Pahami Strategi Implementasi ERP pada Perusahaan

Sebuah studi oleh Gartner menunjukkan bahwa 75% proyek ERP tidak memenuhi ekspektasi yang diharapkan, seringkali dikarenakan Mitos ERP yang beredar di industri.Hal ini kerap terjadi umumnya akibat pelaksanaan strategi implementasi yang kurang tepat. Tidak bisa dipandang remeh, penerapan sistem ERP ini merupakan tugas kompleks yang memerlukan perencanaan matang.

Implementasi ERP tanpa arah yang jelas memiliki risiko kerugian finansial, gangguan operasional, penurunan produktivitas, dan potensi kerusakan reputasi perusahaan. Kesulitan dalam memulihkan ROI dan tantangan kompetitif juga dapat muncul dalam jangka panjang.

Maka dari itu, memilih strategi implementasi ERP yang tepat untuk bisnis Anda adalah langkah yang krusial. Dalam artikel ini, kami akan menyajikan berbagai strategi implementasi ERP melalui tiga pendekatan kunci untuk membantu Anda menemukan pilihan terbaik untuk bisnis Anda.

Strategi Implementasi ERP Terbaik untuk Menghindari Kegagalan

Memilih strategi implementasi ERP bisa disamakan dengan memilih rute dalam suatu perjalanan. Jika Anda akan bepergian ke suatu tempat, Anda tentu ingin rute tercepat dan tanpa banyak hambatan, bukan? 

Dalam konteks ini, mari kita jelajahi strategi-strategi implementasi ERP yang dapat mengoptimalkan rebranding perjalanan bisnis Anda dan meminimalkan risiko kegagalan.

1. Analisis kebutuhan

Sebelum memulai proses implementasi ERP, sangat penting untuk mendefinisikan apa yang bisnis Anda perlukan. Oleh karena itu, melibatkan setiap departemen dalam proses pengumpulan kebutuhan adalah hal yang penting untuk membuat risk management. Proses ini tidak hanya membantu memastikan semua kebutuhan setiap divisi bisa terpenuhi, tetapi juga mendorong keterlibatan dari seluruh perusahaan.

Dengan begitu, Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang fungsi dan fitur apa yang Anda butuhkan, memastikan bahwa sistem yang Anda pilih dapat memenuhi kebutuhan spesifik otomatisasi perkantoran. Selain itu juga menghindari biaya tambahan untuk fitur yang mungkin tidak diperlukan.

Dengan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan bisnis Anda, Anda bukan hanya mendapatkan solusi yang tepat tetapi juga nilai investasi yang optimal. Berbicara tentang memahami kebutuhan, HashMicro memberikan pendekatan terbaik dalam hal ini. 

Di HashMicro, implementasi ERP bukan hanya sekedar penerapan teknologi, tetapi sebuah komitmen untuk memahami dan memenuhi kebutuhan klien secara mendalam. Mulai dari tahap requirement gathering hingga perancangan desain blueprint yang mencerminkan kebutuhan tersebut, HashMicro berupaya menyediakan solusi yang benar-benar sesuai.

Oleh karena itu, setiap tahap implementasi dan pengembangan di HashMicro didasari oleh perencanaan yang teliti dan matang. Anda dapat membaca artikel mengenai proposal pengajuan implementasi ERP untuk memenuhi kebutuhan Anda dalam memilih software.

2. Pilih vendor yang tepat 

Menentukan vendor ERP bukan hanya tentang teknologi, tetapi lebih pada membangun hubungan jangka panjang. Vendor yang baik akan memahami bisnis Anda, memberikan saran yang tepat, dan mendukung Anda melalui tantangan yang mungkin muncul.

Selain itu, dengan menilai ulasan dan testimoni pelanggan, Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang kualitas layanan dan dukungan yang mereka tawarkan.

Lihat reputasi vendor, ulasan pelanggan, dan kemampuan support jangka panjang. Vendor yang baik akan berinvestasi dalam kesuksesan Anda, bukan hanya sekedar menjual lisensi software. Simak tips memilih vendor ERP bagi bisnis Anda pada artikel berikut.

Marimas, produsen minuman serbuk terkemuka di Indonesia, merupakan contoh nyata dari perusahaan yang berhasil memaksimalkan potensi bisnisnya dengan memilih vendor ERP yang tepat. Ingin tahu bagaimana caranya? Temukan jawabannya di video ini.

