanya mencapai 10 hingga 12 jam. Meskipun ini berarti karyawan bekerja lebih sedikit hari dalam seminggu, mereka cenderung menghabiskan lebih banyak waktu setiap kali masuk kerja.

Shift ini sering ditemukan di industri yang membutuhkan kontinuitas operasional yang tinggi, seperti layanan kesehatan atau manufaktur. Kelebihan dari shift panjang adalah efisiensi waktu bepergian dan lebih banyak hari libur, namun bisa menjadi tantangan dalam hal kelelahan dan keseimbangan kehidupan kerja.

4. Flexible

Shift fleksibel memberikan keleluasaan kepada karyawan untuk menentukan jam masuk dan pulang kerja, selama masih memenuhi jumlah jam kerja yang dibutuhkan per hari atau per minggu.

Model kerja ini sangat menguntungkan bagi orang-orang yang perlu menyesuaikan jadwal kerja dengan komitmen pribadi lainnya seperti sekolah, perawatan anak, atau kegiatan sosial. Shift fleksibel dapat meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas karena karyawan memiliki kontrol lebih atas waktu mereka.

5. WFH/Remote

Bekerja dari rumah atau remote working memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugas dari luar kantor tradisional, sering kali dari kenyamanan rumah mereka sendiri. Ini telah menjadi sangat populer dan diperlukan selama pandemi COVID-19. WFH bisa diterapkan dengan jam kerja yang tetap atau fleksibel, tergantung pada kebijakan perusahaan.

Keuntungan utamanya adalah fleksibilitas lokasi dan pengurangan waktu serta biaya perjalanan, namun bisa juga menimbulkan tantangan dalam hal kolaborasi dan pemisahan antara ruang kerja dan pribadi.

Cara Membuat Jadwal Shift

Penyusunan jadwal shift yang baik sangat penting untuk memastikan operasional perusahaan berjalan lancar dan karyawan tetap produktif.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu Anda dalam menyusun jadwal shift kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan tetap memperhatikan kesejahteraan karyawan:

• Tentukan kebutuhan tenaga kerja: Analisis kebutuhan tenaga kerja berdasarkan volume kerja dan jam operasional perusahaan. Identifikasi berapa banyak karyawan yang diperlukan untuk setiap shift kerja guna memastikan semua area tetap terlayani dengan baik.
• Pertimbangkan jenis shift yang diterapkan: Sesuaikan jadwal dengan jenis shift kerja yang akan diterapkan, seperti shift pagi, sore, malam, atau sistem bergilir. Hal ini penting agar setiap karyawan mendapatkan waktu istirahat yang cukup dan dapat bekerja secara optimal.
• Gunakan alat atau software penjadwalan: Manfaatkan aplikasi pembuat jadwal kerja untuk memudahkan proses pembuatan jadwal shift kerja. Alat ini dapat membantu dalam mengatur dan mengoptimalkan jadwal kerja, serta memudahkan pemantauan jam kerja karyawan.
• Monitor kinerja dan kesejahteraan karyawan: Pantau kinerja dan kesejahteraan karyawan yang bekerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Tindakan ini memungkinkan Anda melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga produktivitas dan kesehatan kerja karyawan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat jadwal shift kerja yang efektif dan efisien, dengan memperhatikan kesejahteraan tim Anda.

Macam-Macam Rostering Shift Kerja

Sebagai acuan rostering, perusahaan biasanya menggunakan tiga metode simulasi. Berikut ulasannya:

1. 3 Grup 3 Shift

Dalam metode ini karyawan akan bekerja selama 7 jam dengan istirahat 1 jam pada hari senin sampai jumat. Sedangkan pada hari sabtu durasi kerja hanya 5 jam. Hal ini terjadi karena durasi kerja yang lebih sedikit dan memiliki karyawan yang lebih sedikit.

2. 4 Grup 3 Shift

Karyawan akan dibagi menjadi empat grup. Mereka bekerja selama lima hari dalam seminggu dengan durasi tujuh jam kerja dan satu jam istirahat.

