Software Management Project Terbaik untuk Developer Property

Sebelum menjalankan pembangunan proyek besar, Anda sebagai developer property harus  mempersiapkan perencanaan dengan matang serta memanajemen setiap aspek yang tergabung dalam pembangunan. Maka dari itu, Software Management Project akan sangat membantu Anda. Software ini memberikan bantuan mulai dari awal perencanaan proyek hingga akhir. Semua tahap dari pembangunan proyek Anda dapat terkelola secara otomatis dan efisien dengan menggunakan Software Konstruksi. Tidak hanya membantu dalam manajemen proyek, Anda dapat melancarkan komunikasi dengan para petinggi proyek serta memberikan laporan perkembangan proyek secara real-time.

Salah satu software management project terlengkap adalah Hash Construction Suite. Software konstruksi terlengkap untuk memantau perkembangan proyek, tenaga kerja, penggunaan bahan baku, hingga kemudahan melacak aktualisasi RAB dan RAP. Sistem ini dapat memaksimalkan kegiatan, mengotomatiskan berbagai macam proses konstruksi, meminimalkan kesalahan, dan menghemat waktu serta biaya. Manajemen inilah yang Anda butuhkan untuk mengoptimalkan pengerjaan proyek Anda. Untuk informasi lebih detailnya, Anda dapat mempelajari skema perhitungan harga Hash Construction Suite di sini.

Baca juga: Pahami Sistem Konstruksi Untuk Otomatiskan Operasional Bisnis Anda

Software management project adalah perangkat lunak yang membantu dalam perencanaan proyek, penjadwalan, alokasi sumber daya, dan manajemen perubahan. Perangkat lunak ini juga memungkinkan manajer proyek (PM), stakeholders, dan user untuk mengontrol biaya dan mengelola penganggaran, manajemen kualitas, dokumentasi dan juga dapat digunakan sebagai sistem administrasi. Bahkan Software management project sangat cocok untuk mengelola proyek besar agar menjadi lebih produktif.

Tren Penggunaan Software Management Project

Manajemen proyek memiliki tren dalam penggunaannya. Tidak hanya karena membantu dalam manajemen proyek Anda, software ini juga digunakan karena beberapa alasan lainnya. Berikut tren penggunaan software management project.

1. Cloud

Teknologi cloud menjadikan Software Manajemen Proyek lebih terjangkau dan lebih mudah untuk digunakan, serta penggunaan teknologi ini meningkat beberapa tahun terakhir. Teknologi ini juga memungkinkan pengguna baru untuk memasuki pasar dan memberikan alternatif yang lebih baik dan fleksibel untuk software lama. Kemudian ada multi-cloud yang merupakan tren lain yang menarik perhatian di pasar perangkat lunak. 

2. Kolaborasi

Kolaborasi salah satu hal yang penting dari manajemen proyek, tetapi software manajemen proyek yang tidak fleksibel akan mempersulit pengerjaan proyek. Namun tenang saja, dengan kemajuan teknologi, Software Manajemen Proyek sekarang menghadirkan fitur kolaborasi, baik secara langsung maupun terintegrasi dengan perangkat lunak lain. Dengan tren kolaborasi ini komunikasi akan semakin lancar.

3. Kegunaan

Fungsional di sini mengacu kepada kecenderungan untuk menambahkan lebih banyak fitur dalam Software Manajemen Proyek, seperti manajemen pelanggan, billing, ataupun akuntansi. Pendekatan ini sangat bermanfaat bagi UKM yang lebih suka software manajemen proyek dengan fitur lain yang terdapat dalam satu produk. Namun, hal ini tidak terlalu menarik oleh perusahaan menengah ke atas, karena tidak mampu untuk menangani kebutuhan mereka yang sangat kompleks.

4. Manufaktur

Tren lain yang terkait dengan perangkat lunak manajemen proyek adalah kebutuhan perusahaan manufaktur dan distribusi untuk mendiversifikasi aktivitas mereka untuk meningkatkan pendapatan dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Biasanya hanya produsen mesin berat atau peralatan canggih yang bisa menyediakan instalasi serta pemeliharaan kepada pelanggan. Namun, produsen UKM mengadopsi strategi serupa tetapi tidak mampu berinvestasi dalam ERP. Jadi, mereka memanfaatkan manajemen proyek yang biasanya terpisah dari sistem ERP mereka.

