Optimalkan Pembelian Barang dengan Sistem Akuntansi Terbaik

Di dalam operasional bisnis, terdapat banyak aktivitas untuk menunjang pengembangan bisnis. Secara garis besar, aktivitas tersebut meliputi produksi dan penjualan. Hal tersebut membuat perusahaan harus mempunyai sistem manajemen keuangan yang baik. Namun tidak hanya itu, sebuah perusahaan juga memerlukan aktivitas pembelian bahan baku yang nantinya akan masuk ke tahap produksi. Untuk memaksimalkan proses pembelian, Anda membutuhkan sistem khusus, yaitu sistem akuntansi pembelian yang terintegrasi.

Mengapa demikian? Jelas karena ketika perusahaan membeli barang dengan jumlah besar, Anda membutuhkan pengelolaan kas yang sangat akurat dan terstruktur. Hal tersebut akan memudahkan Anda dalam mengatur segala barang yang masuk. Penggunaan software akuntansi merupakan salah satu pilihan tepat untuk meminimalisir kesalahan dalam mengelola kas. Berikut adalah pengertian, fungsi, manfaat, dan tujuan sistem akuntansi pembelian yang harus Anda pahami. 

Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

Sebelum masuk ke pengertiannya, Anda perlu mengetahui pengertian pembelian terlebih dahulu. Menurut Inc.com, pembelian dalam sektor bisnis adalah tindakan membeli barang dan jasa yang perusahaan perlukan untuk mengoperasikan dan atau menghasilkan produk.

Pengertian tersebut kemudian dihubungkan dengan aspek yang berkaitan dengan pembelian, yaitu pembayaran. Seperti pada pembahasan sebelumnya, untuk bisa membeli suatu barang tentu memerlukan biaya yang harus perusahaan bayarkan kepada penjual. Banyaknya barang akan membuat grafik biaya pun meningkat.

Inilah mengapa proses pembelian akan selalu berkaitan dengan akuntansi. Hal ini juga yang akhirnya membuat banyak perusahaan memutuskan untuk menggunakan sistem akuntansi berbasis web untuk mengelola proses pembeliannya. Untuk mengetahui lebih lanjut, Anda dapat mengunduh skema perhitungan dan mendapatkan gambaran harganya.

Dalam buku Sistem Akuntansi (2008:99), Mulyadi mengatakan bahwa sistem akuntansi pembelian adalah sistem yang diperlukan perusahaan untuk pengadaan barang. Perusahaan dapat memperolehnya dengan dua jenis transaksi, yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal berarti pembelian yang barangnya berasal dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari luar negeri.

Sejalan dengan pendapat tersebut, buku Sistem Informasi Akuntansi (2002:213) milik Krismiaji mengatakan sistem akuntansi pembelian adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan pengelolaan data yang berkaitan dengan pembelian dan pembayaran atas barang yang dibeli. Berdasarkan pemilihan pemasok barang, sistem ini terbagi menjadi tiga, yaitu:

• Sistem pembelian dengan pengadaan langsung. Dalam hal ini, fungsi pembelian akan memilih secara langsung pemasok tanpa melalui penawaran harga.
• Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung. Sama halnya dengan poin pertama, fungsi pembelian menjadi pihak yang memilih pemasok. Namun, fungsi tersebut akan melakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada (minimal) tiga pemasok.
• Sistem lelang. Dalam sistem ini, panitia lelang akan memilih pemasok melalui kegiatan lelang, di mana pemasok menjadi partisipan dengan jumlah terbatas.

Baca juga: Jenis-jenis & Contoh Jurnal Pembelian yang Penting untuk Anda Ketahui

Fungsi Sistem Akuntansi

Sebuah usaha pasti memerlukan aplikasi akuntansi dengan fitur tercanggih. Apalagi perusahaan dengan kompleksitas operasional bisnis tinggi, sistem akuntansi menjadi suatu hal yang wajib ada. Tentu dengan keakuratan yang juga tinggi untuk menangani berbagai aktivitas. Menurut Krismiaji (2002:23), baik organisasi maupun perusahaan memiliki fungsi dasar sistem akuntansi yang mencakup:

• Mencatat, mengumpulkan, dan memproses data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis secara efisien dan efektif.
• Data tersebut menghasilkan informasi penting yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan.
• Mengawasi semua aktivitas untuk menjamin serta melindungi data transaksi bisnis yang telah melalui pencatatan dan proses yang akurat.

Fungsi dasar tersebut kemudian mengerucut ke dalam fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian. Menurut Mulyadi (2010:299-300), empat fungsinya adalah:

1. Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan pengajuan permintaan pembelian barang. Permintaan tersebut akan disesuaikan dengan posisi persediaan yang ada di gudang. Selain itu juga untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

Untuk barang-barang yang langsung pakai, pemakai barang bisa mengajukan permintaan pembelian. Karena ketersediaan barang di gudang mempengaruhi sistem akuntansi pembelian, sehingga pengelolaan gudang harus dilakukan dengan baik dan efisien. Karena itu, sebuah perusahaan perlu menggunakan sistem manajemen gudang yang terintegrasi.

2. Fungsi pembelian

Sebelum melakukan transaksi pembelian, perusahaan akan mencari detail informasi yang berkaitan. Pada proses tersebut, fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mendapatkan informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dalam pengadaan barang, serta mengeluarkan order pembelian barang. Anda juga bisa menggunakannya untuk meminta penawaran harga dari pemasok.

