Apa itu vendor management system (VMS)?

Vendor management system adalah platform software yang membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan interaksi dengan vendor atau pemasok mereka. Sistem ini biasanya meliputi fungsionalitas untuk manajemen kontrak, pelacakan kinerja, dan komunikasi antara perusahaan dengan pemasoknya.

Bagaimana cara VMS mengatasi isu keamanan data?

Vendor management system sering kali dilengkapi dengan fitur keamanan canggih seperti enkripsi data, autentikasi dua faktor, dan kontrol akses yang ketat. Hal ini memastikan bahwa data sensitif perusahaan dan vendor tetap aman dari akses tidak sah.

Dapatkah VMS terintegrasi dengan sistem ERP?

Ya, banyak vendor management system yang dirancang untuk dapat terintegrasi secara mulus dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning), salah satunya HashMicro. Integrasi ini memungkinkan aliran data yang lancar antara VMS dan ERP, sehingga memperbaiki efisiensi dan visibilitas dalam proses bisnis.

Apakah ada pelatihan khusus yang diperlukan untuk mengoperasikan VMS?

Tergantung pada kompleksitas sistem, beberapa VMS mungkin memerlukan pelatihan khusus untuk pengguna. Vendor biasanya menyediakan pelatihan saat implementasi sistem dan juga menawarkan dukungan berkelanjutan untuk memastikan penggunaan yang efektif.

Daftar 12 Vendor Management System Terbaik bagi Bisnis (2024)

Menjaga daya saing di lingkungan bisnis saat ini memerlukan koordinasi yang efisien dengan vendor. Manajemen vendor seringkali melibatkan pelacakan pesanan, pemantauan kinerja, memastikan pengiriman tepat waktu, dan negosiasi kontrak. Hal ini tentunya membuat pemilik bisnis kewalahan jika pengelolaan vendor masih manual.

Untungnya, teknologi telah berkembang untuk menawarkan solusi yang menyederhanakan proses-proses ini. Pada tahun ini, tersedia banyak opsi vendor management system di pasar, masing-masing menjanjikan untuk mengubah cara bisnis berinteraksi dengan pemasok.

Namun, memilih perangkat lunak manajemen vendor yang tepat untuk kebutuhan unik perusahaan Anda bisa menantang. Jika memilih sistem yang tidak tepat, bukannya Anda mendapatkan efisiensi, tetapi malah kesulitan dalam manajemen dan waktu yang terbuang sia-sia.

Maka dari itu, artikel ini akan mengulas 12 vendor management system terbaik pada tahun 2024, supaya Anda dapat memilih sistem terbaik bagi perusahaan Anda.

Key Takeaways

Menggunakan sistem manajemen vendor dapat secara signifikan mempercepat dan menyederhanakan proses pengadaan. Sistem ini menawarkan platform terpusat yang memungkinkan efisiensi dalam pelacakan, negosiasi, dan pengelolaan kontrak dengan vendor.
Artikel ini menyediakan daftar rekomendasi sistem manajemen vendor yang dapat diadaptasi ke berbagai kebutuhan bisnis, termasuk sistem dari HashMicro.
Sistem dari HashMicro ditekankan sebagai solusi efektif dengan kemampuan integrasi tinggi dan fitur lengkap yang mendukung optimalisasi manajemen vendor, menawarkan demonstrasi gratis untuk membantu perusahaan dalam memahami kegunaannya.

Klik di Sini untuk Demo Gratisnya!

Ada beberapa faktor penting dalam memilih vendor management system, salah satunya adalah kemampuan kustomisasi untuk menyesuaikan kebutuhan spesifik perusahaan.

Daftar Isi:

4 Keuntungan Menggunakan Vendor Management System

Implementasi vendor management system memberikan keuntungan lebih daripada manajemen manual. Pertama, sistem memberikan platform terpusat untuk mengelola informasi vendor, kontrak, dan performa, sehingga mempercepat proses pengadaan. Vendor management system juga membantu mengoptimalkan hubungan dengan vendor.

Berikut adalah empat keuntungan yang dapat perusahaan raih dengan menggunakan sistem manajemen vendor:

1. Mempercepat proses pengadaan

Perusahaan dapat mempercepat proses pengadaan, karena sistem manajemen vendor dapat mengidentifikasi dan menghubungi vendor potensial dengan cepat. Selain itu, proses penawaran dan negosiasi harga dapat dilakukan secara efisien melalui platform yang terintegrasi, sehingga lebih hemat waktu untuk menyelesaikan transaksi.

