Rencana Anggaran Biaya atau RAB dalam bisnis itu penting. Saat Anda membangun bisnis, ada banyak hal yang harus Anda ketahui, mulai dari pemasaran dan menemukan klien baru hingga membangun situs web dan membangun kehadiran digital Anda.
Tetapi terkadang ada salah satu elemen yang Anda harus Anda tetap perhatikan sejak awal dan itu adalah rencana anggaran biaya dalam bisnis.
Memiliki anggaran yang terperinci dan akurat adalah suatu keharusan jika Anda ingin membangun bisnis yang berkembang dan berkelanjutan. Tapi bagaimana cara Anda membuatnya?
Pada artikel ini kita akan menjelaskan apa itu rencana anggaran biaya, cara membuatnya dan tips dalam mengelola anggaran yang baik bagi bisnis Anda. Jadi, baca sampai selesai.
Baca Juga: Apa Saja Manfaat Software Akuntansi bagi Bisnis Anda?
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Mengenal Rencana Anggaran Biaya dalam Bisnis
RAB adalah singkatan dari “Rencana Anggaran Biaya”. RAB pada umumnya adalah dokumen yang memuat perincian biaya secara detail untuk suatu proyek konstruksi atau pembangunan.
Berbeda dengan bill of quantity, RAB mencakup estimasi biaya untuk berbagai item pekerjaan, seperti bahan bangunan, upah tenaga kerja, peralatan, dan biaya lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
RAB biasanya digunakan sebagai dasar untuk mengajukan penawaran proyek, mengendalikan pengeluaran selama pelaksanaan proyek, serta memantau dan mengevaluasi kinerja keuangan proyek selama pelaksanaan.
Karena mengandung unsur-unsur yang diharapkan, halaman RAB ini harus ada sebelum memulai suatu kegiatan. Lebih rincinya lagi, tabel RAB adalah tabel yang menghitung jumlah biaya yang diperlukan untuk bahan, alat, dan upah, serta biaya lain yang terkait dengan pelaksanaan suatu pekerjaan atau proyek.
Tanpa RAB, kelebihan biaya atau biaya yang tidak perlu dan tidak terduga kemungkinan akan terjadi dalam suatu proyek. Sumber dan biaya juga akan menjadi tidak terkendali karena tidak ada desain di muka.
Selain itu, contoh RAB bangunan yang buruk atau ketiadaan RAB akan menjadi penyebab utama tidak lancarnya kegiatan usaha, merugi, hingga gagal.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Rencana Anggaran Biaya?
Sebagai pemilik usaha, Anda tentu perlu melihat jauh ke depan. Visi tersebut idealnya mencakup perencanaan anggaran. Melalui perencanaan anggaran biaya, Anda tidak hanya bisa melihat biaya operasional yang dibutuhkan perusahaan dalam satu periode, tetapi juga memperbaiki budgeting pada waktu yang akan datang sehingga aktivitas bisnis bisa makin efisien dari waktu ke waktu.
Dari perencanaan tersebut, Anda juga dapat mengevaluasi aktivitas bisnis mana yang paling banyak mendatangkan keuntungan. Pentingnya menyusun rancangan anggaran biaya adalah perusahaan dapat lebih mudah menentukan kebijakan yang relevan dengan kapasitas pembiayaan yang dimilikinya.
Jadi, probabilitas rencana atau kebijakan tersebut berhasil pun lebih tinggi.
Baca Juga: Sistem Akuntansi: Pengertian, Manfaat, dan Penerapannya dalam Bisnis
Tuntunan Membuat RAB di Excel
Dalam membuat RAB, ada banyak tools yang bisa digunakan. Salah satunya membuat Tabel RAB sendiri dengan memanfaatkan Microsoft Excel. Berikut penjelasan tuntunan cara membuat tabel RAB di Excel saat ingin membuat RAB dari awal.