3. Melibatkan stakeholder pada perusahaan

Dengan mendapatkan masukan dari berbagai tingkat organisasi, Anda akan mendapatkan perspektif yang lebih holistik tentang bagaimana ERP dapat memberikan nilai tambah untuk bisnis.

Keterlibatan semua pihak yang berkepentingan dalam proses implementasi adalah kunci kesuksesan. Dari eksekutif hingga karyawan lini depan, semua orang harus terlibat dalam proses implementasi. Namun, perlu diingat bahwa keterlibatan masing-masing pihak harus sesuai porsi. Keterlibatan yang berlebihan dari satu pihak dapat menyebabkan ketidakseimbangan dan menimbulkan masalah baru.

Ketika semuanya terlibat sesuai porsinya masing-masing, ada pemahaman yang lebih dalam tentang tujuan dan manfaat sistem ERP. Anda juga dapat memastikan bahwa tidak ada kebutuhan yang terlewatkan. 

4. Memberikan training untuk tim

Pelatihan adalah tugas supervisor yang menjadi fondasi dari setiap implementasi teknologi. Dengan memberikan pelatihan yang tepat, karyawan akan merasa lebih nyaman dalam membuat sebuah prototype produk dengan sistem baru dan kemungkinan besar akan menggunakannya dengan efektif.

Investasikan waktu dan sumber daya untuk melatih tim Anda. Pelatihan yang tepat dapat membuat perbedaan antara adopsi sistem yang sukses dan implementasi yang gagal. 

Pertimbangkan untuk melakukan sesi pelatihan reguler dan sesi Tanya Jawab untuk menjawab pertanyaan atau kekhawatiran yang karyawan miliki terkait dengan sistem yang diimplementasikan. 

Pelatihan yang baik tentu saja dapat mengurangi kesalahan ketika mengoperasikan sistem, mengingat kompleksnya penggunaan ERP. 

Banyak vendor sistem ERP menawarkan pelatihan sebagai bagian dari paket mereka, yang dapat berupa pelatihan langsung di lokasi, pelatihan secara online, pemberian panduan lengkap (manual book), video tutorial, dan masih banyak lagi.

5. Mengkomunikasikan perubahan yang akan terjadi

Implementasi ERP seringkali melibatkan remarketing, yang merupakan hal menakutkan bagi sebagian orang. Komunikasikan secara terbuka tentang mengapa perubahan diperlukan dan bagaimana itu akan mempengaruhi karyawan Anda.

Dengan menjelaskan manfaat dan memberikan dukungan selama transisi, karyawan akan lebih mungkin mendukung dan mengadopsi sistem baru dengan antusias.

Salah satu industri yang sering mengalami perubahan operasional bisnis adalah industri rumah sakit yang mempunyai beragam divisi karyawan. Anda dapat membaca artikel mengenai pentingnya manajemen rumah sakit untuk mengetahui pentingnya penggunaan software ERP dalam mengoptimalkan operasional di rumah sakit.

6. Migrasi data dengan cermat 

Memindahkan data dari sistem lama ke yang baru adalah salah satu aspek paling kritis dari implementasi ERP. Pastikan untuk membersihkan data lama dari duplikasi atau kesalahan sebelum migrasi dan lakukan uji coba untuk memastikan integritas data.

Selain itu, validasi pasca-migrasi juga penting untuk memastikan bahwa data diimpor dengan benar.

7. Pilih konfigurasi daripada kustomisasi 

Terkadang, dalam upaya kita untuk mendapatkan solusi yang sempurna, kita terjebak dalam jebakan kustomisasi yang tak berujung. 

Bayangkan software sebagai rumah: mengkustomisasinya seperti membangun ekstensi rumah, sementara konfigurasi mirip dengan mengatur perabotan di dalamnya. Dengan hanya mengatur perabotan, Anda tetap memiliki fleksibilitas untuk melakukan perubahan di masa depan tanpa perlu menghabiskan banyak biaya. 

Maka dari itu, sebelum melakukan perubahan signifikan pada software ERP, pertimbangkan untuk memaksimalkan fitur yang telah tersedia sesuai dengan kebutuhan Anda. Hal ini dapat mengoptimalkan anggaran dan mencegah komplikasi di masa yang akan datang.

