Saat ini, lingkungan kerja global sangat memungkinkan untuk diwujudkan. Anda bisa saja bekerja dengan seseorang dari belahan dunia lain dengan mudah, sama seperti saat Anda bekerja dengan karyawan di departemen lain. Dengan jarak yang jauh, virtual meeting menjadi bagian dari aktivitas sehari-hari yang penting. Penggunaan sistem seperti sistem HRM HashMicro sangat membantu pekerjaan HR untuk dapat memantau karyawan dalam situasi ini.
Aktivitas secara virtual terbukti menjadi metode efektif untuk mencapai berbagai tujuan, seperti webinar, pelatihan, dan konferensi. Bagaimana cara memaksimalkan rapat online tersebut? Simak poin-poin di bawah ini untuk mengetahui cara melakukan virtual meeting secara optimal.
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Apa Itu Virtual Meeting?
Sebelum masuk ke pembahasan seputar tips menyelenggarakan online meeting yang efektif, mari kita lihat dulu apa yang dimaksud dengan rapat online itu sendiri. Menurut Julia Young, virtual meeting adalah kegiatan di mana peserta rapat dari berbagai lokasi berkumpul dalam sebuah rapat yang waktunya sudah disepakati terlebih dahulu sebelumnya dengan menggunakan media seperti teleconference atau video conference.
Tentukan Peran Dalam Meeting
Salah satu kunci utama dalam mengatur virtual meeting adalah mengetahui dan memahami karakteristik semua tim. Masing-masing dari mereka pasti memiliki sifat yang berbeda-beda, terlebih jika anggota rapatnya lintas budaya.
Akibatnya, dalam beberapa kasus, seringkali ada cekcok dan gangguan saat meeting. Karena itulah, Anda harus mengantisipasinya sebelum rapat dimulai. Salah satu caranya adalah dengan menentukan peran dari tiap orang yang terlibat agar tetap kondusif. Peran tersebut di antaranya adalah:
- Notulen
- Troubleshooter
- Penjaga waktu
- Presenter
Tentu saja peran tersebut bisa bervariasi tergantung pada siapa saja yang terlibat dalam rapat tersebut. Coba juga gilir peran tersebut dalam setiap meeting agar tugas-tugas terdistribusi dengan baik. Anda juga dapat mendistribusikan tugas dan memantau perkembangan kinerja staf dengan mudah menggunakan sistem manajemen timesheet.
Tentukan Agenda Virtual Meeting
Jika Anda ingin menyelenggarakan meeting yang efisien dan berhasil, Anda perlu merencanakan agenda Anda. Hal tersebut penting agar semua orang mempunyai topik yang bisa dipelajari terlebih dahulu sebelum didiskusikan.
Untuk setiap virtual meeting, agenda yang diperlukan adalah:
- Poin utama pembicaraan
- Struktur rapat (misalnya, berapa lama tiap poin pembicaraan akan didiskusikan)
- Anggota rapat yang akan hadir
- Apa saja anggota rapat yang harus persiapkan
- Dokumen, file, riset yang berkaitan
Anda juga harus menyusun peraturan dan ekspektasi yang akan dihasilkan dari rapat ini. Semua yang terlibat harus tahu apa yang mereka lakukan dan bagaimana mengatur ruang virtual tersebut.
Menentukan Jadwal Virtual Meeting
Salah satu tantangan melakukan dengan tim virtual adalah mengkoordinasikan jadwal untuk anggota rapat yang berada di zona waktu yang berbeda atau memiliki jadwal yang berbeda.
Rapat sebaiknya berjalan pada waktu yang tidak menyulitkan siapapun. Meskipun demikian, janganlah mengambil keputusan waktu rapat berdasarkan keputusan mayoritas anggota rapat. Tidak adil jika ada peserta yang berada di zona waktu berbeda harus rapat di waktu yang tidak wajar.
Usahakan menggilir waktu rapat untuk mengakomodasi kenyamanan anggota rapat dan tentukan waktu tersebut jauh-jauh hari.
Baca juga: 5 Tips untuk Manajemen Waktu Proyek yang Paling Efektif
Etiket Online Meeting
Meskipun setiap rapat memiliki peraturan yang berbeda-beda, peserta meeting haruslah mematuhi sejumlah etiket agar meeting berjalan dengan lancar. Etiket tersebut adalah:
- Perkenalkan semua anggota rapat dan berikan tiap orang kesempatan untuk berbicara.
