Bagi pelaku usaha, nota kosong sudah menjadi bagian penting dalam proses transaksi. Dokumen ini digunakan untuk mencatat detail penjualan secara manual dan berfungsi sebagai bukti pembayaran, dasar pencatatan keuangan, serta arsip pajak.
Namun, pembuatan nota secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Untuk solusi yang lebih praktis dan efisien, Anda bisa menggunakan HashMicro E-Invoicing, sistem digital yang membantu membuat dan mengelola nota dengan cepat, otomatis, dan akurat.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa Itu Nota Kosong?
Nota kosong adalah dokumen transaksi yang belum diisi, biasanya sudah tersedia dalam format standar seperti nama toko, logo, dan kolom informasi. Nota ini digunakan sebagai template untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa.
Setelah diisi, nota kosong menjadi bukti resmi transaksi yang berguna untuk pembukuan, laporan keuangan, hingga kepatuhan pajak. Selain itu, penggunaan nota yang rapi dan jelas juga membantu membangun kepercayaan pelanggan.
Fungsi Nota dalam Bisnis
Sebelumnya telah disebutkan bahwa nota berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah dalam kegiatan bisnis. Namun, fungsinya tidak berhenti sampai di situ. Berikut adalah beberapa fungsi penting dari nota dalam transaksi:
1. Dokumentasi keuangan
Tanpa adanya nota, pencatatan transaksi menjadi sulit dilakukan. Nota menyediakan informasi rinci terkait pemasukan dan pengeluaran, sehingga mempermudah proses pembukuan harian maupun bulanan.
Dokumen ini juga membantu tim keuangan dalam menyusun laporan yang akurat dan menjadi dasar pengambilan keputusan berdasarkan data.
2. Pelacakan inventaris
Dalam bisnis yang melibatkan barang fisik, nota berfungsi untuk mencatat pergerakan stok. Dengan mencatat setiap transaksi penjualan dan pembelian, perusahaan dapat memantau ketersediaan barang secara lebih efisien serta menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
3. Dasar untuk pelaporan pajak
Nota juga berperan sebagai dokumen pendukung dalam pelaporan pajak, khususnya untuk usaha yang dikenakan pajak penjualan. Catatan transaksi yang lengkap memungkinkan pelaporan pajak dilakukan dengan lebih akurat dan sesuai ketentuan. Nota juga dapat dijadikan bukti sah saat terjadi audit atau pemeriksaan oleh pihak berwenang.
4. Membangun kepercayaan pelanggan
Penyediaan nota sebagai bukti transaksi menunjukkan profesionalisme dan transparansi bisnis. Pelanggan akan merasa lebih percaya terhadap layanan atau produk yang diberikan ketika menerima bukti transaksi yang lengkap dan jelas.
Komponen Penting dalam Nota
Sama seperti dokumen penting lainnya yang digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnis, nota kosong maupun nota yang sudah terisi memiliki beberapa komponen penting yang harus dicantumkan.
1. Tanggal transaksi
Tanggal merupakan informasi dasar yang menunjukkan kapan transaksi terjadi. Ini sangat penting untuk pelacakan transaksi, terutama saat menyusun laporan keuangan atau menelusuri riwayat transaksi di kemudian hari.
2. Nomor nota
Setiap nota umumnya memiliki nomor unik atau kode referensi. Nomor ini berfungsi sebagai identitas transaksi yang mempermudah pengarsipan dan pencarian kembali apabila diperlukan. Nomor nota yang unik juga membantu menghindari duplikasi catatan dalam pembukuan.
Anda pasti bertanya bagaimana menentukan nomor nota yang benar. Ada beberapa cara dalam menentukan nomor nota. Cara pertama, Anda bisa menentukan nomor nota berdasarkan urutan setiap nota yang dikeluarkan, dimulai dari angka tertentu, misalnya “001,” “002,” dan seterusnya.
Selain itu, Anda juga bisa menentukan nomor nota berdasarkan tanggal nota dibuat. Misalnya, Anda membuat nota di tanggal 20 Juli 2024 format nomor nota bisa dibuat sebagai 20240720-001. Format tersebut ditentukan berdasarkan tahun, bulan, hari, dan urutan transaksi pada hari tersebut.
3. Identitas penjual dan pembeli
Nota harus mencantumkan informasi tentang kedua pihak yang terlibat, seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak. Dengan adanya identitas ini, nota menjadi lebih jelas dan dapat dihubungkan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.
