Tahap Pembuatan SOP Gudang Beserta Contohnya!

Daftar Isi:

Mengenal Apa itu SOP Gudang

Secara umum, SOP gudang adalah pedoman tertulis yang perusahaan manfaatkan dalam pelaksanaan rutinitas operasional gudang pada suatu perusahaan. Penerapannya pun membantu karyawan dalam pengambilan keputusan dan penggunaan fasilitas secara efektif dan efisien.

Manajemen gudang yang menggunakan SOP gudang penyimpanan juga memperjelas workflow dan tanggung jawab antar karyawan hingga menjaga konsistensi pekerjaan karyawan.

Format SOP warehouse berisi kombinasi antara narasi dan flowchart yang menggambarkan alur dari sistem gudang. Pada era bisnis digital ini, biasanya beberapa perusahaan sudah menggunakan aplikasi gudang sebagai alat bantu dalam menjalankan SOP.

Manfaat Pembuatan SOP Gudang yang Baik

Alasan utama perusahaan perlu untuk membuat SOP gudang adalah karena manfaatnya yang dapat perusahaan rasakan. Terdapat 10 manfaat dari pembuatan SOP gudang, yaitu:

1. SOP menjadi pedoman akan hal yang perlu karyawan lakukan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus. Selain itu karyawan dapat mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. Karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung terhadap campur tangan dari manajemen, sehingga pimpinan manajemen tidak harus selalu terlibat dalam operasional gudang sehari-hari. Dengan ini pimpinan manajemen dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih penting.
3. Meningkatkan tanggung jawab dengan adanya dokumentasi dalam kegiatan operasional.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja, sehingga karyawan dapat mengevaluasi usaha yang telah perusahaan lakukan.
5. SOP dapat menjadi bahan training yang dapat membantu karyawan baru untuk menyelesaikan tugasnya lebih cepat. Dibantu dengan software HRIS, karyawan dapat memaksimalkan potensi mereka.
6. Menjadi dokumen yang menunjukkan kinerja perusahaan telah efisien dan perusahaan kelola dengan baik.
7. Menyediakan standar bagi setiap karyawan agar memberikan pelayanan yang sesuai.
8. Menghindari adanya pemberian tugas yang bertumpuk atau double pada karyawan.
9. Membantu penelusuran apabila terjadi kesalahan prosedur dalam operasional gudang.
10. Menjamin proses pekerjaan gudang tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Untuk mencapai semua manfaat yang disebutkan di atas, Anda bisa menggunakan aplikasi stok barang terbaik yang ada di Indonesia.

Fakta Menarik

Peran software inventory memungkinkan Anda untuk memonitor jumlah stok barang yang tersedia, melacak perpindahan barang secara langsung, dan menentukan waktu yang optimal untuk melakukan pemesanan atau produksi barang secara efisien.

Enam Tahapan Penting dalam Pembuatan SOP Gudang

Dalam proses perancangan SOP gudang, hal pertama yang harus perusahaan perhatikan adalah tujuan dari pembuatan SOP warehouse. Dengan mengetahui tujuannya, perusahaan dapat menciptakan standar operasional prosedur gudang yang baik dan ruang lingkup sesuai.

Misalnya, perusahaan menginginkan pedoman untuk proses pengeluaran barang maka perusahaan membuat secara khusus SOP pengeluaran barang gudang. Berikut penjelasan lengkap mengenai tahapan pembuatan dari standar operasional prosedur gudang:

1. Tahap persiapan

Pada tahap ini, manajemen gudang dan kepala departemen, serta pihak-pihak yang memiliki kepentingan membentuk suatu tim penyusun SOP penyimpanan barang di gudang. Tim ini akan bertanggungjawab atas bawahan dan paham betul akan cara bekerja di dalam gudang.

Terdapat empat langkah dari tahapan persiapan, yaitu mengidentifikasi kebutuhan, mengevaluasi dan menilai kebutuhan, menetapkan kebutuhan, dan menentukan tindakan.