Jatah libur yang perusahaan berikan adalah sebanyak tiga hari saat pergantian waktu kerja ketiga dan pertama. Sehingga perusahaan akan cukup repot karena pengaturan jadwal libur yang tidak menentu.

3. 3 Grup 2 Shift

Biasanya metode ini diberlakukan bagi petugas keamanan. Satu minggu masing-masing shift satu, dua, dan libur yang terdiri dari dua hari.

Tantangan Shift Kerja

Mengelola dan berpartisipasi dalam shift kerja beragam dapat menimbulkan beberapa tantangan, baik bagi pengelola maupun karyawan. Berikut adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi:

1. Gangguan Ritme Sirkadian: Karyawan yang bekerja pada shift malam atau shift yang berubah-ubah sering mengalami gangguan pada ritme sirkadian mereka, yang adalah jam biologis internal tubuh. Ini dapat menyebabkan masalah kesehatan serius, termasuk gangguan tidur, kelelahan kronis, dan bahkan depresi.
2. Keseimbangan Hidup dan Kerja: Shift kerja, terutama yang tidak teratur, dapat menyulitkan karyawan untuk mengatur waktu antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka. Hal ini sering kali mengakibatkan konflik dengan tanggung jawab keluarga dan sosial, yang dapat menurunkan kualitas hidup.
3. Masalah Kesehatan Fisik dan Mental: Studi menunjukkan bahwa karyawan shift malam memiliki risiko lebih tinggi untuk beberapa jenis kanker, penyakit kardiovaskular, ulkus, dan masalah psikologis. Tantangan ini membutuhkan strategi yang efektif dari perusahaan untuk mengurangi dampak negatif.
4. Keamanan di Tempat Kerja: Karyawan yang bekerja pada jam-jam tidak biasa, seperti dini hari, mungkin menghadapi risiko keamanan yang lebih besar saat perjalanan ke dan dari tempat kerja. Selain itu, kelelahan akibat shift malam dapat meningkatkan kemungkinan kecelakaan dan cedera di tempat kerja.
5. Produktivitas dan Motivasi: Karyawan yang tidak mendapatkan cukup istirahat atau yang bekerja pada jam-jam yang tidak sesuai dengan ritme tubuh alami mereka mungkin mengalami penurunan dalam produktivitas dan motivasi. Ini dapat mempengaruhi kinerja mereka dan secara keseluruhan dapat berdampak negatif terhadap operasi perusahaan.
6. Pengelolaan dan Penjadwalan: Untuk manajer, penjadwalan shift yang adil dan efisien bisa menjadi tantangan, terutama dalam organisasi dengan banyak karyawan dan kebutuhan operasional yang kompleks. Kesalahan dalam penjadwalan bisa mengakibatkan kelebihan atau kekurangan staf, yang berdampak pada operasi dan biaya.

Mengatasi tantangan-tantangan ini memerlukan pendekatan yang komprehensif, termasuk kebijakan kerja yang fleksibel, dukungan kesehatan dan psikologis, dan teknologi manajemen sumber daya manusia yang efektif.

Tips Mengelola Shift Kerja dengan Efektif

Mengelola shift kerja secara efektif sangat penting untuk memastikan kepuasan karyawan dan kelancaran operasi perusahaan. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola shift kerja dengan lebih efektif:

