Term of Payment: Definisi, Tujuan dan Macam-macamnya

Term of payment merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai jadwal pembayaran untuk transaksi bisnis yang dilakukan. Dalam dunia bisnis, term of payment menentukan kapan pembayaran harus diselesaikan dan bagaimana pembayarannya dilakukan.

Kesepakatan ini membantu menjaga arus kas tetap stabil, memberikan kejelasan dalam pengelolaan keuangan, dan meningkatkan hubungan baik antara pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi.

Sebagai solusi, sistem akuntansi modern kini menawarkan fitur pengelolaan term of payment yang dapat membantu bisnis dalam melacak, mengatur, dan mengotomatisasi proses pembayaran.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang definisi term of payment, tujuannya bagi bisnis, serta macam-macam term of payment yang umum digunakan.

Apa itu Payment Term?

Term of payment adalah kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai waktu dan metode pembayaran dalam transaksi bisnis. Kesepakatan ini mengatur kapan pembayaran harus dilakukan dan cara pembayarannya, membantu kedua belah pihak mengelola keuangan.

Ketentuan pembayaran ini tidak hanya mencakup tanggal jatuh tempo pembayaran dan metode pembayaran namun juga diskon yang mungkin diberikan, dan konsekuensi jika terjadi keterlambatan pembayaran.

Dalam dunia bisnis, term of payment sangat beragam dan disesuaikan dengan kebutuhan atau kebijakan masing-masing perusahaan. Ada yang menetapkan pembayaran harus dilakukan di muka, ada pula yang memberikan jangka waktu tertentu setelah produk atau jasa diterima. 

Beberapa contoh TOP atau term of payment yang umum digunakan antara lain adalah pembayaran tunai (cash on delivery), net 30 (pembayaran dilakukan dalam waktu 30 hari setelah faktur pembelian diterima), dan termin cicilan bulanan.

Berbeda dengan quotation, syarat pembayaran biasanya mencakup detail lebih spesifik mengenai jadwal dan metode pelunasan. Sedangkan quotation lebih berfokus pada penawaran harga dan rincian biaya yang harus dibayar sebelum kesepakatan final dilakukan.

Jenis Payment Term yang Sering Digunakan

Dalam transaksi bisnis, term of payment menjadi salah satu aspek penting yang harus disepakati kedua belah pihak. Berikut adalah beberapa jenis term of payment yang umum digunakan:

1. Cash Before Delivery (CBD)

Cash Before Delivery adalah metode di mana pembeli harus membayar penuh sebelum barang dikirim atau jasa diberikan. Hal ini memberikan keamanan tinggi bagi penjual karena mereka menerima pembayaran sebelum mengirimkan produk, menghilangkan risiko kegagalan pembayaran.

CBD sering digunakan dalam situasi di mana penjual perlu menutupi biaya produksi atau pengadaan barang sebelum pengiriman, terutama dalam perdagangan internasional atau proyek yang memerlukan kepercayaan lebih tinggi.

2. Cash on Delivery (COD)

Cash on Delivery atau COD adalah metode pembayaran di mana pembeli membayar ketika barang diterima. Ini banyak digunakan dalam transaksi ritel atau e-commerce karena memberikan kenyamanan dan keamanan bagi pembeli.

Namun, bagi penjual, ada risiko bahwa pembeli bisa menolak barang saat pengiriman, menyebabkan biaya tambahan untuk pengembalian atau barang yang tidak terjual.

3. Cash in Advance (CIA)

Cash in Advance adalah metode pembayaran di mana pembeli diwajibkan membayar seluruh jumlah sebelum barang atau jasa dikirimkan. Ini memberikan jaminan maksimal bagi penjual karena mereka menerima dana lebih awal, bahkan sebelum memproses pengiriman barang. 

Dari sudut pandang penjual, risiko pembayaran sangat rendah. Namun, bagi pembeli, CIA bisa dianggap tidak menguntungkan karena mereka harus mengambil risiko melakukan pembayaran tanpa melihat barang terlebih dahulu.

4. Net 30

Net 30 adalah salah satu term pembayaran paling umum dalam transaksi business-to-business (B2B). Dalam term ini, pembeli memiliki waktu 30 hari sejak tanggal faktur pembelian diterima untuk menyelesaikan pembayaran penuh. 

Ini memberikan keuntungan bagi pembeli karena mereka memiliki waktu lebih untuk mengelola keuangan dan arus kas sebelum melakukan pembayaran. 

