Software Perpustakaan untuk Otomatisasi Sistem Administrasi

Mengelola perpustakaan secara manual sering kali menjadi tantangan besar, terutama ketika jumlah koleksi buku terus bertambah dan permintaan pengguna semakin kompleks. Oleh karena itu, mempertimbangkan menggunakan software perpustakaan adalah hal penting. 

Software perpustakaan adalah aplikasi yang dirancang untuk mengotomatisasi proses administrasi perpustakaan, seperti pengelolaan katalog, peminjaman, dan pelacakan koleksi. Dengan sistem ini, perpustakaan dapat beroperasi lebih efisien dan meminimalkan kesalahan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara mendalam mengenai software perpustakaan atau sistem ERP dan alasan kenapa penggunaan sistem ini sangat penting untuk menjaga efisiensi pengelolaan perpustakaan. 

Apa itu Software Perpustakaan?

Software perpustakaan adalah sebuah aplikasi yang berisi kumpulan data dan kode pemrograman yang digunakan untuk mengembangkan program perpustakaan. Fungsi dari aplikasi ini adalah mengefisiensikan dan mengatur keseluruhan kegiatan operasional perpustakaan seperti peminjaman dan pengembalian buku, tata letak rak dan buku, ketersediaan buku, dan lain sebagainya.

Baca Juga: Pentingnya Manajemen Digital Bagi Industri Pendidikan

Tren Penggunaan Teknologi pada Aplikasi Perpustakaan

Demi mengikuti perkembangan zaman, Anda perlu mengetahui tren yang sedang berkembang di kalangan masyarakat terkait penggunaan teknologi pada software perpustakaan. Simak penjelasan di bawah ini:

1. Cloud

Seiring berjalannya waktu, mayoritas industri telah beralih menggunakan sistem berbasis cloud, termasuk industri pendidikan. Industri pendidikan yang terkena dampak dari pandemi Covid-19 memutuskan untuk mengalihkan sistem pendidikan luring menjadi daring.

Tentu saja dengan dukungan sistem yang dapat membantu proses operasional. Sama halnya dengan pembelajaran, sudah banyak perpustakaan yang telah menggunakan software perpustakaan berbasis cloud dengan pertimbangan bahwa sistem tersebut lebih fleksibel karena dapat diakses di mana saja serta perawatan yang lebih mudah.

2. Transformasi Digital

Transformasi digital telah banyak mengambil peran di industri perpustakaan. Bentuk dari jenis transformasi ini berkaitan dengan pengelolaan aset dan operasional perpustakaan. Konsep perpustakaan dengan sistem terpusat telah diperkenalkan kepada para siswa dan pengguna perpustakaan lainnya. Semua hal terkait program perpustakaan dapat Anda akses dengan internet.

Manfaat Aplikasi Perpustakaan untuk Institusi Pendidikan

Pengelolaan perpustakaan secara manual jelas sangat berbeda dengan bantuan software perpustakaan. Anda akan mendapat banyak kemudahan dan manfaat dengan beralih menggunakan Smart Education Solution. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Meningkatkan keterlibatan anggota

Smart Education Solution memberikan kemudahan akses di mana saja dan kapan saja. Anggota perpustakaan dapat mengaksesnya dari rumah, ruang kelas, atau di mana saja selagi tempat tersebut memiliki internet.

Pengguna juga bisa mengakses sistem ini lewat ponsel atau laptop untuk mencari buku. Kemudahan-kemudahan tersebut membantu meningkatkan keterlibatan aktif anggota perpustakaan.

2. Meningkatkan efisiensi tata letak inventaris

Banyaknya rak dan buku terkadang mempersulit pustakawan dalam mengelolanya. Dengan sistem, pustakawan akan lebih mudah dalam mengelola penataan buku, rak, dan ketersediaan buku. Pengunjung pun akan lebih mudah dalam mencari buku yang mereka butuhkan karena sistem menyediakan informasi lengkap perihal buku beserta lokasi raknya.