Buka Aplikasi dan Siapkan Data
Hal pertama yang harus dilakukan adalah dengan membuka aplikasinya terlebih dahulu. Pada umumnya lebih nyaman menggunakan Microsoft Excel dari perangkat dengan layar besar seperti laptop, atau komputer.
Sebelumnya Anda juga perlu menyiapkan data yang akan dimasukkan dalam Tabel RAB tersebut. Bisa berupa catatan di kertas atau berasal dari soft file di perangkat Anda yang bisa dengan mudah disalin ke lembar kerja excel.
Buat Judul RAB dan Tabel
Setelah semua persiapannya selesai, Anda bisa memulai dengan menuliskan judul dari RAB yang akan dibuat. Contohnya seperti: RAB Pembangunan Rumah…., RAB Usaha Konveksi, RAB instalasi pipa sistem air bersih, RAB Kegiatan…, RAB Organisasi, dan lainnya.
Judul yang sudah dibuat juga bisa diikuti dengan kelengkapan detail seperti: Jenis Kegiatan, Lokasi dan Waktu proyek, atau apa pun yang dianggap perlu dituliskan di bawah judul.
Kemudian Anda bisa melanjutkan dengan membuat tabel yang disesuaikan dengan kebutuhan. Biasanya terdiri dari enam kolom yang memuat nomor, uraian pekerjaan, volume, satuan, harga satuan, dan harga total.
Masukan Data ke Tabel RAB
Prosedur ini lebih mudah jika Anda memiliki pemahaman yang baik tentang cara menggunakan Microsoft Excel dengan berbagai rumus. Jika Anda tidak terbiasa dengan ini, lihat salah satu rumus berikut yang umum digunakan saat membuat tabel RAB.
Untuk menambahkan harga total, harga total, subtotal per pesanan, dan total keseluruhan untuk seluruh RAB, cukup masukkan =TOTAL(C5*E5(tempat sel ditempatkan)).
RAB selesai ketika tabel terisi penuh. Ingatlah untuk memeriksa data yang dimasukkan dalam tabel, terutama jika Anda memasukkannya secara manual, untuk menghindari berbagai jenis kesalahan.
Jenis-Jenis RAB
Setidaknya ada dua jenis tabel RAB atau pada umumnya dokumen RAB yang biasa digunakan oleh organisasi dan bisnis. Distribusi berbasis konten. Ini ada dua jenis:
Rencana anggaran awal
Perkiraan biaya yang disebutkan adalah anggaran sementara pekerjaan dihitung untuk setiap ukuran area dan juga berdasarkan biaya yang dikembangkan yang lahir pada proyek-proyek sebelumnya.
RAB mentah ini berdasarkan pada pengalaman pelanggan yang menyusunnya. Dibandingkan dengan RAB rinci, terlihat adanya perbedaan akibat perubahan permintaan dan volatilitas harga bahan baku yang digunakan.
RAB Terperinci
Seperti namanya, RAB ini lebih detail dan spesifik. RAB rinci disiapkan termasuk alokasi dana dengan menghitung volume dan harga semua pekerjaan.
Perbedaan Rencana Anggaran Biaya dalam Berbagai Jenis Bisnis
Meskipun setiap anggaran yang baik memiliki kerangka kerja yang sama, Anda harus memikirkan keunikan penganggaran yang unik dari industri dan jenis bisnis yang ada.
Pembuatan RAB terbilang sangat penting dalam bisnis untuk mengkalkulasikan seluruh anggaran yang akan dilakukan dalam business plan di periode selanjutnya. Tanpa adanya rencana yang jelas, pengusaha akan merasa kesulitan untuk menentukan harga dari produk ataupun keuntungan nantinya.
1. Bisnis musiman
Jika bisnis Anda memiliki musim sibuk dan musim yang sepi, penganggaran menjadi sangat penting.Karena bisnis Anda tidak konsisten setiap bulan, anggaran memberi Anda pandangan yang baik tentang data masa lalu dan sekarang untuk memprediksi arus kas masa depan.
