Spare parts management system adalah proses pengelolaan stok atau inventaris suku cadang dan komponen yang digunakan saat operasional perbaikan atau maintenance. Proses ini melibatkan identifikasi, pengadaan, penyimpanan, dan distribusi spare parts dan komponennya untuk memastikan ketersediaannya saat dibutuhkan.
Dalam pelaksanaan proses produksinya, terkadang perusahaan mengalami permasalahan yang menyebabkan kerusakan mesin. Hal ini yang kemudian dapat menyebabkan hambatan terhadap proses produksi dan operasional perusahaan yang mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan.
Software Hash Trading and Distribution dapat menjadi solusi bagi perusahaan dalam melakukan pendistribusian suku cadang yang diperlukan. Selain itu, software ini juga mampu meningkatkan efisiensi pengadaan suku cadang secara wholesale serta mencari vendor terbaik untuk penggantian suku cadang mesin terbaru.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Spare Part Management System?
Spare Part Management System adalah sistem manajemen yang mengutamakan pemeliharaan suku cadang dan menyediakan suku cadang tersebut sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Pengeluaran biaya untuk spare part management pengalokasiannya seminimal mungkin dengan tidak mengurangi kualitas dari spare part itu sendiri.
Kemudian dalam melakukan manajemen spare part, perlu seseorang yang sudah ahli dalam bidang ini agar tidak terjadi kesalahan dalam operasionalnya. Jadi, orang tersebut harus paham terhadap strategi penyediaan suku cadang, mampu memahami pengendalian suku cadang, melakukan penyediaan barang apabila terjadi proses overhaul dalam suatu mesin, dan juga mengelola suku cadang secara efektif dan efisien.
Cara Efektif Menerapkan Spare Part Management System
Dalam penerapan spare part management system tidak bisa dengan sembarangan. Ada beberapa hal yang menjadi sorotan agar implementasinya tidak mengalami kesalahan. Berikut cara efektif menerapkan spare part management system:
1. Identifikasi dan Klasifikasi Semua Jenis Suku Cadang
Pengidentifikasian dan pengklasifikasian suku cadang bertujuan untuk melakukan pemeliharaan aset sesuai dengan fungsinya. Selain itu, pengidentifikasian ini berguna agar dapat mengetahui berapa stok suku cadang yang tersimpan dalam gudang dan mengetahui adakah suku cadang yang perlu pembaruan. Oleh karena itu, tersedia fitur manajemen inventaris dalam software Hash Trading and Distribution yang memudahkan pelacakan dan pendataan suku cadang.
2. Mengelola Bill of Material (BOM)
Selanjutnya, Bill of material (BOM) adalah daftar dari komponen yang fungsinya untuk memproduksi sebuah produk. Dengan memiliki BOM, perusahaan dapat melakukan pemeliharaan terjadwal terhadap suku cadang mesin tertentu.
BOM dapat membuat pemesanan suku cadang dan memudahkan pembuatan surat perintah kerja untuk pemeliharaan suku cadang. Perintah kerja ini juga berguna untuk melakukan koordinasi stok ketersediaan suku cadang di gudang.
Baca Juga: Manfaat Software Distribusi Untuk Bisnis, Beserta Rekomendasinya!
3. Memberikan Akses Terbatas Inventaris Gudang Suku Cadang
Pembatasan ini bertujuan agar hanya karyawan departemen pemeliharaan saja yang dapat mengakses suku cadang mesin. Adapun karyawan lain selain divisi tersebut sebaiknya tidak memasuki gudang suku cadang agar tidak terjadi kerusakan terhadap suku cadang mesin.
4. Optimalkan Gudang
Pengoptimalan gudang dapat membuat gudang menjadi lebih aman dan terkontrol. Selain itu hal ini juga berguna agar penjagaan aset suku cadang yang penting lebih terawasi dan juga dapat memantau stok gudang secara optimal.
5. Menggunakan Sistem Kontrol Inventaris
Selanjutnya, penggunaan sistem kontrol inventaris dapat mengelola inventori suku cadang dan mengelola gudang. Pengontrolan inventaris ini berguna juga dalam pembelian barang suku cadang agar mengetahui stok suku cadang yang tersedia setelah melakukan pembelian. Untuk itu, fitur inventaris barang dalam software hash trading and distribution sangat berguna untuk pemantauan stok suku cadang secara akurat dan otomatis.
6. Menerapkan Penghitungan Siklus Untuk Pengendalian Inventaris
Penghitungan Siklus adalah praktik audit sistem inventaris periodik atau inventory periodic system yang mana bagian inventaris yang berbeda dihitung secara fisik pada jadwal berkelanjutan. Tujuannya untuk mengecek akurasi stok suku cadang, melakukan perencanaan pengadaan stok suku cadang, dan melakukan perencanaan produksi.
