Strategi Terbaik Pelaksanaan On the Job Training (OJT)

Ketika karyawan mendapatkan pekerjaan, biasanya terdapat On-the-Job Training (OJT), yaitu bentuk pelatihan perusahaan kepada karyawan. Selama masa OJT biasanya perusahaan akan melakukan manajemen kompetensi dan training, serta memiliki assessment tertentu untuk menilai karyawan memiliki cukup keterampilan yang perusahaan butuhkan atau tidak.

Sistem Manajemen Kompetensi membantu Anda untuk memperbaiki kinerja karyawan agar sesuai dengan standar perusahaan. Perusahaan harus menyadari pentingnya OJT untuk karyawan, khususnya karyawan baru. Sangat tidak baik apabila perusahaan hanya menginginkan kandidat yang sempurna (yang tidak akan ada) dan menolak untuk mencari kandidat tidak berpengalaman.

Pengertian OJT

OJT adalah singkatan dari On-the-Job Training (pelatihan di tempat kerja), merupakan metode pelatihan keterampilan dan pengetahuan yang harus karyawan kuasai ketika bekerja di perusahaan tersebut. Durasi latihannya cukup beragam, berkisar 1–3 bulan atau tergantung kebijakan dan keputusan HRD.

Materi yang diberikan dalam pelatihan beragam, menyesuaikan posisi dan job desc karyawan. Tujuan pemberlakuan OJT adalah perusahaan mengharapkan karyawan mampu untuk berkontribusi dan melakukan tanggung jawab pekerjaan dengan sebaik-baiknya selama dan setelah proses pelatihan.

Alih-alih karyawan menunjukkan presentasi atau lembar kerja kepada perusahaan, perusahaan mengadopsi metode OJT sehingga karyawan dapat belajar sambil melakukan. Seorang supervisor, manajer, atau karyawan berpengetahuan lainnya dapat memandu pelatihan karyawan baru di tempat kerja.

Ada perbedaan antara on the job training dengan off the job training. Perbedaan mendasarnya adalah off-the-job training berjalan di luar lokasi kerja yang sebenarnya. Materi training juga berjalan secara teori dan bukan praktek. Pengajar pada pelatihan di luar tempat kerja juga orang lain (outsourcing), sehingga harganya relatif mahal.

Karyawan baru yang menjalani pelatihan di tempat kerja dapat melihat langsung semua prosedur kerja yang mungkin akan mereka hadapi. Mereka mempelajari ekspektasi tempat kerja, pengoperasian peralatan, dan keterampilan lain apa pun yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan sukses.

Manfaat OJT

OJT memiliki sejumlah keuntungan bagi perusahaan dan karyawan. Menurut penelitian yang diterbitkan dalam Jurnal Administrasi Bisnis, pelatihan di tempat kerja memiliki dampak yang signifikan terhadap kinerja karyawan.

Selain itu, OJT mudah dijalankan karena tidak perlu persyaratan untuk mengumpulkan tiap karyawan di ruang tertentu untuk pelatihan. Perusahaan dapat melakukan OJT pada saat karyawan sedang bekerja.

Keunggulan lain dari OJT adalah efisiensi dari segi waktu. Karena OJT biasanya perusahaan terapkan pada saat karyawan sedang bekerja, maka perusahaan tidak perlu mengurangi jam kerja karyawan untuk pelatihan.

Selain itu, OJT memberikan pelatihan langsung kepada karyawan berdasarkan kebutuhan khusus mereka. Ini secara efektif memfokuskan pelatihan langsung sesuai bidang pekerjaan masing-masing karyawan.

Bentuk-bentuk OJT

Karyawan dengan kepribadian yang berbeda membutuhkan berbagai tingkat pelatihan tertentu. Metode pelatihan dapat beragam dan disesuaikan dengan tuntutan dan operasi bisnis organisasi. Berikut ini adalah empat pendekatan berbeda untuk implementasi OJT di dalam perusahaan:

Coaching

Implementasi OJT melalui coaching (pelatihan) sangat melibatkan atasan atau anggota staf yang berpengalaman yang menginstruksikan para pekerja tentang bagaimana menyelesaikan suatu tugas.

Ini adalah pelatihan one-to-one untuk karyawan di mana mereka dapat memperoleh jawaban atas pertanyaan mereka melalui instruksi dan contoh atasan.

Mentoring

Pelatihan pendampingan perusahaan serahkan tugasnya kepada individu di tingkat manajerial. Senior atau manajer memiliki kapabilitas untuk membangun organisasi yang profesional dan terhubung secara personal.

