Contoh Surat Pengajuan Barang untuk Kantor Perusahaan Anda

Surat pengajuan barang adalah dokumen wajib yang ada dalam sistem kerja sebuah perusahaan. Surat ini memegang kendali penting untuk menjaga stabilitas stok yang dapat berimbas kepada alur kerja produksi.

Sayangnya, alur pengajuan surat inventaris kantor sering menghadapi kendala. Atasan yang tidak ada di tempat, proses cetak surat yang memakan waktu dan biaya, serta kendala tidak efisien lainnya.

Ketidakefisienan inilah yang mengantarkan HashMicro sebagai penyedia ERP terbaik di Asia Tenggara, menyelesaikan masalah tersebut. Di dunia serba digital dan cepat ini, penggunaan software tidak bisa Anda hindari sebagai seorang pebisnis tangguh.

Penyederhanaan dan percepatan alur surat bisa Anda dapatkan dengan menggunakan Software Inventory. Secara lebih lanjut, artikel ini akan menyediakan informasi mengenai apa itu surat pengajuan dan alurnya yang tidak efisien. Simak hingga akhir.

Pengertian dan Fungsi Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor

Setiap perusahaan memiliki peraturan atau kebijakan yang berbeda-beda. Namun, untuk kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, semua perusahaan menerapkan surat permohonan resmi, termasuk surat pengajuan inventaris kantor.

Hal ini berhubungan dengan tanggung jawab dari divisi perlengkapan atau inventaris. Oleh karena itu, ketika mengajukan permohonan pengadaan barang, harus ada surat resminya, bukan secara lisan saja.

Pengajuan barang pada inventaris dapat perusahaan lakukan dengan membuat surat pengajuan barang inventaris kantor. Biasanya, surat ini tertuju untuk kepala bagian sarana dan prasarana.

Surat ini merupakan surat internal instansi atau perusahaan. Contoh surat pengajuan barang yang umum digunakan menyerupai lembaran dokumen yang berisi permintaan atau permohonan kepada pihak terkait untuk mengadakan barang di gudang. 

Baca juga: 5 Tips Mengontrol Pengadaan Barang Menjadi Lebih Baik

Syarat dalam Pembuatan Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor 

Fungsi pengajuan surat barang inventaris kantor adalah sebagai bukti tertulis atas kebutuhan inventaris kepada pihak yang berwenang dalam menyediakan barang tersebut. Selain itu, dokumen ini juga menjadi bahan pertanggungjawaban dari divisi yang melayangkan surat tersebut.

Pengajuan barang inventaris menjadi hal yang penting dalam sebuah perusahaan. Hal ini berhubungan dengan kelancaran operasional perusahaan. Surat pengajuan barang inventaris kantor memiliki struktur yang sistematis.

Oleh karena itu, ada beberapa syarat dalam penulisannya. Berikut adalah penjelasannya secara lebih lanjut. 

Mencantumkan identitas 

Pada saat mengirim atau menyampaikan surat untuk pengajuan, Anda harus mencantumkan identitas divisi yang diperlukan. Meski pengajuan bersifat internal, identitas pengirim maupun penerima juga harus tetap Anda sertakan agar suratnya tepat sasaran dan mudah diidentifikasi isinya. 

Tata letak yang tepat 

Karena surat pengajuan barang tergolong surat resmi, maka tata letaknya penting untuk Anda perhatikan. Pengaturan dari tata letak tersebut meliputi kop surat, identitas, salam pembuka, isi, dan penutup. Namun, ada pula beberapa perusahaan yang menyiapkan format tersendiri sesuai keperluan.

Format atau contoh surat pengajuan barang menjadi penting agar sistem perusahaan juga dapat mendeteksi pengajuan Anda. Sistem nyatanya memang memudahkan proses bisnis Anda. Jika Anda belum menggunakan sistem inventory dan ingin memulainya, cobalah untuk mengetahui skema harganya dengan klik banner berikut ini.

Format penulisan yang benar 

Anda harus memastikan bahwa surat pengajuan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari frasa yang membingungkan dan berputar-putar. Penulisan surat ini harus singkat dan jelas agar tujuan surat tersebut mudah dipahami.

Tujuan jelas dan dapat dipertanggung jawabkan 

Tujuan dari pembuatan surat pengajuan barang inventaris kantor harus tertulis dengan jelas. Sertakan alasan mengapa barang tersebut dibutuhkan pengadaannya.

Alasan harus masuk akal dan dapat Anda pertanggungjawabkan. Hal ini terjadi karena pengadaan inventaris berhubungan dengan pengeluaran anggaran belanja perusahaan yang krusial. 

Mencantumkan batas waktu 

Surat pengajuan perusahaan wajib mencantumkan tanggal batas waktu balasan agar tidak terjadi understock di gudang yang merugikan perusahaan dan meminimalkan kemungkinan surat terabaikan.

