Peran Penting Staff Administrasi dalam Bisnis

Staff administrasi memang lebih banyak bekerja di balik layar, tetapi tanpa keberadaan mereka, kelangsungan bisnis akan menjadi tidak efisien dan cenderung stagnan. Jika performanya baik, maka mereka juga mampu meningkatkan efektivitas kinerja karyawan yang lain. Mereka menghadapi tantangan dan memberi dukungan yang tidak ada habisnya agar suatu perusahaan berfungsi dengan baik. 

Salah satu tugas seorang staff administrasi adalah melacak tanggal kadaluarsa dokumen penting perusahaan yang akan jauh menjadi lebih mudah jika dibantu dengan software time tracking. Maka dari itu, lebih baik Anda mengetahui pengertian, tugas, dan tanggung jawabnya lebih lanjut. 

Baca Juga: Software Marketing Automation HashMicro Solusi Sukses Bisnis Startup Anda

Pengertian Staff Administrasi

Sebelum mengetahui pengertian staff administrasi atau pegawai administrasi, Anda harus paham tentang administrasi. Definisinya bermacam-macam, tergantung ahli yang mengemukakannya. Dari definisi-definisi tersebut, pengertian administrasi dapat dirangkum sebagai kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih, termasuk di antaranya pengarsipan, perumusan kebijakan, serta perancangan program dan proyek, dengan pola pembagian kerja untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu.

Rincian tugas staff administrasi tergantung pada atasan dan jenis perusahaannya. Jika bekerja di kantor akuntan, maka mereka perlu belajar mengenai prosedur akuntansi. Sama halnya dengan bekerja di perusahaan pascaproduksi, maka mereka perlu tahu tentang istilah yang berkaitan dengan produksi film dan televisi. Begitu juga dengan bekerja di perusahaan periklanan, mereka harus memiliki pengetahuan dasar tentang ad buy, proses kreatif, dan berurusan dengan klien.

Pekerjaan yang dilakukan oleh staff mereka dapat menjadi gambaran dari suatu perusahaan. Selain itu, tugasnya yang bervariasi bisa membuat seseorang mendapat bayangan tentang dunia administrasi dan menentukan bidang yang paling cocok dengan mereka. Di sisi lain, profesi tersebut menjadi pilihan karir yang menarik untuk sebagian orang karena mereka senang dengan ranah pekerjaannya yang luas dan laju kerjanya yang cepat.

Tugas Staff Administrasi

Staff administrasi mengisi berbagai peran dalam lingkungan kantor. Pekerjaan mereka beragam, mulai dari asisten pribadi dari pejabat perusahaan atau melaksanakan beberapa tugas sekaligus, seperti mengurus dokumen, kunjungan, dan tugas lain yang mendukung kegiatan operasional kantor. Kadang, mereka juga terlibat dalam onboarding karyawan baru. Di bawah ini adalah contoh lain tugas staff administrasi:

• Melakukan kegiatan pembukuan dasar.
• Merencanakan dan mengatur rapat dan panggilan konferensi.
• Menulis notula dan mendistribusikannya.
• Memelihara file elektronik dan fisik.
• Mengatur jadwal mingguan karyawan.
• Mengorganisasi dan menyediakan dokumen, laporan dan informasi.
• Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer, dan perlengkapan atau mengatur manajemen fasilitas untuk karyawan baru dengan departemen teknologi informasi.
• Mengatur perjalanan dinas beserta akomodasinya.
• Menerima dan melakukan panggilan telepon.
• Membuat janji dan memasukannya ke kalender terintegrasi.
• Memelihara dan membeli ulang perlengkapan kantor yang dapat dibantu dengan .
• Menyortir dan mendistribusikan surat.
• Menyelesaikan masalah administrasi dengan mengkoordinasikan penyusunan laporan, menganalisis data, dan menemukan solusi.
• Membalas email.
• Bertindak sebagai penghubung dengan departemen lain dan lembaga luar, termasuk pejabat seperti CEO dan presiden, jika diperlukan.
• Bekerja secara independen dan bersama tim pada proyek-proyek khusus, yang dapat mencakup presentasi, surat-menyurat, atau proofreading.

Tugas seorang pegawai administrasi sangat banyak atau multitasking. Oleh karena itu, untuk membantu mereka menyelesaikan tugas, mereka dapat menggunakan software ERP. Software tersebut dapat membantu mereka meringankan tugas yang mereka kerjakan secara bersama-sama.

Tanggung Jawab Staff Administrasi

Tugas stafF administrasi di setiap industri memang bervariasi, tetapi tanggung jawabnya kurang lebih sama. Peran staff administrasi adalah berkontribusi pada kelangsungan bisnis secara keseluruhan. Mereka mengerjakan tugas sehari-hari dalam rangka membantu atasannya agar bisa fokus ke urusan yang berskala lebih besar. Berikut adalah beberapa hal yang menjadi tanggung jawab staff administrasi:

• Persediaan. Pegawai administrasi bertanggung jawab memastikan segala aktivitas di kantor berjalan lancar, terutama bagi atasan langsung mereka. Mereka bertanggung jawab atas beberapa “tugas rumah tangga” seperti memastikan ketersediaan perlengkapan kantor, yang berarti memesan kertas, ink cartridge, dan pena. Kadang, mereka juga diminta untuk melakukan tugas-tugas kecil yang dapat membantu atasannya dalam melaksanakan tanggung jawabnya.
• Penjadwalan. Eksekutif memiliki banyak pertemuan yang harus mereka hadiri. Mereka bertugas untuk mengatur jadwal dan mengkoordinasikan seluruh rapat agar tidak ada yang bentrok. Setelah menetapkan waktu pertemuan, tanggung jawab staff administrasi berkutnya ialah melakukan konfirmasi ke peserta rapat yang lain. Jika atasan mereka akan melakukan perjalanan dinas, staff juga bertanggung jawab untuk memesan tiketnya.
• Komunikasi. Eksekutif memegang kendali penting dalam perusahaan, jadi akan banyak panggilan masuk untuk mereka. Peran staff administrasi disini ialah menyaring panggilan telepon, jadi hanya orang yang benar-benar berkepentingan saja yang bisa berbicara dengan atasannya. Selain itu, mereka wajib untuk membaca dan menanggapi email yang isinya umum.
• Produktivitas dan ketertiban. Seorang pegawai administrasi harus selalu memikirkan cara untuk membuat kinerja kantor lebih efisien. Hal ini bisa berarti mengembangkan cara baru untuk membalas email, menemukan alternatif yang lebih murah untuk menekan pengeluaran kantor, atau bahkan mengatur denah tempat duduk untuk mengurangi distraksi karyawan. Jika ada masalah yang membatasi produktivitas kantor, maka mereka harus mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memperbaiki masalah. Misalnya, ketika printer atau komputer mengalami gangguan, mereka segera memanggil teknisi untuk memperbaikinya.

Kesimpulan

Cakupan seorang staff administrasi sangat luas sehingga membuat tugas mereka menjadi beragam. Namun, tentunya tidak keluar dari ranah administrasi, seperti melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi, dan pengarsipan, serta memastikan peralatan kantor selalu tersedia. Dalam mengemban tanggung jawabnya, staff administrasi akan terbantu oleh Software ERP. Tugas-tugas seperti mengelola dokumen dan lain sebagainya akan lebih efisien dengan sistem ERP terbaik di indonesia dari HashMicro.