Mengenal Shrinkage: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya

Shrinkage adalah masalah signifikan yang sering dihadapi oleh berbagai jenis bisnis, terutama di sektor retail. Fenomena ini merujuk pada selisih antara jumlah barang yang tercatat dalam sistem inventaris dan jumlah barang yang sebenarnya.

Menurut survei FMI, rata-rata supermarket mengalami kerugian hingga 3% dari total penjualan mereka akibat terjadinya shrinkage. Dampak dari shrinkage retail ini dapat menyebabkan penurunan pendapatan, meningkatkan biaya operasional, dan merusak reputasi bisnis.

Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk memanfaatkan sistem inventaris yang terintegrasi yang dapat membantu dalam pemantauan barang secara real-time, dan melakukan strategi pencegahan yang efektif.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang berbagai penyebab shrinkage, dampak yang ditimbulkan, dan strategi efektif untuk mengatasinya. 

Apa itu Shrinkage?

Shrinkage adalah perbedaan antara jumlah barang yang tercatat dalam sistem inventaris dan jumlah yang sebenarnya ada di lokasi penyimpanan. Hal ini dapat terjadi akibat pencurian, kerusakan barang, atau kesalahan administrasi dalam pencatatan inventaris.

Fenomena ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti pencurian oleh karyawan atau pelanggan, kerusakan barang selama penyimpanan atau pengangkutan, serta kesalahan administrasi dalam pencatatan inventaris.

Shrinkage sering terjadi di sektor retail di mana pengelolaan stok sangat penting. Dampaknya dapat meliputi kerugian finansial langsung, peningkatan biaya operasional, dan penurunan efisiensi operasional, yang pada akhirnya mempengaruhi profitabilitas dan reputasi bisnis.

Selain itu, shrinkage dapat menyebabkan peningkatan biaya operasional dan penurunan efisiensi operasional, yang pada akhirnya mengurangi margin keuntungan dan mempengaruhi arus kas. Jika tidak ditangani dengan baik, shrinkage dapat merusak reputasi bisnis dan menghambat pertumbuhan bisnis.

Dengan memahami berbagai penyebab dan dampak shrinkage, bisnis dapat mengimplementasikan strategi yang lebih efektif untuk mencegah dan mengurangi kerugian ini, termasuk memanfaatkan teknologi dan sistem manajemen inventaris yang canggih.

Faktor Penyebab Terjadinya Shrinkage dalam Bisnis

Memahami penyebab-penyebab ini adalah kunci untuk mengurangi dampaknya dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah pembahasan mendalam tentang faktor-faktor utama penyebab shrinkage adalah:

1. Pencurian internal dan eksternal

Pencurian dari pihak internal maupun eksternal, merupakan salah satu penyebab utama shrinkage. Pencurian internal sering terjadi ketika karyawan menggunakan wewenangnya untuk mengambil barang tanpa izin, atau melakukan penipuan dalam proses transaksi.

Hal ini bisa termasuk penggelapan uang dari penjualan atau manipulasi stok untuk menutupi kehilangan. Pencurian eksternal, di sisi lain, melibatkan pelanggan atau pihak ketiga yang mencuri barang dari toko atau gudang.

2. Kerusakan barang

Kerusakan barang adalah penyebab lain dari shrinkage yang dapat terjadi selama berbagai tahap dalam rantai pasokan. Barang bisa rusak selama penyimpanan, terutama jika kondisi lingkungan tidak sesuai, seperti suhu atau kelembapan yang ekstrem. 

Kerusakan juga bisa terjadi selama pengangkutan, misalnya jika barang tidak dikemas dengan benar atau jika ada kecelakaan selama pengiriman. Selain itu, penanganan barang yang tidak hati-hati oleh staf atau proses produksi yang cacat juga dapat menyebabkan kerusakan.

3. Kesalahan administrasi

Kesalahan administrasi dalam pencatatan inventaris sering menjadi penyebab utama shrinkage. Hal ini mencakup penginputan data yang salah, seperti kesalahan dalam mencatat jumlah barang yang diterima atau dikirim, atau ketidaksesuaian antara catatan manual dan sistem digital. 

Kesalahan ini dapat terjadi karena ketidaktelitian saat melakukan audit inventaris, ketidakmampuan sistem untuk menangani kompleksitas data, atau kekurangan dalam pelatihan staf yang bertanggung jawab atas pencatatan.

