Bisnis swalayan telah banyak dilakukan oleh banyak pengusaha. Seiring perkembangan zaman dan juga teknologi, bisnis ini turut menjadi salah satu yang terkena dampaknya. Salah satunya dalam manajemen stok barang. Sebagai bisnis penyedia barang kebutuhan sehari-hari, maka swalayan pasti akan menjual berbagai jenis barang dalam jumlah yang banyak.
Agar manajemen stok berjalan secara optimal, swalayan membutuhkan sistem manajemen inventaris atau bagkan inventory management sebagai sistem pengelolaan sediaan. Pengelola swalayan perlu memperhatikan manajemen stok barang untuk menghindari kekosongan stok, kehilangan barang, stok rusak atau kadaluarsa, dan juga masalah lainnya.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Definisi Swalayan
Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 29 Tahun 2021, toko swalayan adalah toko dengan sistem pelayanan mandiri, menjual berbagai jenis barang secara eceran yang berbentuk minimarket, supermarket, department store, hypermarket, ataupun grosir yang berbentuk perkulakan.
Swalayan telah menjadi tempat perbelanjaan yang diminati oleh penduduk Indonesia. Contohnya, Superindo, Hypermart, Carrefour dan sebagainya. Tingginya minat masyarakat untuk belanja di tempat tersebut, tentu pengelola harus mampu memanajemen stok dengan baik agar tidak terjadi kekosongan barang atau masalah lainnya.
Kebutuhan akan Pengelolaan Stok yang Efisien
Pengelolaan stok pada bisnis swalayan sangat penting untuk mendukung kelancaran bisnis. Pengelolaan stok yang efisien akan mencegah terjadinya kekosongan stok barang, stok barang terlalu banyak, kerusakan barang, deadstock, maupun kadaluarsa.
Sistem manajemen inventaris hadir untuk membantu manajemen stok menjadi lebih mudah, lebih efisien, dan tepat. Sistem ini akan melacak jumlah barang yang akan habis, terlalu banyak, stok fast-moving, dan slow-moving sehingga kerugian dapat dicegah. Tak hanya itu, sistem manajemen inventaris juga dapat membantu kegiatan pelaporan dan evaluasi stok barang pada periode tertentu.
Masalah yang Sering Dihadapi dalam Pengelolaan Stok Tanpa Sistem Manajemen Inventaris
Pengelolaan stok tanpa menggunakan sistem manajemen inventaris mungkin terasa lebih susah dan sering menimbulkan masalah. Selain itu, swalayan juga akan membutuhkan waktu, biaya, dan sumber daya manusia lebih banyak dibandingkan menggunakan sistem manajemen inventaris. Berikut ini beberapa masalah yang sering dihadapi dalam pengelolaan stok tanpa sistem manajemen inventaris.
1. Kesulitan mengetahui stok barang
Coba bayangkan pengelolaan stok barang yang dilakukan secara manual tanpa sistem manajemen inventaris. Manajemen stok mungkin akan kurang efisien, membutuhkan waktu lama, dan cukup sulit untuk mengetahui jumlah barang secara cepat. Selain itu, pengelola juga telatif sulit mendeteksi adanya masalah stok habis, mendekati habis, dan stok terlalu banyak.
2. Kesulitan mengetahui lokasi barang
Bisnis swalayan tanpa pendekatan teknologi yang canggih kemungkinan besar akan mengalami kesulitan untuk mengetahui lokasi barang. Perpindahan barang dari gudang ke rak display yang tidak tercatat dengan baik pasti akan menyulitkan pihak tertentu untuk pelacakan. Selain itu, banyaknya barang dan rak yang tidak terkoordinasi dengan baik juga akan menyulitkan pihak tertentu untuk mengetahui lokasi barang.
3. Kesulitan dalam melakukan re-order barang
Pengelolaan stok yang tidak efisien juga akan menyulitkan saat akan melakukan re-order barang. Hal ini berkaitan dengan data jumlah stok barang. Bisnis swalayan tanpa sistem manajemen inventaris sangat mungkin tidak dapat melihat data stok habis, akan habis, dan stok terlalu banyak dengan cepat. Akibatnya, pihak manajemen sulit untuk menentukan reorder barang.
4. Menurunnya kepuasan pelanggan
Menurunnya kepuasan pelanggan berkaitan dengan manajemen ketersediaan barang. Jika terjadi masalah barang habis tentunya pelanggan akan merasa kecewa. Jika terjadi secara terus-menerus pasti akan menurunkan kepuasan pelanggan dan memberikan citra buruk untuk bisnis. Oleh sebab itu, pengelola harus mampu mengelola ketersediaan stok barang dengan baik dan efisien.
