Pahami Cara Mendapatkan Vendor yang Berkualitas bagi Perusahaan

Dalam dunia bisnis istilah vendor sudah tak asing lagi. Vendor adalah suatu pihak lembaga atau perorangan yang menyediakan atau menjual bahan, jasa atau produksi yang kemudian dijual kembali oleh perusahaan lain yang membutuhkannya sebagai penunjang kinerjanya.  

Tujuan utama penjualan produk tersebut adalah menunjang kinerja dari perusahaan yang bersangkutan guna memenuhi kebutuhan konsumennya. Walaupun demikian, mereka bukan hanya menjual bahan. Akan tetapi juga menjual bahan setengah jadi dan komponen pendukung lainnya. 

Baca juga: Sistem Produksi: Pengertian, Tujuan, dan Jenis-Jenisnya 

Apa Itu Vendor? 

Vendor adalah lembaga yang membuat atau menyediakan produk baik jasa, barang fisik maupun barang seperti ebook, video, membership, software, atau barang digital yang dijual untuk sebuah perusahaan, perorangan, maupun pihak kedua lainnya. Vendor juga berurusan dengan pemesanan dan distribusi barang dari produsen ke pelanggan.

Pemasok biasanya berguna bagi perusahaan saat akan mencari barang-barang yang tidak diproduksi pabrik, dan dibutuhkan untuk melakukan proses produksi.  Barang yang tersedia dari vendor bisa berupa bahan baku, bahan pendukung, sparepart, dan bahkan barang setengah jadi.

Misalnya saja, Anda memiliki sebuah perusahaan komputer yang besar. Dalam kasus ini Anda ingin membuat komputer yang membutuhkan komponen untuk kepentingan software dan hardware sebagai penunjang komputer tersebut. Perusahaan Anda berarti membutuhkan pemasok yang membuat komponen tersebut.

Cara Mendapatkan Vendor yang Berkualitas

Sebelum Anda memilih vendor yang tepat, Anda perlu mengidentifikasi vendor mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Sehingga, kebutuhan perusahaan akan terpenuhi dengan baik. Maka dari itu, inilah cara mendapatkan vendor yang berkualitas untuk perusahaan Anda, yaitu:

Cek variasi produk

Pastikan pemasok tersebut mampu memenuhi semua pesananmu. Carilah  yang amanah dan sesuai dengan ekspektasi Anda. Sebelum melakukan kesepakatan, kamu bisa meminta testimoni dari pelanggan terdahulu. Jika produk berupa jasa, maka kamu bisa menanyakan proyek yang pernah vendor dapatkan sebelumnya.

Harga sesuai standar 

Memastikan harga sesuai dengan standar pasar. Dalam dunia bisnis, mendapatkan keuntungan maksimal dengan modal yang minimal merupakan hal yang biasa. Untuk mendapatkan harga terbaik kamu harus mengecek beberapa pemasok, sebelum melakukan kesepakatan. 

Maka dari itu, perusahaan perlu mencari calon mitra yang bisa diajak untuk bernegosiasi. Ini merupakan bagian penting dalam memilih pemasok.

Kapasitas pelayanan 

Ini menjadi bagian penting dari hubungan soal ketersediaan staf pemesanan dan bantuan. Sikap profesional, ramah, dan komunikatif adalah poin penting pertimbangan untuk pemilihan pemasok oleh mitra.

Tugas dan Tanggung Jawab Vendor 

Karena berkaitan dengan penyediaan barang baku, maka tugas mereka ialah memastikan bahwa kebutuhan barang atau jasa perusahaan sudah sesuai dan tersedia dengan baik. Adapun tugas dan tanggung jawab lainnya sebagai berikut: 

• Memenuhi kewajiban yang telah terencanakan antara pemasok dengan perusahaan terkait melalui kesepakatan kedua belah pihak.
• Memastikan setiap produk barang atau jasa yang dijual kepada konsumennya adalah produk yang berkualitas.
• Memastikan pengiriman sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan.
• Memberikan pelayanan terbaik dengan harga yang bersaing kepada konsumennya. 
• Memberikan jaminan barang atau jasa jika sewaktu-waktu ada hal yang terjadi di luar dugaan.

Perbedaannya dengan Supplier dan Outsourcing 

Dalam bisnis, istilah ini seringkali disamakan dengan supplier. Begitu pula dengan outsourcing. Walaupun secara umum mereka bertugas sebagai ‘penyedia’, ketiga hal tersebut memiliki titik perbedaan yang perlu Anda ketahui.

Supplier 

Perbedaan vendor dan supplier terletak pada pemasarannya. Jika vendor berhubungan dengan perusahaan dan pelanggan, maka supplier bekerja sama dengan vendor atau pemasok. 

Supplier adalah pemasok, yaitu individu atau pelaku usaha yang memiliki kemampuan untuk menyediakan barang atau jasa kebutuhan kepada pelaku usaha lain dalam jumlah besar.

Outsourcing 

Perbedaan vendor dan outsourcing adalah penyedia barang atau jasanya. Berbeda dengan kedua hal tersebut yang menyediakan sumber produk berupa bahan, outsourcing merupakan penyedia sumber SDM. 