4. Kehilangan akibat proses transaksi

Proses transaksi tidak terkontrol dengan baik dapat berkontribusi pada shrinkage. Misalnya, kesalahan dalam proses pengiriman atau penerimaan barang, seperti barang yang hilang atau rusak selama transportasi, atau ketidaksesuaian antara order dan pengiriman.

Hal ini sering disebabkan oleh komunikasi yang buruk antara departemen yang terlibat, kurangnya prosedur pengendalian yang ketat, atau sistem yang tidak memadai untuk melacak transaksi secara real-time.

5. Penyusutan alamiah

Penyusutan alamiah adalah fenomena di mana barang mengalami penurunan nilai atau kualitas seiring waktu, yang juga dapat menyebabkan shrinkage. Produk yang memiliki umur simpan terbatas, seperti makanan dan obat-obatan, mungkin menjadi tidak layak jual setelah melewati tanggal kadaluarsa. 

Penyusutan alamiah ini sering kali memerlukan strategi manajemen stok yang baik untuk memastikan bahwa barang yang tidak lagi layak digunakan atau dijual tidak menyebabkan kerugian tambahan.

Memahami faktor-faktor penyebab shrinkage secara mendalam membantu bisnis untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengimplementasikan strategi pencegahan yang efektif.

Dampak Shrinkage terhadap Keuntungan dan Operasional Bisnis

Kerugian yang diakibatkan oleh shrinkage tidak hanya mempengaruhi arus kas, tetapi juga dapat mengganggu efisiensi operasional dan mempengaruhi reputasi perusahaan. Berikut adalah beberapa dampak utama shrinkage terhadap bisnis:

1. Kerugian finansial langsung

Dampak paling jelas dari shrinkage adalah kerugian finansial langsung. Ketika barang hilang atau rusak, nilai barang tersebut secara langsung mengurangi potensi pendapatan yang dapat diperoleh perusahaan. 

Jika shrinkage tidak ditangani dengan baik, kerugian ini dapat menambah biaya operasional dan menurunkan margin keuntungan. Biaya tambahan untuk mengganti barang yang hilang atau rusak serta kerugian akibat penjualan yang hilang dapat menyebabkan penurunan laba bersih. 

2. Peningkatan biaya operasional

Shrinkage dapat menyebabkan peningkatan biaya operasional secara keseluruhan. Misalnya, perusahaan mungkin perlu mengalokasikan sumber daya tambahan untuk menangani pencurian atau kerusakan, seperti biaya untuk sistem keamanan yang lebih canggih.

Selain itu, proses audit dan verifikasi yang lebih sering mungkin diperlukan untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah inventaris. Semua biaya ini dapat mengurangi efisiensi operasional dan menambah beban finansial perusahaan.

3. Gangguan dalam manajemen inventaris

Shrinkage dapat mengganggu manajemen inventaris yang efektif, menyebabkan ketidakseimbangan antara persediaan yang tersedia dan kebutuhan operasional. 

Ketika perusahaan tidak dapat memprediksi dengan akurat jumlah barang yang tersedia, ini dapat mengakibatkan kekurangan stok atau kelebihan stok, yang pada gilirannya mempengaruhi kemampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

4. Penurunan reputasi perusahaan

Dampak shrinkage juga dapat mencakup kerusakan reputasi perusahaan. Jika pelanggan mengetahui bahwa barang hilang atau tidak tersedia karena masalah internal, ini dapat merusak citra perusahaan dan menurunkan tingkat kepercayaan pelanggan.

Reputasi yang buruk dapat menyebabkan penurunan loyalitas pelanggan dan menurunkan pangsa pasar perusahaan. Selain itu, insiden pencurian atau kerusakan yang tidak ditangani dengan baik dapat menciptakan citra perusahaan yang tidak profesional atau tidak dapat diandalkan.

5. Kompromi dalam perencanaan dan strategi bisnis

Shrinkage yang tidak diatasi dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk merencanakan dan mengimplementasikan strategi bisnis secara efektif. Ketidakpastian dalam inventaris dapat mengganggu perencanaan produksi, pengadaan bahan baku, dan strategi pemasaran. 

Hal ini dapat menyebabkan ketidakmampuan untuk merespons perubahan pasar atau permintaan pelanggan dengan cepat, menghambat kemampuan perusahaan untuk bersaing secara efektif di pasar.