5. Agile project management (Manajemen proyek yang gesit)

Manajemen proyek tangkas adalah metodologi yang berfokus pada kolaborasi antar tim yang terlibat dalam proyek. Tangkas pada metodologi ini didasarkan pada inspeksi terhadap kemajuan proyek yang mana dapat memicu tindakan korektif. Manajemen proyek yang gesit juga memungkinkan pengiriman proyek berkualitas tinggi dengan cepat.

6. Virtualisasi

Manajemen proyek virtual bergantung pada tim virtual dalam menyelesaikan tugas serta memantau efektivitas proyek. Tim virtual ini adalah karyawan yang bekerja dari jarak jauh di beberapa lokasi. Pendekatan ini dapat mengurangi biaya proyek, tetapi juga dapat membawa tantangan seperti miskomunikasi antara pengguna dari negara dan budaya yang berbeda, atau kesulitan penjadwalan karyawan di zona waktu yang berbeda.

7. Manajemen kerja

Manajemen kerja adalah perangkat lunak baru yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen alur kerja, dan fungsionalitas proses kolaborasi untuk mengelola aliran data dan operasi bisnis. Solusi manajemen kerja berfokus pada bisnis layanan. Perangkat lunak jenis ini tidak selalu merupakan pilihan yang baik untuk industri lain, seperti manufaktur atau logistik.

8. Peralatan

Sebagian besar fitur manajemen proyek terdiri atas alat terpisah yang dapat Anda beli dan Anda gunakan secara independen. Beberapa contohnya adalah manajemen tugas, pelacakan waktu, dan manajemen sumber daya. Timesheet adalah contoh lain dari alat manajemen proyek, ini digunakan untuk memantau waktu kerja karyawan yang tidak terlibat langsung dalam manajemen proyek. Misalnya, karyawan yang memasang dan memelihara perangkat keras tidak perlu menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, tetapi mereka dapat menggunakan timesheet.

Manfaat Menggunakan Software Management Project untuk Bisnis Anda

Dari pengertiannya, kita bisa menyimpulkan bahwa software management project sangat bermanfaat dalam mengelola segala aspek dalam konstruksi. anfaat lainnya juga dapat Anda rasakan jika menggunakan Software Manajemen Konstruksi ini untuk proyek Anda. Berikut beberapa manfaat tersebut.

1. Manajemen sumber daya dan pelacak biaya

Alasan utama kenapa banyak perusahaan kontraktor menggunakan software ini adalah untuk mengelola sumber daya dan melacak biaya operasional. Mulai dari perancangan RAB dan RAP hingga aktualisasi, dengan software konstruksi Anda dapat melacaknya. Memantau kinerja tenaga kerja juga sangat penting dalam sebuah proyek. Software ini mengurangi human-error yang dapat terjadi agar target pembangunan dapat tercapai tepat waktu.

2. Diversifikasi penawaran

Software Manajemen Proyek menawarkan fitur yang dapat menggabungkan pelayanan untuk mendiversifikasi penawaran perusahaan. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk cepat beradaptasi dengan perubahan preferensi pelanggan dan permintaan pasar. Kemampuan untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan pasar dapat menjadi keunggulan yang penting di sektor industri yang sangat kompetitif seperti layanan profesional.

3. Pelacakan efektivitas dan profitabilitas

Pelacakan sangat penting dalam menjalankan sebuah proyek. Software ini menawarkan fitur pelacak anggaran serta perkembangan pembangunan. Mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk tugas yang sesuai dengan alokasi waktu yang tepat, hal tersebut dapat membuat manajer proyek menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, serta meningkatkan kepuasan dan produktivitas pelanggan.

