Shift: Pengertian dan Ketentuan yang Wajib Anda Ketahui!

Banyaknya jenis pekerjaan membuat juga banyaknya pembagian waktu kerja seorang karyawan. Tentunya, tidak semua orang memiliki jam kerja 9 to 5. Sebagian orang mau-tidak-mau bekerja secara parsial dalam satu hari pada jam-jam tertentu yang telah perusahaan atur dalam shift kerja.

Hal tersebut biasanya juga tergantung dari jenis dan skala pekerjaannya. Umumnya, jenis pekerjaan seperti manufaktur, layanan masyarakat, atau logistik mengharuskan karyawannya bekerja secara parsial.

Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai shift adalah pembagian jam kerja serta bagaimana regulasi dan ketentuannya? Simak artikel berikut ini untuk penjelasan lengkapnya.

Pengertian Shift

Menurut Muchinsky, Shift adalah suatu sistem pengaturan kerja yang memberi peluang untuk memanfaatkan keseluruhan waktu yang tersedia untuk mengoperasikan pekerjaan. Shift ini terjadi pada waktu-waktu tertentu, seperti shift pagi, malam, atau bergilir, sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Pengaturan shift bertujuan untuk memaksimalkan produktivitas dan memastikan operasional berjalan tanpa henti selama 24 jam, terutama dalam industri yang memerlukan pelayanan atau produksi berkelanjutan.

Setiap perusahaan menerapkan sistem shift dengan pertimbangan khusus, tergantung pada jenis usaha dan kebutuhan tenaga kerjanya. Misalnya, dalam industri jasa atau pelayanan seperti restoran, toko, dan transportasi, shift biasanya diterapkan untuk memastikan bahwa layanan tetap tersedia sepanjang hari.

Pentingnya Menerapkan Shift Kerja

Penerapan shift kerja memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran operasional bisnis, terutama bagi industri yang beroperasi selama 24 jam seperti pabrik, layanan kesehatan, dan sektor transportasi. Dengan adanya sistem shift, perusahaan dapat memaksimalkan produktivitas dan memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa gangguan.

Selain itu, shift kerja juga memungkinkan pemanfaatan sumber daya manusia yang lebih efisien, menghindari penumpukan pekerjaan pada satu waktu tertentu.

Namun, penerapan shift harus dilakukan dengan memperhatikan kesejahteraan karyawan, termasuk faktor kesehatan, keselamatan, dan keseimbangan kerja-hidup, untuk mencegah kelelahan dan menjaga produktivitas jangka panjang.

Ketentuan Shift Kerja Berdasarkan Undang-Undang

Banyak perusahaan atau industri yang sedang berkembang mungkin harus memberlakukan shift kerja yang berbeda dari perusahaan pada umumnya. Pemerintah memahami hal tersebut, sehingga jam kerja, waktu istirahat kerja dan waktu lembur diatur dalam pasal 77 sampai pasal 85  Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan  yang menyatakan:

Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.

Waktu kerja sebagaimana tertera dalam ayat (1) meliputi:

• 7 jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
• 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
• Ketentuan waktu kerja sebagaimana yang dimaksud dalam ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu.

Umumnya, tidak ada peraturan yang menjelaskan secara spesifik untuk mengharuskan perusahaan untuk melapor kepada Dinas Ketenagakerjaan apabila melakukan perubahan waktu kerja dari yang semula normal menjadi shift. Namun, ada beberapa perusahaan yang mencantumkan sistem waktu kerja mereka dalam Peraturan Perusahaan (PP).

Akan tetapi jika kita melihat pasal 108 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 yang mengatur tentang Ketenagakerjaan, perubahan sistem waktu kerja dari normal menjadi shift ini ada dalam PP, maka Anda harus melaporkan perubahannya kepada Disnaker.

Ketentuan Bagi Pekerja Perempuan

Kembali melihat pada pasal, Pasal 76 Undang-Undang No. 13 tahun 2003 menyatakan, pekerja perempuan yang berumur kurang dari 18 tahun dan sedang dalam keadaan hamil sangat dilarang bekerja antara pukul 23.00 hingga pukul 07.00 pagi.