Outsourcing adalah perusahaan penyedia jasa tenaga kerja atau dengan kata lain menyediakan dan menyalurkan tenaga kerja dengan keahlian tertentu ke perusahaan yang membutuhkan.

Baca juga : Perpetual Inventory System Sebagai Solusi Kelola Persediaan Barang

Fungsi Vendor Adalah

source : procurement (epengadaan)

Vendor berfungsi sebagai pihak yang menyediakan dan memastikan tersedianya barang atau jasa yang suatu perusahaan butuhkan untuk kegiatan penunjang kinerja dan operasional. 

Suatu perusahaan membutuhkan vendor ketika bahan baku atau pekerjaan tertentu tidak dapat perusahaan lakukan sendiri sehingga membutuhkan pihak lain untuk menyediakannnya. Produk yang dibeli dari pemasok bisa berupa bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, atau jasa.

Keberadaan pemasok sangat penting untuk kelancaran operasional suatu bisnis. Itulah sebabnya mengapa setiap perusahaan harus memperhatikan dan mengawasi kualitas kerja vendor yang menjadi rekanannya.

Baca juga: 5 Tips Mempercepat Pengambilan Barang untuk Meningkatkan Produktivitas di Gudang 

Jenis-jenis Vendor 

Jenis vendor dapat dikategorikan berdasarkan apa yang dijual, apakah dalam bentuk penyedia jasa atau barang. Ada pemasok yang menjual produk dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, dan bahan pendukung. Ada juga yang menawarkan produk dalam bentuk jasa. 

Penyedia barang 

Merupakan lembaga atau perorangan yang menjual produk dalam bentuk barang ke perusahaan untuk mendukung operasi perusahaan.

Contoh: Perusahaan komputer membutuhkan komponen-komponen penunjang produk dan membutuhkannya dari pihak vendor. Lalu, penyedia barang untuk komputer, menyediakan  bahan dari komputer seperti LCD, software maupun hardware untuk mendukung kinerja atau operasional perusahaan. 

Penyedia jasa 

Merupakan institusi atau individu yang menjual jasa dalam bentuk keterampilan tertentu kepada perusahaan lain. 

Contoh: Produsen kain membutuhkan tenaga kerja penjahit yang dapat menghasilkan kain. Jadi pabrik kain akan mencari pemasok yang menyediakan jasa penjahit tersebut.

Cara Kerja Perusahaan dengan Vendor 

Vendor merupakan badan usaha atau perorangan yang menjual sesuatu untuk memenuhi kebutuhan operasional suatu perusahaan. Mereka bertindak sebagai organisasi penjualan yang menyediakan bahan atau suatu produk untuk penunjang kinerja perusahaan. Pemasok akan memberitahu beberapa penawaran, yaitu harga yang kompetitif, produk yang berkualitas, dan efisiensi waktu. Agar bisnis berjalan lancar dan tidak terjadi konflik, kesepakatan dan komunikasi yang baik antara kedua belah pihak merupakan suatu keharusan.

Untuk dapat memastikan hubungan efektif, maka calon mitra  biasanya akan sangat berhati-hati dalam menentukan calon pemasok mereka. 

Baca juga: Tips Mudah Membuat Laporan Keluar Masuk Barang Menggunakan Software Inventory

Pemilihan, Pemantauan, dan Evaluasi Vendor 

• Perusahaan yang menggunakan jasa vendor akan menggunakan sistem komputer Vendor Management System. 
• Perusahaan akan mengirim permintaan barang atau jasa sesuai kebutuhan operasionalnya melalui internet atau jaringan tertentu.
• Pemasok yang menerima permintaan tersebut kemudian mulai memproses pasokan yang tersedia dan memenuhi permintaan dari perusahaan.
• Setelah itu, pemasok akan mengirimkan barang yang telah perusahaan ajukan ke gudang perusahaan. Staf gudang kemudian akan memeriksa kualitas dan kelengkapan barang. Apabila ada kekurangan, maka staf gudang akan mencatat kekurangan tersebut.

Baca juga: Strategi Negosiasi untuk Mendapatkan Penawaran Terbaik dengan Supplier

Kesimpulan 

Arti vendor adalah badan usaha atau perorangan yang menjual sesuatu untuk memenuhi kebutuhan operasional suatu perusahaan. Dalam proses kerja dengan pemasok, perusahaan membutuhkan suatu sistem yang bernama CRM. CRM atau Customer Relationship Management berfungsi untuk menampung semua detail tentang vendor, katalog, dan daftar harga yang disepakati. CRM mengelola sejumlah inventaris dan terhubung dengan proses akuntansi perusahaan. 

HashMicro adalah perusahaan penyedia Software CRM terbaik untuk perusahaan bisnis Anda. Identifikasi prospek potensial lebih mudah dengan Sistem CRM terintegrasi dan terlengkap kami. Hanya dengan mengunduh skema perhitungan harga software, Anda bisa merasakan manfaat software dari HashMicro. Serta dapatkan demo gratis software CRM HashMicro untuk ketahui lebih lanjut bagaimana solusi kami bisa membantu bisnis Anda.