3. Fungsi penerimaan

Tidak hanya fungsi pembelian, sistem ini juga memiliki fungsi penerimaan yang bertanggung jawab untuk memeriksa jenis, mutu, dan kuantitas barang dari pemasok. Tujuannya agar perusahaan bisa melihat dan menentukan apakah barang tersebut akan mereka terima atau tidak.

Setelahnya, pemasok akan menyerahkan barang yang masuk kepada fungsi gudang. Selain itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4. Fungsi akuntansi

Terdapat dua fungsi akuntansi yang berkaitan dengan transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab dalam mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar.

Serta untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Kemudian fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 

Baca juga: Sistem Akuntansi: Pengertian, Manfaat, dan Penerapannya dalam Bisnis

Manfaat Penggunaan Sistem Akuntansi dalam Proses Pembelian

Bagi Anda di sektor bisnis, semua kegiatan perlu memiliki catatan tersendiri agar data yang ada di laporan sesuai dengan data di lapangan. Sama halnya dengan aktivitas pembelian. Semua jenis transaksi perlu masuk ke dalam catatan dengan detail waktu yang jelas.

Penggunaan sistem akuntasi ini sangat bermanfaat bagi bisnis Anda. Dengan ini, akan memudahkan Anda untuk mencatat, mengelola, dan mengontrol pembelian. Anda tidak perlu mengeluarkan banyak tenaga karena semuanya akan diproses by sistem.

Berbeda jika Anda masih melakukan semua itu secara manual. Tidak hanya tenaga, pengerjaan juga membutuhkan waktu yang cukup lama. Tentu sangat tidak efektif untuk meningkatkan produktivitas dan penjualan bisnis.

Tidak ada kerugian yang Anda alami dengan adanya sistem akuntansi pembelian. Namun, di awal Anda hanya perlu memastikan anggaran untuk menyiapkan sistem akuntansi. Besarannya tentu beragam, tergantung dengan fitur dan modul seperti apa yang akan Anda butuhkan.

Tidak perlu khawatir karena sistem akuntansi merupakan bagian dari modal untuk terus mengembangkan bisnis Anda. Sebaiknya, Anda mencari informasi terlebih dahulu mengenai skema perhitungan harga sistem akuntansi agar dapat menyiapkan budget yang sesuai dengan anggaran perusahaan.

Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian

Secara garis besar, penggunaan sistem akuntansi pada aktivitas pembelian barang bertujuan agar segala prosesnya tercatat dengan baik. Tidak ada satu data yang terlewat bahkan sampai terhapus. Namun, secara detail sistem akuntansi dapat Anda gunakan untuk memperoleh tujuan sebagai berikut:

• Mempertahankan keberlanjutan operasional bisnis. Siklus bisnis yang baik tentu akan selalu memutar proses pembelian, produksi, dan penjualan yang terus berulang. Bahkan sebisa mungkin dapat menghasilkan keuntungan dalam jumlah besar. Jika salah satu dari proses itu terhenti maka keberlanjutan operasional bisnis di masa depan tidak bisa terjamin.
• Adanya aktivitas pembelian memunculkan transaksi antar perusahaan yang membeli dan menjual. Dengan demikian, ada perubahan posisi harta dan hutang pada suatu perusahaan. Di satu pihak, harta akan bertambah. Namun di pihak lain kemungkinan yang terjadi adalah bertambahnya hutang.
• Jika perusahaan tidak merencanakan pembelian dengan baik maka dapat berakibat pada aspek kekayaan dan hasil usaha. Barang yang dibeli dengan jumlah banyak dapat menumpuk persediaan. Dengan waktu yang lama, barang bisa rusak, hilang, dan lain-lain. Dari segi kualitas, jika bahan baku tidak sesuai maka akan mempengaruhi kualitas hasil produksi. Kemudian jika biaya perolehan barang terlalu tinggi karena faktor pemborosan, manipulasi, dan lainnya akan berakibat pada naiknya biaya pokok barang dan sulitnya bersaing dengan kompetitor.

Kesimpulan

Sistem akuntansi pembelian adalah tools wajib yang harus Anda miliki untuk mempermudah produktivitas bisnis. Jika aktivitas pembelian berjalan secara maksimal, tentu akan berdampak pada hasil penjualan.

Sistem ini sangat penting terutama bagi bisnis di industri manufaktur, trading, konstruksi, bahkan food and beverage. Seperti yang kita tahu, ketiga industri tersebut membutuhkan pengelolaan barang dari pemasok agar produk yang mereka hasilkan pun dapat mencapai target kualitas dan kuantitas tertentu.

Jika masih ragu dengan sistem akuntansi mana yang akan Anda pilih, Sistem Akuntansi terlengkap dari HashMicro merupakan solusi terpercaya untuk mengoptimalkan aktivitas pembelian. Dengan berbagai fitur terbaik di dalamnya, Anda dapat menekan angka kesalahan perhitungan karena semua proses dilakukan secara otomatis.

Dapatkan hasil yang akurat melalui Sistem Akuntansi yang terintegrasi dengan berbagai software bisnis lainnya! Informasi terkait biaya yang diperlukan, Anda dapat mengunduh skema harga software akuntansi dari HashMicro serta rasakan manfaat dari software akutansi dari HashMicro dengan mencoba demo secara gratis.