Keuntungan dan Manfaat Menggunakan Sistem Manajemen Inventaris
Sistem manajemen inventaris memberikan kemudahan bagi pelaku bisnis swalayan dalam pengelolaan stok barang. Sistem manajemen inventaris akan membantu pengelolaan stok menjadi lebih otomatis, lebih mudah, dan lebih efisien. Selain itu, sistem manajemen inventaris cukup menghemat kebutuhan biaya, waktu, dan sumber daya manusia. Berikut ini beberapa keuntungan dan manfaat dari penggunaan sistem manajemen inventaris.
1. Mencatat stok barang secara otomatis
Melakukan pencatatan stok barang secara otomatis dengan bantuan sistem manajemen inventaris. Sistem manajemen inventaris akan membantu pelabelan barang dan perhitungan barang secara otomatis dan cepat. Teknologi ini akan menghitung secara otomatis barang masuk, barang keluar, dan jumlah stok yang tersedia. Hal ini tentunya sangat bermanfaat dalam pengelolaan stok swalayan.
2. Melakukan re-order barang secara otomatis
Sistem akan mencatat dan melaporkan stok barang yang akan habis. Dengan begitu, pengelola tidak harus mengecek satu per satu barang mana yang mendekati habis karena sistem akan secara otomatis mengingatkan. Oleh karena itu, pengelola dapat melakukan re-order barang dengan mudah.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
Mengelola manajemen stok dengan sistem manajemen inventaris juga akan meningkatkan efisiensi operasional. Proses penginputan data, perhitungan stok, pelacakan barang, dan melakukan reorder point secara cepat bahkan dalam hitungan detik. Pengelola tidak harus mengecek satu per satu ke lokasi untuk melihat data tersebut karena dapat mengecek secara langsung pada sistem.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Manajemen stok mengatur stok barang selalu dalam kondisi tersedia tetapi tidak berlebihan. Hal ini berkaitan dengan kepuasan pelanggan. Pelanggan tidak akan mengeluh bahwa produk yang mereka cari tidak ada karena habis. Itu sebabnya, sistem manajemen inventaris secara tidak langsung berdampak pada kepuasan pelanggan. Semakin baik pengelolaan stok barang kemungkinan besar kepuasan pelanggan turut meningkat.
Contoh Aplikasi Sistem Manajemen Inventaris di Swalayan
Seiring perkembangan teknologi yang semakin canggih, saat ini telah tersedia berbagai aplikasi sistem manajemen inventaris yang dapat berguna untuk pengelolaan stok barang. Misalnya:
1. HashMicro
HashMicro adalah perusahaan penyedia sistem ERP yang menyediakan software sistem manajemen inventaris untuk berbasis jenis bisnis, termasuk usaha retail. Software ini termasuk salah satu sistem manajemen inventaris terbaik.
Software ini akan membantu proses pengelolaan inventaris swalayan mulai dari pembuatan barcode, tracking stok barang di gudang, pengambilan dan pengepakan barang, pemesanan ke pemasok, serta pengiriman pesanan ke pelanggan. Bahkan, pengguna dapat memesan software ini secara kustom sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Dengan bermodalkan mulai dari 15 juta, Anda sudah bisa memperoleh beberapa kelebihan dari sistem ini. Kelebihan sistem ini yakni mampu mengelola persediaan barang di banyak lokasi toko atau gudang, software bisa dipesan secara kustom, dapat digunakan banyak orang dalam satu waktu tanpa tambahan biaya, pelaporan canggih, serta dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain. Dengan begitu, biaya yang Anda keluarkan sebanding dengan kemudahan dan manfaat dari sistem ini.
2. Netsuite
Netsuite adalah perusahaan komputer berbasis cloud yang menyediakan software ERP (Enterprise Resource Planning) yang berguna dalam manajemen bisnis. Perangkat lunak ini menyediakan modul akuntansi, manajemen inventaris, manajemen pesanan, manajemen hubungan pelanggan, dan e-niaga. Tak hanya itu, software ini juga mampu menangani manajemen proyek, perencanaan keuangan, dan sumber daya manusia.
3. SAP
SAP singkatan dari System Application and Processing merupakan software yang menyediakan jasa untuk pengelolaan operasional perusahaan dan bisnis, salah satunya untuk manajemen stok barang. Software ini memiliki berbagai jenis software, seperti SAP Business, SAP All-in-One, SAP Business One, dan SAP S/4 HANA. Pemilihan software tersebut bisa menyesuaikan dengan skala dan kebutuhan masing-masing perusahaan atau bisnis.
Kesimpulan
Bisnis swalayan membutuhkan teknologi yang canggih untuk mempermudah pengelolaan stok barang. Penggunaan sistem manajemen inventaris terbaik dari HashMicro direkomendasikan untuk membantu pengelolaan stok menjadi lebih mudah.
Penggunaannya akan membuat operasional menjadi lebih efisien. Jadi, pilihlah sistem manajemen inventaris HashMicro untuk kemudahan bisnis Anda. Coba demo gratis sekarang!
