Kesalahan dalam proses pengadaan barang dapat menimbulkan masalah besar bagi perusahaan. Salah satu penyebab umum adalah ketidakakuratan dalam mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Dampaknya sangat signifikan, mulai dari kehilangan barang hingga kerugian finansial yang tidak terduga. Namun, tahukah Anda bahwa cara terbaik untuk mencegah masalah ini bukan hanya dengan ketelitian manual, tetapi dengan menerapkan solusi teknologi yang lebih efisien?
Dan inilah solusi yang Anda cari: Software Inventory dari HashMicro. Dengan fitur otomatisasi yang canggih, software ini memudahkan pembuatan laporan keluar masuk barang secara real-time, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan akurasi data.
Selain itu, software ini juga menyederhanakan proses pemesanan, pemrosesan, dan pengiriman barang. Anda bisa melacak setiap transaksi dengan mudah, tanpa perlu lagi melakukan pemeriksaan manual yang memakan waktu, sehingga meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko kehilangan barang
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Manfaat Laporan Keluar Masuk Barang
Bisnis yang memproduksi suatu barang contohnya seperti industri retail atau perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur tentunya tidak akan bisa lepas dari kegiatan pembuatan laporan stok. Apalagi jika perusahaan tersebut tidak hanya memiliki satu gudang, pencatatan keluar masuk barang akan mempermudah monitor ketersediaan barang.
Pemenuhan barang dalam gudang tentunya karena permintaan konsumen yang tinggi atau stok barang untuk persediaan. Apabila pencatatan tidak Anda lakukan dengan tepat kemungkinan kekacauan proses restock barang atau produk yang membusuk di gudang karena tidak terpantau waktu kadaluarsanya atau karena kesalahan pengelolaan stock opname barang mungkin saja terjadi.
Perusahaan dapat menggunakan pencatatan manual seperti tabel excel maupun penggunaan aplikasi stok barang yang dapat mempermudah laporan stok barang secara efisien dan otomatis.
Menggunakan bantuan Software Inventory dari HashMicro Anda tidak perlu lagi menginput secara manual setiap barang yang masuk dan keluar yang pastinya akan memakan waktu terlalu banyak. Berikut manfaat yang dapat Anda rasakan dalam membuat laporan:
Menghindari kecurangan
Kecurangan data rentan terjadi untuk keuntungan pribadi yang menimbulkan kerugian perusahaan. Hal tersebut juga sangat mungkin terjadi dalam bisnis skala menengah ke atas dimana kepemilikan barang yang tidak sedikit. Laporan keluar masuk barang bermanfaat untuk meminimalisir kecurangan data.
Meskipun apabila penyusunan laporan dilakukan secara manual masih terdapat kemungkinan manipulasi data. Penggunaan Software Inventory jauh akan lebih kredibel dalam menghasilkan data yang ada secara real time.
Mengetahui persediaan barang
Persediaan barang yang perusahaan miliki adalah komponen utama dalam penjualan. Apabila persediaan barang tidak sesuai hal tersebut akan memberikan kerugian bagi perusahaan dan menimbulkan kekecewaan bagi konsumen karena kelangkaan stok. Hal ini juga dapat menghindari persediaan produk yang tidak berkualitas dengan pengecekan berkala.
Memonitor keluar masuknya barang
Catatan laporan keluar masuk barang yang terus diupdate sesering mungkin berguna untuk memonitor ketersediaan dan pengelolaan barang yang perusahaan miliki. Pencatatan tidak hanya untuk barang yang perusahaan produksi dan barang yang terjual.
Hal ini juga mencakup retur dari konsumen, penggunaan barang, transaksi barang masuk, dan sebagainya yang tentunya akan mempermudah tracking. Apabila terdapat hal yang tidak sesuai perusahaan dapat memproses untuk penyelidikan.
Dengan memiliki laporan keluar masuk stok yang baik, hal ini akan membantu mengoptimalkan seluruh stock yang ada.
Salah satu contoh penggunaan laporan yang optimal dapat dilihat melalui kisah sukses dari perusahaan Banban, yang mana memperoleh manfaat yang besar dari penggunaan laporan yang efisien.