Metode mentoring adalah gaya pelatihan one-to-one lainnya di mana manajer bertindak sebagai mentor bagi bawahan dan membimbingnya melalui situasi yang menantang.

Baca Juga: SOP (Standar Operasional Prosedur) : Ketahui Fungsi, Manfaat dan Contoh SOP Perusahaan

Rotasi pekerjaan

Rotasi pekerjaan adalah praktik mentransfer karyawan baru antara peran yang berbeda dalam suatu organisasi untuk memberikan pengalaman yang lebih luas dan untuk mengajar mereka dalam berbagai kemampuan. Teknik ini akan meningkatkan kesadaran akan tugas harian yang diberikan kepada masing-masing tim.

Seperti halnya mentoring, rotasi pekerjaan dapat membantu menumbuhkan ikatan yang kuat antara anggota staf dari area lain, menghasilkan kelompok karyawan yang percaya diri dan transparan yang mampu berkolaborasi.

Pelatihan instruksional pekerjaan

Perusahaan menyiapkan program pelatihan langkah demi langkah untuk jenis pelatihan ini, di mana pekerja diberikan instruksi tentang cara melakukan tugas dengan benar. Peserta pelatihan pertama-tama diberikan gambaran umum tentang tugas dan hasil yang perusahaan harapkan, dan kemudian pengajar menunjukkan kemampuan yang posisi tersebut perlukan.

Karyawan akan perusahaan beri izin untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan kemampuan atau pengetahuan yang telah pengajar berikan.

Ketika program selesai, karyawan memberikan umpan balik untuk bertanya apapun terkait masalah program pelatihan.

Understudy

Dalam kebanyakan kasus, pelatihan ini atasan berikan kepada bawahan yang nantinya akan menjadi asisten mereka.

Biasanya, pelatihan ini diberikan kepada karyawan yang akan mengambil alih sebagai pengganti atasan setelah atasan pensiun atau menerima promosi.

Apprenticeship

Bentuk pelatihan ini biasanya bagi karyawan yang bekerja di industri kerajinan, perdagangan, atau teknis.

Bidang-bidang ini menuntut studi ekstensif sebelum mencapai keahlian yang kompeten di bidangnya masing-masing.

Pelaksanaan On the Job Training

Berikut pelaksanaan OJT terbaik yang dapat membantu perusahaan menerapkan pelatihan di tempat kerja perusahaan, antara lain:

1. Buat daftar calon pengajar/mentor/trainer

Dalam membimbing karyawan yang akan melakukan OJT, siapkan pengajar yang dapat menawarkan keahlian mereka kepada karyawan baru. Jika pengajar datangnya dari internal perusahaan, mereka yang mengajar harus menjadi bonus tambahan untuk kinerja yang unggul.

Pastikan pengajar memiliki kemampuan mengidentifikasi dan menilai karyawan mana yang memenuhi syarat untuk kemajuan dari waktu ke waktu.

Tidak setiap pelatih juga harus menjadi manajer. Namun, pekerja yang perusahaan pilih sebagai pengajar/mentor di tempat kerja harus menunjukkan kinerja, kapasitas, dan pengetahuan yang luar biasa dalam profesi mereka.

Beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan pelatih pihak ketiga (outsourcing), yang dapat menguntungkan jika perusahaan kekurangan sumber daya untuk melatih karyawan baru secara internal.

2. Atur metode pelatihan

Setiap program pelatihan yang efektif harus dimulai dengan rencana yang terstruktur dengan baik. Buat daftar tugas rutin yang dicakup oleh pekerjaan tersebut, serta kebijakan dan prosedur yang dapat karyawan pahami.

Karena terdapat variasi setiap pekerjaan yang membutuhkan komponen yang berbeda, perusahaan harus menyiapkan rencana dan daftar untuk setiap pekerjaan secara lengkap dan jelas.

3. Mengotomatiskan proses pembelajaran

Menyediakan akses ke lingkungan belajar dengan sumber daya pelatihan yang membahas berbagai bidang pekerjaan. Ini dapat membantu pelatih menghemat waktu dan membantu peserta dalam menyimpan informasi yang diperlukan.

Selain itu, karyawan baru dapat menggunakannya kursus tersebut untuk memoles pengetahuan mereka atau mempraktikkan sesuatu nantinya.

