Sistem manajemen inventory atau sistem manajemen inventaris merupakan suatu sistem yang mengatur persediaan barang serta berkaitan dengan aktivitas serta informasi logistik sebuah perusahaan. Sistem manajemen inventory telah digunakan di berbagai perusahaan atau lembaga, salah satunya kelas di sekolah. Setiap sekolah pasti akan melakukan kegiatan pengelolaan inventaris kelas. Sistem manajemen inventory ini akan membantu kegiatan tersebut menjadi lebih efektif.
Penggunaan sistem manajemen inventory dinilai penting untuk menjaga ketertiban administrasi sarana dan prasarana sekolah yang dimiliki. Ketertiban administrasi tersebut dapat berdampak positif untuk lembaga sekolah. Misalnya, menghemat keuangan pengadaan atau pemeliharaan barang serta memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana milik sekolah.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Masalah yang Sering Dihadapi dalam Pengelolaan Inventaris Kelas Tanpa Sistem Manajemen Inventory
Sistem manajemen inventory akan membantu kegiatan pengelolaan inventaris sarana dan prasarana milik sekolah menjadi lebih mudah dan teratur. Pengelolaan inventaris yang tak teratur sangat berisiko menimbulkan masalah. Berikut ini beberapa contoh masalah inventarisasi sekolah yang sering terjadi apabila tidak menggunakan sistem inventaris barang.
1. Kesulitan mencatat jumlah barang
Salah satu masalah pengelolaan inventaris kelas tanpa sistem manajemen inventory adalah kesulitan dalam mencatat jumlah barang. Berbagai jenis barang yang beragam dengan jumlah yang banyak tentu membutuhkan ketelitian dan ketekunan dalam mencatatnya.
Pencatatan tanpa sistem manajemen inventory mungkin akan menimbulkan masalah, seperti duplikasi identitas barang, ada barang yang terlewat, dan lain sebagainya. Dampaknya, akurasi daftar inventaris menjadi rendah. Selain itu, melakukan kegiatan input data barang mungkin juga cukup melelahkan.
2. Akurasi daftar inventaris kelas rendah
Pencatatan bertujuan untuk mengetahui daftar inventaris milik sekolah. Inventaris kelas biasanya berupa sarana dan prasarana, seperti kursi, meja, lemari, buku, ruang, dan sebagainya. Jika pencatatan dilakukan tidak secara menyeluruh, tertata, serta tidak terpusat tentu akan membuat keakuratan jumlah daftar inventaris tersebut rendah.
Salah satu contoh masalahnya, adanya ketidakcocokan antara barang nyata dengan jumlah di catatan. Hal ini tentu akan menyulitkan jika sewaktu-waktu pihak tertentu membutuhkan data mengenai inventaris tersebut.
3. Tata letak barang yang tidak efisien
Tata letak barang di sekolah juga menjadi salah satu sumber masalah. Barang tertentu seperti kursi dan meja mungkin akan berlebihan di satu ruang dan ruang lainnya mengalami kekurangan. Contoh masalah lainnya, keberadaan lokasi buku yang tidak tercatat dimana juga akan menyulitkan dalam pengelolaan inventaris.
Buku termasuk aset sekolah dan bernilai materiil sehingga pengelolaannya juga harus baik. Masalah tersebut juga bisa terjadi pada barang-barang lainnya, seperti jam dinding, lemari kelas, papan tulis, papan absen, dan sebagainya.
4. Kesulitan mengetahui lokasi barang
Perpindahan barang inventaris kelas dari satu ruangan ke ruangan lain tanpa sistem yang tepat juga dapat mempersulit pelacakan lokasi barang. Barang di kelas, seperti meja, kursi, buku, atau papan tulis mungkin akan berpindah ke kelas lain. Jika perpindahan lokasi tersebut tidak tercatat dengan baik tentunya akan menyulitkan saat akan mencari tahu lokasi barang yang benar.
5. Kesulitan mengetahui kondisi barang
Pemantauan kondisi barang menjadi salah satu hal penting dalam pengelolaan inventaris kelas. Salah satu masalah pengelolaan inventaris tanpa sistem manajemen inventory adalah kesulitan dalam pemantauan kondisi barang.
Tak adanya sistem yang melaporkan kondisi barang, entah rusak atau hilang membuat pengawasan kondisi barang tak optimal. Itu sebabnya, penggunaan Aplikasi Pencatan Stok Barang sangat direkomendasikan dalam pengelolaan inventaris sekolah.