7. Melakukan Standarisasi Suku Cadang
Terakhir, yaitu standarisasi pengelolaan suku cadang artinya menyetujui penggantian suku cadang bagi peralatan yang mengalami kerusakan sesuai dengan jenis dan kebutuhannya. Dengan melakukan standarisasi dapat menentukan suku cadang mana yang masih bisa diperbaiki atau harus diganti sehingga dapat mengurangi budget pengeluaran untuk pemeliharaan suku cadang.
Baca juga: 15 Aplikasi Distributor Terbaik untuk Bisnis Distribusi
Manfaat Mengimplementasikan Spare Part Management System
Pengimplementasian Spare Part Management System memiliki banyak manfaat yang berguna untuk keberlangsungan operasional perusahaan. Berikut manfaat penerapan spare part management system:
- Dapat meningkatkan efisiensi kerja tim maintenance dengan penghematan waktu dalam pemeliharaan dan pencarian mesin suku cadang dengan sistem yang terotomatisasi
- Mengembangkan modal kerja dengan melakukan pembelian stok suku cadang dalam jumlah yang tepat. Sehingga hal ini mampu meningkatkan likuiditas sesuai dengan pengeluaran uang kas perusahaan
- Mengurangi pengeluaran biaya perusahaan dengan pemilihan vendor terbaik untuk penggantian suku cadang sesuai klasifikasi jenis-jenis mesin.
- Meningkatkan perjanjian dengan vendor suku cadang sesuai kebutuhan dengan standarisasi suku cadang
- Manajemen gudang suku cadang yang lebih baik agar lebih tertata sehingga mengurangi risiko kerusakan yang dapat menyebabkan bahaya bagi karyawan
- Terakhir, Manajemen budget untuk pembelian suku cadang sehingga lebih terkontrol
Langkah Awal Membuat Spare Part Management System
1. Menentukan Situasi dan Target Spare Part Management System
Pada fase ini, Anda harus melihat apakah pemeliharaan suku cadang mesin perlu pengoptimalan atau tidak. Dan pada tahap selanjutnya ialah memprioritaskan peralatan sesuai dengan tingkat kekritisannya. Semakin tinggi tingkat kerentanan suatu peralatan perusahaan, maka perlu memprioritaskan alat tersebut agar penggantian suku cadangnya dapat terselesaikan lebih dahulu.
2. Menghilangkan Bagian Suku Cadang yang Rusak
Seandainya ada bagian yang rusak sebaiknya segera mengganti suku cadang untuk menutup biaya dan mendapat keuntungan lebih. Bagaimanapun juga, suku cadang yang rusak solusinya ialah dengan melakukan pengembalian ke vendor penyedianya atau menjualnya kembali.
3. Atur dan Terapkan 5S dalam Gudang
Selanjutnya, berikan pengaturan terhadap suku cadang untuk menentukan suku cadang sesuai dengan mesinnya. Selain itu dalam manajemen gudang, terapkan sistem 5S (sort, straighten, shine, standardize, sustain). Hal ini bertujuan agar penempatan barang pada gudang menjadi lebih efektif dan efisien.
4. Melakukan Pengaturan pada Gudang
Lakukan peninjauan terhadap stok suku cadang dengan melakukan pengorganisasian stok yang baik. Selanjutnya, tinjau pula proses pengadaan barangnya, seperti pengiriman barang dari vendor menuju gudang. Kemudian, gunakan software trading untuk memaksimalkan hal ini karena adanya monitoring secara real-time yang dapat memudahkan pemantauan dan pelacakan stok.
5. Mengelola Perawatan Suku Cadang
Terakhir, lakukan stok opname secara rutin. Hal ini akan membantu pengelolaan suku cadang. Oleh karena itu, fitur digitalisasi procurement sangat penting untuk melakukan proses pengelolaan suku cadang. Fitur ini akan membantu pengotomatisasian pengadaan barang yang mana berfungsi untuk mengurangi risiko over budget. Selain itu, perlu pula pengoptimalisasian terhadap sistem invoice untuk memudahkan pendataan arus kas yang masuk
Baca Juga: Hash Trading and Distribution Solusi Otomatiskan Bisnis Grosir Anda!
Kesimpulan
Secara keseluruhan, penerapan spare part management system memiliki segudang manfaat yang sangat berguna untuk operasional perusahaan. Dengan melakukan pemeliharaan suku cadang yang baik dapat mengurangi risiko kerugian bagi perusahaan dan melakukan penghematan budget pengeluaran perusahaan. Penentuan suku cadang yang tepat bagi perusahaan dapat dibantu dengan sistem ERP yang membantu mencarikan vendor terbaik dan distribusi suku cadang yang akurat.
Software hash trading and distribution dapat menjadi solusi utama untuk membantu mencarikan perusahaan vendor terbaik dalam penentuan penggantian suku cadang mesin produksi perusahaan. Spare part inventory management software ini juga memberikan kemudahan untuk mengelola distribusi barang dan pengelolaan inventaris.
Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software hash trading and distribution untuk mengetahui lebih lanjut terkait detail biaya yang harus anda siapkan. Selain itu, jadwalkan demo gratis sekarang juga!