3. Sistem yang ramah pengguna

Software perpustakaan memiliki tampilan yang ramah pengguna, mudah digunakan oleh pustakawan maupun siswa sehingga mempermudah untuk mencari data atau buku yang mereka butuhkan. Sistem juga dapat Anda personalisasi sesuai dengan kebutuhan institusi.

4. Kemudahan dalam mengelola data

Data perihal peminjaman, pengembalian buku, dan data-data lainnya dapat pustakawan kelola dengan mudah melalui sistem perpustakaan. Dengan demikian, pencatatan menjadi lebih terorganisir dan meminimalisir terjadinya kehilangan data.

5. Hemat biaya

Dengan sistem digital, pengeluaran anggaran akan menjadi seminimal mungkin karena mengurangi pekerjaan yang membutuhkan kertas. Perpustakaan juga dapat mengurangi jumlah pustakawan karena sistem mampu mengerjakan banyak hal sekaligus. Pun berkurangnya jumlah biaya pemeliharaan dan operasional menjadikan penggunaan anggaran institusi lebih terkendali.

6. Hemat waktu

Operasional perpustakaan yang tidak lagi secara manual akan lebih hemat waktu. Semua pekerjaan menjadi otomatis dan mengurangi pekerjaan yang dilakukan secara manual. Hal ini menjadikan pekerjaan lebih cepat selesai, tidak memerlukan banyak energi, dan lebih menghemat waktu. Hasilnya pun menjadi lebih akurat karena pencatatan otomatis meminimalkan terjadinya kesalahan input data.

Baca juga: Mengapa Banyak Sekolah yang Beralih Menggunakan Software Manajemen Sekolah?

Mengapa Sekolah Harus Menggunakan Aplikasi Perpustakaan Berbasis Cloud?

Kegiatan operasional sekolah mencakup banyak hal, mulai dari administrasi, kegiatan belajar mengajar, hingga operasional perpustakaan. Keseluruhan kegiatan berjalan secara berkesinambungan. Tak heran jika banyak instansi pendidikan yang mulai menyesuaikan diri untuk berjalan bersama dengan teknologi sebagai penopang operasional.

Sudah semestinya pihak sekolah memutuskan untuk beralih menggunakan software perpustakaan, yaitu Smart Education Solution untuk memudahkan proses pengelolaan dan pemantauan kegiatan sekolah. 

Sistem ini bukan hanya dirancang untuk perpustakaan saja, tetapi juga untuk manajemen operasional sekolah seperti pembukuan SPP, data siswa, absensi, manajemen dokumen, pembuatan raport, dan lain sebagainya.

Semua kemudahan berada dalam satu aplikasi terintegrasi sehingga penggunaan aplikasi pun menjadi lebih mudah dan dapat dioperasikan dengan optimal.

Jenis-jenis Aplikasi Perpustakaan

Ada empat jenis software perpustakaan yang harus Anda ketahui, berikut ini adalah penjelasannya:

1. Cloud-Based

Software perpustakaan berbasis cloud bersifat opsional. Sistem ini menawarkan fitur penyimpanan cloud, berbagi data, dan sinkronisasi data ke aplikasi seluler yang Anda miliki sehingga bisa Anda akses di mana saja dan kapan saja.

2. On-Premise

Jenis software cocok untuk perpustakaan berskala kecil dan menengah seperti perpustakaan umum, gereja, komunitas, dan lainnya. Sistem ini dapat mengakuisisi dan mengelola persediaan inventaris dengan dukungan sistem barcode gudang. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan akses ke perpustakaan dari mana saja. 

3. Subscription

Ketika mengimplementasikan sistem, Anda akan dihadapkan dengan dua pilihan yaitu membeli lisensi atau berlangganan per bulan atau per tahun. Jika Anda memutuskan untuk memilih berlangganan, entah per bulan atau per tahun, maka Anda wajib membayarkan biaya aplikasi dalam rentang waktu yang telah disepakati dan lisensi sistem bukan milik Anda.