8. Jalankan uji coba sistem

Sebelum memutuskan untuk terjun ke kolam renang, sebaiknya Anda memeriksa dahulu kedalamannya, bukan? Itulah fungsi dari User Acceptance Testing (UAT). Alih-alih langsung menerapkan ERP ke seluruh organisasi dan berharap semuanya berjalan sempurna, mulailah dengan melakukan UAT berdasarkan checklist requirement untuk memastikan semua konfigurasi telah diatur dengan benar. 

Melalui UAT, Anda dapat melakukan simulasi operasional sistem dan mengidentifikasi serta memperbaiki potensi hambatan sebelum sistem sepenuhnya berjalan atau ‘go live‘. Langkah ini esensial untuk menjamin efisiensi, menghemat biaya, dan menghindari masalah yang mungkin terjadi.

9. Dukungan berkelanjutan 

Tidak peduli seberapa baik implementasi awalnya, selalu ada kemungkinan bahwa masalah atau pertanyaan akan muncul di kemudian hari. Bantuan yang cepat dari vendor ERP adalah kunci untuk mengatasi permasalahan tersebut. 

Ini seperti memiliki garansi atau hotline yang bisa Anda hubungi kapan saja Anda membutuhkan bantuan. Dengan demikian, Anda tidak perlu merasa terjebak atau frustrasi karena bantuan selalu tersedia.

10. Evaluasi secara berkala 

Dunia bisnis terus berubah, dan solusi Anda harus dapat beradaptasi dengan perubahan tersebut. Luangkan waktu setiap tahun untuk menilai bagaimana sistem ERP Anda berfungsi.

Tanyakan pada diri Anda: “Apakah ini masih sesuai dengan kebutuhan kami?” atau “Apakah ada fitur baru yang dapat membantu bisnis kami berkembang?”. Dengan evaluasi berkala, Anda memastikan bahwa Anda tetap up-to-date dan mendapatkan manfaat maksimal dari investasi Anda.

Metode-metode implementasi ERP yang umumnya bisnis jalankan

Dalam implementasi software ERP, ada beberapa metode yang sering digunakan oleh organisasi untuk memastikan kesuksesan penerapan sistem. Berikut adalah beberapa metode implementasi software ERP terbaik yang populer:

Pendekatan Big Bang

Metode Big Bang dalam implementasi ERP memungkinkan peralihan cepat dari sistem lama ke sistem baru tanpa memerlukan perantara. Keuntungannya adalah proses implementasi yang cepat dan bisa langsung beralih saat sistem lama siap ditinggalkan. 

Dengan menerapkan sistem sekaligus dalam satu tahap, Anda dapat mengeliminasi kebutuhan akan berbagai fase transisi. Ini berarti gangguan operasional bisnis dapat diminimalkan, karena perusahaan hanya perlu melakukan penyesuaian dengan perubahan sekali saja, bukan melalui serangkaian adaptasi bertahap.

Namun, metode ini membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk implementasi, ada potensi risiko kegagalan yang lebih tinggi, dan pimpinan proyek tidak akan melihat hasil nyata dari sistem ERP hingga semua modul berfungsi sepenuhnya. Selain itu, Anda harus sepenuhnya meninggalkan sistem lama dan berkomitmen penuh pada yang baru.

Phased (Pendekatan bertahap)

Berbeda dengan metode “big bang”, dalam metode phased ERP ini, modul-modul ERP dipasang satu secara bertahap mengikuti proses yang meliputi perancangan, pengembangan, pengujian, dan pemasangan. 

Misalkan ada lima modul yang hendak diaktifkan; bisnis dapat memulai dengan tiga modul terlebih dahulu, sementara dua lainnya akan diaktifkan selanjutnya. Pendekatan semacam ini sangat bermanfaat, terutama ketika perusahaan merasa kesulitan dalam mengerahkan sumber daya untuk mengaktifkan kelima modul sekaligus. 

Dengan cara ini, divisi yang paling siap dapat memulai lebih awal, memastikan bahwa implementasi tidak tertunda dan dapat berjalan efisien.

Pendekatan paralel

Pada pendekatan ini, sistem lama dan sistem ERP baru dijalankan secara bersamaan selama periode tertentu. Ini memungkinkan pengguna untuk menjadi terbiasa dengan sistem baru sambil memastikan bahwa semua fungsi berjalan dengan benar. 

Pendekatan ini memberikan Anda jaminan keamanan; jika ada masalah di sistem baru, Anda dapat kembali ke sistem lama sebagai cadangan. Lalu, setelah yakin dengan kinerja ERP, sistem lama dinonaktifkan.

