Sebagai seseorang yang bergerak dalam dunia bisnis, Anda pasti memahami keberadaan dokumen nota sebagai bukti transaksi adalah hal yang penting. Selain sebagai bukti transaksi, nota juga berfungsi sebagai rekaman keuangan, dasar pengembalian atau klaim, atau dokumen pajak.
Nota adalah dokumen tertulis yang berfungsi sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Dalam bisnis, nota mencatat rincian transaksi, seperti jenis barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, tanggal transaksi, dan informasi tentang penjual dan pembeli.
Namun, bagaimana cara membuat nota dan seperti apa contoh template nota yang biasa digunakan dalam bisnis? Teruskan membaca artikel ini sampai akhir untuk bisa mendapatkan jawaban lengkapnya!
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Key Takeaways
|
Apa itu Nota?
Nota adalah dokumen resmi yang diberikan sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Umumnya, sebuah nota berisi informasi penting, seperti jenis dan jumlah barang atau jasa, jumlah harga, tanggal transaksi dilakukan, serta identitas penjual dan pembeli.
Nota umumnya diterbitkan setelah pembayaran dilakukan atau barang/jasa diserahkan. Dokumen ini memastikan adanya rekam transaksi yang sah dan dapat diverifikasi, yang menjadi dasar pencatatan dalam pembukuan bisnis.
Bagi bisnis, nota memiliki peran krusial dalam manajemen keuangan dan operasional. Nota menjadi bukti sah untuk pencatatan pendapatan dan pengeluaran, memudahkan laporan keuangan, serta mendukung transparansi dalam pelaporan pajak.
Selain itu, nota membantu pelacakan persediaan, memantau arus keluar-masuk barang, dan menyelesaikan potensi sengketa terkait pembayaran atau kualitas barang. Dengan memberikan nota, bisnis membangun kepercayaan dengan pelanggan melalui transaksi yang transparan.
Komponen Penting yang Harus Ada Dalam Nota
Sama seperti dokumen penting lain yang digunakan oleh perusahaan dalam berbisnis. Nota juga memiliki beberapa komponen penting yang harus dicantumkan. Apa saja komponen tersebut yang harus ada dalam template nota? Berikut di bawah ini adalah penjelasan lengkapnya:
1. Tanggal transaksi
Tanggal merupakan informasi dasar yang menunjukkan kapan transaksi terjadi. Ini sangat penting untuk pelacakan transaksi, terutama saat menyusun laporan keuangan atau menelusuri riwayat transaksi di kemudian hari.
2. Nomor nota
Setiap nota umumnya memiliki nomor unik atau kode referensi. Nomor ini berfungsi sebagai identitas transaksi yang mempermudah pengarsipan dan pencarian kembali apabila diperlukan. Nomor nota yang unik juga membantu menghindari duplikasi catatan dalam pembukuan.
Anda pasti bertanya bagaimana menentukan nomor nota yang benar. Ada beberapa cara dalam menentukan nomor nota. Cara pertama, Anda bisa menentukan nomor nota berdasarkan urutan setiap nota yang dikeluarkan, dimulai dari angka tertentu, misalnya “001,” “002,” dan seterusnya.
Selain itu, Anda juga bisa menentukan nomor nota berdasarkan tanggal nota dibuat. Misalnya, Anda membuat nota di tanggal 20 Juli 2024 format nomor nota bisa dibuat sebagai 20240720-001. Format tersebut ditentukan berdasarkan tahun, bulan, hari, dan urutan transaksi pada hari tersebut.
3. Identitas penjual dan pembeli
Nota harus mencantumkan informasi tentang kedua pihak yang terlibat, seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak. Dengan adanya identitas ini, nota menjadi lebih jelas dan dapat dihubungkan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.
4. Deskripsi barang atau jasa
Penjelasan mengenai barang atau jasa yang dijual harus ditulis dengan detail, termasuk nama barang, jumlah, harga per unit, dan total harga. Deskripsi yang jelas membantu kedua pihak memahami isi transaksi secara transparan, sehingga menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
5. Total harga dan pajak
Nota harus mencantumkan total harga yang harus dibayar oleh pembeli, termasuk rincian pajak jika ada. Ini penting agar kedua pihak memiliki catatan yang sama mengenai jumlah yang dibayarkan, termasuk pajak yang berlaku sesuai peraturan.
6. Tanda tangan atau cap
Tanda tangan atau cap dari penjual atau pihak berwenang menandakan bahwa transaksi tersebut sah dan telah diverifikasi. Tanda tangan ini memberikan otorisasi pada nota, menjadikannya bukti legal atas transaksi yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.