4. Deskripsi barang atau jasa
Penjelasan mengenai barang atau jasa yang dijual harus ditulis dengan detail, termasuk nama barang, jumlah, harga per unit, dan total harga. Deskripsi yang jelas membantu kedua pihak memahami isi transaksi secara transparan, sehingga menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
5. Total harga dan pajak
Nota harus mencantumkan total harga yang harus dibayar oleh pembeli, termasuk rincian pajak jika ada. Ini penting agar kedua pihak memiliki catatan yang sama mengenai jumlah yang dibayarkan, termasuk pajak yang berlaku sesuai peraturan.
6. Tanda tangan atau cap
Tanda tangan atau cap dari penjual atau pihak berwenang menandakan bahwa transaksi tersebut sah dan telah diverifikasi. Tanda tangan ini memberikan otorisasi pada nota, menjadikannya bukti legal atas transaksi yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.
7. Metode pembayaran
Metode pembayaran pada nota mencantumkan cara transaksi diselesaikan, seperti tunai, kartu debit/kredit, transfer bank, e-wallet, atau pembayaran tempo (kredit). Jika relevan, informasi tambahan seperti detail kartu kredit atau rekening bank juga dapat disertakan untuk memastikan transparansi dan kemudahan pencatatan keuangan.
Jenis Nota yang Umum Digunakan dalam Bisnis
Berikut adalah penjelasan jenis-jenis nota yang umum digunakan dalam pengelolaan bisnis:
1. Nota kontan
Nota kontan adalah jenis nota diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembayaran yang dilakukan secara tunai atau langsung. Biasanya, nota kontan tidak memiliki syarat atau ketentuan pembayaran tertunda, sehingga memudahkan pencatatan keuangan untuk transaksi yang sudah lunas.
Nota ini mencatat informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah dan harga per unit, serta total pembayaran yang dilakukan pada saat transaksi. Nota kontan ini sering digunakan dalam bisnis ritel, restoran, dan tempat layanan lain yang menerima pembayaran langsung dari pelanggan.
2. Nota kredit
Nota kredit digunakan ketika pembelian dilakukan dengan sistem pembayaran tertunda atau secara kredit. Dalam nota pembelian ini, tertera informasi terkait barang atau jasa yang dibeli, beserta total yang harus dibayar di kemudian hari.
Nota kredit mencantumkan tanggal jatuh tempo, yang merupakan waktu batas bagi pembeli untuk melunasi pembayarannya. Nota kredit biasanya diberikan untuk transaksi yang melibatkan kepercayaan tinggi antara penjual dan pembeli, serta memudahkan pembeli yang perlu mengatur arus kas.
3. Nota debit
Nota debit dikeluarkan oleh pembeli sebagai pemberitahuan resmi kepada penjual bahwa ada pengurangan pada jumlah yang harus dibayar. Hal ini bisa disebabkan oleh alasan-alasan seperti pengembalian barang, diskon, atau penyesuaian harga lainnya.
Nota debit mengurangi jumlah tagihan akhir yang harus dilunasi oleh pembeli, dan mencantumkan alasan pengurangan tersebut secara jelas. Biasanya, nota debit juga dicocokkan dengan faktur penjual untuk memastikan kesesuaian jumlah.
4. Nota retur
Nota retur dibuat ketika pembeli mengembalikan barang kepada penjual karena berbagai alasan, seperti barang yang rusak, tidak sesuai dengan pesanan, atau alasan lainnya yang disepakati bersama. Nota ini mencatat barang apa saja yang dikembalikan, jumlahnya, serta alasan pengembalian.
Nota retur sering digunakan dalam transaksi bisnis yang melibatkan pengiriman barang dalam jumlah besar atau khusus, seperti manufaktur dan distribusi. Nota ini juga menjadi dasar untuk pengembalian dana atau pengurangan tagihan bagi pembeli.
5. Nota internal
Nota internal berfungsi dalam pencatatan transaksi antar-departemen atau divisi dalam sebuah perusahaan. Nota ini memungkinkan perusahaan untuk mencatat pergerakan barang atau jasa antara berbagai bagian atau unit tanpa melibatkan pihak eksternal.