2. Menyederhanakan proses pengelolaan vendor

Vendor management system dapat menyederhanakan proses pengelolaan vendor dengan menyediakan informasi yang terpusat mengenai vendor-vendor yang digunakan. Dengan demikian, perusahaan dapat melacak riwayat transaksi, evaluasi kinerja vendor, dan mengelola kontrak secara efektif.

3. Komunikasi dengan supplier lebih efisien

Vendor management system membantu perusahaan untuk berkomunikasi dengan supplier secara lebih efisien. Melalui platform ini, perusahaan dapat mengirim pesan, meminta penawaran, dan berbagi informasi dengan supplier dengan cepat dan mudah. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi antara perusahaan dan supplier, yang pada gilirannya dapat meningkatkan efisiensi operasional.

4. Meningkatkan transparansi data

Dengan menggunakan vendor management system, perusahaan dapat meningkatkan transparansi data terkait dengan vendor. Informasi seperti riwayat pembelian, status pembayaran, pelacakan pengiriman, dan performa vendor dapat diakses dengan mudah melalui dashboard yang terintegrasi.

12 Rekomendasi Vendor Management System Terbaik untuk Bisnis

Memilih vendor management system untuk perusahaan Anda tentu bukanlah hal yang mudah. Selain karena banyaknya penyedia vendor management system di Indonesia, Anda juga harus mempertimbangkan apakah software tersebut akan cocok dengan perusahaan Anda nantinya.

Kami menyediakan 12 rekomendasi vendor management system terbaik, lengkap dengan fitur, kelebihan, dan kekurangannya untuk bahan pertimbangan Anda. Harapannya, dengan rekomendasi kami, Anda dapat menemukan solusi yang tepat untuk meningkatkan pengelolaan supplier di perusahaan Anda.

1. HashMicro Vendor Management System

HashMicro adalah salah satu vendor management system terbaik di Indonesia. Dengan berbagai macam kelebihannya, HashMicro tidak hanya membantu perusahaan mengoptimalkan manajemen vendor, tetapi juga meningkatkan efisiensi proses pengadaan secara keseluruhan.

HashMicro menyediakan berbagai fitur untuk mengelola supplier perusahaan, termasuk manajemen kontrak dan pembayaran. Sistem ini juga menyediakan portal online bagi supplier untuk pengelolaan pesanan dan komunikasi yang lebih mudah. Selain itu, sistem HashMicro juga dilengkapi fitur pelacakan real-time, sehingga data yang diperoleh menjadi lebih akurat.

Vendor management system dari HashMicro juga dapat terintegrasi dengan sistem lain untuk kegiatan operasional yang maksimal. Dengan sistem manajemen supplier HashMicro, perusahaan dapat mengoptimalkan proses supply chain dengan mudah.

Berikut adalah fitur-fitur unggulan yang dimiliki vendor management software HashMicro:

Rating vendor otomatis berdasarkan standar perusahaan
Periodic vendor rating review
Manajemen program vendor promotion
E-procurement untuk tender dan RFQ
Filter daftar produk dan harga vendor
In-depth purchase analysis

Kelebihan	Kekurangan
Kapasitas pengguna tanpa batas Desain yang ramah pengguna Analisis mendalam tentang vendor terbaik Pelaporan dan analisis otomatis berdasarkan data akurat	Waktu implementasi yang beragam tergantung kebutuhan perusahaan Fitur yang kompleks memerlukan penyesuaian lebih lanjut

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang harga dan skema penagihan untuk software manajemen vendor dari HashMicro, silakan klik skema harga di bawah ini.

2. SAP Fieldglass

sap fieldglass

SAP Fieldglass adalah supplier management system yang membantu perusahaan untuk menemukan dan mengontrak vendor yang menawarkan layanan khusus dengan mudah. Dengan SAP Fieldglass, perusahaan dapat dengan mudah memperluas atau mengurangi daftar pemasok mereka.

SAP Fieldglass adalah solusi manajemen vendor yang ideal untuk bisnis di berbagai industri, termasuk otomotif, produk konsumen, perbankan, ritel, dan lain-lain.