Fungsi Nota dalam Bisnis
Sebelumnya, kami sudah mengatakan bahwa nota berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah dalam aktivitas bisnis. Namun, apakah fungsinya hanya sebatas itu saja? Tentu saja tidak! Berikut di bawah ini adalah penjelasan dari berbagai fungsi nota dalam transaksi dan bisnis:
1. Dokumentasi Keuangan
Sekarang bayangkan jika Anda tidak memiliki nota dari setiap transaksi jual beli yang dilakukan. Lalu, Anda ingin melakukan pencatatan atau dokumentasi terhadap aktivitas keuangan yang telah dilakukan. Tentu akan sangat sulit untuk dilakukan, bukan? Dalam hal ini lah nota berfungsi.
Nota adalah dokumen penting yang memudahkan proses pencatatan pemasukan dan pengeluaran. Setiap nota mencatat informasi transaksi secara rinci yang dibutuhkan untuk pembukuan harian atau bulanan.
Hal ini membantu akuntan dalam menyusun laporan keuangan yang akurat, memberikan gambaran jelas tentang kondisi keuangan bisnis, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
2. Pelacakan Inventaris
Dalam bisnis yang melibatkan produk fisik, nota sangat penting untuk memantau barang keluar dan masuk. Dengan mencatat semua transaksi penjualan dan pembelian, bisnis dapat melacak perubahan inventaris secara lebih efektif, dan mencegah kekurangan atau kelebihan stok. .
3. Dasar untuk Pelaporan Pajak
Nota berperan penting sebagai dokumen pendukung dalam pelaporan pajak, terutama bagi bisnis yang dikenakan pajak penjualan. Dengan adanya catatan transaksi yang lengkap, bisnis dapat melaporkan pajak dengan benar dan akurat.
Selain itu, nota juga berfungsi sebagai bukti legal atas pajak yang dibayarkan, yang sangat berguna ketika bisnis menjalani audit atau pemeriksaan pajak oleh pihak berwenang.
4. Membangun Kepercayaan Pelanggan
Menyediakan nota sebagai bukti transaksi menunjukkan profesionalisme dan transparansi dalam berbisnis. Pelanggan akan merasa lebih percaya ketika mereka menerima bukti transaksi yang lengkap dan jelas, karena hal ini menunjukkan bahwa bisnis tersebut mematuhi standar yang berlaku.
Berbagai Jenis Nota yang Umum Digunakan di Bisnis
Berikut adalah penjelasan jenis-jenis nota yang umum digunakan dalam pengelolaan bisnis:
1. Nota kontan
Nota kontan adalah jenis nota diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembayaran yang dilakukan secara tunai atau langsung. Biasanya, nota kontan tidak memiliki syarat atau ketentuan pembayaran tertunda, sehingga memudahkan pencatatan keuangan untuk transaksi yang sudah lunas.
Nota ini mencatat informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah dan harga per unit, serta total pembayaran yang dilakukan pada saat transaksi. Nota kontan ini sering digunakan dalam bisnis ritel, restoran, dan tempat layanan lain yang menerima pembayaran langsung dari pelanggan.
2. Nota kredit
Nota kredit digunakan ketika pembelian dilakukan dengan sistem pembayaran tertunda atau secara kredit. Dalam nota ini, tertera informasi terkait barang atau jasa yang dibeli, beserta total yang harus dibayar di kemudian hari.
Nota kredit mencantumkan tanggal jatuh tempo, yang merupakan waktu batas bagi pembeli untuk melunasi pembayarannya. Nota kredit biasanya diberikan untuk transaksi yang melibatkan kepercayaan tinggi antara penjual dan pembeli, serta memudahkan pembeli yang perlu mengatur arus kas.
3. Nota debit
Nota debit dikeluarkan oleh pembeli sebagai pemberitahuan resmi kepada penjual bahwa ada pengurangan pada jumlah yang harus dibayar. Hal ini bisa disebabkan oleh alasan-alasan seperti pengembalian barang, diskon, atau penyesuaian harga lainnya.
Nota debit mengurangi jumlah tagihan akhir yang harus dilunasi oleh pembeli, dan mencantumkan alasan pengurangan tersebut secara jelas. Biasanya, nota debit juga dicocokkan dengan faktur penjual untuk memastikan kesesuaian jumlah.
4. Nota retur
Nota retur dibuat ketika pembeli mengembalikan barang kepada penjual karena berbagai alasan, seperti barang yang rusak, tidak sesuai dengan pesanan, atau alasan lainnya yang disepakati bersama. Nota ini mencatat barang apa saja yang dikembalikan, jumlahnya, serta alasan pengembalian.