Selain itu dalam pasal tersebut juga menyatakan bahwa perusahaan harus memberikan asupan bergizi, menjaga kesusilaan, dan keamanan selama di tempat kerja, Perusahaan juga wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi pekerja/buruh perempuan yang berangkat-pulang kerja antara pukul 23.00 hingga 05.00 pagi.

Berdasarkan peraturan yang telah pemerintah tetapkan dalam pasal tersebut, dapat kita simpulkan bahwa pembagian waktu kerja bagi perempuan sedikit istimewa. Ada pasal tersendiri yang mengatur pembagian waktu kerja ini bagi perempuan.

Sehingga perusahaan harus lebih memperhatikan lagi bagaimana dalam memperlakukan karyawan perempuannya. Apakah sudah sesuai peraturan atau belum.

Jenis-jenis Shift Kerja

Setiap jenis shift memiliki karakteristik dan waktu pelaksanaannya masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis shift kerja yang umum digunakan untuk menjaga produktivitas dan efisiensi:

1. Jadwal shift kerja pertama

Shift kerja pertama atau yang sering disebut sebagai shift pagi, biasanya dimulai pada pagi hari dan berlangsung hingga siang atau sore hari. Jadwal ini sering diterapkan pada jam kerja reguler, dimulai dari pukul 7 pagi hingga 3 sore atau 9 pagi hingga 5 sore tergantung kebijakan perusahaan.

Shift ini paling umum digunakan dalam berbagai industri dan biasanya dianggap sebagai waktu kerja yang paling produktif, karena karyawan bekerja pada jam-jam aktif tubuh mereka.

Shift pagi ini umumnya cocok untuk bisnis yang melayani pelanggan pada jam operasional standar atau memerlukan proses produksi yang dimulai lebih awal.

2. Jadwal shift kerja kedua

Shift kerja kedua, yang sering disebut sebagai shift sore, biasanya berlangsung setelah jam kerja pertama selesai, dimulai sekitar pukul 3 sore hingga 11 malam.

Shift ini diterapkan di industri yang memerlukan operasional lebih lama, seperti layanan pelanggan, manufaktur, dan ritel.

Karyawan yang bekerja pada shift sore membantu menjaga kelangsungan operasional bisnis sehingga tetap produktif di luar jam kerja normal.

Meskipun bekerja di luar jam standar, shift ini tetap memungkinkan karyawan untuk memiliki waktu istirahat di malam hari, meski lebih singkat dibandingkan shift pagi.

3. Jadwal shift kerja ketiga

Shift kerja ketiga, atau yang dikenal sebagai shift malam, dimulai pada malam hari dan berakhir di pagi hari, biasanya dari pukul 11 malam hingga 7 pagi.

Shift ini diterapkan di industri yang membutuhkan operasional 24 jam, seperti layanan kesehatan, keamanan, transportasi, dan produksi manufaktur.

Karyawan yang bekerja pada shift malam memastikan bisnis tetap berjalan tanpa henti, meskipun di luar jam operasional normal.

Meskipun shift malam menawarkan fleksibilitas waktu siang, bekerja pada jam-jam ini memerlukan perhatian ekstra terhadap kesehatan dan keselamatan karena bisa mempengaruhi pola tidur dan keseimbangan kerja-hidup karyawan.

4. Shift tetap

Shift tetap adalah jenis shift kerja di mana karyawan memiliki jam kerja yang sama setiap harinya, tanpa adanya perubahan atau rotasi waktu.

Dalam sistem ini, karyawan akan selalu bekerja di shift yang sama, misalnya hanya pada shift pagi, sore, atau malam, tergantung dari penetapan awal perusahaan.

Shift tetap memberikan keuntungan berupa konsistensi, karena karyawan dapat mengatur rutinitas harian dengan lebih mudah.

Namun, bagi yang bekerja di shift malam, ada risiko kelelahan lebih tinggi jika jam kerja tersebut berlangsung dalam jangka panjang tanpa adanya pergantian.

5. Shift bergilir

Pergantian shift ini biasanya diatur secara terjadwal, sehingga semua karyawan mendapatkan kesempatan untuk bekerja di setiap shift dalam siklus tertentu.

