Mengenal Pentingnya Tugas Staff Gudang dalam Distribusi Barang

Menjadi seorang staff gudang bukanlah pekerjaan yang mudah. Mereka memiliki workload pekerjaan yang besar dan bertanggung jawab penuh atas operasional pergudangan. Hal itu yang membuat mereka kesulitan dalam mengelola dan memanage pergudangan.

Oleh karena itu, staff gudang perusahaan besar saat ini banyak yang beralih menggunakan software manajemen gudang untuk mempermudah pekerjaanya. Software tersebut mampu mengotomatiskan dan mengelola seluruh operasional pergudangan hanya dalam satu platform.

Pengertian Staff Gudang

Sebenarnya apa itu warehouse staff? Apa saja yang menjadi tanggung jawabnya di sebuah perusahaan? Jadi, seorang staff gudang adalah pegawai dalam suatu perusahaan yang umumnya memiliki kaitan dengan jasa penyediaan barang maupun logistik.

Staff gudang ini juga masih terbagi menjadi tiga kelas pegawai, ada pegawai tetap, kontrak, dan juga harian. Selain itu, seorang warehouse staff harian akan bekerja berdasarkan rencana yang telah tersusun sebelumnya dan menerima upah sesuai dengan hari mereka bekerja atau sesuai dengan hari dimana adanya pesanan yang memiliki target.

Seorang warehouse staff akan melakukan perawatan terhadap barang maupun produk lainnya yang tersimpan di dalam gudang. Biasanya, jabatan ini juga menghadapi kendala mengenai hal-hal yang berkaitan dengan akurasi pergerakan barang dan mengetahui periode barang yang tersimpan di dalam gudang. Berada di posisi ini juga bukan hanya ketelitian yang perlu Anda miliki. Akan tetapi, perlu adanya kerjasama tim yang baik juga.

Jabatan Umum dalam Pergudangan

Dalam department warehouse ini bukan hanya terdapat staff gudang. Tetapi, masih banyak lagi jabatan lain yang umum tersedia dalam perusahaan. Jabatan-jabatan ini pula yang menentukan besarnya tanggung jawab dan gaji yang akan Anda terima. Berikut adalah jabatan umum dalam departmen pergudangan:

1. Kepala gudang (supervisor)

Seorang supervisor atau kepala gudang memiliki tugas untuk melakukan pengawasan terhadap tiap pekerjaan yang berkaitan dengan gudang agar sesuai dengan standar yang perusahaan inginkan.

Selain itu, supervisor dalam hal ini supervisor produksi juga bertugas untuk merencanakan pengadaan dan pendistribusian bahan ataupun hasil produksi, melakukan pengawasan terhadap pelaporan pergudangan, dan memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan pasar.

2. Staff Gudang

Kepala gudang memiliki ruang lingkup pekerjaan untuk memindahkan barang masuk atau keluar, baik dari kendaraan maupun ke dalam kendaraan. Warehouse staff juga akan memindahkan barang tersebut ke lokasi yang sudah ditentukan. Mereka juga melakukan pengemasan barang produksi.

Maka dari itu, umumnya persyaratan untuk menjadi bagian dari departmen pergudangan adalah memiliki kesehatan yang baik. Perusahaan dapat meningkatkan performa staff gudang dengan menggunakan Warehouse Management System (WMS) sebagai salah satu alat melacak sisa inventaris barang di gudang secara akurat dan real time.

3. Operator gudang

Tugas utama dari seorang operator gudang adalah memastikan bahwa barang telah memiliki alur keluar-masuk yang baik, menata barang yang ada di dalam gudang, dan melakukan pengecekan barang sebelum dilakukan pengiriman.

Hal ini menjadi alasan bahwa untuk berada di posisi ini diperlukan kemampuan tingkat ketelitian yang tinggi untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam perhitungan stok.

4. Admin gudang

Admin gudang memiliki tugas yang berhubungan dengan administrasi pergudangan. Dimana mereka akan menginput, mengidentifikasi produk, serta mengecek dan memastikan kondisi barang atau produk masih baik.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff Gudang

Sebelumnya kita telah membahas secara singkat mengenai tugas seorang staff gudang. Sekarang kita akan membahas secara detail apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang staff gudang.

1. Bongkar muatan barang atau produk

Penjelasan sebelumnya telah membahas bahwa tugas seorang staff gudang adalah bertanggung jawab terhadap aktivitas pendistribusian barang. Kegiatan distribusi ini memiliki kaitan dengan bongkar muat barang, dimana mereka akan melakukan pengawasan dan mencatat setiap barang yang keluar maupun masuk. 

