Bayangkan Anda mengelola proyek besar dengan banyak tim dan stakeholder yang harus diatur, sementara waktu terus berjalan dan anggaran harus dijaga. Tanpa manajemen waktu yang tepat, proyek bisa terhambat, biaya membengkak, dan kualitas terganggu.
Sebagai seorang Project Manager (PM), mengatur waktu dan tugas tim secara efisien adalah kunci sukses. Dengan menggunakan sistem berbasis proyek yang tepat seperti HashMicro, Anda bisa mengelola semua aspek proyek, dari beban kerja hingga anggaran, dengan lebih mudah dan efektif.
HashMicro menyediakan solusi software manajemen proyek otomatis yang dilengkapi dengan fitur seperti Track Expenses & Bills untuk memantau anggaran dan invoice, Schedule & Task Management untuk menghindari penumpukan tugas, serta Timeline Management untuk memastikan proyek selesai tepat waktu.
Selain itu, Anda juga dapat mengetahui gambaran harga software tersebut melalui skema kalkulasi harga Software. Mau tahu lebih lanjut? Mari kita kupas tulisan mengenai manajemen waktu proyek berikut ini!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Manajemen Waktu Proyek?
Manajemen waktu proyek adalah sebuah strategi yang mengatur bagaimana kita memanfaatkan waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan melalui pembagian tugas-tugas. Tujuannya manajemen waktu adalah untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. Bagaimana cara mengatur jalannya sebuah proyek sambil memperhatikan aspek lain seperti budget? Berikut kami rangkum tips mengelola waktu untuk Project Manager.
Baca juga: 16 Software Konstruksi Manajemen Proyek Terbaik 2024
1. Buat rencana kerja dan atur prioritas
Kesuksesan sebuah proyek dapat dilihat dari kualitas perencanaannya. Semakin matang rencana kerja, semakin tinggi pula tingkat keberhasilan dan efisiensi anggaran. Perencanaan ini dapat Anda kerjakan sesederhana mungkin seperti mencatat apa-apa saja yang harus dicapai dan ingin dicapai. Sehingga, Anda dapat mempermudah pekerjaan dan menghemat biaya anggaran untk rencana tersebut.
Terkadang daftar tersebut bisa sangat banyak. Di sini Anda harus bisa menyusun prioritas berdasarkan pentingnya, gentingnya, dan usaha yang harus dikeluarkan untuk sebuah tugas. Matriks Eisenhower di bawah ini dapat membantu Anda menyusun tugas Anda.
2. Bangun alur komunikasi yang jelas
Seorang PM tidak hanya bertanggung jawab membagikan tugas kepada anggota timnya, tapi juga memastikan seluruh anggota tim mengetahui hal yang sama. Ketika cakupan kerja cukup luas dan ada banyak stakeholder yang terlibat, PM perlu menetapkan alur komunikasi yang jelas. PM dapat menggunakan software manajemen proyek untuk memudahkan pengelolaan proyek Anda.
Software Manajemen Proyek adalah solusi yang dapat diandalkan. Semua orang di tim dapat berbagi update terkini mengenai proyek mereka dalam satu platform yang sama. Berbagai macam dokumen dapat Anda akses secara real-time. Dengan demikian, sebelum melanjutkan tugas individu, seluruh anggota tim dapat merujuk kepada update tersebut. Platform ini juga dapat menghubungkan para stakeholder dengan anggota tim karena pemberian akses dapat pemegang atur sesuai kebutuhan. Sistem dapat memfasilitasi komunikasi yang transparan, hemat waktu, dan minim hambatan.
3 .Terapkan aturan 80/20
Aturan 80/20 ini membantu Anda dalam mengatur manajemen waktu proyek. Misalnya, jika Anda bekerja 10 jam sehari, akan ada 2 jam di mana Anda sangat produktif dan 8 jam sisanya Anda bekerja seperti biasa. Anda harus dapat mengidentifikasikan tugas genting dan tugas yang tidak terlalu genting lalu mengerjakannya di jam-jam tertentu.
Lihat daftar harian Anda dan tentukan di jam berapa Anda dapat mengerjakan tugas-tugas tersebut secara optimal. Tugas-tugas penting dan mendesak sebaiknya Anda kerjakan di dua jam produktif dan tugas lainnya dapat Anda kerjakan di 8 jam tersebut. Cara yang seperti ini juga dapat membantu Anda memonitor sekaligus mengukur peforma dan hasil kerja tim Anda.
4. Delegasikan tugas Anda
Anda tidak dapat mengerjakan semua tugas dalam satu waktu. Anda sebaiknya belajar mendelegasikan beberapa tugas ke anggota tim Anda. Dengan demikian, Anda dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting.