Ingin mengetahui bagaimana Banban mampu mengelola inventarisnya? Tonton video berikut lebih lanjut!
Tips Membuat Laporan Keluar Masuk Barang
Sebelum menyusun laporan keluar masuk barang terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Hal ini untuk memastikan catatan yang Anda susun sesuai ketentuan yang berlaku dan menghasilkan laporan yang akurat. Berikut beberapa tips langkah yang harus Anda persiapkan dalam menyusun laporan.
Persiapkan data
Komponen utama yang harus ada adalah Anda harus menyiapkan data yang akan menjadi bahan dalam laporan keluar masuk stok. Anda harus menugaskan karyawan yang memiliki kecermatan tinggi untuk mencatat data barang secara detail sehingga mendapatkan data yang sesuai. Melalui data ini dapat Anda manfaatkan untuk menentukan target pasar dan perkiraan penjualan untuk periode selanjutnya.
Buat forecast
Forecast atau perkiraan adalah hal penting dalam bisnis untuk menentukan langkah yang akan Anda ambil untuk menentukan strategi. Forecast Anda susun untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang perusahaan butuhkan dalam satu periode. Pencatatan forecast menjadi acuan untuk menentukan per item barang yang Anda butuhkan.
Lakukan pengecekan sebelum barang disimpan
Untuk memastikan jumlah barang dan hasil catatan sama maka Anda perlu melakukan pengecekan kembali. Pengecekan ulang dapat Anda lakukan sebelum barang tersusun, menyimpannya di rak atau meletakkan barang tersebut di gudang.
Hal ini dapat mengantisipasi keadaan barang yang gagal, cacat, dan lain sebagainya. Catat yang rapi agar laporan dapat dengan mudah dipahami.
Beri kode pada setiap barang
Penggunaan label, kode atau barcode pada barang bukanlah hal jarang untuk Anda temukan saat ini. Hal tersebut bertujuan mempermudah mengecek ketersediaan stok barang yang pelanggan butuhkan.
Manfaat lainnya adalah penataan barang Anda dapat menyesuaikan jenis dan kategori barang. Pencatatan laporan, salah satunya dengan format Excel stok barang, akan lebih mudah dengan adanya label, kode, atau barcode pada setiap barang.
Pisahkan stok lama dengan stok baru
Stok lama dan stok baru yang ada dapat Anda pisahkan dalam catatan laporan keluar masuk barang. Fungsinya adalah untuk mengetahui jumlah stok barang dan klasifikasi barang yang ada dari setiap periode.
Perusahaan dapat mengetahui barang lama dan barang baru sehingga menjadi bahan pembuatan keputusan dalam menentukan strategi terhadap barang yang ada.
Implementasi software inventaris
Software inventaris dapat menjadi solusi untuk mengotomatisasikan proses pembuatan laporan. Dengan teknologi canggih, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dan eror dengan berinvestasi pada software otomatis.
Jadi, begini, bayangkan Anda punya gudang barang. Ini bisa jadi barang-barang fisik seperti komputer atau bahan baku. Saat barang-barang ini keluar atau masuk, software inventaris bekerja seperti detektif yang mencatat semua pergerakan ini.
Pertama-tama, saat barang masuk, software ini mencatat apa yang masuk, kapan, dari siapa, dan di mana barang itu akan ditempatkan. Ini seperti melacak kelahiran barang-barang baru.
Lalu, saat barang keluar, software ini juga mencatat semua detailnya. Siapa yang mengambilnya, kapan, dan untuk keperluan apa. Ini mirip dengan mencatat perjalanan barang-barang yang ‘pindah ke rumah orang lain.
Apabila Anda tertarik untuk menerapkan software inventaris pada perusahaan Anda, ada baiknya Anda mengetahui kisaran harga untuk menerapkannya dengan meng-klik banner di bawah.
Contoh Pembukuan Stok Barang yang Baik
Agar informasi seputar stok barang memiliki akurasi yang tinggi, maka perusahaan perlu melakukan pembukuan dengan baik. Langkah pertama yang pengusaha dapat lakukan adalah untuk membuat label yang dapat mempermudah pencatatan serta dapat menata barang dengan rapi.