5. Net EOM (End of Month) days

Net EOM memberikan fleksibilitas tambahan kepada pembeli dengan membolehkan pembayaran hingga akhir bulan. Misalnya, jika term of payment invoice diterbitkan pada pertengahan bulan, pembeli diharapkan membayar tagihan pada akhir bulan. 

Dalam beberapa kasus, ada variasi seperti “Net EOM + 30,” yang memungkinkan pembayaran dilakukan hingga akhir bulan berikutnya, memberikan waktu lebih bagi pembeli untuk mengelola keuangan merek.

6. Down Payment

Down payment atau uang muka mengharuskan pembeli membayar sebagian dari total nilai transaksi di awal, sebelum pengiriman barang atau penyediaan jasa. Pembayaran sisanya dilakukan sesuai jadwal yang disepakati, misalnya setelah produk diterima atau proyek selesai. 

Term ini memberikan keamanan bagi penjual karena setidaknya sebagian biaya telah diterima sebelum pengiriman barang.

7. Installment payments (Pembayaran Cicilan)

Pembayaran cicilan memungkinkan pembeli untuk membayar dalam beberapa tahap selama periode waktu yang disepakati. Sistem ini sangat cocok untuk pembelian dengan nilai yang besar, di mana pembeli membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan pembayaran tanpa harus menunggu sampai seluruh jumlah tersedia. 

8. Letter of Credit (L/C)

Letter of Credit adalah metode pembayaran yang umumnya digunakan dalam perdagangan internasional untuk memitigasi risiko antara penjual dan pembeli yang berada di negara berbeda. 

Memilih terms of payment yang tepat tidak hanya membantu menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual, tetapi juga mendukung kelancaran arus kas perusahaan.

Anda dapat mempermudah pembuatan dan pengelolaan berbagai jenis term of payment di atas dengan menggunakan software akuntansi, yang secara otomatis akan membantu dalam mencatat, mengatur, dan mengingatkan jadwal pembayaran sesuai kesepakatan.

Tujuan Term of Payment

Dengan kesepakatan yang jelas mengenai metode dan waktu pembayaran, kedua pihak dapat menghindari potensi konflik dan memperkuat hubungan bisnis. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari term of payment:

1. Mengelola arus kas

Salah satu tujuan utama dari term of payment adalah untuk membantu bisnis mengelola arus kas mereka. Bagi penjual, term ini memungkinkan mereka memperkirakan kapan uang akan masuk, sehingga memudahkan perencanaan keuangan dan operasional. 

Selain itu, term of payment yang jelas dapat mempengaruhi produktivitas purchasing, karena kesepakatan pembayaran yang tepat waktu dapat memperlancar hubungan dengan vendor dan memastikan kelancaran pasokan barang.

2. Membangun kepercayaan antara penjual dan pembeli

Term of payment yang disepakati membantu menciptakan kepercayaan antara penjual dan pembeli, terutama dalam transaksi jangka panjang. Kesepakatan pembayaran memberikan jaminan bahwa penjual akan menerima pembayaran sesuai dengan ketentuan.

Selain itu, term of payment yang jelas dapat mempengaruhi produktivitas purchasing, karena kesepakatan pembayaran yang tepat waktu dapat memperlancar hubungan dengan vendor dan memastikan kelancaran pasokan barang.

3. Mengurangi risiko kredit

Ketentuan ini juga berfungsi sebagai alat untuk mengurangi risiko kredit, terutama bagi penjual. Dengan menetapkan syarat-syarat pembayaran yang jelas, seperti Down Payment atau Cash Before Delivery, penjual dapat meminimalkan risiko gagal bayar dari pembeli. 

Pemilihan term yang tepat sesuai kebutuhan dan kemampuan finansial dapat mendukung pertumbuhan dan keberhasilan bisnis dalam jangka panjang.

Contoh Surat Term of Payment

Term of payment atau ketentuan pembayaran merujuk pada persyaratan yang ditetapkan oleh penjual dan disepakati oleh pembeli terkait kapan dan bagaimana pembayaran untuk barang atau jasa dilakukan.

Berikut contoh surat term of payment yang dapat dijadikan referensi dalam menetapkan ketentuan yang tepat untuk bisnis Anda.

Dengan menetapkan term of payment yang jelas, seperti yang dicontohkan dalam surat di atas, perusahaan dapat memastikan bahwa semua pihak memahami tanggung jawab mereka terkait pembayaran. 

Hal ini bukan hanya tentang menjaga arus kas, tetapi juga membangun hubungan yang saling menguntungkan antara penjual dan pembeli. 