Fitur-fitur SAP Fieldglass adalah sebagai berikut:

Manajemen vendor
CRM software
Manajemen pengeluaran
Manajemen pembelian
Analisis pengeluaran

Kelebihan	Kekurangan
Notifikasi email Pembuatan invoice yang mudah Tampilan antarmuka yang intuitif	Harga implementasi yang tinggi Software beroperasi lambat Ada kemungkinan keterbatasan integrasi dengan sistem perusahaan

3. Precoro Vendor Management System

Precoro adalah sistem manajemen pengeluaran yang membantu perusahaan mengelola pengeluaran mereka dengan lebih efisien. Sistem ini memiliki fitur untuk meminta, menyetujui, dan mengontrol pesanan pembelian dengan efisien. Selain itu, Precoro juga cocok digunakan untuk berbagai macam bisnis.

Di bawah ini adalah fitur-fitur dari Precoro:

Perencanaan, kontrol, dan otomatisasi supplier dan stok.
Manajemen purchase request
Laporan untuk menganalisis data pembelian.
Manajemen inventaris.
Kemampuan untuk menambah atau mengundang supplier.

Kelebihan	Kekurangan
Tampilan antarmuka yang ramah pengguna Dapat mengirimkan purchase order langsung ke supplier Dapat diakses melalui perangkat apapun	Proses penerimaan dan pesanan pembelian yang tidak lancar. Admin tidak bisa mengedit rancangan faktur. Kustomisasi database supplier yang buruk.

4. Connecteam

Connecteam adalah vendor management system yang dibangun khusus untuk karyawan yang memiliki mobilitas tinggi, termasuk profesional kesehatan, pekerja konstruksi, pelayan, dan lainnya.

Meskipun Connecteam tidak dirancang untuk manajemen vendor, ia memiliki beberapa fitur yang dapat digunakan untuk tugas tersebut, mulai dari manajemen dokumen hingga onboarding, direktori perusahaan, dan manajemen tugas.

Berikut adalah fitur-fitur yang Connecteam miliki:

Manajemen meeting
Penjadwalan pertemuan
Manajemen vendor
Pelaporan dan analisis
Portal self-service

Kelebihan	Kekurangan
Dashboard yang intuitif Dukungan pelanggan yang baik Manajemen vendor yang baik	Fungsi administrasi pada perangkat seluler tidak lengkap Terlalu banyak pembaruan untuk mengakses fitur dasar

5. Beeline

Beeline adalah solusi manajemen vendor (VMS) bagi perusahaan untuk mengelola mitra eksternal mereka seperti konsultan, staf sementara, dan vendor. Dengan vendor management system seperti Beeline, perusahaan dapat mengotomatisasi banyak aspek dari proses penilaian dan pemilihan vendor mereka.

Hal ini pada akhirnya akan mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pengambilan keputusan.

Fitur-fitur Beeline adalah sebagai berikut:

Kolaborasi dengan vendor
Manajemen proyek
Pelaporan dan analisis
Manajemen vendor
Portal self-service

Kelebihan	Kekurangan
Sistem yang intuitif Mengotomatisasi proses perekrutan kontraktor Sistem terorganisasi dengan baik	Pelaporan yang kaku Keterbatasan kustomisasi Analisis data terbatas

6. ClickUp Vendor Management System

ClickUp adalah software pengelolaan supplier yang membantu mengotomatisasi berbagai proses pengadaan. Sistem ini menawarkan template relevan untuk mengelola kontraktor.

Mulai dari daftar vendor, formulir pengumpulan informasi, kontrak, perjanjian bisnis, hingga yang lainnya. Blueprint ini memudahkan pengguna untuk menyiapkan dan mengelola beban kerja mereka dengan efektif.

Berikut adalah fitur-fitur yang terdapat pada ClickUp:

Manajemen vendor
Manajemen pembelian
Pelaporan dan analisis
Portal vendor

Kelebihan	Kekurangan
Penyimpanan data tidak terbatas pada paket premium Tampilan antarmuka ramah pengguna Cocok untuk proyek yang kompleks	Tidak semua fitur dasar tersedia di perangkat seluler Proses pembelajaran yang rumit Adanya biaya tambahan untuk pengguna

7. Total ERP

Total ERP adalah sistem manajemen vendor yang ideal untuk berbagai jenis perusahaan. Dengan Total ERP, perusahaan dapat mengelola vendor dengan efisien dalam berbagai aspek, mulai dari pencarian vendor, evaluasi, pemilihan, hingga pengelolaan kontrak.

Total ERP membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas layanan, dan meningkatkan hubungan dengan vendor. Oleh karena itu, Total ERP adalah solusi vendor management system yang komprehensif dan ideal untuk perusahaan dalam berbagai industri dan skala bisnis.

