Kegiatan akuntansi telah berada dalam alur kerja banyak perusahaan sejak waktu yang lama dan terbukti memegang peranan penting. Terdapat banyak komponen yang ada dalam kegiatan akuntansi, salah satunya adalah penerimaan kas. Pengertian penerimaan kas adalah kegiatan yang berfokus pada pencatatan dan pelaporan tentang penerimaan uang tunai. Kini, terdapat sistem akuntansi penerimaan kas yang dapat membantu perusahaan mengelola seluruh transaksi yang berhubungan dengan penerimaan uang.
Segala proses yang terjadi dalam suatu sistem akuntansi penerimaan kas bergantung pada beberapa faktor dari perusahaan yang menjalankannya. Faktor-faktor tersebut adalah ukuran, jenis bisnis, dan juga kebutuhan spesifik dari perusahaannya. Lalu, dalam menjalankan perannya, sistem ini perlu menjalankan prinsip-prinsip akuntansi yang sudah umum dan relevan. Prinsip-prinsip tersebut adalah prinsip pengakuan pendapatan dan juga prinsip konservatisme.
Sistem ini dapat mengetahui dan mengklasifikasikan pendapatan kas dari berbagai sumber. Beberapa contoh sumber pendapatan tersebut adalah pembayaran utang piutang, investasi, penjualan produk, dan yang lain-lain. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh transaksi tercatat dalam sistem ini dengan akurat dan lengkap. Artikel ini akan membahas seputar sistem akuntansi penerimaan kas serta prosedur untuk melaksanakannya dengan tepat dan akurat.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Fungsi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Dalam pelaksanaannya dalam mengelola keuangan perusahaan, sistem akuntansi penerimaan kas memiliki beberapa fungsi yang penting seperti mengawasi arus kas operasi yang ada. Setiap fungsi ini juga memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lainnya.
Apabila salah satu fungsi tidak berjalan dengan baik, maka hal tersebut dapat menyebabkan menurunnya efektivitas kegiatan pengelolaan penerimaan kas. Berikut merupakan penjelasan dari setiap fungsi dari sistem akuntansi penerimaan kas:
Penjualan
Fungsi pertama dari adanya sistem akuntansi penerimaan kas dalam perusahaan yang menerapkannya adalah fungsi penjualan. Dalam bagian penjualan, sistem ini bertanggung jawab dalam menerima berbagai pesanan dari kegiatan pembelian yang berjalan.
Kemudian, sistem ini juga bertugas untuk mengisi faktur penjualan yang terlaksana melalui metode tunai serta menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli-pembelinya.
Kas
Selain mengerjakan transaksi yang berhubungan dengan penjualan, sistem akuntansi penerimaan kas juga berfungsi dalam mengelompokkan transaksi kas perusahaan.
Di ranah ini, sistem ini bertugas untuk mengelola dan mengelompokkan seluruh transaksi yang datang dari pihak pembeli yang membeli barang atau produk melalui tunai.
Gudang
Perusahaan pada umumnya memiliki gudang untuk menyimpan berbagai stok barang milik mereka. Pengelolaan barang di gudang ini juga merupakan salah satu fungsi dari penerapan sistem akuntansi penerimaan kas.
Di bagian ini, sistem akuntansi penerimaan kas bertugas untuk melakukan pengelolaan terhadap penyimpanan barang pesanan pembeli. Selain itu, data dan informasi seputar barang tersebut akan sistem serahkan pada bagian pengiriman.
Pengiriman
Apabila perusahaan ingin mengirimkan barang, maka mereka dapat menggunakan sistem akuntansi penerimaan kas untuk membantu pengelolaan pengiriman tersebut. Pada bagian ini, sistem memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membungkus barang-barang pesanan.
Terlebih lagi, sistem akuntansi memiliki fungsi untuk menyerahkan barang tersebut yang telah melalui proses pembelian oleh pihak pembeli.
Format Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Agar dapat mengetahui informasi dan data seputar pendapatan dengan baik, maka sebuah sistem akuntansi penerimaan kas memerlukan sebuah format rapi. Format dalam sistem ini memiliki variasi yang banyak dan bergantung pada kebijakan akuntansi perusahaan.
Selain itu, format sistem akuntansi penerimaan kas juga bergantung pada kompleksitas transaksi yang terjadi antara perusahaan dan pihak yang terlibat. Terdapat beberapa komponen yang harus masuk ke dalam format sistem penerimaan kas.
Salah satunya adalah tanggal, dimana komponen ini berfungsi untuk mencatat tanggal penerimaan uang kas dalam transaksi bisnis yang terjadi. Setelah itu terdapat format keterangan, dimana hal ini berfungsi untuk uang tunai yang telah dikreditkan. Berikutnya terdapat komponen kas yang berfungsi untuk mencatat jumlah nominal dari penerimaan kas.
Komponen yang berikutnya adalah diskon penjualan. Fungsi dari komponen ini adalah untuk mencatat jumlah potongan tunai pada penerimaan uang tunai dari pelanggan. Selanjutnya terdapat komponen penjualan, dimana hal ini berfungsi untuk mencatat penjualan barang secara tunai.
Lalu terdapat komponen piutang yang berfungsi untuk mencatat penerimaan kas dari pelanggan melalui cara kredit. Terakhir terdapat komponen akun lainnya, yang berguna untuk mencatat kredit akun yang tidak punya kolom khusus.
Maka dari itu, Anda dapat mendalami manfaat sistem akuntansi yang baik dengan membaca artikel tersebut.
Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Terdapat beberapa proses dalam melakukan pengelolaan penerimaan kas. Untuk membantu melaksanakan pengelolaan ini, maka perusahaan memerlukan sistem akuntansi penerimaan kas.
Namun, sebelum langsung memulai menggunakan sistem ini, perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang harus dilalui. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan penerimaan kas. Berikut merupakan prosedur dalam menggunakan sistem akuntansi penerimaan kas:
Penerimaan kas dari pelanggan
Aktivitas penerimaan kas dari pelanggan mulai pada saat pelanggan melakukan pembayaran kas kepada perusahaan. Setelah bukti pembayaran telah terbit, perusahaan akan mengeluarkan faktur dan juga invoice lembar ketiga. Hal ini bertujuan agar perusahaan dapat menyesuaikan pembayaran tersebut dengan penerimaan kas.
Apabila sudah selesai, maka faktur atau invoice asli serta invoice lembar ketiga tersebut akan mendapat stempel lunas serta tanda tangan oleh pihak perusahaan. Invoice asli dan dokumen lain akan diserahkan kepada pelanggan. Di sisi lain, invoice lembar ketiga akan melalui proses dokumentasi bersamaan dengan voucher penerimaan kas.
Pembuatan voucher penerimaan kas
Setelah menyelesaikan proses penerimaan kas, maka perusahaan dapat lanjut ke tahap berikutnya, yaitu pembuatan voucher penerimaan kas. Voucher ini berguna sebagai bukti penerimaan kas yang nanti akan terlampir dalam bentuk invoice. Dan setelahnya voucher akan melalui proses penyesuaian dengan urutan voucher penerimaan kas.
Selain itu, dalam voucher penerimaan kas juga terdapat berbagai informasi lain yang menyangkut transaksi penerimaan kas yang sudah terjadi. Beberapa informasi di antaranya adalah tanggal, jenis voucher penerimaan kas, nama pelanggan, dan nomor invoice. Terdapat juga informasi seputar tanda tangan petugas kasir, jumlah dana kas yang masuk, serta tanda tangan pihak pemeriksa dan sudah setuju dalam voucher tersebut.
Penyetoran kas ke bank
Langkah ketiga dalam proses pengelolaan penerimaan kas adalah aktivitas penyetoran kas yang diterima ke bank. Pada umumnya, perusahaan akan menyetorkan uang yang mereka terima di bank. Hal ini dilakukan dengan cara membuat slip setoran bank yang berisi nominal uang yang mereka setor. Setelah itu, perusahaan dapat menyerahkan uang kas yang mereka ingin setor kepada pihak bank.
Pencatatan buku kas dan laporan mutasi kas
Prosedur selanjutnya dalam melakukan pengelolaan terhadap penerimaan kas adalah pencatatan buku kas dan laporan mutasi kas. Di dalam pembuatan laporan mutasi, terdapat tiga tahapan yang harus dilalui. Yang pertama adalah laporan pada saat penerimaan kas. Kedua adalah laporan pada saat penyetoran uang kas kepada bank. Ketiga adalah penandatanganan seputar persetujuan pada buku kas dan juga bank oleh pihak perusahaan.
Stok opname kas harian
Langkah terakhir dalam menerapkan sistem ini adalah melakukan stok opname kas harian. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan saldo fisik kas dengan saldo yang sudah tertera pada laporan buku kas atau laporan arus kas. Stok opname kas harian ini dapat menjadi bahan rujukan apabila terjadi sebuah perbedaan antara saldo buku kas dengan saldo fisik. Terlebih lagi, kegiatan stok opname ini juga dapat terlaksana dalam waktu tertentu oleh pihak perusahaan dalam proses pemeriksaan saldo kas.
Software Akuntansi HashMicro sebagai Rekomendasi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terbaik
Dalam rangka mengetahui kondisi dari pendapatan suatu perusahaan, seorang akuntan harus melakukan pencatatan dan pengelolaan penerimaan kas dengan baik. Kegiatan pengelolaan dan pencatatan ini dapat menjadi kesulitan bagi perusahaan apabila hanya menggunakan tenaga kerja manusia saja. Terdapat macam-macam software akuntansi yang dapat memberikan banyak kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola penerimaan kas.
Salah satu sistem software yang dapat memberikan kemudahan tersebut adalah HashMicro Accounting Software. Terdapat banyak fitur unggulan yang dapat menguntungkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan terhadap penerimaan kas, seperti financial dashboard, cash flow forecasting, dan fast bank reconciliation. Dengan adanya fitur-fitur ini, perusahaan jasa dapat menghemat waktu proses akuntansi yang terjadi secara manual dan dapat meningkatkan keuntungan secara signifikan.
Kesimpulan
Sistem akuntansi penerimaan kas adalah sebuah perangkat lunak yang dapat memberi kemudahan kepada perusahaan dalam mengetahui kondisi pendapatan mereka. Agar dapat mengetahui informasi yang lebih lengkap dan rinci, maka perusahaan memerlukan sebuah format dalam sistem ini mereka. Format dari sistem ini terdiri dari tanggal, keterangan, referensi, kas, diskon penjualan, penjualan, piutang, dan akun lainnya.
Agar dapat mempermudah pengelolaan kegiatan akuntansi perusahaan UKM, maka Anda dapat menggunakan HashMicro Accounting Software. Sistem ini dapat memberikan kemudahan bagi Anda dalam mengelola keuangan dan akuntansi perusahaan dengan baik dan teratur sehingga dapat meningkatkan efisiensi waktu dan kerja. Daftarkan perusahaan jasa Anda dan dapatkan demo gratis sekarang juga!