Misalnya, jika sebuah perusahaan produksi memindahkan barang dari gudang bahan baku ke divisi produksi, maka akan dikeluarkan nota internal sebagai bukti dan catatan pergerakan barang tersebut. Nota internal ini memudahkan pemantauan inventaris dan pencatatan biaya antar-departemen.
Download Template Nota Gratis
Kami menyediakan contoh template nota kosong dalam format Word dan Excel yang dapat Anda download dan sesuaikan. Gunakan template nota kosong ini sebagai contoh untuk membuat nota penjualan yang profesional bagi bisnis Anda.
Download Template Nota Penjualan
Dalam contoh nota penjualan di atas, terdapat beberapa komponen penting yang telah kami sebutkan sebelumnya, seperti tanggal transaksi, nomor nota, identitas penjual beserta penerima/pembeli, deskripsi barang, dan total harga.
Lebih lanjutnya, pada bagian bawah nota kosong, terdapat dua kolom tanda tangan. Bagian tanda tangan “hormat kami” harus ditandatangani oleh pihak penjual, sedangkan bagian tanda tangan “tanda terima” diisi oleh pembeli sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Kesalahan Umum Penyusunan Nota
Melihat contoh nota penjualan di atas, Anda mungkin beranggapan bahwa penyusunan nota dan pembuatan template merupakan hal yang mudah. Namun pada praktiknya, proses tersebut tidak selalu sesederhana yang dibayangkan, terutama jika dilakukan secara manual.
Penyusunan nota secara manual berpotensi menimbulkan berbagai kendala, salah satunya adalah tidak adanya standar yang konsisten. Tanpa format baku, setiap tim atau individu mungkin menyusun nota kosong dengan cara yang berbeda, sehingga menimbulkan inkonsistensi yang dapat membingungkan dan mempersulit proses pencatatan maupun pelacakan transaksi.
Lalu, apa saja kesalahan lain yang sering muncul dalam penyusunan nota? Berikut di bawah ini adalah penjelasan lengkapnya:
1. Kesalahan dalam penomoran nota
Dari berbagai komponen penting dalam nota, tidak bisa dipungkiri kalau penomoran nota adalah salah satu aspek yang sulit untuk disusun. Hal ini didasarkan pada kurangnya pemahaman dalam memberikan penomoran nota.
Penomoran nota yang tidak konsisten atau duplikasi nomor adalah masalah umum yang sering terjadi, terutama jika nota dibuat secara manual. Hal ini bisa menyulitkan pencarian nota tertentu dan mengakibatkan kebingungan saat rekonsiliasi atau audit.
2. Kesalahan data dan pengisian detail transaksi
Terkadang, kesalahan input data seperti jumlah barang, harga satuan, atau total biaya terjadi saat penyusunan nota, terutama ketika transaksi melibatkan banyak item atau layanan. Kesalahan ini bisa menyebabkan perbedaan antara yang tercatat dan kondisi aktual transaksi.
3. Kurangnya informasi pembayaran yang jelas
Nota sering kali tidak mencantumkan informasi pembayaran yang lengkap, seperti metode pembayaran, nomor rekening, atau tenggat waktu pembayaran. Hal ini bisa membuat pelanggan bingung tentang cara melakukan pembayaran, dan bahkan memperlambat proses pembayaran.
4. Kesulitan dalam menyesuaikan format nota untuk berbagai jenis transaksi
Berbagai jenis transaksi, seperti penjualan tunai, kredit, atau retur, membutuhkan format nota yang berbeda. Tanpa template yang fleksibel, sulit untuk menyesuaikan format nota sesuai dengan kebutuhan spesifik transaksi, sehingga mengakibatkan kesalahan format atau informasi yang tidak relevan dalam nota.
5. Keterbatasan sistem manual dalam mengelola volume transaksi yang tinggi
Jika nota dibuat secara manual dalam bisnis dengan volume transaksi tinggi, proses ini menjadi sangat lambat dan rentan terhadap kesalahan. Penggunaan sistem manual juga membuat proses penyusunan nota menjadi kurang efisien, terutama saat diperlukan pelacakan cepat atau perubahan.
Dalam permasalahan ini, mengimplementasi sistem invoicing, seperti HashMicro dapat menjadi solusi efektif yang bisa Anda lakukan. Aplikasi nota ini memiliki berbagai fitur komprehensif yang bisa membantu pengelolaan nota menjadi lebih efisien. Segera jadwalkan demo gratisnya sekarang!
