Sistem Procurement adalah: Pengertian, Fitur, dan Manfaat

Terdapat tiga jenis alasan perusahaan membutuhkan sistem procurement adalah, yakni mengelola transaksi secara efisien, mengatur permintaan dan pembelian, dan budget & cost control, alasan terakhir adalah yang paling banyak ditemukan.

Banyaknya kelalaian yang terjadi pada divisi procurement dikarenakan sistem pembelian yang manual dan tidak terintegrasi. Hal inilah yang membuat perusahahaan mencari  procurement system yang memiliki automasi terbaik.

Sistem procurement atau software pembelian hadir mengedepankan pengelolaan biaya dan budget yang lebih hemat, pengawasan elektronik, kontrol akses, verifikasi pihak ketiga, serta audit secara berkala. Ini membantu menjaga integritas dalam proses pengadaan.

Pada artikel ini, kita akan memahami lebih dalam tentang apa yang dimaksud dengan sistem procurement serta manfaat apa yang akan Anda terima ketika Anda memutuskan untuk mengadopsinya.

Apa itu Sistem Procurement dan Pentingnya untuk Bisnis

Bagaimana rasanya jika kita dapat memastikan bahwa setiap pembelian yang kita lakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan tanpa pemborosan? Tentu, itu adalah sebuah revolusi yang kita semua impikan, dan sangat mungkin dicapai dengan bantuan sistem procurement.

Lalu, apa itu sistem procurement?

Sistem procurement atau sistem pengadaan adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan dan mengotomatisasi proses pembelian barang dan jasa dalam suatu perusahaan. Sistem ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap proses pengadaan, mulai dari pemilihan pemasok, negosiasi harga, pemesanan, hingga penerimaan barang, dilakukan dengan efisien, transparan, dan akuntabel.

Bayangkan Anda berada di tengah-tengah keramaian pasar tradisional, dengan banyaknya transaksi, negosiasi, dan desas-desus yang terjadi. Sekilas, semuanya terlihat berjalan dengan baik, namun ada ketidakpastian yang mengintai: apakah Anda benar-benar mendapatkan barang dengan harga terbaik? Apakah ada kecurangan yang mungkin terjadi di balik layar?

Sama halnya dengan perusahaan, ketidakefisienan dalam proses pengadaan seringkali menjadi sumber ketakutan. Proses pengadaan yang memakan waktu berlarut-larut, sumber daya yang terbuang sia-sia, dan kesempatan bisnis yang terlewat akibat ketidakteraturan prosedur dapat menjerumuskan perusahaan kepada kerugian besar.

Untuk mengatasi masalah tersebut, software procurement hadir layaknya pahlawan tanpa tanda jasa bagi berbagai industri; mulai dari manufaktur, trading, restoran, hingga retail. Semua proses pembelian yang mungkin sebelumnya penuh dengan kerumitan kini menjadi terotomatisasi.

Fitur Penting yang Wajib Ada dalam Sistem Procurement

Secara garis besar, fitur utama dalam sistem procurement atau aplikasi purchasing terbagi menjadi dua, yaitu purchase dashboard dan vendor portal. Setiap fitur memiliki fungsi-fungsi spesifik yang membantu dalam mengelola seluruh siklus pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga evaluasi kinerja vendor. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut terkait fungsi-fungsi fitur tersebut:

Purchase Dashboard

Dashboard pembelian adalah papan informasi yang menampilkan semua yang sedang berlangsung dalam pengadaan. Dengan dasbor ini, Anda dapat dengan mudah melihat status permintaan, pesanan, dan transaksi lainnya.

Ini sangat berguna karena memberikan gambaran keseluruhan yang membantu Anda dalam mengelola seluruh proses pengadaan, termasuk menyediakan contoh purchase order yang memudahkan dalam pelacakan dokumen. Berikut adalah beberapa fitur yang terdapat pada sistem procurement, khususnya purchase dashboard:

1. Purchase request management

Fitur ini seperti alat manajemen yang membantu Anda mengatur semua permintaan pembelian yang masuk. Ketika seseorang atau departemen dalam perusahaan Anda membutuhkan sesuatu, mereka membuat permintaan. 