Baca juga: 6 Manfaat Utama Sistem ERP untuk Industri Konstruksi

Fitur-fitur Penting Software Management Project yang Membantu Proses Bisnis Anda

Software management project memiliki fitur tambahan, terkadang telah termasuk ke dalam software inti atau secara terpisah dari software inti. Terlepas dari itu, fitur-fitur yang ditawarkan oleh software konstruksi sangat penting dalam menjalankan proyek Anda, apalagi proyek berskala besar. Berikut fitur-fitur penting dalam software management project.

1. Kanban

Fungsi dari Kanban jika dilihat dari prinsip manajemen lean adalah untuk menghilangkan pekerjaan yang sia-sia menggunakan representatif visual proyek. Papan Kanban mencakup kartu yang berguna untuk mengelompokkan tugas dan dengan mudah menetapkan tugas kepada karyawan atau tim. Fitur-fitur ini sangat berguna untuk manajemen proyek yang gesit.

2. Kolaborasi

Kolaborasi antara perusahaan dengan mitra penting untuk keberhasilan sebuah proyek. Meskipun platform kolaborasi dan perangkat lunak dapat digunakan secara terpisah dari Solusi Manajemen Proyek, lebih baik menggabungkannya dalam satu sistem, terutama untuk proyek yang kompleks. Semua laporan perkembangan proyek bisa masuk ke dalam satu sistem yang bisa diakses oleh pihak lain yang berkepentingan.

3. Manajemen dokumen

Manajer proyek tentunya akan berkutat dengan dokumen seperti pernyataan kerja (SWO) dan struktur rincian kerja (WBS) untuk berbagai rencana dan informasi proyek secara internal dan eksternal. File-file penting tersebut dapat diakses oleh semua pihak yang terlibat dalam proyek, memungkinkan kolaborasi dalam membuat dan memodifikasi dokumen. Walaupun begitu, akses ke dokumen bisa dibatasi jika menyangkut informasi yang sensitif.

4. Billing

Billing dan manajemen biaya tidak selalu diperlukan untuk manajemen proyek, tetapi bisa menjadi sangat penting untuk proyek yang kompleks. Ketika banyak pihak terlibat dalam sebuah proyek, penting untuk memastikan bahwa sumber daya manusia dan material yang digunakan telah ditagih dengan tepat. Dengan software management project, semua billing dapat diotomatiskan serta terkelola dengan baik.

5. Optimization

Mengoptimalkan proyek dengan menggunakan data hasil dari evaluasi untuk mengidentifikasi hambatan atau faktor lain yang menghambat proyek sebelumnya. Dari hasil tersebut, memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan korektif serta terhindar dari kesalahan yang sama ke depannya. Fitur ini membantu Anda dalam menyusun laporan secara akurat dan teliti serta meminimalkan kesalahan.

6. Simulasi

Dengan adanya simulasi proyek, manajer proyek dapat membandingkan beberapa skenario untuk suatu proyek dan mengidentifikasi opsi terbaik untuk diimplementasikan. Setiap skenario menjelaskan cara yang berbeda dalam mengalokasikan sumber daya, menentukan pencapaian, dan juga dapat mempertimbangkan kemungkinan kendala serta hambatan. Proyek besar Anda yang memiliki aktivitas yang kompleks sangat penting untuk memanfaatkan fitur ini.

7. Akuntansi proyek

Biasanya jenis fungsi ini dalam bentuk modul software akuntansi dan software ERP berbasis proyek. Modul ini bertujuan untuk melacak biaya dan pendapatan proyek serta mencatat informasi keuangan apapun yang terkait dengan manajemen konstruksi. Akuntansi proyek ini memberikan informasi penting terkait kinerja keuangan setiap proyek.

8. Earned Value Management (EVM)

Cara lain untuk melacak kinerja proyek adalah dengan menggunakan EVM. Perangkat lunak ini juga menyediakan fitur untuk melacak atau memantau kemajuan suatu proyek. EVM ini membantu dalam memperkirakan biaya proyek, melacak aktualisasi biaya,  dan menghitung nilai proyek yang diperoleh. Semua perusahaan konstruksi dapat menggunakan fungsi ini, tetapi bagi perusahaan yang terlibat dalam proyek besar dan kompleks serta membutuhkan investasi yang signifikan, fungsi ini akan sangat  berguna.