Saat mengidentifikasi kebutuhan, tim penyusun SOP harus memahami kebutuhan yang ada di gudang, seperti kebutuhan operasional, kebutuhan pengelolaan stok, hingga kebutuhan keamanan dan keselamatan kerja di dalam gudang. Dengan mengidentifikasi kebutuhan ini, tim akan dapat menentukan arah SOP yang akan dibuat.

Setelahnya, tim penyusun masuk ke dalam tahapan evaluasi dan penilaian kebutuhan. Evaluasi ini bertujuan untuk membantu tim untuk memprioritaskan kebutuhan yang lebih penting untuk diatasi terlebih dahulu.

Kemudian, tim penyusun SOP penyimpanan di gudang menetapkan kebutuhan sesuai prioritas yang telah tersusun dan menentukan tindakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

2. Tahap perencanaan

Selanjutnya, tim penyusun mulai untuk menetapkan strategi, rencana, dan program kerja yang akan karyawan laksanakan. Tahap perencanaan terbagi menjadi tiga langkah, yaitu penyusunan strategi, penyusunan perencanaan kerja, dan penyusunan pedoman. 

Pada langkah yang pertama, yaitu penyusunan strategi, tim penyusun SOP warehouse melakukan pemetaan proses bisnis. Hal ini agar keseluruhan proses yang berlangsung di gudang dapat terlihat.

Mulai dari hal-hal yang terjadi sejak penerimaan barang hingga pengiriman barang. Kemudian hal tersebut tim penyusun buat lebih spesifik, seperti dokumen apa saja yang diperlukan dalam proses tersebut, hingga siapa yang bertanggung jawab. 

Kemudian, setelah mendapat gambaran besar akan proses tersebut, perusahaan dapat mulai menyusun perencanaan kerja. Misalnya seperti dokumen yang digunakan, nama dan tanda tangan penanggung jawab, kode barang maupun dokumen.

Di sisi lain, tim penyusun perlu untuk memperhatikan arus informasi dan pihak yang terlibat, agar meminimalisir kemungkinan terjadinya kebocoran informasi.

3. Tahap penyusunan

Pada tahap ini, tim sudah masuk ke dalam penyusunan SOP warehouse sesuai dengan pemetaan perencanaan. Informasi-informasi yang telah tim kumpulkan dapat langsung diimplementasikan ke dalam bentuk dokumen tertulis, yaitu standar operasional prosedur gudang.

Pada tahap ini, alur kerja sudah dinarasikan dengan menuliskan people in charge (PIC), jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa masalah yang kira-kira akan terjadi dan solusi dari masalah.

Terdapat hal-hal yang perlu menjadi perhatian tim penyusun standar operasional prosedur gudang. Hal tersebut adalah penetapan metode, teknik penulisan SOP. Tidak lupa, tim penyusun perlu untuk menyediakan draft SOP terlebih dahulu, untuk didiskusikan kembali apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Ketika draft SOP gudang telah melewati tahap diskusi, maka tim penyusun dapat membagikan SOP kepada karyawan yang bertanggung jawab di gudang. Kemudian, SOP akan masuk ke dalam tahapan uji coba.

4. Tahap uji coba

Tahapan ini untuk menguji coba draft pedoman SOP warehouse. Hal ini agar karyawan dapat mencoba penggunaan SOP. Apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas maupun mengganggu sistem kerja gudang, maka SOP dapat tim penyusun revisi agar hal-hal yang merugikan tidak terjadi lagi.

Para karyawan juga dapat memberi saran jika terdapat hal-hal yang bisa lebih mengefisienkan sistem gudang.

5. Tahap penyempurnaan

Pada tahap ini, karyawan yang telah melaksanakan operasional gudang sesuai SOP dapat memberikan kritik dan saran pada SOP. Setelah kritik dan saran masuk, tim penyusun dapat langsung merevisi standar operasional prosedur gudang dan menyempurnakan kembali dokumen tersebut.

Setelah SOP sudah masuk ke dalam bentuk sempurna, dokumen ini kemudian dapat langsung HR setujui.

6. Tahap implementasi dan pemeliharaan

Setelah melewati berbagai tahap, standar operasional prosedur (SOP) sudah siap untuk karyawan gudang implementasikan dalam pekerjaan sehari-hari.