1. Komunikasi yang Jelas: Pastikan semua karyawan mengerti jadwal kerja mereka dengan jelas dan tahu kepada siapa harus berkomunikasi jika ada masalah. Komunikasi yang efektif juga mencakup memberi tahu karyawan tentang perubahan jadwal secepat mungkin.
2. Rotasi Shift yang Adil: Mengatur rotasi shift yang adil dan konsisten dapat membantu mengurangi ketidakpuasan karyawan dan meminimalkan gangguan ritme sirkadian. Pertimbangkan preferensi karyawan untuk shift tertentu, tetapi juga pastikan semua karyawan mendapatkan kesempatan yang sama untuk shift yang lebih disukai atau lebih mudah.
3. Dukungan Kesehatan dan Kesejahteraan: Tawarkan program dukungan kesehatan yang dirancang khusus untuk karyawan shift, seperti konseling, program diet dan olahraga, serta fasilitas istirahat yang memadai. Ini dapat membantu mengurangi efek negatif dari bekerja di jam-jam yang tidak biasa.
4. Penggunaan Teknologi dalam Penjadwalan: Manfaatkan perangkat lunak penjadwalan untuk mengoptimalkan penugasan shift. Teknologi ini dapat membantu dalam membuat jadwal yang tidak hanya memenuhi kebutuhan operasional tetapi juga mempertimbangkan kesejahteraan karyawan.
5. Pelatihan untuk Manajer Shift: Berikan pelatihan khusus kepada manajer shift tentang cara mengelola tim yang bekerja di jam yang berbeda. Pelatihan ini harus mencakup topik seperti pengelolaan stres, teknik motivasi, dan strategi komunikasi yang efektif.
6. Fleksibilitas dalam Jam Kerja: Jika mungkin, berikan pilihan fleksibilitas dalam jam kerja kepada karyawan, memungkinkan mereka untuk memiliki pengaruh lebih besar atas jadwal kerja mereka. Fleksibilitas ini bisa sangat berharga bagi karyawan yang berjuang untuk menyeimbangkan tuntutan pekerjaan dan kehidupan pribadi.
7. Penggunaan Software HR: Manfaatkan software HR yang dapat membantu mengotomatisasi dan mengoptimalkan penjadwalan shift. Perangkat lunak ini sering dilengkapi dengan alat-alat yang dapat menganalisis kebutuhan staf, melacak kehadiran, dan bahkan memberikan wawasan tentang bagaimana jadwal dapat disesuaikan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan produktivitas secara keseluruhan.

Menerapkan tips ini dapat membantu meminimalkan tantangan yang terkait dengan shift kerja dan memastikan bahwa karyawan tetap produktif, sehat, dan terlibat dalam pekerjaan mereka.

Permudah Melakukan Jadwal Shift dengan Software HashMicro

Mengelola jadwal shift kerja dapat menjadi tantangan tersendiri, namun dengan menggunakan software HashMicro, proses ini menjadi lebih efisien dan terorganisir.

HashMicro menyediakan berbagai fitur yang dirancang untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan jadwal shift kerja, antara lain:

• Roster & dynamic employee working schedule management: Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengelola jadwal shift kerja secara dinamis. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan jadwal karyawan sesuai kebutuhan operasional, serta mengatur rotasi shift yang efisien.
• Face recognition and GPS attendance with preventive fraud attendants: Dengan fitur ini, kehadiran karyawan dapat dicatat dengan akurat menggunakan pengenalan wajah dan GPS. Hal ini membantu memastikan bahwa karyawan yang terdaftar benar-benar hadir, sehingga mencegah kecurangan dan meningkatkan keakuratan data kehadiran.
• Approval delegation with auto follow up notification: Fitur ini memudahkan proses persetujuan jadwal shift kerja. Anda dapat menetapkan delegasi untuk menyetujui atau menolak jadwal, dan sistem secara otomatis akan mengirimkan pengingat kepada pihak terkait, memastikan bahwa tidak ada jadwal yang terlewat.

Dengan fitur-fitur ini, software HR dapat mempermudah proses penjadwalan shift, meningkatkan akurasi kehadiran, serta memastikan manajemen waktu kerja karyawan berjalan lebih efisien.

Kesimpulan

Cukup sekian pembahasan mengenai shift kerja. Mulai dari pengertian, regulasi, dan jenisnya. Perlu diperhatikan bahwa pembagian waktu kerja ini sangatlah penting.