9. Work Breakdown Structure (WBS)

Bagi perusahaan yang memiliki proyek yang kompleks, Anda bisa memecah proyek menjadi beberapa kelompok dan merencanakannya secara terpisah. Maka dari itu, karyawan dan tim yang berbeda dapat bertanggung jawab atas bagian mereka, konsultan eksternal atau penyedia layanan dapat dilibatkan. WBS digunakan untuk memantau tugas, sub tugas, sumber daya, dan orang-orang yang terlibat.

10. Manajemen risiko

Proyek dapat terkena dampak negatif oleh kejadian yang tidak terduga seperti bencana alam, peretasan, atau perubahan pekerja, terlepas dari perencanaan yang sudah matang dan pemantauan yang rutin. Perusahaan dapat menggunakan fungsi manajemen risiko untuk mengidentifikasi potensi masalah. Software ini membantu perusahaan membuat rencana serta tindakan korektif untuk mengurangi risiko ketika hal yang tidak diinginkan terjadi.

Baca juga: Mengenal Pentingnya Software EPC (Engineering, Procurement, Construction) Bagi Proyek Konstruksi

Siapa yang Biasanya Menggunakan Software Management Project?

Pengguna dari software management project dapat siapa saja yang terlibat di dalamnya. Namun, tidak semua pekerja dapat mengakses semua hal. Berikut beberapa pihak yang dapat mengakses software management project.

1. Employees

Dengan software management project, para karyawan terbantu dalam pelaksanaan proyek, mulai dari apa yang harus mereka lakukan dan kapan. Karyawan juga dapat berkomunikasi serta berkolaborasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal proyek melalui software ini. Selain itu, karyawan juga dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas atau memeriksa ketersediaan material serta peralatan.

2. Manajer Proyek

Seorang manajer proyek membutuhkan akses ke semua fitur sistem untuk menentukan proyek dan sumber daya serta memantau semua aktivitas. Manajer proyek juga turut campur tangan dan memodifikasi bagian manapun dari proyek jika diperlukan. Hal ini biasanya terjadi jika ada peringatan atau pemberitahuan dengan tingkat keparahan yang berbeda-beda. Dalam pengaturan dan pengelolaan hak akses untuk user internal dan eksternal.

3. Eksekutif

Eksekutif biasanya menggunakan analitik dan laporan untuk memantau proyek. Tidak hanya tentang rincian status proyek, eksekutif juga membutuhkan informasi tentang biaya sumber daya yang dialokasikan dan efektivitas dari setiap proyek. Maka dari itu, para eksekutif juga dapat mengakses Software Manajemen Proyek untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

4. Mitra

Penting bagi mitra, seperti kontraktor atau penyedia layanan pihak ketiga yang melengkapi penawaran perusahaan. Kontributor eksternal biasanya hanya terlibat dalam aktivitas tertentu pada tahap proyek yang berbeda. Mereka butuh mengakses informasi yang diperlukan untuk pekerjaan mereka. 

5. Customer

Pelanggan dapat menggunakan software ini juga melalui portal khusus untuk memantau kemajuan proyek, memberikan umpan balik, serta berkomunikasi dengan penyedia layanan. Untuk proyek besar, pelanggan bisa memiliki tim khusus yang bertanggung jawab atas proyek tersebut dan memerlukan akses ke software manajemen proyek.

Implementasi Software Management Project pada Perusahaan Anda

1. Bagaimana perangkat lunak manajemen proyek diimplementasikan?

Implementasi software ini bisa langsung atau rumit, tergantung dengan seberapa kompleks software tersebut. Untuk usaha kecil, biasanya mengadopsi software cloud yang tidak memerlukan instalasi. Software Manajemen Proyek standar biasanya menyediakan fitur siap pakai, jadi tidak perlu mengkonfigurasi sistem atau membeli modul serta add-on tambahan.