Dalam kegiatan ini, pengusaha dapat menerapkan beberapa format label. Pengusaha dapat mencantumkan tanggal transaksi dari suatu barang dengan kode tertentu, serta mencantumkan kuantitas stok awal, stok baru, stok keseluruhan, stok keluar dan sisanya.
Selain itu, terdapat format lainnya yang dapat mencatat nilai pembelian dan penjualan. Format tersebut memerlukan kolom-kolom di bawah ini:
- Tanggal transaksi
- Jenis barang
- Harga beli barang
- Jumlah stok barang
- Kas keluar
- Stok keluar
- Harga jual barang yang keluar
- Kas masuk
- Sisa stok tekahir
Anda dapat membaca dan melihat berbagai macam template stok barang Excel, serta mengunduhnya untuk keperluan Anda.
Tapi, ada solusi lain yang lebih efektif jika Anda menginginkan aplikasi yang lebih dari sekadar pencatatan stok barang. Artikel mengenai aplikasi stok barang toko terbaik dapat membantu Anda memilih solusi manajemen inventaris yang tepat sesuai kebutuhan bisnis.
Bagaimana Software Inventaris HashMicro Membantu Pembuatan Laporan Keluar Masuk Barang
Setelah mengetahui contoh laporan barang masuk dan keluar, kini saatnya Anda mengetahui bagaimana cara menyusun laporan dengan lebih efisien. Penyusunan laporan keluar masuk barang selain menggunakan excel juga dapat melalui bantuan Software Inventaris HashMicro.
Industri retail dan grosir yang sudah memiliki banyak cabang serta memiliki barang yang tidak sedikit apabila dalam pencatatannya masih secara manual tentunya akan sangat merepotkan. Meskipun sudah banyak jenis Software Inventory, namun masih banyak yang belum memiliki jaminan keamanan data dan kemudahan dalam penggunaannya.
Software Inventory dari HashMicro tidak hanya akan membantu perusahaan Anda dalam penyusunan laporan stok tetapi fitur lain yang memberikan kesempatan pada kegiatan operasional gudang.
Hal tersebut mencakup tracking lokasi barang, stock opname, permintaan restock, hingga barang terjual. Melalui sistem inventory akan mengotomatiskan proses stock opname sehingga tidak ada kesalahan pencatatan dan perhitungan hingga barang terjual.
Saat waktunya membuat laporan, software ini menjadi penyelamat. Anda hanya perlu memberikan instruksi sederhana, dan laporan keluar-masuk barang siap. Anda bisa melihat dengan jelas berapa banyak barang masuk dan keluar, siapa yang paling sering meminjam, atau apa yang paling sering keluar. Semua ini bisa membantu dalam manajemen stok dan pengambilan keputusan.
Jadi, itulah bagaimana software inventaris HashMicro bekerja untuk membuat laporan keluar-masuk barang, yang selalu siap membantu dalam pekerjaan Anda.
Baca juga: 21 Aplikasi Scan Barcode Terbaik yang Praktis dan Mudah Digunakan
Kesimpulan
Laporan keluar masuk barang adalah salah satu hal penting dalam proses produksi suatu bisnis. Industri retail dan grosir serta manufaktur erat kaitannya dengan pengelolaan keluar masuk barang.
Hal tersebut penting untuk perusahaan perhatikan dalam menentukan strategi yang tepat untuk memaksimalkan penyusunan catatan. Perusahaan menengah hingga ke atas sudah jarang melakukan pencatatan laporan keluar masuk barang secara manual.
Melalui sistem inventory akan membantu mengoptimalkan otomatisasi pencatatan sehingga data yang didapatkan akan lebih akurat. HashMicro menyediakan Software Inventory yang terintegrasi dengan Sistem Akuntansi dan beberapa sistem lainnya, termasuk laporan pembelian barang yang akan mempermudah Anda dalam pengelolaan data.
Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan estimasi laba rugi dari produk yang Anda miliki. Dapatkan demo gratisnya sekarang.
