SOP Purchasing, Cara Menyusun, dan Contoh Lengkapnya

Jika Anda kerap bersinggungan dengan dunia procurement, maka Anda pasti tidak asing dengan dokumen SOP purchasing. Dengan peran krusialnya sebagai panduan proses pembelian agar memenuhi standar, dokumen ini memastikan alur purchasing Anda berjalan konsisten.

Namun, sudahkah Anda memahami fungsi dan format dokumen SOP purchasing secara keseluruhan dengan benar? Jika belum, maka tidak perlu khawatir lagi, Artikel berikut akan memberikan pemahaman mendalam kepada Anda mengenai standard operating procedure.

Simak hingga akhir untuk mengetahui solusi efektif dalam mengelola dokumen pembelian stok barang bisnis Anda seperti melalui software purchasing HashMicro beserta informasi menarik lainnya!

Pengertian SOP Purchasing 

SOP purchasing adalah panduan standar untuk mengatur proses pembelian barang atau jasa dalam sebuah organisasi. Standard operating procedure ini mencakup langkah-langkah permintaan barang, seleksi vendor, negosiasi, hingga pembayaran.

Manfaat SOP purchasing adalah memastikan proses pembelian berjalan efisien, transparan, dan sesuai anggaran. Prosedur ini juga membantu Anda dalam mengurangi risiko kesalahan, mempermudah audit, serta membangun hubungan yang lebih baik dengan vendor.

Fungsi SOP Purchasing 

SOP purchasing adalah pedoman pembelian dalam bisnis yang memiliki lima fungsi penting, di antara lain:

1. Pedoman proses pembelian: Mengatur setiap tahapan pembelian dari permintaan hingga pembayaran secara konsisten.
2. Meningkatkan efisiensi: Menghindari pengulangan tugas dan mempercepat proses pengadaan.
3. Menjamin kepatuhan: SOP pembelian barang memastikan semua langkah sesuai dengan kebijakan perusahaan dan hukum yang berlaku.
4. Meminimalkan risiko kesalahan: Mengurangi potensi kesalahan dalam pemilihan vendor atau negosiasi kontrak.
5. Mempermudah audit: Memberikan dokumentasi lengkap dan transparan untuk evaluasi dan pengawasan.

Format SOP Purchasing 

SOP (Standard Operating Procedure) purchasing adalah dokumen yang menjabarkan prosedur pembelian barang atau jasa secara sistematis. Untuk itu, selayaknya dokumen bisnis lain, SOP purchasing memiliki format yang jelas, meliputi:

1. Tujuan SOP

Bagian ini menjelaskan alasan SOP pembelian barang Anda buat beserta apa yang ingin Anda capai. Tujuan harus spesifik, jelas, dan langsung terkait dengan manfaat yang diharapkan untuk perusahaan. Misalnya, tujuan SOP ini adalah untuk standarisasi proses pembelian dan memastikan transparansi.

2. Ruang lingkup

Bagian ruang lingkup mencakup keseluruhan proses pembelian, mulai dari identifikasi kebutuhan, evaluasi vendor, hingga penerimaan barang. Anda dapat menuliskannya seperti: SOP purchasing ini berlaku untuk semua pembelian barang rutin, barang proyek, dan pembelian darurat.

3. Tanggung jawab pihak terkait

Bagian SOP pembelian barang ini menjelaskan pihak-pihak yang terlibat dalam proses purchasing dan tugas masing-masing. Misalnya, tim purchasing bertugas mencari dan menilai vendor, sedangkan manajer bertanggung jawab memberikan persetujuan pembelian.