Untuk mid-market companies, mereka memerlukan fitur khusus industri, migrasi data, dan integrasi dengan software bisnis lainnya. Oleh sebab itu, mereka memerlukan rencana implementasi dan karyawan yang berdedikasi serta bertanggung jawab atas proses tersebut. Lalu, ukuran sebuah perusahaan, biasanya mengambil pendekatan bertahap untuk implementasinya dengan cara menyebarkan perangkat lunak di setiap lokasi atau divisi pada suatu waktu. Pendekatan ini lebih bagus daripada menyebarkan sistem di mana-mana pada waktu yang sama, hal itu dapat menyebabkan gangguan yang signifikan serta membutuhkan sumber daya yang besar.

2. Siapa yang bertanggung jawab untuk implementasi perangkat lunak manajemen proyek?

Jika Anda membeli Software Manajemen Proyek, yang harus Anda persiapkan adalah seorang manajer proyek yang mampu bertanggung jawab atas implementasi serta bekerja sama dengan tim ahli materi, vendor, dan mitra. Sedangkan untuk manager dan eksekutif tidak selalu terlibat secara langsung, mereka lebih bertanggung jawab untuk menjaga implementasi tetap sesuai jalurnya. Jika ada sebuah perubahan oleh manajer proyek, manajer yang bertanggung jawab akan menyetujuinya atau menolak hal tersebut.

3. Seperti apa proses implementasi untuk perangkat lunak manajemen proyek?

Proses implementasi memiliki beberapa fase, tetapi tidak semua perusahaan akan menempuh semua fase tersebut. Seperti perusahaan baru, mereka tidak akan menjalani fase migrasi data karena belum memiliki riwayat data dari sistem sebelumnya. Fase utama dari implementasi Software Manajemen Proyek adalah sebagai berikut:

• Migrasi data: Fase ini bertujuan untuk mentransfer sumber data dari sumber apapun yang digunakan sebelumnya dalam mengelola proyek. Meskipun semua riwayat data penting, tetapi tidak semua detail harus dipindahkan, seperti rencana proyek, bagan Gantt, dan sebagainya.
• Konfigurasi sistem: Konfigurasi akan sangat bervariasi pada setiap perusahaan. Software manajemen proyek standar mungkin memerlukan sedikit persiapan yang berbeda dengan pengelolaan proyek yang lebih kompleks. Manajemen proyek yang lebih kompleks membutuhkan penyesuaian sistem lanjutan dengan sistem atau catatan lain seperti CRM atau ERP.
• Manajemen pengguna: Pengguna yang mengakses software juga perlu ditentukan serta sesuai dengan pekerjaannya. Seperti administrator memiliki akses ke semua fitur, termasuk modul manajemen pengguna. Manajer proyek dapat menambah dan memodifikasi proyek. Kemudian, sebagian besar karyawan hanya dapat melihat dan menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka.
• Pengujian software: Pengujian perangkat lunak harus dilakukan dengan menggunakan database demo, juga membutuhkan salinan database yang digunakan untuk operasi sehari-hari. Kumpulan data demo harus menyertakan data dari migrasi dan konfigurasi peran sistem dan pengguna.
• Pelatihan: Pelatihan penggunaan software dapat dilakukan menggunakan alat pembelajaran online atau secara langsung. Pelatihan ini juga dapat melatih orang-orang yang akan menjadi pelatih ke depannya.
• Go-live: Go-live mengacu pada peralihan dari sistem lama ke solusi manajemen proyek baru. Menggunakan software lama dan baru secara berdampingan setelah go-live tidak disarankan, karena akan menimbulkan kebingungan, entri ganda, dan hilangnya produktivitas.
• Penyesuaian: Beberapa penyesuaian tidak bisa Anda hindari setelah implementasi. Umumnya, implementasi dari perangkat lunak yang kompleks memerlukan lebih banyak penyesuaian setelah go-live.