4. Perpetual License

Opsi kedua yaitu pembelian lisensi yang mana lisensi tersebut akan berpindah tangan dari vendor menjadi milik Anda dan bersifat abadi atau selamanya. Anda hanya perlu membayar dalam satu waktu, tidak seperti subscription yang mengharuskan Anda untuk membayar dalam rentang waktu bulanan atau tahunan. Aplikasi tersebut pun telah paten menjadi milik Anda.

6 Fitur Penting dalam Aplikasi Perpustakaan

Berikut ini beberapa fitur penting dalam software perpustakaan yang harus Anda ketahui:

1. Manajemen Sirkulasi/Circulation Management

Fitur ini berfungsi untuk melacak perpindahan buku dari satu rak ke rak yang lain atau perpindahan buku yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan. Kesalahan dalam penempatan buku ke rak yang seharusnya dapat Anda lacak dengan mudah.

Bahkan, Anda juga dapat melacak buku yang harus segera dikembalikan dan yang terlambat untuk dikembalikan. Dengan demikian, pendataan menjadi lebih terorganisasi.

2. Manajemen Diri/Self-Management

Dengan fitur ini, para pengguna perpustakaan memiliki keleluasaan untuk mencari, memilih, dan mengembalikan buku sendiri tanpa bantuan pustakawan. 

3. Akses Daring/Online Access

Mencari buku dengan mengecek dari satu rak ke rak yang lain tentu akan menghabiskan banyak waktu. Untuk menghemat waktu, pengguna perpustakaan dapat mencari dan memilih buku yang mereka butuhkan secara online dengan fitur ini. Sistem akan menyediakan informasi tentang buku tersebut serta rak penyimpanan buku.

4. Fungsi Pencarian/Search Function

Fitur ini akan sangat menguntungkan kedua belah pihak yaitu pengguna perpustakaan dan pustakawan untuk mencari buku yang mereka inginkan sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, fitur ini juga dapat memfilter sesuai dengan kategori buku yang Anda butuhkan.

5. Pemindaian Kode Batang/Barcode Scanning

Penggunaan barcode dengan sensor RFID berfungsi untuk memperbarui data secara otomatis ketika dipindai saat peminjaman dan pengembalian buku. 

6. Manajemen Katalog/Catalog Management

Fitur manajemen katalog berfungsi untuk melacak secara digital perihal buku apa yang tersedia di perpustakaan. Maka dari itu, ada pengkategorian buku berdasarkan judul, subjek, penulis, dan tanggal penerbitan.

Tips Memilih Aplikasi Perpustakaan untuk Sekolah

Ada banyak perusahaan IT yang menawarkan Sistem Perpustakaan dengan beragam fitur unik. Untuk itu, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan sistem ke kegiatan operasional perpustakaan. Di bawah ini ada beberapa tips yang dapat Anda jadikan acuan dalam memilih aplikasi perpustakaan:

1. Perhatikan kemampuan sistem

Hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah sistem yang dapat Anda personalisasi sesuai dengan kebutuhan institusi. Fitur-fitur yang tersedia akan bekerja lebih optimal jika memang sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sistem yang Anda pilih harus dapat menjalankan keseluruhan kegiatan operasional perpustakaan.

Banyaknya kegiatan pun harus dapat terintegrasi dengan tugas-tugas lainnya agar lebih mudah terpantau dan terkendali. Pastikan sistem juga dapat mengelola catatan dan ribuan database perpustakaan serta kemudahan akses aplikasi melalui komputer, ponsel, atau tablet.

2. Pastikan sistem bersifat user-friendly

Meskipun perkembangan teknologi sudah semakin canggih, tidak menutup kemungkinan bahwa masih ada beberapa orang yang awam terhadap teknologi. Untuk itu, Anda harus memilih sistem yang ramah pengguna dan mudah digunakan oleh semua kalangan.