Keuntungan Menggunakan Sistem Manajemen Inventory untuk Mengelola Inventaris Sekolah
Sistem manajemen inventory akan membantu pengelolaan inventaris menjadi lebih sistematis. Sistem ini bisa memberikan beberapa keuntungan, yakni:
1. Mempermudah penginputan data
Sistem manajemen inventory akan membantu penginputan data inventaris kelas menjadi lebih mudah. Sistem manajemen inventory akan merancang terlebih dahulu informasi terkait data tempat inventaris, kode barang, nama barang, pencatatan barang masuk dan keluar, serta mutasi barang. Tak hanya itu, adanya sistem barcode untuk setiap barang sehingga akan mempermudah penginputan data dan pengelolaan data barang lainnya.
2. Mempermudah pengontrolan jumlah barang
Sistem manajemen inventory menyediakan fitur yang memantau stok barang masuk, barang keluar, dan perpindahan barang. Sistem juga dapat memantau kondisi barang sehingga jumlah barang dapat diketahui. Pengelolaan, pelacakan, serta penerimaan barang inventaris sekolah di berbagai tempat secara cepat dan akurat akan memudahkan dalam pengontrolan jumlah barang secara real-time.
3. Mempermudah pemantauan barang
Adanya fitur untuk penginputan barang masuk, barang keluar, perpindahan barang, dan kondisi barang tentu sangat berguna untuk mempermudah pemantauan barang. Pemantauan jumlah barang dan lokasi barang menjadi lebih mudah. Selain itu, sistem juga dapat memantau jumlah barang yang rusak atau hilang. Manfaat lainnya, data tersebut dapat berguna sebagai bahan untuk laporan dan evaluasi pengelolaan inventaris kelas pada periode tertentu.
Contoh Aplikasi Sistem Manajemen Inventory di Kelas
Saat ini telah tersedia berbagai aplikasi Sistem Manajemen Inventory untuk pengelolaan inventaris kelas. Beberapa contoh aplikasi atau website Sistem Manajemen Inventory yakni:
1. HashMicro
HashMicro adalah perusahaan penyedia software ERP yang menyediakan sistem manajemen inventaris. Sistem manajemen inventory Hashmicro sangat direkomendasikan sebagai pilihan software sistem manajemen inventory kelas. Sistem ini mampu memonitor perpindahan barang, optimasi tingkat stok, operational dashboard, dan memaksimalkan pengontrolan inventaris kelas.
Fitur utama Inventory Management Software dari Hashmicro di antaranya Barcode Management, Lot and Serial Number Tracking, Stock Request Management, Inventory Forecasting, Inventory Valuation, dan Stock Aging Analysis.
Fitur Barcode Management digunakan sebagai pelabelan barang di sekolah sehingga pengelolaan dan pelacakan pengiriman serta penerimaan barang dapat secara akurat. Lot and Serial Number Tracking mengandung nomor seri dan lot tertentu yang dapat memudahkan pelacakan barang di sekolah.
Sementara Inventory Valuation akan mengevaluasi inventaris di seluruh sekolah di akhir periode pelaporan dalam hitungan detik. Sistem ini memberikan keuntungan bagi penggunanya karena dapat menunjang banyak lokasi dan gudang, meningkatkan akurasi pesanan inventaris, efisiensi proses operasional, notifikasi barang rusak, dan kemudahan dalam pelacakan barang di sekolah.
Dengan harga yang terjangkau, sistem manajemen inventory ini sudah bisa didapatkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis maupun lembaga, termasuk institusi pendidikan. Proses implementasinya yang cepat dan bisa custom sesuai dengan kebutuhan membuat sistem ini menjadi salah satu sistem manajemen inventory terbaik. Jadi, jangan khawatir karena fitur yang tersedia pasti akan berguna secara optimal.
2. SAP
SAP adalah perusahaan penyedia software ERP yang menyediakan modul manajemen inventory untuk bisnis manufaktur dan distribusi.
3. Odoo
Odoo Inventory adalah software yang menyediakan modul inventaris dan sistem manajemen gudang (warehouse) dengan aplikasi barcode scanner yang canggih, dan sebagai Odoo partner, kami menawarkan solusi ini dengan dukungan dan keahlian tambahan untuk memastikan implementasi yang optimal dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Kesimpulan
Sistem Manajemen Inventory Hashmicro dapat menjadi pilihan untuk pengelolaan inventaris kelas. Fitur yang tersedia dipastikan akan membantu memudahkan dalam input data, pemantauan jumlah stok, pemantauan kondisi barang, dan pelacakan lokasi barang. Manajemen inventaris menjadi lebih efektif, hemat waktu, dan tak membutuhkan banyak sumber daya manusia. Pilih software inventory terbaik untuk membantu inventaris sekolah terkelola dengan baik. Dapatkan demo gratis software inventory HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.