Sistem ini, termasuk dalam sistem kerja roster tambang, diterapkan untuk memastikan bahwa beban kerja dan jam operasional dibagi secara adil di antara seluruh karyawan terutama di sektor industri yang membutuhkan operasional 24 jam.

Meskipun shift bergilir dan sistem kerja roster tambang memungkinkan rotasi waktu kerja yang lebih seimbang, karyawan perlu menyesuaikan diri dengan perubahan jadwal yang bisa mempengaruhi pola tidur dan aktivitas sehari-hari.

6.Double shift

Jenis shift ini sering diterapkan dalam kondisi tertentu, seperti ketika ada kebutuhan mendesak untuk meningkatkan produksi atau menutupi kekurangan tenaga kerja.

Meskipun double shift dapat membantu perusahaan memenuhi target, karyawan yang menjalani shift ganda perlu berhati-hati terhadap risiko kelelahan dan penurunan produktivitas.

Untuk memudahkan pencatatan jam kerja dan memastikan kepatuhan terhadap aturan waktu kerja, perusahaan dapat menggunakan timesheet software. Alat ini membantu mengelola dan melacak jam kerja karyawan secara akurat, terutama ketika bekerja dalam double shift, sehingga administrasi tetap berjalan efisien dan transparan.

Cara Membuat Jadwal Shift

Penyusunan jadwal shift yang baik sangat penting untuk memastikan operasional perusahaan berjalan lancar dan karyawan tetap produktif.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu Anda dalam menyusun jadwal shift kerja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan tetap memperhatikan kesejahteraan karyawan:

• Tentukan kebutuhan tenaga kerja: Analisis kebutuhan tenaga kerja berdasarkan volume kerja dan jam operasional perusahaan. Identifikasi berapa banyak karyawan yang diperlukan untuk setiap shift guna memastikan semua area tetap terlayani dengan baik.
• Pertimbangkan jenis shift yang diterapkan: Sesuaikan jadwal dengan jenis shift yang akan diterapkan, seperti shift pagi, sore, malam, atau sistem bergilir. Hal ini penting agar setiap karyawan mendapatkan waktu istirahat yang cukup dan dapat bekerja secara optimal.
• Gunakan alat atau software penjadwalan: Manfaatkan aplikasi pembuat jadwal kerja untuk memudahkan proses pembuatan jadwal shift. Alat ini dapat membantu dalam mengatur dan mengoptimalkan jadwal kerja, serta memudahkan pemantauan jam kerja karyawan.
• Monitor kinerja dan kesejahteraan karyawan: Pantau kinerja dan kesejahteraan karyawan yang bekerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Tindakan ini memungkinkan Anda melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga produktivitas dan kesehatan kerja karyawan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat jadwal shift kerja yang efektif dan efisien, dengan memperhatikan kesejahteraan tim Anda.

Macam-Macam Rostering Shift Kerja

Sebagai acuan rostering, perusahaan biasanya menggunakan tiga metode simulasi. Berikut ulasannya:

1. 3 Grup 3 Shift

Dalam metode ini karyawan akan bekerja selama 7 jam dengan istirahat 1 jam pada hari senin sampai jumat. Sedangkan pada hari sabtu durasi kerja hanya 5 jam. Hal ini terjadi karena durasi kerja yang lebih sedikit dan memiliki karyawan yang lebih sedikit.

2. 4 Grup 3 Shift

Karyawan akan dibagi menjadi empat grup. Mereka bekerja selama lima hari dalam seminggu dengan durasi tujuh jam kerja dan satu jam istirahat.

Jatah libur yang perusahaan berikan adalah sebanyak tiga hari saat pergantian waktu kerja ketiga dan pertama. Sehingga perusahaan akan cukup repot karena pengaturan jadwal libur yang tidak menentu.

3. 3 Grup 2 Shift

Biasanya metode ini diberlakukan bagi petugas keamanan. Satu minggu masing-masing shift satu, dua, dan libur yang terdiri dari dua hari.

Permudah Melakukan Jadwal Shift dengan Software HashMicro

Mengelola jadwal shift kerja dapat menjadi tantangan tersendiri, namun dengan menggunakan software HashMicro, proses ini menjadi lebih efisien dan terorganisir.