- Jangan melihat ponsel ketika orang lain sedang presentasi.
- Jangan menyela pembicaraan.
- Periksa perangkat seperti kamera, video, Wi-Fi, dan screen sharing sebelum rapat.
- Baca agenda rapat dan persiapkan material.
- Jangan mengerjakan sesuatu yang lain (seperti memeriksa email) selama virtual meeting.
- Matikan semua notifikasi dan pastikan ponsel dalam keadaan senyap.
- Pastikan semua orang berada di tempat yang tenang.
- Jika Anda ragu, praktikan saja tata krama pada umumnya. Semua orang ingin didengar, dilihat, dan dihormati selama rapat online berlangsung – sebagaimana rapat secara langsung.
Follow-Up Rapat Virtual Meeting
Agar rapat efektif, semua orang harus memiliki tujuan yang jelas di akhir rapat. Hal yang harus mereka ketahui adalah:
- Hasil kerja dan langkah-langkah selanjutnya
- Siapa saja yang bertanggung jawab atas langkah-langkah tersebut
- Kapan hasil kerja tersebut harus selesai
- Kapan pelaksanaan meeting selanjutnya
Jika Anda penyelenggara virtual meeting, jangan lupakan bagian terpenting dari follow-up adalah meminta feedback dari seluruh peserta rapat mengenai rapat yang baru saja selesai. Anda bisa meminta pendapat mereka satu per satu atau melalui survey anonimus. Ini akan membantu Anda meningkatkan kualitas rapat yang semakin inklusif dan efisien untuk semua orang.
Manfaat Penerapan Virtual Meeting
Penyelenggaraan online meeting pada perusahaan mampu memberikan berbagai kemudahan bagi antar karyawan. Kemudahan ini menjadi hal krusial bagi pebisnis perusahaan karena dapat meningkatkan produktivitas serta memberi berbagai manfaat untuk keberlangsungan perusahaan. Manfaat dari virtual meeting sendiri antara lain:
1. Hemat biaya & waktu
Dengan menerapkan virtual meeting dalam setiap penyelenggaraan diskusi dan rapat antar divisi dapat mengurangi biaya pengeluaran perusahaan. Biaya seperti anggaran konsumsi dan perjalanan yang terbilang besar akan berkurang dan dapat dialokasikan untuk kebutuhan lain. Selain itu penghematan waktu juga dapat terjadi karena dapat dilakukan di mana saja.
2. Memudahkan koneksi antar karyawan
Koneksi antar sesama rekan kerja menjadi lebih mudah karena tidak terhalang dengan benturan lokasi dan waktu. Apabila terjadi kondisi mendesak terkait pekerjaan, kepala tim dapat dengan mudah menggunakan aplikasi virtual conference untuk mengadakan pertemuan dengan anggota timnya. Komunikasi pun menjadi lebih mudah dan lebih baik melalui virtual meeting ini.
3. Meningkatkan produktivitas
Agar produktivitas karyawan semakin meningkat, penerapan virtual meeting dapat menciptakan suasana produktif yang nyaman bagi karyawan. Komunikasi antar karyawan dapat terjalin dengan baik melalui berbagai lokasi. Selain itu suasana kolaboratif dan kompetitif sehat antar karyawan dapat terwujud sehingga lingkungan kerja akan semakin produktif.
Kesimpulan
Virtual meeting merupakan cara yang paling efektif dan efisien jika harus berdiskusi dengan rekan kerja yang berada di tempat yang jauh. Dengan mengaplikasikan strategi di atas, maka produktivitas kerja akan semakin tercapai dengan baik. Selain itu agar semakin optimal, penggunaan Sistem HRM dan Sistem WFH dari HashMicro mampu membantu koordinasi kerja tim Anda agar semakin produktif dan efisien.
Dengan Sistem HRM HashMicro, efektivitas pengurusan administrasi dan pengelolaan kebutuhan karyawan dapat terpenuhi dengan baik. sementara Sistem WFH HashMicro mampu mengefektifkan work from home melalui aplikasi ERP berbasis web. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai software HRM dan WFH HashMicro, anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software HRM dan WFH HashMicro. Rasakan manfaatnya dan jadwalkan demo gratis sekarang juga!