4. Kapan Anda harus menerapkan perangkat lunak manajemen proyek?

Anda harus menghindari penerapan Software Manajemen Proyek saat fase kritis dari sebuah proyek penting. Ketika Anda menggunakan perangkat lunak jenis ini untuk mengelola biaya dan anggaran proyek, alangkah lebih baik jika Anda menyelesaikan implementasi setelah proses penutupan keuangan akhir tahun. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa transaksi akuntansi yang berkaitan dengan proyek telah ditutup dan tidak berdampak pada tahun fiskal baru.

Mengapa Software Management Project Penting untuk Menunjang Proses Bisnis Anda?

Dalam mengelola proyek banyak hal yang perlu Anda persiapkan. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk mengoperasikan software management project untuk mengoptimalkan proyek Anda. Tidak hanya itu, dengan menggunakan software management project Anda dapat bersaing dalam lingkungan bisnis yang memiliki daya saing yang tinggi. Dengan software management project, Anda dapat memaksimalkan kegiatan, mengotomatiskan berbagai macam proses konstruksi, meminimalkan kesalahan, dan menghemat waktu serta biaya.

Berbagai macam fitur bermanfaat tersedia di dalam software ini. Mulai dari  manajemen keuangan proyek, manajemen sumber daya, material, kolaborasi, investor, dan semua hal yang terlibat dalam proyek konstruksi dapat Anda kelola secara praktis dengan memanfaatkan software management project. Hal tersebut tidak hanya berdampak positif terhadap kinerja proyek, tetapi juga berdampak baik pada profit yang perusahaan dapatkan. Kemudahan inilah yang dapat membuat perusahaan pengembang properti Anda dapat bersaing dengan perusahaan lainnya.

Baca juga: Pentingnya Monitoring Proyek Konstruksi Dengan Sistem ERP Construction

Software Konstruksi HashMicro Hadir Sebagai Solusi Manajemen Proyek Bisnis Anda

Setelah mengenal software management project itu apa. Mengetahui tentang fitur-fitur, tren, serta bagaimana implementasinya. Anda tentunya membutuhkan software ini. Salah satu rekomendasi software management project terlengkap adalah Software Konstruksi HashMicro. Software Konstruksi HashMicro ini adalah sebuah solusi untuk Anda dalam mendukung berbagai macam kegiatan perusahaan konstruksi. Anda dapat menyederhanakan pengerjaan proyek, mengoptimalkan pengelolaan inventaris, bahkan juga dapat menyederhanakan manajemen staf.

Software Konstruksi HashMicro atau Hash Construction Suite dapat disesuaikan dengan skala bisnis serta dapat dipersonalisasikan sesuai kebutuhan perusahaan Anda. Tentunya dengan implementasi ini Anda tidak akan terlalu repot. Bahkan untuk pengguna dari software ini tidak ada batasan, semua karyawan Anda dapat menggunakan software ini tanpa perlu membayar biaya tambahan. Selain itu, software management project juga memiliki tampilan yang mudah digunakan, tingkat keamanan yang tinggi, serta memiliki berbagai macam paket yang dapat Anda pilih.

Kesimpulan

Software Management Project adalah seperangkat sistem yang mendukung berbagai macam kegiatan perusahaan konstruksi dalam sebuah atau beberapa proyek. Dengan software ini, Anda dapat menyederhanakan pengerjaan proyek konstruksi, mulai dari tahap perencanaan, pengerjaan, maupun tahap finalisasi. Banyak fitur dari software ini yang dapat memudahkan Anda dalam mengelola segala aspek dalam proyek. Semua fitur dari software ini dapat digunakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proyek, baik itu karyawan, manajer proyek, eksekutif, mitra, maupun pelanggan.

Salah satu software management project terlengkap yaitu Software Konstruksi HashMicro. Software ini memiliki berbagai macam fitur untuk mengoptimalkan proses bisnis konstruksi di berbagai level. Fitur-fitur yang ditawarkan ada inventory, accounting, project, HRM, fleet, tender, serta kontrak. Manfaat yang dapat Anda nikmati jika menggunakan software ini adalah efektifitas dalam mengelola pembelian, bahan baku, serta memantau kegiatan proyek. Anda dapat menjadwalkan demo gratis dengan tim HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.