Jika bisa gunakan cash flow forecasting untuk membantu Anda mengetahui pendapatan & biaya pengeluaran secara tepat dalam jangka waktu yang ditentukan sehingga dapat melewati bulan-bulan yang lambat, dan mencari peluang untuk memotong biaya untuk mengimbangi musim sepi.
Gunakan musim lambat Anda untuk merencanakan tahun depan, bernegosiasi dengan vendor, dan bangun loyalitas pelanggan melalui keterlibatan.
Forecasting adalah proses yang berkembang. Mulailah dengan apa yang Anda ketahui, dan jika Anda tidak mengetahui sesuatu seperti biaya tak terduga seperti apa yang mungkin muncul pada kuartal berikutnya berikan tebakan terbaik Anda.
2. Bisnis e-commerce
Faktor penganggaran utama untuk e commerce adalah pengiriman. Biaya pengiriman (dan potensi bea masuk) dapat berdampak besar. Apakah Anda memiliki ruang dalam anggaran Anda untuk menutupi pengiriman ke pelanggan?
Jika tidak, apakah Anda memiliki strategi alternatif yang sesuai dengan anggaran Anda seperti pengiriman flat rate atau penawaran pengiriman real-time untuk pelanggan?
Pengemasan dapat mempengaruhi tarif pengiriman. Jadi, masukan hal ini pada harga pokok penjualan dengan mempertimbangkan biaya dan bea pergudangan. Anda juga ingin menciptakan pengalaman belanja online terbaik untuk pelanggan Anda, jadi pertimbangkan layanan hosting web yang baik, desain web, fotografi produk, periklanan, blogging, dan media sosial ke dalam anggaran Anda.
3. Bisnis yang harus berurusan dengan persediaan
Jika Anda perlu menyimpan persediaan untuk memenuhi permintaan, faktorkan ini ke dalam harga pokok penjualan Anda. Gunakan tolok ukur penjualan atau industri tahun sebelumnya untuk menebak jumlah inventaris sesuai kebutuhan.
Sedikit riset di awal akan membantu memastikan Anda mendapatkan harga terbaik dari vendor Anda dan mengirimkan jumlah yang tepat untuk memenuhi kebutuhan, mengurangi biaya pengiriman, dan sesuai dengan anggaran.
Volume persediaan mungkin berpengaruh pada harga Anda. Misalnya, jika Anda memesan lebih banyak persediaan, biaya per unit Anda akan lebih rendah, tetapi pembelanjaan Anda secara keseluruhan akan lebih tinggi maka perlu memastikan ini dalam anggaran dan harga Anda, dan volume yang dipesan tidak lebih besar dari permintaan produk yang sebenarnya.
4. Bisnis pesanan khusus
Saat membuat barang pesanan khusus, pertimbangkan waktu tenaga kerja dan biaya operasi dan bahan yang bervariasi dari pesanan ke pesanan, jadi buat perkiraan rata-rata. Proses perencanaan anggaran biaya sulit untuk startup karena bisnis ini tidak memiliki histori atau data sebelumnya untuk melakukan pertimbanggan penganggaran.
Lakukan uji tuntas Anda dengan meneliti tolok ukur industri untuk gaji, sewa, dan biaya pemasaran. Tanyakan kepada jaringan Anda apa yang dapat Anda harapkan untuk membayar biaya, tunjangan, dan peralatan profesional. Sisihkan sebagian anggaran Anda untuk penasihat akuntan, pengacara, hal semacam itu.
5. Startup
Proses perencanaan anggaran biaya sulit untuk startup karena bisnis ini tidak memiliki histori atau data sebelumnya untuk melakukan pertimbanggan penganggaran. Lakukan uji tuntas Anda dengan meneliti tolok ukur industri untuk gaji, sewa, dan biaya pemasaran.
Tanyakan kepada jaringan Anda apa yang dapat Anda harapkan untuk membayar biaya, tunjangan, dan peralatan profesional. Sisihkan sebagian anggaran Anda untuk penasihat akuntan, pengacara, hal semacam itu.