Permudah Pembuatan Nota dengan Sistem Invoicing HashMicro
HashMicro menyediakan solusi lengkap yang memudahkan pembuatan dan pengelolaan invoice, sehingga membantu bisnis menghemat waktu, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan ketepatan dalam pencatatan.
Sistem invoicing HashMicro dilengkapi dengan fitur pembuatan faktur yang sederhana dan terhubung dengan berbagai modul lain, memberikan fleksibilitas bagi pengguna untuk mengelola transaksi secara menyeluruh.
HashMicro hadir dengan Hashy sebagai solusi dalam mengelola tagihan Anda. Sistem AI ini dapat membantu AR Collector untuk melakukan follow-up secara otomatis ke pelanggan dengan memberikan notifikasi mengenai invoice yang belum dibayar. Hashy memudahkan proses penagihan yang dapat mengurangi keterlambatan pembayaran.
Berikut adalah beberapa fitur unggulan yang ditawarkan oleh HashMicro untuk membantu pengelolaan nota dan template nota:
- Invoice Management: Memungkinkan pembuatan, pengeditan, dan pelacakan invoice secara terpusat, serta mengatur pengingat otomatis untuk pembayaran.
- Create Invoice on the Go: Memudahkan tim keuangan untuk membuat invoice kapan saja dan dimana saja tanpa harus duduk di depan komputer.
- Recurring Invoice: Mengotomatiskan pembuatan faktur berkala (misalnya bulanan) untuk langganan atau kontrak berjangka panjang.
- Custom Printout for Invoice: Menyesuaikan desain fisik faktur dengan logo, warna, dan tata letak sesuai identitas merek perusahaan.
- Bank Integration – Auto Reconciliation: Menyinkronkan transaksi bank dengan catatan faktur untuk mempermudah rekonsiliasi otomatis dan mengurangi kesalahan.
- Budget S Curve: Menampilkan anggaran dalam bentuk kurva S untuk memantau pengeluaran dan pendapatan dari waktu ke waktu.
- Multi Level Analytical: Menyediakan analisis data yang mendalam dengan berbagai level laporan untuk wawasan lebih rinci tentang kinerja bisnis.
Kesimpulan
Nota adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang berfungsi sebagai bukti resmi pembelian barang atau jasa. Dokumen ini mencakup detail transaksi, seperti deskripsi produk, jumlah, harga, dan total biaya, yang mendukung pencatatan keuangan.
Bagi bisnis, nota berperan dalam memantau arus keuangan, menjaga transparansi, dan mencegah potensi konflik. Namun, pengelolaan nota secara manual rentan terhadap kesalahan pencatatan dan kesulitan pelacakan. Oleh karena itu, menggunakan referensi contoh nota penjualan dapat membantu meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
Untuk mengatasi tantangan ini, menggunakan sistem invoicing otomatis, seperti yang ditawarkan oleh HashMicro, adalah solusi yang cerdas. Dengan sistem HashMicro, pembuatan dan pengelolaan nota menjadi jauh lebih mudah, akurat, dan efisien, membantu bisnis menghemat waktu sekaligus meningkatkan profesionalisme.
Segera jadwalkan demo gratisnya sekarang!
Pertanyaan Seputar Template Nota
-
Apa itu nota kosong?
Nota kosong adalah template atau formulir kosong yang digunakan untuk mencatat detail transaksi secara manual. Template ini belum diisi informasi transaksi, seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, dan total biaya, dan biasanya disiapkan untuk diisi sesuai kebutuhan transaksi saat terjadi.
-
Bagaimana jika nota hilang?
Jika nota hilang, perusahaan kehilangan bukti transaksi yang sah, yang dapat menyebabkan kesalahan pencatatan keuangan, mengganggu rekonsiliasi, dan memicu potensi konflik dengan pihak terkait.
-
Apa perbedaan nota, faktur, dan kwitansi?
Nota adalah bukti transaksi sederhana yang menunjukkan rincian barang atau jasa yang dibeli, biasanya tanpa ketentuan pembayaran khusus. Faktur adalah dokumen resmi yang mencatat transaksi penjualan dan menetapkan jumlah yang harus dibayar beserta tenggat waktu pembayarannya. Kwitansi adalah bukti penerimaan pembayaran yang dikeluarkan setelah uang diterima.