Namun, Anda perlu berhati-hati, karena menjalankan dua sistem sekaligus dapat menimbulkan masalah teknis, seperti isu sinkronisasi data, dan tentu saja, turunnya produktivitas bisnis selama sementara, karena harus melakukan double-input pada setiap proses.

Fakta Unik

Implementasi ERP sering memerlukan investasi waktu dan sumber daya yang signifikan, namun software ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan ROI (Return on Investment) jangka panjang. Oleh karena itu, memilih software dan vendor ERP yang tepat adalah hal krusial.

Berikut adalah 21 rekomendasi software ERP terbaik di Indonesia

Optimalisasi implementasi ERP melalui strategi terbaik dengan tips dan spesialisasi dari HashMicro

Ketika memilih metode implementasi, memahami ERP life cycle menjadi sangat penting untuk mempertimbangkan kebutuhan, sumber daya, dan toleransi risiko bisnis Anda, memberikan perspektif yang lebih luas tentang bagaimana ERP berbeda dari proses SDLC tradisional.  Metode yang tepat bisa berbeda untuk setiap organisasi, tergantung pada ukuran, industri, dan kompleksitas operasional.

Memahami setiap langkah strategi implementasi ERP sangat krusial untuk menjamin kesuksesan integrasi sistem ini dalam operasional bisnis Anda. Setiap fase memiliki peran yang krusial dan mesti dipahami dengan seksama untuk menjamin fondasi yang kokoh bagi keberhasilan jangka panjang sistem ERP.

Selain itu, sangat penting untuk Anda menemukan solusi ERP yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Salah satu opsi yang bisa Anda pertimbangkan adalah software ERP dari HashMicro untuk meningkatkan brand value perusahaan Anda. 

Meskipun studi dari Gartner menunjukkan bahwa sebanyak 75% proyek ERP gagal memenuhi ekspektasi bisnis, HashMicro bukanlah bagian dari statistik tersebut. Berbekal pengalaman luas dan keahlian dalam ERP, HashMicro selalu mengedepankan pendekatan yang tepat, dengan fokus tidak hanya pada teknologi, tetapi juga pada keunikan proses bisnis, budaya perusahaan, dan kebutuhan klien yang spesifik. 

Kesuksesan implementasi HashMicro juga didukung oleh komitmen yang kuat terhadap pelatihan dan dukungan, memastikan bahwa setiap user dapat menggunakan sistem tanpa kendala yang berarti.

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut atau membutuhkan konsultasi, jangan ragu untuk menghubungi tim sales kami. Kami siap membantu Anda memilih solusi terbaik untuk bisnis Anda!

Pertanyaan Seputar Strategi Implementasi ERP

• Apa manfaat utama dari strategi implementasi ERP yang baik?

  Strategi implementasi ERP yang baik dapat memberikan manfaat seperti peningkatan efisiensi operasional, integrasi yang lebih baik antara departemen, visibilitas yang lebih besar terhadap data, serta pengurangan biaya jangka panjang melalui proses yang lebih efisien.

• Bagaimana proses identifikasi kebutuhan menjadi bagian dari strategi implementasi ERP?

  Identifikasi kebutuhan adalah tahap awal penting dalam strategi implementasi ERP. Ini melibatkan evaluasi kebutuhan bisnis, peninjauan proses operasional yang ada, dan pemahaman mendalam tentang apa yang diharapkan dari sistem baru. Dengan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan, implementasi dapat disesuaikan untuk mencapai tujuan spesifik perusahaan.

• Apakah ada pendekatan kunci yang harus dipertimbangkan dalam strategi implementasi ERP?

  Salah satu pendekatan kunci adalah melibatkan pemangku kepentingan dan tim yang terlibat sejak awal. Komunikasi yang efektif, pelatihan yang tepat, serta perencanaan yang terkoordinasi antara berbagai departemen akan membantu mengurangi resistensi perubahan dan memastikan penerimaan yang lebih baik terhadap sistem baru.

• Bagaimana evaluasi dan penyesuaian berperan dalam strategi implementasi ERP?

  Evaluasi terus-menerus selama dan setelah implementasi sangat penting. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, menyesuaikan sistem dengan kebutuhan yang berubah, serta membuat peningkatan yang diperlukan untuk memaksimalkan manfaat dari sistem ERP.