Dengan manajemen permintaan pembelian, Anda bisa membuat, melacak, dan mengelola permintaan ini dari awal hingga akhir. Ini sangat penting untuk memastikan bahwa setiap permintaan diproses dengan benar, barang atau jasa yang dibutuhkan dipesan dengan tepat, dan semua proses berjalan efisien. 

Terdapat banyak fungsi dalam fitur ini, yaitu untuk manajemen pembelian dalam berbagai kategori termasuk goods, services, assets, dan rental. Berikut adalah penjelasan dari beberapa ketegori tersebut:

• Goods (pembelian barang)

Fitur memungkinkan Anda untuk membuat permintaan khusus untuk barang-barang tertentu yang dibutuhkan, seperti komputer, printer, atau peralatan lainnya. Anda bisa memerinci barang apa yang diperlukan, berapa banyak yang diperlukan, dan kapan Anda memerlukannya. 

Dengan begitu, Anda dapat lebih mudah mengelola permintaan untuk barang dan memastikan bahwa pesanan yang Anda buat sesuai dengan kebutuhan Anda. Fitur sistem procurement ini memungkinkan Anda untuk merinci persyaratan barang dengan lebih baik, termasuk merek, spesifikasi teknis, dan jumlah yang diperlukan.

• Services (pembelian jasa)

Dalam beberapa situasi, Anda mungkin membutuhkan layanan khusus, seperti perbaikan perangkat atau konsultasi ahli. Fitur ini sangat berguna dalam mengatur permintaan untuk jasa-jasa tersebut. Anda bisa mendeskripsikan jenis layanan yang Anda butuhkan, berikan detail tentang apa yang perlu dikerjakan, dan tentukan tenggat waktu jika ada. 

• Assets (pembelian aset)

Ketika perusahaan Anda memerlukan aset tetap, seperti peralatan teknologi atau kendaraan, fitur ini memainkan peran kunci. Pengguna dapat dengan mudah mengajukan permintaan pembelian untuk aset-aset ini. Ini membantu dalam mengelola pengadaan aset yang lebih besar dengan dokumentasi yang baik.

• Rental (pembelian sewa)

Kadang-kadang, lebih efisien untuk menyewa daripada membeli. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membuat permintaan pembelian untuk penyewaan barang atau jasa tertentu. Sebagai contoh, perusahaan Anda mungkin perlu menyewa ruang konferensi atau peralatan khusus seperti alat berat.

Sayangnya, tidak banyak sistem procurement di luar sana yang menyatukan empat kategori fungsi utama dalam satu fitur. Namun, salah satu vendor yang membedakan dirinya dengan menyajikan sistem procurement multifungsi adalah HashMicro. Mereka membawa konsep yang memadukan Purchase Request, Purchase Order, Vendor Management, dan Invoice & Payment dalam satu platform terintegrasi. 

HashMicro memberikan solusi yang komprehensif dan terpadu untuk memenuhi kebutuhan pengadaan perusahaan, membantu meningkatkan efisiensi, dan memberikan visibilitas yang lebih baik dalam seluruh siklus pengadaan. Apabila Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut terkait HashMicro, Anda dapat mengetahui besaran harga penerapan sistem procurement dengan meng-klik banner di bawah ini.

2. Purchase request to RFQ

Saat Anda ingin meminta surat penawaran harga dari beberapa vendor untuk barang atau jasa tertentu, fitur ini adalah kunci. Ini menghubungkan permintaan pembelian Anda dengan proses permintaan penawaran harga (RFQ). Dengan ini, Anda dapat mengirimkan permintaan kepada berbagai vendor untuk mendapatkan penawaran harga mereka.

Ini sangat penting karena memungkinkan Anda untuk membandingkan harga dari berbagai vendor dan memilih penawaran terbaik berdasarkan kualitas dan harga. Anda juga dapat memberikan batas waktu untuk menerima penawaran dan menentukan kriteria penilaian untuk memilih vendor yang paling sesuai.