Dengan memahami dampak shrinkage, perusahaan dapat lebih baik dalam mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian dan mengimplementasikan solusi yang efektif untuk mengurangi kerugian dan meningkatkan efisiensi operasional.

Anda juga dapat membaca artikel lain terkait retail software terbaik untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

5 Tips Efektif untuk Menghindari Shrinkage

Menghindari shrinkage memerlukan pendekatan strategis dan implementasi langkah-langkah preventif yang efektif. Berikut adalah lima tips yang dapat membantu bisnis mengurangi risiko shrinkage dan memastikan inventory control yang lebih baik:

1. Implementasikan sistem keamanan yang canggih

Sistem keamanan yang kuat adalah salah satu cara paling efektif untuk mencegah pencurian internal dan eksternal. Pasang kamera pengawas di area kunci, seperti pintu masuk, area penyimpanan, dan ruang kasir, untuk memantau aktivitas dan mencegah tindakan pencurian. 

Selain itu, gunakan sistem alarm dan kontrol akses yang membatasi wewenang karyawan dan pelanggan dalam area sensitif.

2. Latih karyawan secara berkala

Pelatihan karyawan yang efektif adalah kunci untuk mengurangi kesalahan administrasi dan meningkatkan kesadaran tentang risiko shrinkage. Berikan pelatihan rutin mengenai prosedur pengelolaan inventaris, teknik pencegahan pencurian, dan pentingnya akurasi dalam pencatatan stok. 

Karyawan yang terlatih dengan baik lebih cenderung mengikuti prosedur yang benar, mengidentifikasi dan melaporkan masalah dengan cepat, serta berperan aktif dalam menjaga integritas inventaris.

3. Terapkan prosedur pengendalian inventaris yang ketat

Prosedur pengendalian inventaris yang ketat membantu memastikan bahwa semua barang yang masuk dan keluar tercatat dengan akurat. Sistem pencatatan yang terintegrasi dan audit inventaris secara berkaladapat mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian. 

Pastikan setiap transaksi, baik penerimaan maupun pengiriman barang, dilakukan dengan prosedur yang terstandarisasi dan diperiksa oleh pihak yang berwenang. Pengendalian yang ketat membantu mengurangi kesalahan administrasi dan mendeteksi potensi masalah lebih awal.

4. Gunakan teknologi untuk manajemen inventaris

Teknologi modern dapat sangat membantu dalam mengelola inventaris dan mengurangi risiko shrinkage. Implementasikan sistem manajemen inventory berbasis perangkat lunak yang memungkinkan pemantauan stok secara real-time dan integrasi dengan sistem POS (Point of Sale).

Teknologi seperti barcode scanning dan RFID (Radio Frequency Identification) dapat meningkatkan akurasi dalam pencatatan inventaris dan mengurangi kemungkinan kehilangan barang. 

Dengan HashMicro, Anda dapat mengefisiensikan inventaris bisnis Anda dengan berbagai kemudahan teknologi tersebut. Anda juga dapat mencoba demo gratisnya untuk  melihat bagaimana sistem ini membantu bisnis Anda.

5. Tingkatkan kesadaran dan kepatuhan terhadap prosedur

Menciptakan budaya perusahaan yang fokus pada pencegahan shrinkage sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang. Libatkan semua anggota tim dalam upaya pencegahan shrinkage dengan meningkatkan kesadaran tentang dampak kerugian inventaris.

Selain itu, pencegahan shrinkage internal dapat dicapai dengan menerapkan kebijakan kontrol yang ketat, seperti audit rutin, pelatihan karyawan tentang praktik pengelolaan inventaris, dan penggunaan teknologi pengawasan untuk memantau pergerakan barang secara real-time.

Anda juga dapat membaca artikel lain terkait sistem inventory terbaik yang dapat membantu mengoptimalkan pengelolaan stok dan meminimalkan risiko shrinkage dalam bisnis Anda.

Hindari Shrinkage dalam Bisnis Anda dengan Sistem Manajemen Inventaris HashMicro

HashMicro adalah sistem yang dirancang untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris dengan fitur-fitur yang menyeluruh. Dengan kemampuan untuk memantau stok secara real-time, HashMicro memberikan kontrol yang lebih baik atas setiap aspek inventaris.

Selain itu, penggunaan teknologi barcode dan RFID dalam HashMicro meningkatkan akurasi pencatatan, mempercepat proses inventarisasi, dan membantu mengidentifikasi barang yang hilang atau rusak dengan lebih efisien.