4. Detail prosedur purchasing

Bagian ini menjelaskan langkah-langkah rinci dalam proses purchasing. Langkah-langkah tersebut dapat mencakup:

• Mengidentifikasi kebutuhan pembelian stok barang.
• Membuat dokumen RFP (Request for Proposal) untuk pemasok.
• Evaluasi penawaran stok barang terkait dengan harga, kualitas, dan kuantitas.
• Membuat dokumen PO (Purchase Order) untuk fix order ke pemasok.
• Penerimaan barang dan cek kondisi produk agar sesuai dengan standar kualitas yang berlaku.
• Proses pembayaran purchasing.
• Dokumentasi proses pembelian barang dan mengarsipkannya sesuai regulasi perusahaan.

5. Dokumentasi dan catatan

Dokumentasi menjelaskan berkas dan catatan yang harus Anda siapkan dalam setiap proses purchasing, seperti PO, faktur, dan bukti penerimaan barang. Umumnya, bagian ini perusahaan kelola melalui aplikasi purchasing untuk menjamin ketersediaan bahan untuk audit, evaluasi kinerja, dan bukti hukum.

6. Pengesahan dan tanggal efektif

Pengesahaan menjadi titik otoritas yang menentukan kapan SOP purchasing mulai berlaku. Isiannya dapat berupa: SOP ini disahkan oleh Direktur Keuangan dan berlaku efektif mulai tanggal 1 Januari 2025. Ini bertujuan agar dokumen memiliki legalitas dan waktu implementasi yang jelas.

8 Langkah Membuat SOP Pembelian Barang

Berikut adalah 8 langkah membuat SOP purchasing yang dapat Anda lakukan:

1. Identifikasi kebutuhan: Cari tahu alasan Anda membuat SOP purchasing, seperti untuk standarisasi proses atau meningkatkan efisiensi kerja.
2. Analisis proses pembelian: Lihat bagaimana alur pembelian yang ada berjalan. Identifikasi apa yang perlu Anda perbaiki dan tingkatkan.
3. Tentukan struktur dan format SOP: Buat kerangka yang mencakup elemen-elemen penting, seperti tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, dan prosedur.
4. Rumuskan detail proses pembelian: Jelaskan detail proses pembelian, mulai dari permintaan barang hingga penerimaan, beserta pihak yang bertanggung jawab.
5. Identifikasi dokumen penting: Tentukan dokumen wajib, seperti Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), faktur, dan laporan penerimaan.
6. Libatkan pihak terkait: Diskusikan draft SOP pembelian barang dengan tim terkait, seperti tim purchasing dan manajemen, agar sesuai kebutuhan operasional.
7. Pengesahan: Mintalah persetujuan dari pihak berwenang, seperti direktur atau kepala departemen, dan tetapkan tanggal berlaku.
8. Sosialisasi dan implementasi: Kenalkan SOP purchasing kepada tim melalui pelatihan, lalu awasi penerapannya agar semua pihak mematuhi regulasi yang ada.

Mengetahui delapan langkah pembuatan dokumen pembelian ini, beberapa pebisnis di Indonesia menyadari betapa perusahaan mereka membutuhkan cara yang lebih efektif dan efisien. Bukan tanpa alasan, keputusan ini mereka ambil guna mengoptimalkan proses pemasaran dan penjualan lainnya.

Sehubungan dengan ini, penggunaan software purchasing menjadi solusi yang banyak pebisnis pilih. Berapakah harga implementasinya? Cek banner berikut untuk mengetahui skema harga sistem pembelian terbaik di Indonesia.

Contoh SOP Purchasing

Contoh SOP purchasing di atas memuat informasi-informasi penting untuk kelancaran proses pembelian stok barang. Dokumen contoh SOP pembelian barang di atas disusun berdasarkan komponen penting standard operating procedure yang telah dijelaskan sebelumnya.

Meskipun demikian, jika Anda mulai berpikir untuk mempertimbangkan solusi sistem pembelian stok barang yang lebih cepat, tepat, dan efisien, berikut kami sajikan pilihan teknologi terbaiknya untuk Anda.