Berikut adalah fitur-fitur unggulan Total ERP:

Evaluasi kinerja vendor
Integrasi dengan sistem lain
Pelaporan dan analisis
Kolaborasi dengan vendor
Pembayaran dan pembelian

Kelebihan	Kekurangan
Jumlah pengguna tidak terbatas Desain yang ramah pengguna Pelaporan otomatis dan real-time Dapat menganalisis performa vendor	Fitur yang tersedia mungkin terlalu kompleks, sehingga butuh penyesuaian dengan kebutuhan perusahaan.

8. MASERP Vendor Management System

MASERP adalah vendor management system yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola vendor mereka dengan lebih efisien. Dengan menggunakan MASERP, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan kontrol atas hubungan dengan vendor mereka. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan hasil bisnis secara keseluruhan.

Berikut adalah-fitur-fitur dari MASERP:

Pembelian dari purchase order
Manajemen vendor
Pengelompokan supplier
Integrasi dengan sistem akuntansi

Kelebihan	Kekurangan
Dapat terintegrasi dengan berbagai vendor software Tampilan yang modern dan intuitif	Hanya terdapat fitur dasar Ada biaya tambahan untuk integrasi sistem

9. Genuity Vendor Management System

Genuity adalah vendor management system yang membantu perusahaan mencari vendor, melakukan pembelian yang relevan, dan mengelola aset teknologi mereka. Dengan fitur manajemen aset kritis dan vendor dari Genuity, perusahaan dapat mengelola siklus teknologi mereka dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik berdasarkan data.

Berikut merupakan fitur-fitur dari Genuity:

Manajemen vendor
Manajemen kontrak
Manajemen telekomunikasi
IT help desk
Network monitoring

Kelebihan	Kekurangan
Tampilan antarmuka yang intuitif Dukungan pelanggan yang baik Mempermudah koneksi dengan vendor	Tidak dapat mengganti tanggal pada tiket Keterbatasan integrasi dengan modul dan sistem lain Tidak terdapat fitur kategori tiket

10. Gatekeeper

Gatekeeper adalah vendor management system dan kontrak yang ideal untuk berbagai jenis tim, mulai dari hukum hingga pengadaan, keuangan, operasi, manajemen vendor, dan lainnya. Software ini memberikan visibilitas kontrak dan vendor untuk mengontrol kemitraan bisnis.

Sistem ini juga menawarkan tanda tangan elektronik dan otomatisasi alur kerja kontrak, sehingga memudahkan perjanjian bisnis dengan vendor, pemasok, dan mitra eksternal lainnya.

Berikut adalah fitur-fitur Gatekeeper:

Manajemen siklus hidup vendor dan kontrak.
Portal vendor.
Penilaian vendor.
Alat tanda tangan elektronik yang sesuai standar.
Pembuatan dan pelaksanaan kontrak otomatis.

Kelebihan	Kekurangan
Implementasi mudah Integrasi dengan sistem lain mudah Dukungan pelanggan yang baik	Tidak bisa menyimpan atau menghapus kontrak dengan vendor. Stempel waktu perangkat lunak tidak diperbarui ketika terjadi perubahan waktu. Alur kerja yang kurang efisien.

11. Procurify

Procurify adalah vendor management system yang membuat proses pengadaan menjadi mudah. Sistem ini memberikan semua orang di berbagai departemen bisnis alat untuk mengelola keputusan pengeluaran mereka dan mendapatkan visibilitas pembayaran real-time.

Platform Procurify memberikan akuntabilitas keuangan dan transparansi di seluruh perusahaan untuk proses pengadaan. Selain itu, Procurify juga menyimpan data pengeluaran yang akurat untuk mendorong pertumbuhan dan ekspansi bisnis.

Fitur-fitur yang Procurify miliki adalah:

Permintaan pembelian dan proses persetujuan.
Pengelolaan biaya.
Formulir penggantian biaya secara elektronik.
Pemberitahuan dan komunikasi dalam aplikasi.
Kartu pengeluaran dalam bentuk fisik dan virtual.

Kelebihan	Kekurangan
Mengoptimalkan alur pekerjaan Email purchase order langsung ke vendor Purchase request mudah diproses	Sulit memperbaiki kesalahan pesanan pembelian tanpa menimbulkan kesalahan baru. Tidak bisa melihat riwayat pesanan katalog tanpa membuat laporan. Mengisi bagian pajak dalam laporan pengeluaran di aplikasi terkadang rumit.