3. Ketahui persyaratan vendor

Vendor sistem harus memberikan panduan penggunaan software perpustakaan dan pelatihan khusus untuk staf yang akan menggunakan sistem di kemudian hari. Hal ini berguna agar staf yang bertugas dapat memahami fungsi dari setiap fitur di aplikasi dan mampu mengoperasikannya dengan optimal.

Pastikan juga bahwa vendor akan memberikan dukungan teknis setelah mengimplementasikan sistem, entah dalam bentuk garansi, pembaruan, atau pemeliharaan.

4. Dukungan dan aksesibilitas web

Selain kemudahan akses di berbagai perangkat, pastikan sistem juga memiliki dukungan web. Software perpustakaan berbasis web mampu memfasilitasi pengguna dalam pencarian ekstensif buku dari berbagai perpustakaan.

Agar lebih memudahkan pengguna, sistem juga harus memiliki kemudahan akses dari mana saja melalui web atau koneksi internet dan kapan saja selagi mereka menggunakan kata sandi untuk masuk ke dalam aplikasi.

5. Faktor biaya

Biaya pengimplementasian sistem termasuk biaya dukungan, pemeliharaan, dan pelatihan. Untuk mencegah penggunaan anggaran yang berlebihan, Anda harus menyesuaikan anggaran dengan harga aplikasi yang mumpuni untuk pengelolaan perpustakaan.

Cari aplikasi dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan instansi dan harga yang terjangkau, sesuai dengan anggaran yang telah Anda tetapkan.

Solusi Manajemen Perpustakaan dengan Software Hash Smart Education Solution

Ribuan koleksi buku dan anggota perpustakaan dapat dengan mudah Anda kelola dengan Smart Education Solution. Hanya dalam satu dashboard, Anda bisa memantau ketersediaan buku dan melacak lokasi rak agar lebih mudah dalam merapikan dan meletakkan kembali ke rak asalnya.

Selain itu, Anda juga dapat memantau peminjaman dan pengembalian buku oleh para anggota atau pengunjung perpustakaan dengan melakukan pendataan secara otomatis sehingga meminimalkan terjadinya kesalahan input data.

Permasalahan mengenai sulitnya mengatur pendataan dan ribuan buku yang keluar masuk perpustakaan bukan lagi menjadi masalah serius karena Smart Education Solution hadir sebagai solusi.

Sistem yang terintegrasi dalam satu dashboard ini mampu mengelola ratusan hingga ribuan buku perpustakaan. Penataan rak buku akan disusun sedemikian rupa dan terhubung dengan database ERP system.

Apabila Anda membutuhkan konsultasi lebih lanjut mengenai Smart Education Solution atau Sistem ERP lainnya, segera jadwalkan demo gratis dengan kami!

Pertanyaan Seputar Software Perpustakaan

• Apa yang dimaksud dengan perangkat lunak perpustakaan?

  Sistem perpustakaan adalah kerangka kerja yang mencakup prosedur, teknologi, dan sumber daya untuk mengelola koleksi, layanan, dan operasional perpustakaan. Sistem ini bertujuan untuk mempermudah pengelolaan katalog, peminjaman, pengembalian, serta akses informasi bagi pengguna secara efisien.

• Kenapa menggunakan software perpustakaan itu penting?

  Penggunaan software perpustakaan penting demi menjaga efisiensi pengelolaan perpustakaan. Terlebih jika jumlah katalog dan jumlah permintaan sangat tinggi.

• Apa salah satu contoh software perpustakaan?

  HashMicro adalah salah satu contoh software perpustakaan yang dilengkapi dengan berbagai fitur komprehensif dan skalabilitas yang luas. Sehingga, sistem HashMicro dapat terus berjalan optimal seiring berkembangnya perpustakaan yang dikelola.