Selain berusaha untuk tidak melanggar peraturan ketenagakerjaan, sebuah perusahaan juga perlu untuk memperhatikan kesejahteraan karyawannya seperti kesehatan dan keamanan.

Jika anda tertarik untuk mengelola sumber daya manusia secara efisien dan efektif. Jangan ragu untuk menghubungi Hashmicro. Menyediakan layanan aplikasi pembuat jadwal shift software HRM untuk perusahaan yang membutuhkannya.

Dapat kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya dengan otomatisasi. Dapatkan demo gratisnya sekarang!

Pertanyaan Seputar Shift Kerja

• Jam berapa shift 1, 2, dan 3 masuk?
  

  Shift kerja biasanya memiliki jam masuk yang berbeda, tergantung pada kebijakan perusahaan. Berikut adalah contoh umum jadwal masuk shift 1, 2, dan 3:

  Shift 1: Masuk pukul 08.00 pagi hingga 16.00 sore
  Shift 2: Masuk pukul 16.00 sore hingga 00.00 tengah malam
  Shift 3: Masuk pukul 00.00 tengah malam hingga 08.00 pagi

  Namun, jadwal ini bisa berbeda di setiap perusahaan.

• Shift apa yang lebih baik untuk bekerja?
  

  Tidak ada shift yang secara mutlak lebih baik untuk semua orang, karena setiap shift memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Pilihan shift yang terbaik tergantung pada preferensi pribadi, kondisi kesehatan, dan kebutuhan masing-masing individu.

• Apakah kerja shift malam sehat?
  

  Kerja shift malam bisa berdampak pada kesehatan, tergantung bagaimana seseorang menyesuaikan diri dengan pola kerja tersebut. Beberapa potensi risiko kesehatan yang bisa muncul dari kerja shift malam adalah:

  1. Gangguan tidur: Shift malam bisa mengganggu jam tidur alami karena tubuh lebih sulit beristirahat di siang hari.
  2. Masalah kesehatan fisik: Kurang tidur yang berkepanjangan dapat meningkatkan risiko masalah kesehatan seperti kelelahan, tekanan darah tinggi, atau gangguan pencernaan.
  3. Masalah kesehatan mental: Pola kerja malam yang tidak teratur dapat memengaruhi suasana hati dan meningkatkan risiko stres atau kecemasan.

  Namun, dengan penyesuaian yang tepat, seperti menjaga jadwal tidur yang teratur, pola makan sehat, dan berolahraga, risiko tersebut dapat dikurangi. Jika memungkinkan, pastikan tubuh mendapatkan waktu istirahat yang cukup dan berkualitas untuk menjaga kesehatan saat bekerja shift malam.

• Bagaimana cara mengatur jadwal shift yang efektif?

  Untuk mengatur jadwal shift yang efektif, pastikan untuk mempertimbangkan kebutuhan operasional bisnis dan preferensi karyawan. Gunakan perangkat lunak penjadwalan untuk memudahkan rotasi dan alokasi shift, dan komunikasikan jadwal dengan jelas kepada semua karyawan. Penting juga untuk memberi karyawan kesempatan untuk memberikan masukan tentang preferensi shift mereka.

• Apa tantangan utama dalam manajemen kerja shift?

  Tantangan utama dalam manajemen kerja shift termasuk mengatur jadwal yang adil dan konsisten, mengelola keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi karyawan, mengatasi masalah kesehatan yang terkait dengan shift malam atau irregular, serta memastikan komunikasi yang efektif antar shift.

• Bagaimana cara menghitung gaji kerja shift?

  Gaji kerja shift dihitung dengan menambahkan semua jam kerja reguler dan lembur yang dilakukan karyawan selama periode pembayaran. Pastikan untuk mengurangi waktu istirahat yang tidak dibayar dari total jam kerja, dan aplikasikan tarif lembur jika karyawan bekerja melebihi jam kerja standar yang ditetapkan. Gunakan perangkat lunak penggajian untuk memastikan akurasi dan kepatuhan terhadap regulasi upah.