Susun dan Kelola Dokumen SOP Purchasing Anda dengan Mudah melalui HashMicro Procurement Software

Mengapa harus software purchasing yang menjadi solusi perusahaan masa kini? Anda mungkin banyak melihat bahwa bisnis modern tidak lagi bergantung pada proses manual. Mereka, termasuk Anda, harus berlomba dengan permintaan pasar dan gerak cepat kompetitor.

Untuk itu, HashMicro procurement software hadir sebagai solusi bisnis terbaik untuk mengimbangi dinamika permintaan pasar. Melalui tawaran demo gratis yang ada, HashMicro mencoba untuk membantu Anda dalam memahami lebih jauh bagaimana software procurement mampu membantu bisnis.

Berkiprah sejak 2015, vendor ini telah mendapat kepercayaan dari 2.000+ perusahaan di Indonesia dan negara ASEAN lainnya. Pertamina, Toyota, Brinks, dan Semen Gresik adalah beberapa klien HashMicro yang mungkin sering Anda dengar di  pasar ekonomi.

Pertanyaannya, mengapa Anda harus memilih HashMicro? Selain karena mudahnya pengoperasian sistem HashMicro akibat UI/UX yang ramah, vendor ini menawarkan konsultasi bisnis gratis, bebas biaya tambah user, beserta dengan rangkaian fitur-fitur canggih, seperti:

• OCR for RFQ: Proses ekstraksi data dari RFQ fisik untuk disimpan dalam sistem dengan menggunakan teknologi Optical Character Recognition (OCR).
• Automatic vendor rating: Fitur yang memberikan penilaian otomatis terhadap vendor berdasarkan kriteria ketepatan waktu, perbandingan harga, dan kelengkapan layanan.
• Cost savings tracking and reporting: Fitur pelacakan dan pelaporan biaya yang berhasil Anda hemat dari tiap pengadaan barang berdasarkan perbedaan budget dan realisasinya.
• Custom printout in RFQ: Kustomisasi format RFQ untuk berbagai macam tipe pengadaan.
• Budget tracking & limit purchase: Mencegah terjadinya pengeluaran yang melebihi anggaran. Ini membantu Anda dalam mengontrol finansial selama proses pembelian.

Kesimpulan

SOP purchasing adalah panduan penting yang mengelola proses pembelian secara efisien, terstruktur, dan sesuai kebijakan internal maupun regulasi yang berlaku. Dengan fungsi yang penting, memanajemen dokumen SOP secara manual mulai pebisnis Indonesia tinggalkan.

Untuk mempermudah implementasi dan pengelolaan SOP Purchasing, HashMicro menawarkan sistem purchasing yang dapat mengotomasi proses pembelian, mulai dari pengajuan hingga pembayaran. Dapatkan efisiensi maksimal dan kelola pembelian dengan lebih mudah menggunakan sistem ini.

Klik banner berikut untuk mencoba demo gratis dan temukan solusi terbaik bagi bisnis Anda!

Pertanyaan Seputar SOP Purchasing

• Apa saja yang harus dilakukan purchasing?

  Purchasing harus mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa dengan tepat sesuai permintaan. Ini juga termasuk evaluasi harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Setelah itu, purchasing juga membuat dan mengelola Purchase Order (PO) hingga memastikan stok barang sesuai spesifikasi.

• Apa saja ciri-ciri SOP yang baik?

  SOP yang baik memiliki ciri-ciri, seperti jelas, terstruktur, relevan, mudah dipahami, dan mencantumkan tanggung jawab pihak terkait.

• Apa yang terjadi jika tidak melakukan SOP?

  Tanpa SOP, proses kerja menjadi tidak terarah, risiko kesalahan meningkat, dan efisiensi serta kepatuhan perusahaan terganggu.

• Siapa yang membuat SOP di perusahaan?

  Orang yang bertanggung jawab membuat SOP perusahaan adalah manajer departemen, dengan koordinasi bersama manajemen dan tim quality assurance.