SOP yang sudah perusahaan tetapkan, menjadi pedoman baru bagi karyawan dan dapat berubah sewaktu-waktu apabila terdapat proses audit.

Dalam proses audit, tahapan yang akan dilewati antara lain mencakup perencanaan kegiatan audit, membentuk tim audit, melaksanakan pemeliharaan audit, dan melakukan perbaikan sesegera mungkin. Hal ini merupakan bentuk pemeliharaan perusahaan agar SOP akan selalu sesuai dengan kebutuhan seiring berkembangnya operasional gudang.

SOP Penerimaan Barang Gudang

Penerimaan barang gudang merupakan proses pertama dalam tahapan penyimpanan gudang. Penerimaan barang gudang tidak dapat dilakukan secara asal dan harus sesuai dengan SOP penerimaan barang di gudang yang telah tim penyusun atur.

Dalam menjalankan penerimaan barang gudang karyawan harus teliti dan sabar agar kesalahan dapat diminimalisir. 

Pentingnya SOP penerimaan barang gudang

SOP penerimaan barang gudang juga sangat penting untuk memastikan bahwa proses penerimaan barang di gudang berjalan dengan benar dan efisien, dan meminimalkan kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian finansial dan reputasi perusahaan.

Ketika karyawan tidak menaati SOP penerimaan barang gudang, maka dapat dipastikan terdapat berbagai masalah yang akan merugikan masalah.

Misalnya, jika seorang karyawan gudang tidak melakukan pemeriksaan kualitas yang ketat terhadap barang yang diterima, barang rusak atau cacat mungkin akan terlewatkan dan diterima oleh perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan jika barang harus dikembalikan atau diganti, bahkan dapat merusak reputasi perusahaan.

Penerapan Warehouse Management System (WMS) menjadi kunci utama untuk mencapai efisiensi maksimal dalam proses ini. Dengan menggunakan WMS, Anda dapat mengotomatisasi dan menyederhanakan langkah-langkah penerimaan barang, mulai dari perekaman data hingga penyimpanan informasi.

Sistem ini memungkinkan identifikasi barang secara akurat melalui teknologi seperti barcode atau RFID, meminimalkan risiko kesalahan manusia dalam pencatatan dan memastikan keakuratan inventaris.

Selain itu, WMS memungkinkan pengelola gudang untuk memantau status penerimaan barang secara real-time, memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap alur kerja, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat.

Contoh SOP penerimaan barang gudang 

Penyusunan SOP penerimaan barang gudang dapat terbilang rumit dan kompleks. Terkadang perusahaan menjumpai kesulitan dalam penyusunannya. Untuk mempermudah proses perusahaan Anda dalam menyusun SOP, Anda dapat melihat contoh berikut:

SOP Penyimpanan Barang di Gudang

SOP penyimpanan barang di gudang juga mendukung standar keselamatan kerja. Dengan tata cara yang terstruktur, para karyawan dapat bekerja dengan lebih aman, mengurangi potensi kecelakaan yang disebabkan oleh penumpukan atau penyimpanan barang yang tidak teratur.

Langkah-langkah SOP penyimpanan barang

1. Penerimaan Barang: Setelah barang tiba, lakukan pemeriksaan untuk memastikan kesesuaian dengan dokumen pengiriman. Catat barang yang diterima dan lakukan pengecekan kualitas sebelum disimpan.
2. Pengelompokan dan Penandaan: Kelompokkan barang berdasarkan kategori, ukuran, atau jenisnya. Pastikan setiap barang memiliki label yang jelas agar mempermudah proses identifikasi dan pengambilan di masa mendatang.
3. Penyimpanan yang Tepat: Tempatkan barang sesuai dengan tempat yang telah ditentukan, pastikan tidak ada barang yang saling menutupi. Gunakan rak atau pallet yang sesuai agar barang tersimpan dengan aman dan tidak mudah rusak.