Pencatatan yang mereka lakukan meliputi jumlah barang yang masuk maupun keluar, nama barang, jenis, pengirim dan penerima barang, serta estimasi waktu barang tiba di tujuan, dan menuliskan waktu pengiriman barang tersebut.

2. Menandatangani surat penerimaan barang

Karena tugas seorang warehouse staff adalah mengawasi setiap adanya bongkar muat, kondisi barang sampai pengiriman. Maka, tugas lainnya pun mereka harus bertanggung jawab terhadap penandatanganan surat penerimaan barang dari produsen, eksportir, dan sebagainya.

3. Melakukan pengecekan barang di gudang

Selain itu, ada tugas lain yang perlu staff gudang lakukan secara rutin adalah melakukan pengecekan barang dalam gudang. Pengontrolan ini berjalan guna memastikan kualitas dan kuantitas barang yang berada di dalam ruang penyimpanan sudah sesuai dengan data yang ada. Apabila jumlah sudah sesuai, maka mereka akan menuliskan dan menyerahkan laporan secara berkala.

4. Melakukan persiapan untuk penyimpanan dan pengiriman barang

Saat ada pemesanan barang yang masuk dari pelanggan, maka warehouse staff harus menyiapkan pengiriman dan penyimpanan barang. Staff juga wajib memastikan jumlah barang yang dipesan sudah sesuai. Kelengkapan, packing, administrasi, dan pengiriman barang sudah dipastikan sesuai dengan standar perusahaan.

5. Menuliskan laporan aktivitas barang

Proses keluar-masuk barang dalam gudang sudah pasti mempengaruhi jumlah dan kondisi barang produksi. Untuk meminimalisir terjadinya kesalahan, maka perlu dilakukan pencatatan yang detail secara berkala mengenai naik turunnya barang yang ada di dalam gudang. Pencatatan tersebut berkaitan dengan keluar-masuk barang, kerusakan, retur, hingga stok barang yang tersedia.

6. Melakukan koordinasi dengan divisi lain dan klien perusahaan

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam departmen apapun, begitu juga dengan staff gudang. Dengan banyaknya tugas yang kompleks dan sangat berkaitan dengan banyak divisi, maka perlu adanya komunikasi yang terjalin dengan baik antara warehouse staff dan divisi lain yang terkait.

Komunikasi tersebut akan menghindari terjadinya kesalahan informasi, misalnya jumlah barang yang dipesan oleh pelanggan, kondisi barang yang akan dikirim, serta pelayanan dalam hal retur.

Kriteria dan Keterampilan yang Harus Dimiliki Oleh Staff Gudang

Untuk menjadi referensi Anda yang berminat mendalami pekerjaan di departmen pergudangan, berikut kami sajikan kriteria yang umumnya menjadi patokan untuk menjadi seorang staff gudang:

Hal yang utama adalah pendidikan. Pendidikan ini akan memberikan gambaran apakah orang tersebut memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan posisi tersebut. Selain itu, apabila orang tersebut akan menjadi pegawai tetap, maka perusahaan mengharapkan latar pendidikannya sudah setara dengan pegawai lainnya yang berada di perusahaan tersebut. Hal tersebut karena staff harus melakukan koordinasi dengan divisi lain saat mengurus pekerjaan sebagai pengelola gudang.

Kedua, kemampuan yang dimiliki merupakan indikator penting saat menjadi pengelola gudang. Kemampuan tersebut harus cocok dengan posisi ini karena pekerjaan yang dilakukan terbilang cukup kompleks. 

Selanjutnya, memiliki pengalaman kerja yang mumpuni dan sesuai. Apabila calon staff sudah berpengalaman di bidang ini, maka akan lebih mudah untuk beradaptasi dalam pekerjaannya. Seorang staff gudang pun perlu memiliki kemampuan yang cekatan dan teliti dalam bekerja.

Rata-rata Gaji Seorang Staff Gudang

Pendapatan rata-rata gaji seorang staff gudang berbeda-beda. Hal ini berdasarkan penetapan upah minimum yang berbeda di tiap daerah. Sebagai patokannya, berikut rata-rata upah di beberapa daerah menurut data tahun 2021. 

Kesimpulan

Staff gudang memang menjadi salah satu pekerjaan yang populer saat ini. Namun, masih banyak orang yang tidak mengetahui secara detail mengenai tugas dalam posisi ini. Untuk memaksimalkan aktivitas pergudangan perusahaan dapat menggunakan aplikasi gudang atau Software Warehouse Management untuk memantau ketersediaan stok dan mengefektifkan pengelolaan stok di gudang. Optimalkan kinerja gudang bisnis Anda dengan demo gratis Software Warehouse Management, solusi dari HashMicro.