Sistem ini mendukung prosedur pengendalian yang ketat dan notifikasi otomatis untuk segera menangani masalah sebelum berkembang lebih jauh. Dengan fitur-fitur ini, HashMicro membantu bisnis Anda mengurangi risiko shrinkage dan meningkatkan efisiensi operasional.

Berikut beberapa fitur sistem inventaris HashMicro yang dapat membantu bisnis Anda dalam menghindari shrinkage:

• RFID Warehouse rack stock in out automation: Teknologi RFID mengotomatisasi pencatatan pergerakan barang di rak gudang dengan pembacaan otomatis. Ini meningkatkan akurasi dan kecepatan pencatatan, serta mengurangi kesalahan manual.
• Stock Forecasting: Fitur ini memprediksi kebutuhan stok di masa depan berdasarkan data penjualan historis. Membantu bisnis menghindari kekurangan atau kelebihan stok dengan perencanaan yang lebih akurat.
• Run Rate Reordering Rules: Menetapkan aturan pemesanan ulang berdasarkan laju pemakaian barang. Memastikan stok selalu tersedia dan menghindari kekurangan dengan pemesanan yang tepat waktu.
• Fast Moving, Slow Moving, & Non-Moving Stocks Analysis: Menganalisis pergerakan stok untuk mengidentifikasi barang cepat, lambat, dan tidak bergerak. Membantu mengelola inventaris dengan mengoptimalkan strategi pengadaan dan promosi.
• 3D Warehouse: Menawarkan tampilan tiga dimensi dari tata letak gudang untuk visualisasi yang lebih baik. Mempermudah perencanaan dan pengaturan ruang penyimpanan.
• Stock Reservations & Reporting: Mengelola reservasi stok dan menyediakan laporan rinci tentang ketersediaan. Memastikan barang yang dipesan tersedia dan mempermudah pelacakan inventaris.

Dengan fitur-fitur ini, HashMicro membantu bisnis Anda mengurangi risiko shrinkage, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan pengelolaan inventaris yang optimal.

Kesimpulan

Shrinkage adalah masalah yang dapat merugikan keuntungan dan mengganggu operasional bisnis. Dari berbagai penyebab seperti pencurian dan kesalahan administrasi hingga kerusakan barang, penting untuk menerapkan strategi dan teknologi yang efektif untuk mengatasinya.

Hal ini dapat terjadi karena beberapa hal seperti pencurian, kesalahan administrasi, kerusakan barang, dan ketidaktepatan dalam pencatatan inventaris, dapat berdampak signifikan pada keuntungan dan efisiensi.

Sistem inventaris HashMicro menawarkan solusi komprehensif dengan fitur-fitur seperti RFID untuk otomatisasi pencatatan, prediksi stok yang akurat, aturan pemesanan ulang yang efisien, analisis pergerakan stok dan pengelolaan reservasi stok yang efektif.

Untuk merasakan manfaat dari solusi ini secara langsung, daftarlah untuk demo gratis sistem HashMicro dan lihat bagaimana sistem kami dapat membantu Anda mengelola inventaris dengan lebih baik.

Pertanyaan (FAQ) Seputar Shrinkage

• Apa itu operational shrinkage?

  Operational shrinkage adalah penyusutan inventaris yang terjadi akibat kesalahan dalam operasi sehari-hari, seperti pencatatan stok yang tidak akurat, kerusakan barang selama penyimpanan atau pengiriman, serta kesalahan penghitungan stok.

• Apa itu administrative shrinkage dan bagaimana cara mencegahnya?

  Administrative shrinkage terjadi karena kesalahan administratif, seperti kesalahan input data atau pencatatan transaksi yang tidak akurat. Untuk mencegahnya, bisnis dapat menerapkan sistem otomatisasi manajemen inventaris, audit rutin, dan pelatihan karyawan untuk meningkatkan ketelitian dalam proses administrasi.

• Bagaimana penyusutan inventaris mempengaruhi karyawan?

  Penyusutan inventaris dapat mempengaruhi karyawan dengan meningkatkan tekanan untuk mencapai target penjualan yang lebih tinggi dan mengganggu alur kerja karena ketidaktersediaan barang. Selain itu, penyusutan yang disebabkan oleh kecurangan internal juga dapat merusak kepercayaan di lingkungan kerja