6. Bisnis jasa
Jika Anda tidak memiliki produk fisik, fokuslah pada proyeksi penjualan dan pendapatan, serta gaji dan biaya konsultan. Angka-angka dalam industri ini apakah akuntansi, jasa hukum, kreatif, atau asuransi lebih merupakan perkiraan, yang berarti anggaran membutuhkan fleksibilitas.
Angka-angka ini bergantung pada jumlah individu yang menyediakan layanan, biaya waktu mereka, dan permintaan pelanggan yang berfluktuasi.
Tips Membuat Rencana Anggaran Biaya untuk Bisnis Anda
Anda bisa membuat rencana anggaran biaya yang cukup akurat dan efisien dengan menggunakan langkah-langkah di atas. Tujuannya adalah sebagai catatan awal dan strategi dalam merancang keuangan di periode selanjutnya.
Namun, ada tips tambahan yang dapat Anda terapkan ke dalam perencanaan anggaran untuk memastikan Anda membuat anggaran yang berhasil untuk bisnis Anda, seperti:
1. Bagi proses rencana anggaran biaya
Pertimbangkan untuk memisahkan prosedur menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang Anda lakukan selama seminggu atau sebulan. Misalnya, Anda dapat menyisihkan satu jam setiap hari untuk meninjau satu bulan dari tahun lalu dan mencatat pendapatan dan pengeluaran Anda untuk bulan itu.
Setelah dua minggu, Anda akan melakukan ini selama setahun terakhir. Membagi proses penganggaran dapat mencegah Anda menjadi kewalahan dan memperkecil kemungkinan Anda mengabaikan pengeluaran atau pendapatan apa pun.
2. Sesuaikan rencana anggaran biaya anda untuk musim tertentu dalam penjualan
Banyak bisnis mengalami fluktuasi pendapatan selama musim-musim tertentu. Misalnya, toko pakaian muslim mungkin memiliki lebih banyak bisnis selama ramadhan atau hari keagamaan umat muslim lainnya.
Jika perusahaan Anda rentan kehilangan atau memperoleh bisnis tergantung pada musim, penting untuk memasukkan ini ke dalam keseluruhan rencana anggaran Anda untuk memastikan Anda siap secara finansial selama bulan-bulan yang lebih lambat.
3. Pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi
Berinvestasi dengan menggunakan software akuntansi atau akuntan dapat membantu menghilangkan dugaan dalam membuat rencana anggaran biaya pada bisnis Anda.
Sumber daya ini dapat membantu Anda melacak pendapatan dan pengeluaran Anda dengan lebih baik, membuat laporan laba rugi profesional dengan fitur analytical reporting dan memberikan saran.
Seorang profesional sangat membantu, karena mereka dapat membantu mengidentifikasi area masalah dan membantu Anda mengelola pengeluaran pajak.
Baca juga: Proyeksikan Keuangan Perusahaan Menggunakan Software Akuntansi
Kesimpulan
Demikian informasi seputar rencana anggaran biaya yang menjadi pembahasan pada kesempatan kali ini. Perencanaan anggaran biaya adalah hal yang sangat penting untuk kegiatan apapun agar pengeluaran dapat terorganisasi.
Semoga ulasan kali ini bisa menjadi sumber informasi mengenai bagaimana melakukan perencanaan anggaran pada suatu kegiatan. Kesulitan dalam membuat dan memantau anggaran?
Penggunaan software accounting HashMicro tentu menjadi sebuah keharusan untuk mengoptimalkan rencana anggaran biaya Anda dengan tepat dan baik.
Simak bagaimana software akuntansi HashMicro membantu perusahaan konstruksi kenamaan Decorient dalam menyederhanakan pengelolaan keuangan bisnisnya. Lengkapnya di video berikut:
Untuk mengetahui detail harga dari Software Manufaktur HashMicro, Anda dapat mengunduh skema harga dari HashMicro dan mencoba demo secara gratis.