Nota retur sering digunakan dalam transaksi bisnis yang melibatkan pengiriman barang dalam jumlah besar atau khusus, seperti manufaktur dan distribusi. Nota ini juga menjadi dasar untuk pengembalian dana atau pengurangan tagihan bagi pembeli.
5. Nota internal
Nota internal berfungsi dalam pencatatan transaksi antar-departemen atau divisi dalam sebuah perusahaan. Nota ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat pergerakan barang atau jasa antara berbagai bagian atau unit tanpa melibatkan pihak eksternal.
Misalnya, jika sebuah perusahaan produksi memindahkan barang dari gudang bahan baku ke divisi produksi, maka akan dikeluarkan nota internal sebagai bukti dan catatan pergerakan barang tersebut. Nota internal ini memudahkan pemantauan inventaris dan pencatatan biaya antar-departemen.
Contoh Nota Kosong yang Sering Digunakan di Bisnis
Berikut di bawah ini adalah contoh template nota kosong yang bisa Anda simak:
Dalam contoh di atas, terdapat beberapa komponen penting yang telah kami sebutkan sebelumnya, seperti tanggal transaksi, nomor nota, identitas penjual beserta penerima/pembeli, deskripsi barang, dan total harga.
Lebih lanjutnya, pada bagian bawah nota, terdapat dua kolom tanda tangan. Bagian tanda tangan “hormat kami” harus ditandatangani oleh pihak penjual, sedangkan bagian tanda tangan “tanda terima” diisi oleh pembeli sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Download Template Nota Kosong Berbagai Format
Berikut adalah tautan download nota yang bisa diedit format nota excel, word, dan docs yang bisa Anda gunakan sebagai contoh penyusunan nota bagi bisnis Anda.
Kesalahan Umum yang Sering Dihadapi dalam Penyusunan Nota
Dengan melihat contoh nota penjualan di atas, Anda mungkin akan berpikir bahwa penyusunan nota dan template nota adalah hal yang mudah untuk dilakukan. Namun, nyatanya penyusunan nota tidak semudah itu, apalagi jika dilakukan secara manual.
Menyusun nota secara manual dapat menimbulkan beberapa masalah, salah satunya adalah kurangnya standar dalam penyusunan nota. Tanpa adanya standar yang baku, tim yang berbeda mungkin menggunakan format yang berbeda pula. Hal ini menyebabkan inkonsistensi yang bisa membingungkan.
Lalu, apa saja kesalahan lain yang sering muncul dalam penyusunan nota? Berikut di bawah ini adalah penjelasan lengkapnya:
1. Kesalahan dalam penomoran nota
Dari berbagai komponen penting dalam nota, tidak bisa dipungkiri kalau penomoran nota adalah salah satu aspek yang sulit untuk disusun. Hal ini didasarkan pada kurangnya pemahaman dalam memberikan penomoran nota.
Penomoran nota yang tidak konsisten atau duplikasi nomor adalah masalah umum yang sering terjadi, terutama jika nota dibuat secara manual. Hal ini bisa menyulitkan pencarian nota tertentu dan mengakibatkan kebingungan saat rekonsiliasi atau audit.
2. Kesalahan data dan pengisian detail transaksi
Terkadang, kesalahan input data seperti jumlah barang, harga satuan, atau total biaya terjadi saat penyusunan nota, terutama ketika transaksi melibatkan banyak item atau layanan. Kesalahan ini bisa menyebabkan perbedaan antara yang tercatat dan kondisi aktual transaksi.
3. Kurangnya informasi pembayaran yang jelas
Nota sering kali tidak mencantumkan informasi pembayaran yang lengkap, seperti metode pembayaran, nomor rekening, atau tenggat waktu pembayaran. Hal ini bisa membuat pelanggan bingung tentang cara melakukan pembayaran, dan bahkan memperlambat proses pembayaran.
4. Kesulitan dalam menyesuaikan format nota untuk berbagai jenis transaksi
Berbagai jenis transaksi, seperti penjualan tunai, kredit, atau retur, membutuhkan format nota yang berbeda. Tanpa template yang fleksibel, sulit untuk menyesuaikan format nota sesuai dengan kebutuhan spesifik transaksi, sehingga mengakibatkan kesalahan format atau informasi yang tidak relevan dalam nota.
5. Keterbatasan sistem manual dalam mengelola volume transaksi yang tinggi
Jika nota dibuat secara manual dalam bisnis dengan volume transaksi tinggi, proses ini menjadi sangat lambat dan rentan terhadap kesalahan. Penggunaan sistem manual juga membuat proses penyusunan nota menjadi kurang efisien, terutama saat diperlukan pelacakan cepat atau perubahan.
