Cara HR Membuat Surat Keputusan yang Benar Serta Contohnya

Surat keputusan merupakan jenis surat yang tidak lagi terdengar asing oleh para karyawan perusahaan. Bagi perusahaan atau instansi biasanya paham cara pembuatan dokumen tersebut.

Namun, masih banyak perusahaan yang belum menggunakan Sistem HRIS Essentials sehingga pengelolaan dokumennya belum berjalan secara efisien dan otomatis. Padahal, dengan menggunakan sistem HRIS, seluruh proses manajemen dokumen karyawan di perusahaan akan menjadi lebih praktis, efektif, dan terstruktur.

SK adalah untuk menyampaikan keputusan dari atasan yang berkaitan dengan hal-hal yang selama ini belum jelas. Surat keputusan pada umumnya berhubungan dengan suatu instansi atau lembaga karena surat ini bersifat konkret, individual dan final.

Oleh sebab itu, dalam prosesnya pembuatan surat keputusan langsung kepada pihak yang bersangkutan dan tidak menyebarkannya secara umum.

Surat keputusan adalah dokumen tertulis yang terbentuk oleh badan atau perusahaan tertentu dalam bentuk tertulis dengan berdasarkan dari peraturan perundang-undangan yang mengaturnya.

Surat pernyataan akhir yang merupakan suatu solusi atau akhir dari satu permasalahan. Memberikan SK kepada individu merupakan sebagai solusi dari permasalahan yang terjadi. Beberapa contohnya adalah surat keputusan pengangkatan pegawai, pengangkatan karyawan atau tenaga kerja, pemberian sanksi terhadap karyawan, dan lainnya.

Fungsi SK

Surat keputusan (SK) tentunya memiliki fungsi dan kegunaan misalnya untuk individu sebagai solusi dari sebuah permasalahan.

Fungsi-fungsi antara lainnya adalah untuk pemberian kepastian atau keputusan sebagai solusi permasalahan, mendapatkan penetapan tertulis secara resmi dari instansi atau badan terkait, memperoleh tindakan hukum perundang-undangan.

Selain itu, mendapatkan suatu penetapan konkrit, aspek legalitas terjamin karena tersusun secara tertulis dan stempel/terdapat tandatangan yang sah.

Baca juga: Software HRIS Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

Format Pembuatan Surat Keputusan

Surat keputusan memiliki format atau komponen- komponen penting ini harus ada dalam pembuatan surat keputusan, hal ini karena akan berpengaruh pada proses surat. Komponen yang ada menjadi syarat yang wajib ada serta tertulis karena akan berpengaruh pada sah atau tidaknya surat tersebut. Komponen penting tersebut adalah:

• Konsiderans

Konsiderans adalah landasan atau dasar hukum membuat keputusan tersebut. Pada bagian ini terdapat kata-kata seperti menimbang, mengingat, membaca, mendengar, atau memperhatikan.

Keberadaan konsiderans untuk sebuah putusan bersifat wajib, karena dalam konsiderans itulah tertera landasan hukum (statuta) untuk sebuah SK. Isi konsiderans memiliki minimal dua atau maksimal lima sub topik.

Sub topik menimbang dan mengingat adalah salah satu sub topik yang paling penting dan harus memakainya dalam setiap membuatnya.

• Desideratum

Desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) putusan tersebut itu terbentuk. Setiap surat pasti mengandung satu tujuan atau lebih. Keberadaan desideratum dapat saja secara langsung tersirat.

Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat dalam diktum dan konsiderans, Keberadaan desideratum dapat tersirat atau implisit karena tidak ada notasi tujuan untuk menandai atau mengawali bunyi desideratum. Namun, untuk mengetahui desideratum dapat dengan mudah tanpa perlu ada notasi tujuan.

• Diktum 

Merupakan isi inti sebuah surat putusan. Pengambil keputusan akan menetapkan apapun, dan semuanya terhimpun dalam diktum. Untuk teknik penulisanya, sub topik menggunakan awalan tulisan yang terdapat pada tengah kertas (centering). Sub topik memutuskan harus selalu tetap yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum. 

Contoh Surat Keputusan

Berikut adalah beberapa contoh SK yang dapat menjadi referensi:

1. Contoh SK Pengangkatan Karyawan Tetap

Menjadi seorang karyawan dalam sebuah instansi baik pabrik ataupun yang lainnya menjadi salah satu mata pencaharian bagi seseorang. Sehingga ketika terdapat status sebagai seorang karyawan kontrak atau bukan karyawan tetap, akan ada kondisi ketika terdapat pengangkatan menjadi karyawan tetap.

Oleh karena itu, maka perlu dokumen tertulis untuk pengangkatan karyawan tetap fungsinya sebagai bukti bahwa nama-nama karyawan yang terdapat pada SK adalah karyawan yang akan menjadi karyawan tetap.

Agar dokumen tersebut tidak tercampur dengan dokumen lainnya, Anda bisa mengelompokkan dokumen dalam folder dan subfolder untuk menyimpan file dengan kategori yang sama dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen. Berikut merupakan contoh SK pengangkatan karyawan:

2. Contoh SK Direksi

Dalam suatu perusahaan, tentu akan ada berbagai macam agenda, kegiatan, dan acara lainnya yang membutuhkan putusan akhir dari direksi. Sehingga penting bagi perusahaan untuk memiliki direksi sebagai orang yang mengerti perusahaan dan bisa bertanggung jawab untuk perusahaan. Untuk membantu pemahaman kita terkait SK direksi, maka berikut merupakan contoh SK direksi:

Baca juga: Apa Tugas Admin HRM dan Pentingnya Penggunaan Software HRIS dalam Perusahaan?

Kesimpulan

Itulah contoh-contoh surat keputusan yang bisa bermanfaat untuk anda. Surat keputusan berperan penting dalam pemberian ketetapan kepada pihak tertentu karena Surat keputusan menjadi surat resmi yang telah diatur dalam undang-undang yang bersifat konkret serta individual yang menjadi contoh surat final dalam keputusan.

Untuk memudahkan pengawasan dan laporan aktivitas karyawan atau pegawai, Anda dapat memanfaatkan Sistem HRM Terbaik untuk Enterprise dari Hashmicro yang terdiri dari HRM basic dan HRM advanced.

Software ini dapat membantu tugas HR dan administrasi karyawan Anda seperti menghitung gaji dan PPh 21, kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya dengan HR Software dan aplikasi payroll terlengkap untuk enterprise di Indonesia. Coba demo gratis softwarenya hari ini juga!