Di sini Anda juga perlu memperhatikan ketersediaan dan kemampuan anggota tim Anda. Melalui software yang menyimpan database karyawan, termasuk skill mereka, Anda dapat mencari anggota tim mana yang sekiranya mampu mendapat tugas tertentu. Fitur kalender juga membantu Anda melihat jadwal dan ketersediaan waktu mereka untuk mengerjakan tugas tersebut.
Dengan mendelegasikan tugas, Anda dapat mengetahui kinerja dan nilai anggota tim Anda. Anda dapat mendorong mereka untuk membuat keputusan agar mereka dapat belajar secara profesional pula.
Artikel terkait: Mengenal Software ERP dan Manfaatnya dalam Industri konstruksi
5. Pastikan rapat produktif
Rapat dengan tim Anda sangat penting untuk menyelaraskan pemikiran dan rencana, atau untuk menyelesaikan sebuah masalah. Tapi rapat juga merupakan salah satu aktivitas yang memakan waktu, apalagi jika Anda gunakan untuk menyampaikan update kerja per individu.
Untuk menyiasatinya, Anda dapat menyusun tujuan rapat sebelum memulainya dan menentukan lama rapat untuk menghargai waktu orang lain. Dengan sistem seperti project tracking dashboard, Anda dapat mengikuti update dari setiap tim sebelum rapat Anda mulai sehingga waktu rapat betul-betul Anda gunakan untuk pembahasan yang penting.
Anda dapat menggunakan sebuah sistem yang dapat membantu dalam mengelola kehadirankaryawan, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya dengan HR Software dan aplikasi payroll terlengkap untuk enterprise di Indonesia.
Baca juga: Pentingnya Sistem ERP Konstruksi untuk Evaluasi Proyek Konstruksi
Kesimpulan
Manajemen waktu proyek adalah sebuah skill yang harus Anda kuasai sebagai seorang PM. Keberhasilan Anda dalam mengatur waktu berpengaruh pada biaya yang akan Anda habiskan proyek dan menentukan tingkat keberhasilannya.
Anda memerlukan perangkat yang dapat membantu Anda membagi waktu Anda secara efisien dan produktif seperti Software Manajemen Proyek dari HashMicro. Software tersebut dapat mempermudah alur komunikasi, penyimpanan dokumen, mencatat jadwal harian tim Anda, dan masih banyak lagi. Jika Anda tertarik bagaimana Software Manajemen Proyek bekerja, segera jadwalkan demo gratis atau unduh skema perhitungan harga software dari HashMicro!
Pertanyaan Seputar Manajemen Waktu Proyek
-
Apa tiga aktivitas utama manajemen waktu proyek?
Tiga aktivitas utama manajemen waktu proyek adalah perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian. Pertama, perencanaan melibatkan penentuan jadwal dan sumber daya yang dibutuhkan. Selanjutnya, pengorganisasian memastikan alur kerja yang efektif dan alokasi tugas yang tepat. Terakhir, pengendalian fokus pada pemantauan kemajuan dan penyesuaian jadwal untuk menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana. Dengan pengelolaan yang baik, proyek akan selesai tepat waktu dan sesuai tujuan.
-
Apa Saja 5 Langkah Dalam Manajemen Proyek?
Lima langkah dalam manajemen proyek meliputi:
– Perencanaan: Menetapkan tujuan, menentukan sumber daya, dan membuat jadwal.
– Pengorganisasian: Mengatur tugas, tim, dan sumber daya untuk mencapai tujuan proyek.
– Pelaksanaan: Melaksanakan tugas sesuai rencana dan memantau kemajuan.
– Pengendalian: Memantau hasil dan kinerja proyek, serta melakukan penyesuaian bila diperlukan.
– Penutupan: Menyelesaikan proyek, mengevaluasi hasil, dan melakukan dokumentasi untuk referensi di masa depan.
-
Apa tujuan jadwal proyek sebagai teknik manajemen waktu?
Tujuan jadwal proyek sebagai teknik manajemen waktu adalah untuk memastikan bahwa setiap tugas dan aktivitas dalam proyek dilakukan tepat waktu. Dengan jadwal yang jelas, tim dapat mengatur prioritas, mengalokasikan sumber daya secara efisien, dan meminimalkan risiko keterlambatan. Selain itu, jadwal proyek membantu memantau kemajuan secara teratur, memungkinkan tindakan korektif cepat jika terjadi penyimpangan, dan memastikan proyek selesai sesuai tenggat waktu yang ditetapkan.