3. Purchase order management

Manajemen pesanan pembelian adalah fitur sistem procurement yang memungkinkan Anda untuk mengatur semua pesanan yang telah Anda buat. Ini seperti lemari arsip besar yang berisi semua pesanan Anda. Ketika Anda sudah tahu barang atau jasa apa yang Anda ingin beli, Anda membuat pesanan dan memasukkannya ke dalam sistem. 

Dengan purchase order system, Anda bisa mengelola status pesanan, seperti apakah pesanan sedang diproses, dalam pengiriman, atau sudah diterima. Anda juga dapat melacak riwayat pesanan untuk referensi di masa mendatang. Manajemen pesanan pembelian sangat penting untuk memastikan bahwa semua pesanan terorganisir dengan baik dan tidak ada yang terlewat.

4. Work order receiving

Setelah Anda membuat pesanan, langkah berikutnya adalah memastikan bahwa barang atau jasa yang Anda pesan tiba dengan baik dan sesuai dengan pesanan Anda. Fitur ini membantu Anda dalam melacak pesanan hingga saat barang atau jasa diterima.

Anda dapat memantau status pengiriman dan menerima pemberitahuan saat barang tiba. Ini memastikan bahwa barang atau jasa yang Anda pesan sampai dengan aman dan sesuai dengan yang Anda harapkan. Anda juga dapat memverifikasi kualitas dan kuantitas pesanan sesuai dengan yang dijanjikan.

5. Supplier invoices

Setelah barang atau jasa diterima, pasti ada tagihan yang harus dibayar kepada vendor. Fitur sistem procurement ini menghubungkan pesanan dengan proses penagihan. Ini penting untuk memastikan bahwa semua transaksi keuangan tercatat dengan baik. 

Anda dapat memeriksa tagihan yang diterima dengan pesanan yang sesuai, memverifikasi jumlah yang harus dibayarkan, dan menjadwalkan pembayaran sesuai dengan persyaratan kontrak. Ini memastikan transparansi dalam proses pembayaran dan menghindari masalah keuangan.

6. Purchase blanket order management

Terkadang, Anda memiliki kebutuhan yang berulang untuk barang atau jasa yang sama. Misalnya, Anda mungkin secara berkala membeli perlengkapan kantor atau layanan pemeliharaan rutin. Fitur blanket order membantu Anda mengelola pesanan-pesanan ini dengan efisien.

Anda dapat membuat pesanan blanket yang mencakup semua persyaratan Anda, termasuk jumlah, harga, dan jadwal pengiriman. Ini memudahkan pengulangan pesanan yang sama tanpa perlu membuat pesanan baru setiap kali.

Vendor Portal 

Vendor Portal adalah platform yang dirancang untuk memfasilitasi interaksi antara perusahaan dan pemasok atau vendor. Portal ini memungkinkan pemasok untuk mengakses informasi, mengirimkan dokumen, dan berpartisipasi dalam berbagai aspek pengadaan dan kerja sama bisnis dengan perusahaan.

Dalam portal ini, bisnis juga dapat melakukan collecting market and supplier data. Ini kemudian memungkinkan bisnis untuk melakukan vendor matching atau menemukan pemasok atau vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Vendor portal biasanya memiliki beberapa fitur: 

1. Vendor registration portal & forgot password

Portal pendaftaran vendor adalah tempat di mana pemasok atau vendor bisa mendaftar untuk bermitra dengan perusahaan Anda. Mereka mengisi informasi dasar seperti nama, alamat, nomor kontak, dan detail perusahaan. 

Fitur lupa kata sandi sistem procurement membantu vendor mengatasi masalah jika mereka lupa kata sandi akun mereka. Ini adalah langkah awal yang penting dalam membangun kerjasama dengan vendor. Dengan cara ini, vendor bisa dengan mudah mengakses portal dan mulai berinteraksi dengan perusahaan Anda.

2. Vendor data submission & management

Setelah mendaftar, vendor perlu mengirimkan data lengkap mereka. Ini termasuk informasi seperti alamat perusahaan, nomor telepon, kontak utama, dan informasi lain yang relevan. Fitur ini juga memungkinkan vendor untuk memperbarui data mereka jika ada perubahan. 

Ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan Anda memiliki informasi yang selalu terkini tentang vendor yang mereka kerjasama. Dengan data yang akurat, perusahaan Anda dapat menghubungi vendor dengan mudah dan memahami vendor mereka dengan lebih baik.

3. Vendor price list submission & management

Vendor seringkali harus memberikan daftar harga barang atau jasa yang mereka tawarkan. Fitur sistem procurement ini memungkinkan vendor untuk mengirimkan daftar harga mereka. Mereka dapat mengatur dan memperbarui harga sesuai kebijakan perusahaan mereka. 

Bagi perusahaan Anda, ini adalah alat penting untuk membandingkan harga dari berbagai vendor dan membuat keputusan berdasarkan faktor harga. Ini membantu dalam memastikan bahwa perusahaan Anda mendapatkan penawaran terbaik yang sesuai dengan anggaran.

4. Vendor rating

Fungsi ini memungkinkan perusahaan Anda untuk memberikan penilaian terhadap kinerja vendor. Melalui Vendor Portal, perusahaan dapat memberikan feedback dan rating terhadap setiap transaksi atau proyek yang melibatkan vendor.

Penilaian ini mencakup berbagai aspek seperti ketepatan waktu, kualitas produk atau layanan, dan responsivitas vendor terhadap permintaan. Vendor Rating memberikan gambaran objektif tentang sejauh mana vendor memenuhi harapan perusahaan.

Sistem Procurement yang Tepat untuk Anda!

Apakah Anda ingin menjadi pemain utama dalam persaingan bisnis dengan memanfaatkan software purchase? Sistem Procurement dari HashMicro adalah kunci sukses Anda! Beralihlah ke HashMicro sekarang, dan beri bisnis Anda keunggulan yang sangat diinginkan.

Dengan HashMicro, Anda bukanlah yang mengikuti tren, Anda menciptakannya! Berbicara tentang pengadaan barang dan layanan, HashMicro adalah sistem yang dilengkapi oleh teknologi canggih. Mengapa? Karena kami memberikan Anda kontrol penuh atas proses procurement Anda. Pesanan, persediaan, pemasok – semuanya dalam genggaman Anda.

Kami tidak hanya menjanjikan kemudahan penggunaan, tapi juga kecepatan. HashMicro membantu Anda menghemat waktu dan uang dengan otomatisasi yang tak tertandingi. 

Pilih HashMicro dan lihatlah bisnis Anda berkembang lebih cepat daripada yang pernah Anda bayangkan. Jangan biarkan kesempatan ini terlewatkan. HashMicro Procurement adalah jawaban yang Anda tunggu-tunggu untuk mengambil alih panggung bisnis!

Jangan lewatkan kesempatan untuk mendapatkan demo gratis sekarang juga!

Pertanyaan Seputar sistem procurement adalah

• Procurement terdiri dari apa saja?

  Dalam prakteknya procurement terdiri tiga tahapan, yakni purchasing, expediting, dan traffic. Expediting merupakan tahapan pengawasan agar proses pembelian berjalan lancar. Sedangkan traffic merupakan tahapan pengiriman dan memastikan barang aman sampai di tempat tujuan.

• Apa itu tugas procurement?

  Procurement merupakan sebuah aktivitas yang dilakukan setiap perusahaan untuk membeli peralatan usaha, mesin produksi, bahan bangunan, jasa, equipment reparasi atau barang tertentu yang memang dibutuhkan. Inilah tugas dari profesional procurement yang perlu Anda ketahui.

• Langkah Langkah procurement?

  (1).Identifikasi. (2).Seleksi Vendor. (3).Kirim Permintaan Pembelian. (4).Buat Pesanan Pembelian. (5).Penerimaan Faktur dan Pesanan. (6).Pembayaran. (7).Rekam untuk Audit.

• Kenapa harus ada procurement?

  Ini karena proses procurement adalah sebuah proses yang bertujuan untuk membantu sebuah perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan kriteria kebutuhannya baik dalam hal kuantitas, kualitas, lokasi, waktu, dengan biaya yang paling murah.