Baca juga: Pengertian Aplikasi Inventory dan Kelebihannya untuk …

Cara Membuat Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor

Meski beberapa perusahaan sudah menyiapkan template untuk mengajukan surat pengajuan barang kepada pihak inventaris kantor, Anda tetap perlu memahami cara pembuatannya. Berikut susunan lengkapnya:

1. Kop surat: Kop atau kepala surat ada pada bagian atas dengan format rata tengah. Kepala surat biasanya hanya digunakan oleh lembaga resmi. Jika bukan, bisa diganti dengan judul surat. 
2. Waktu pembuatan: Anda bisa mencantumkan pada bagian atas setelah kop surat atau pada bagian bawah usai penutup. Selain itu, pada waktu pembuatan surat, sertakan juga waktu atau batas akhir untuk dapat merespon surat tersebut. 
3. Nomor surat dan lampiran: Anda tulis pada atas lampiran atau bawah lampiran jika ada. Namun, jika tidak terdapat berkas tambahan, maka tidak perlu mencantumkan lampiran. 
4. Salam pembuka: Berisi pendahuluan surat.
5. Identitas pengirim dan penerima surat: Umumnya ada di bagian atas sebelum salam pembuka.
6. Isi: Biasanya terdiri dari 1-2 paragraf yang menjelaskan tujuan dibuatnya surat. Anda harus bisa memberikan penjelasan kepada perusahaan secara rinci tanpa bertele-tele
7. Tanda tangan dan nama terang: Hal ini menjadi bukti validitas surat. 

Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris Kantor 

Setelah memahami struktur penulisan surat pengajuan, kini Anda bisa melihat contoh surat yang baik dan benar. Anda dapat memperoleh gambaran jelas yang akan meminimalkan kesalahan penulisan. Berikut contohnya.

Berdasarkan surat di atas, Anda ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki persyaratannya sendiri, terlebih menyangkut pengajuan barang inventaris yang memerlukan kesesuaian data arsip dengan fakta pada lapangan.

Otomatiskan Pembuatan Surat Pengajuan Barang dengan Software Inventory

Sebagai salah satu vendor software inventory terbaik di Indoneesia, HashMicro menjadi pilihan favorit ribuan pengusaha sukses. Namun, apa yang membuat inventory software dari HashMicro berbeda?

HashMicro menyediakan software inventory yang mudah digunakan dan komprehensif. Dalam konteks pembuatan surat pengajuan barang, HashMicro menawarkan opsi demo gratis yang dibuka mulai hari ini. Dengan ini, Anda akan mengetahui kemudaha signifikan yang mampu membawa bisnis Anda ke arah kemajuan.

Tidak hanya itu, lebih dari 1750 pebisnis andal di Asia Tenggara, seperti Pertamina, Marimas, dan Semen Gresik menggunakan HashMicro karena adanya fitur-fitur berikut:

• OCR for receiving: Merupakan proses mengubah teks pada dokumen fisik menjadi data digital terkait dengan proses penerimaan barang di gudang.
• RFID Warehouse rack stock in out automation: Penggunaan teknologi RFID untuk melacaka pergerakan stok yang masuk dan keluar gudang secara otomatis.
• Stock forecasting: Menganalisis data historis penjualan, tren musiman, dan faktor lainnya untuk memprediksi permintaan barang di masa depan.
• Stock reservations & reporting: Mengatur dan melacak alokasi sementara dari stok barang kepada customer atau departemen internal sebelum dikirim atau diambil.
• Consignment management: Fitur yang memungkinkan pengelolaan konsinyasi, di mana suatu perusahaan menyimpan barang di lokasi lain.

Melalui fitur-fitur aplikasi inventory dari HashMicro, Anda mengetahui bahwa mengontrol jumlah inventaris dan membuat surat pengajuan barang bukanlah hal yang sulit. Anda dapat mengelola, melacak, serta mencatat ketersediaan barang yang ada dari mana saja.

Jika Anda ingin mencoba bagaimana sistem inventaris HashMicro dapat membantu bisnis ke arah kemajuan, Anda dapat menjadwalkan demo gratis yang terbuka mulai hari ini atau terhubung dengan tim expert-nya untuk mengetahui informasi lebih lanjut.

Kesimpulan 

Surat pengajuan barang adalah kegiatan yang umum perusahaan lakukan dengan retensi yang berbeda-beda, sesuai dengan kebutuhan. Namun, barang inventaris tetap perlu melalui proses pendataan yang akurat dan detail.

Melalui software inventory, staff gudang dapat mengontrol pergerakan stok dari waktu ke waktu dengan mudah dari mana saja dan kapan saja. Sebagai salah satu pilihan favorit dari 1750 pebisnis, HashMicro dapat menjadi pilihan terbaik Anda.

HashMicro dengan modul inventory management-nya menawarkan demo gratis kepada Anda. Kini, membuat surat pengajuan barang dapat Anda lakukan dalam hitungan menit. Klik banner berikut untuk mencoba demo gratisnya.