Dalam permasalahan ini, mengimplementasi sistem invoicing, seperti HashMicro dapat menjadi solusi efektif yang bisa Anda lakukan. Aplikasi nota ini memiliki berbagai fitur komprehensif yang bisa membantu pengelolaan nota menjadi lebih efisien. Segera jadwalkan demo gratisnya sekarang!
Tingkatkan Efisiensi Pengelolaan Nota dengan Sistem Invoicing dari HashMicro!
HashMicro menyediakan solusi lengkap yang memudahkan pembuatan dan pengelolaan invoice, sehingga membantu bisnis menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan ketepatan dalam pencatatan.
Sistem invoicing HashMicro dilengkapi dengan fitur pembuatan faktur yang sederhana dan terhubung dengan berbagai modul lain, memberikan fleksibilitas bagi pengguna untuk mengelola transaksi secara menyeluruh.
Melalui antarmuka yang mudah digunakan, pengguna dapat membuat invoice dengan cepat hanya dengan mengisi detail seperti nama penjual, nama pembeli, deskripsi produk atau layanan, harga satuan, template nota, serta total biaya transaksi.
Selain kemudahan dalam proses pembuatan, HashMicro juga menyediakan fitur canggih untuk mengelola dan memantau status faktur secara optimal. Pengguna dapat dengan mudah menentukan tanggal jatuh tempo dan bahkan mengirimkan faktur secara otomatis kepada pelanggan melalui email atau metode lain yang diinginkan.
Berikut adalah beberapa fitur unggulan yang ditawarkan oleh HashMicro untuk membantu pengelolaan nota dan template nota:
- Invoice Management: Memungkinkan pembuatan, pengeditan, dan pelacakan invoice secara terpusat, serta mengatur pengingat otomatis untuk pembayaran.
- Recurring Invoice: Mengotomatiskan pembuatan faktur berkala (misalnya bulanan) untuk langganan atau kontrak berjangka panjang.
- Custom Printout for Invoice: Menyesuaikan desain fisik faktur dengan logo, warna, dan tata letak sesuai identitas merek perusahaan.
- Bank Integration – Auto Reconciliation: Menyinkronkan transaksi bank dengan catatan faktur untuk mempermudah rekonsiliasi otomatis dan mengurangi kesalahan.
- Budget S Curve: Menampilkan anggaran dalam bentuk kurva S untuk memantau pengeluaran dan pendapatan dari waktu ke waktu.
- Multi Level Analytical: Menyediakan analisis data yang mendalam dengan berbagai level laporan untuk wawasan lebih rinci tentang kinerja bisnis.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, nota adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang berfungsi sebagai bukti resmi atas pembelian barang atau jasa. Nota mencakup detail transaksi, seperti deskripsi produk, jumlah, harga, dan total biaya, yang berguna untuk pencatatan keuangan secara keseluruhan.
Bagi bisnis, nota memiliki peran penting dalam memantau arus keuangan, menjaga transparansi, dan menghindari konflik di kemudian hari. Namun, pengelolaan nota secara manual seringkali rentan terhadap kesalahan, seperti salah pencatatan atau kesulitan dalam pelacakan dokumen.
Untuk mengatasi tantangan ini, menggunakan sistem invoicing otomatis, seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, adalah solusi yang cerdas. Dengan sistem HashMicro, pembuatan dan pengelolaan nota menjadi jauh lebih mudah, akurat, dan efisien, membantu bisnis menghemat waktu sekaligus meningkatkan profesionalisme.
Segera jadwalkan demo gratisnya sekarang!
Pertanyaan Seputar Template Nota
-
Apa itu nota kosong?
Nota kosong adalah template atau formulir kosong yang digunakan untuk mencatat detail transaksi secara manual. Template ini belum diisi informasi transaksi, seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, dan total biaya, dan biasanya disiapkan untuk diisi sesuai kebutuhan transaksi saat terjadi.
-
Bagaimana jika nota hilang?
Jika nota hilang, perusahaan kehilangan bukti transaksi yang sah, yang dapat menyebabkan kesalahan pencatatan keuangan, mengganggu rekonsiliasi, dan memicu potensi konflik dengan pihak terkait.
-
Apa perbedaan nota, faktur, dan kwitansi?
Nota adalah bukti transaksi sederhana yang menunjukkan rincian barang atau jasa yang dibeli, biasanya tanpa ketentuan pembayaran khusus. Faktur adalah dokumen resmi yang mencatat transaksi penjualan dan menetapkan jumlah yang harus dibayar beserta tenggat waktu pembayarannya. Kwitansi adalah bukti penerimaan pembayaran yang dikeluarkan setelah uang diterima.