Contoh SOP penyimpanan barang gudang

Contoh SOP gudang bisa mencakup langkah-langkah seperti penerimaan, pengelompokan, dan penyimpanan. Misalnya, setelah menerima barang, lakukan pemeriksaan, beri label yang jelas, dan simpan di lokasi yang sudah ditentukan. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, efisiensi dan keamanan penyimpanan barang dapat terjaga.

SOP Pengiriman Barang Gudang

Selain penerimaan barang, proses pengiriman barang gudang juga tak kalah penting. Terdapat banyak elemen saat proses ini berlangsung. Mulai dari pengambilan barang, penyortiran barang, hingga pengepakan barang. Maka dari itu, perusahaan akan selalu menggunakan SOP pengiriman barang agar sistem operasionalnya selalu terjaga.

Pentingnya SOP pengiriman barang gudang

Sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki SOP pengiriman barang gudang yang ketat dan memastikan bahwa karyawan mengikuti SOP tersebut dengan benar.

Hal ini dapat membantu meminimalkan kesalahan pengiriman, memastikan kualitas barang yang dikirimkan, dan menghindari kerugian finansial dan reputasi yang dapat timbul akibat pelanggaran SOP. Di sisi lain, perusahaan dapat menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. 

Misalnya, ketika seorang karyawan gudang tidak memeriksa kualitas barang dengan teliti, atau tidak memperhatikan pesanan yang harus dikirim, maka hal ini dapat menyebabkan pengiriman barang yang salah atau tidak sesuai dengan pesanan yang pelanggan ajukan.

Langkah-langkah SOP pengiriman barang:

1. Order Placement: Pesanan pelanggan diterima dan diinput ke sistem manajemen pesanan untuk menentukan lokasi gudang yang sesuai. Pengiriman dari beberapa lokasi gudang mungkin diperlukan untuk mempercepat proses pengiriman.
2. Mengambil Persediaan: Barang dikumpulkan dari persediaan sesuai pesanan pelanggan. Pengambilan barang dapat dilakukan secara satuan, berdasarkan zona, atau dalam batch, baik secara manual maupun otomatis.
3. Sortir Barang: Barang yang diambil disortir sesuai dengan tujuannya sebelum dikemas. Ini penting untuk menjaga akurasi dan kepuasan pelanggan.
4. Pengemasan: Barang dikemas dengan aman ke dalam kemasan pengiriman yang sesuai, termasuk penimbangan berat, pelabelan, dan pemasangan instruksi pengiriman.
5. Pengiriman: Pesanan dikirim langsung ke pelanggan atau digabungkan dengan pesanan lain untuk meminimalkan biaya pengiriman. Sistem pelacakan digunakan untuk memantau pengiriman, dan feedback pelanggan diminta setelah pengiriman untuk memastikan kepuasan.

Contoh SOP pengiriman barang gudang 

Penyusunan SOP pengiriman barang gudang juga dapat terbilang rumit dan kompleks. Tak jarang, perusahaan menjumpai kesulitan dalam proses penyusunan SOP pengiriman barang gudang. Untuk mempermudah proses perusahaan Anda dalam penyusunan SOP, Anda dapat melihat contoh berikut:

Kesimpulan

SOP gudang merupakan pedoman yang perusahaan gunakan dalam setiap jenis operasional yang berada di gudang dan perusahaan susun berdasarkan kebutuhan gudang.

SOP gudang digunakan pada kebutuhan esensial seperti penerimaan barang dan pengiriman barang. Akan tetapi, pada era yang berkembang ini, Anda dapat menggunakan software sebagai alat bantu dalam menjalankan standar operasional prosedur gudang.

Untuk memaksimal SOP warehouse yang Anda miliki, Anda dapat menggunakan Software Inventori HashMicro. Software ini memungkinkan Anda untuk mengontrol secara optimal barang yang akan masuk serta estimasi stoknya.

Selain itu, terdapat aplikasi barcode yang membantu Anda untuk melacak tiap-tiap barang melalui kode. Anda juga akan mendapatkan analisis usia stock sesuai dengan jenisnya.

Lihat bagaimana software inventory HashMicro membantu perusahaan F&B sebesar BanBan dalam pengelolaan stok barangnya:

Coba demo gratis dari software inventori HashMicro sekarang juga!