HashMicro menyediakan berbagai fitur yang dirancang untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan jadwal shift, antara lain:

• Roster & dynamic employee working schedule management: Fitur ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengelola jadwal shift secara dinamis. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan jadwal karyawan sesuai kebutuhan operasional, serta mengatur rotasi shift yang efisien.
• Face recognition and GPS attendance with preventive fraud attendants: Dengan fitur ini, kehadiran karyawan dapat dicatat dengan akurat menggunakan pengenalan wajah dan GPS. Hal ini membantu memastikan bahwa karyawan yang terdaftar benar-benar hadir, sehingga mencegah kecurangan dan meningkatkan keakuratan data kehadiran.
• Approval delegation with auto follow up notification: Fitur ini memudahkan proses persetujuan jadwal shift. Anda dapat menetapkan delegasi untuk menyetujui atau menolak jadwal, dan sistem secara otomatis akan mengirimkan pengingat kepada pihak terkait, memastikan bahwa tidak ada jadwal yang terlewat.

Dengan fitur-fitur ini, software HR dapat mempermudah proses penjadwalan shift, meningkatkan akurasi kehadiran, serta memastikan manajemen waktu kerja karyawan berjalan lebih efisien.

Kesimpulan

Cukup sekian pembahasan mengenai shift kerja. Mulai dari pengertian, regulasi, dan jenisnya. Perlu diperhatikan bahwa pembagian waktu kerja ini sangatlah penting.

Selain berusaha untuk tidak melanggar peraturan ketenagakerjaan, sebuah perusahaan juga perlu untuk memperhatikan kesejahteraan karyawannya seperti kesehatan dan keamanan.

Jika anda tertarik untuk mengelola sumber daya manusia secara efisien dan efektif. Jangan ragu untuk menghubungi Hashmicro. Menyediakan layanan aplikasi pembuat jadwal shift software HRM untuk perusahaan yang membutuhkannya.

Dapat kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya dengan otomatisasi. Dapatkan demo gratisnya sekarang!

Pertanyaan Seputar Shift Kerja

• Jam berapa shift 1, 2, dan 3 masuk?
  

  Shift kerja biasanya memiliki jam masuk yang berbeda, tergantung pada kebijakan perusahaan. Berikut adalah contoh umum jadwal masuk shift 1, 2, dan 3:

  Shift 1: Masuk pukul 08.00 pagi hingga 16.00 sore
  Shift 2: Masuk pukul 16.00 sore hingga 00.00 tengah malam
  Shift 3: Masuk pukul 00.00 tengah malam hingga 08.00 pagi

  Namun, jadwal ini bisa berbeda di setiap perusahaan.

• Shift apa yang lebih baik untuk bekerja?
  

  Tidak ada shift yang secara mutlak lebih baik untuk semua orang, karena setiap shift memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Pilihan shift yang terbaik tergantung pada preferensi pribadi, kondisi kesehatan, dan kebutuhan masing-masing individu.

• Apakah kerja shift malam sehat?
  

  Kerja shift malam bisa berdampak pada kesehatan, tergantung bagaimana seseorang menyesuaikan diri dengan pola kerja tersebut. Beberapa potensi risiko kesehatan yang bisa muncul dari kerja shift malam adalah:

  1. Gangguan tidur: Shift malam bisa mengganggu jam tidur alami karena tubuh lebih sulit beristirahat di siang hari.
  2. Masalah kesehatan fisik: Kurang tidur yang berkepanjangan dapat meningkatkan risiko masalah kesehatan seperti kelelahan, tekanan darah tinggi, atau gangguan pencernaan.
  3. Masalah kesehatan mental: Pola kerja malam yang tidak teratur dapat memengaruhi suasana hati dan meningkatkan risiko stres atau kecemasan.

  Namun, dengan penyesuaian yang tepat, seperti menjaga jadwal tidur yang teratur, pola makan sehat, dan berolahraga, risiko tersebut dapat dikurangi. Jika memungkinkan, pastikan tubuh mendapatkan waktu istirahat yang cukup dan berkualitas untuk menjaga kesehatan saat bekerja shift malam.