Tidak hanya itu, karyawan baru akan tahu ke mana harus pergi terlebih dahulu sebelum mencari bantuan tambahan dan mengurangi pekerjaan karyawan lain.

4. Memberikan kesempatan bagi peserta pelatihan untuk mengembangkan keterampilannya

Setelah mengikuti proses OJT, perusahaan harus mengizinkan karyawan baru untuk melatih kemampuan mereka di bawah pengawasan mentor.

Pelatih harus mengevaluasi kinerja karyawan baru pada periode ini. Jika ada masalah yang muncul, mentor dapat mengatasi dan memperbaikinya.

Pentingnya melakukan penilaian setelah karyawan menyelesaikan pelatihan di tempat kerja untuk memastikan karyawan telah memperoleh keterampilan yang diperlukan untuk posisi pekerjaan tersebut.

5. Check-in selama dan setelah pelatihan

Menyesuaikan durasi pelatihan, perusahaan perlu untuk melakukan penilaian kemajuan selama dan setelah pelatihan.

Misalnya, mengevaluasi dengan assessment kemampuan peserta pelatihan setelah mereka menguasai komponen tertentu dari tiap pekerjaan.

Ingatlah bahwa komponen penting dari pelatihan di tempat kerja adalah memastikan bahwa pekerja baru memiliki informasi dan keterampilan yang perusahaan perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara mandiri.

6. Dapatkan umpan balik dan tingkatkan

Setelah menyelesaikan pelatihan di tempat kerja, sebaiknya perusahaan meminta umpan balik dari mentor dan peserta pelatihan. Ini memberi perusahaan berbagai wawasan tentang efektivitas program pelatihan di tempat kerja.

Untuk memulai, perusahaan dapat menilai efektivitas pelatihan di tempat kerja. Setelah itu, perusahaan dapat menentukan area mana yang perlu ditingkatkan dan kemampuan mana yang memerlukan waktu pelatihan tambahan. 

Selain itu, perusahaan dapat memperoleh wawasan tentang kinerja pelatih dan peserta pelatihan. Dengan begitu perusahaan memungkinkan untuk memastikan apakah pelatih itu efektif atau apakah karyawan lain lebih memenuhi syarat untuk pekerjaan itu.

Peran HRD dalam Menjalankan OJT

HRD merupakan bagian dari perusahaan yang bertugas mengelola sumber daya manusia, yaitu karyawan, untuk membangun hubungan yang harmonis antara SDM dan perusahaan. Pelatihan yang terencana dengan baik memastikan implementasi yang lancar. Jika ada masalah yang muncul selama proses pelatihan, HRD dan manajer terkait akan mengatasinya dan mengevaluasi hasilnya. Dengan kata lain, setiap tahun HRD mengembangkan beberapa program pelatihan bagi karyawan baru atau lama.

Apabila penerapannya efektif, pendekatan ini akan membantu karyawan baru berhasil. Pelatihan dapat membantu karyawan bertahan lebih lama di perusahaan dan meningkatkan reputasi organisasi. Budaya perusahaan yang positif dan menemukan orang yang berkualitas dapat perusahaan capai dengan bantuan OJT.

HRD melakukan pelatihan dan penempatan karyawan pada bidangnya masing-masing sesuai keahliannya. Hal ini dilakukan untuk mendukung pertumbuhan perusahaan di masa depan. HRD dapat melakukan tugasnya dengan mudah apabila menggunakan sistem manajemen talent yang memungkinkan HRD untuk mengadakan pelatihan secara terintegrasi, sekaligus melakukan evaluasi KPI karyawan.

Baca juga: 17 Rekomendasi Software Payroll Terbaik Indonesia 2024

Kesimpulan

Peran HRD sebagai bagian dari perusahaan dapat mengawasi dan menganalisa kinerja metode pelatihan ini dan mengambil keputusan kedepannya untuk terus meningkatkan aspek pelatihan, sehingga karyawan yang diberikan pelatihan yang baik, akan membawa dampak positif bagi perusahaan.

Dalam masa OJT tentu para HRD harus menggunakan alat bantu dalam mengelola sumber daya manusianya. HRD bisa menggunakan software hris untuk membantu OJT supaya berjalan dengan baik

Gunakan Software HRM terbaik dari HashMicro. Banyak kemudahan tugas HR yang bisa Anda dapatkan seperti hitung gaji dan PPh 21, kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya. Software kami telah digunakan ratusan perusahaan nasional dan internasional. Selengkapnya klik disini.