Permudah Pembuatan Term of Payment dengan Sistem Akuntansi HashMicro

Pengelolaan keuangan yang efisien menjadi sangat penting untuk menjaga kelangsungan dan pertumbuhan usaha. Salah satu aspek yang perlu dikelola dengan baik adalah pembuatan dan pengelolaan term of payment. 

Di sinilah sistem akuntansi HashMicro berperan sebagai solusi efektif. Dengan fitur otomatisasi yang intuitif, HashMicro memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menetapkan berbagai jenis term pembayaran.

Proses otomatisasi ini tidak hanya mengurangi kemungkinan kesalahan manusia, tetapi juga mempercepat pembuatan faktur, sehingga semua detail term of payment dicantumkan dengan akurat. Berikut beberapa fitur unggulan sistem akuntansi HashMicro yang dapat membantu mempermudah term of payment di perusahaan Anda.

• Bank Integration – Auto Reconciliation: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan akun bank mereka sehingga transaksi dapat otomatis dicocokkan dalam sistem akuntansi. 
• Multi Level Analytical: Fitur ini menyediakan analisis data keuangan di berbagai tingkatan, membantu pengguna memahami kinerja bisnis dari sudut pandang yang berbeda. 
• Profit & Loss vs Budget & Forecast: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk membandingkan laporan laba rugi dengan anggaran dan proyeksi, sehingga menilai kinerja aktual terhadap rencana. 
• Cash Flow Reports: Laporan arus kas memberikan gambaran tentang aliran kas masuk dan keluar dalam periode tertentu. Fitur ini membantu bisnis memantau likuiditas dan merencanakan kebutuhan keuangan di masa depan.
• Forecast Budget: Fitur ini memungkinkan pengguna merencanakan anggaran berdasarkan analisis data historis dan proyeksi masa depan. Dengan demikian, bisnis dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang pengeluaran dan investasi.
• Custom Printout for Invoices: Fitur ini memungkinkan pengguna mencetak faktur dengan desain dan format yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan. Ini membantu perusahaan menciptakan identitas merek yang profesional dalam dokumen penagihan.

Semua fitur ini bekerja secara sinergis untuk memberikan kemudahan dan akurasi dalam pengelolaan term of payment, membantu bisnis mencapai tujuan keuangan mereka dengan lebih baik.

Kesimpulan

Term of Payment adalah ketentuan yang mengatur syarat pembayaran antara penjual dan pembeli, termasuk waktu dan cara pembayaran yang disepakati. ketentuan ini mencakup berbagai aspek, seperti tanggal jatuh tempo hingga penalti untuk keterlambatan pembayaran.

Term of payment yang efektif membantu perusahaan dalam merencanakan arus kas mereka dan memberikan insentif kepada pelanggan untuk memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu.

Sistem akuntansi HashMicro menawarkan berbagai fitur yang mempermudah pembuatan dan pengelolaan term of payment. HashMicro memungkinkan pengguna untuk mengelola arus kas, melakukan analisis keuangan, dan mencetak faktur dengan mudah. 

Dengan mendaftar untuk demo gratis, Anda dapat menjelajahi semua fitur dan fungsionalitas yang ditawarkan, serta melihat secara langsung bagaimana HashMicro dapat mendukung pertumbuhan dan keberhasilan bisnis Anda.

Pertanyaan (FAQ) Seputar Term Of Payment

• Apa itu term of payment 30 days?

  Term of payment 30 days berarti pembeli diberikan waktu 30 hari untuk melunasi pembayaran setelah menerima faktur atau barang/jasa. Dalam jangka waktu ini, pembeli diharapkan menyelesaikan kewajiban pembayarannya kepada penjual untuk menghindari denda keterlambatan atau penalti.

• Apa itu payment term dalam sistem pembelian?

  Payment term dalam sistem pembelian adalah ketentuan yang mengatur kapan dan bagaimana pembayaran harus dilakukan setelah barang atau jasa dibeli. Ketentuan ini mencakup jangka waktu pembayaran, metode transfer, serta insentif atau penalti yang berlaku jika pembayaran dilakukan lebih awal atau terlambat.

• Bagaimana cara mengelola payment term?

  Cara mengelola payment term yang efektif adalah dengan menetapkan ketentuan yang jelas dalam kontrak pembelian, memantau setiap tanggal jatuh tempo, dan menggunakan sistem akuntansi yang terintegrasi. Sistem tersebut dapat membantu mengotomatisasi pengingat pembayaran, melacak transaksi, serta mempermudah rekonsiliasi keuangan untuk memastikan pembayaran tepat waktu.