12. Tipalti

Tipalti merupakan vendor management system yang ditujukan untuk perusahaan yang berkembang cepat dan inovatif. Alat manajemen pengadaan dan vendor ini mampu mengelola faktur dan pembayaran tanpa perlu menambah jumlah karyawan atau menerapkan sistem tambahan. Dengan fitur keuangan dan kepatuhan yang disesuaikan oleh Tipalti, perusahaan juga dapat mengendalikan risiko dan pengeluaran bisnis.

Berikut adalah fitur-fitur yang terdapat pada Tipalti:

Manajemen supplier dan faktur
Otomatisasi account payable
Pembayaran mitra global
Alat pengadaan dan solusi manajemen pengeluaran

Kelebihan	Kekurangan
Portal supplier mudah digunakan Dapat menunjang kebutuhan upload data besar Integrasi yang mudah dengan sistem lain	Formulir pajaknya cenderung sulit diisi Hanya tersedia fitur pelaporan dasar Rekap catatan kadang terduplikat

Tips Memilih Vendor Management System yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Memilih vendor management system yang tepat merupakan langkah yang penting untuk memastikan kelancaran proses pengadaan di perusahaan Anda. Karenanya, saat memilih vendor management system (VMS), penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor penting ini. Selain itu, pastikan sistem manajemen vendor yang Anda pilih cocok dengan tujuan manajemen hubungan supplier Anda.

Berikut beberapa faktor yang harus diperhatikan saat memilih vendor management system:

Database vendor terpusat

Vendor management system yang baik dapat membuat dan mengelola database vendor yang komprehensif dan terpusat. Dengan adanya fitur ini, pengguna dapat dengan mudah mengakses, memperbarui, dan melacak informasi detail vendor dari satu tempat. Hasilnya, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam manajemen vendor.

Manajemen kontrak

Fitur ini menyediakan alat untuk membuat, menyimpan, dan mengelola kontrak dengan vendor. Selain itu, fitur ini juga memberikan pengingat penting untuk perpanjangan kontrak atau pemutusan, sehingga membantu perusahaan dalam menjaga hubungan yang baik dengan vendor.

Pelacakan kinerja vendor

Vendor management software yang baik dapat memantau kinerja vendor melalui KPI yang ada, mulai dari ketepatan waktu, kelengkapan pembelian, dan riwayat transaksi yang baik. Hal ini membantu perusahaan dalam mengevaluasi efisiensi vendor dan memastikan bahwa mereka memenuhi standar bisnis perusahaan.

Kemampuan integrasi dengan sistem lain

Sistem manajemen supplier (VMS) yang baik harus bisa terintegrasi dengan sistem yang ada di perusahaan, seperti sistem akuntansi dan manajemen inventaris. Hal ini dapat menghindari terjadinya silo data dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

Kemampuan kustomisasi

Vendor management system yang berkualitas dapat menyesuaikan fitur-fiturnya dengan kebutuhan dan alur kerja spesifik perusahaan. Dengan adanya kemampuan ini, perusahaan dapat meningkatkan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi sistem terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis.

Kesimpulan

Mengimplementasi vendor management system yang tepat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan Anda. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memilih software yang tepat agar pengelolaan vendor berjalan optimal.

Salah satu vendor management system yang dapat Anda pertimbangkan adalah sistem HashMicro. Dengan fitur-fiturnya yang lengkap, serta kemampuan integrasi dengan berbagai sistem dan modul di perusahaan, sistem ini akan menjadi aset berharga bagi bisnis Anda. Selain itu, software ini telah dilengkapi sertifikat ISO, sehingga keamanan data Anda tidak perlu diragukan lagi.

Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem kami bekerja? Daftarkan perusahaan Anda untuk mengikuti demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar Vendor Management System

Apa itu vendor management system (VMS)?

Vendor management system adalah platform software yang membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan interaksi dengan vendor atau pemasok mereka. Sistem ini biasanya meliputi fungsionalitas untuk manajemen kontrak, pelacakan kinerja, dan komunikasi antara perusahaan dengan pemasoknya.
Bagaimana cara VMS mengatasi isu keamanan data?

Vendor management system sering kali dilengkapi dengan fitur keamanan canggih seperti enkripsi data, autentikasi dua faktor, dan kontrol akses yang ketat. Hal ini memastikan bahwa data sensitif perusahaan dan vendor tetap aman dari akses tidak sah.
Apakah ada pelatihan khusus yang diperlukan untuk mengoperasikan VMS?

Tergantung pada kompleksitas sistem, beberapa VMS mungkin memerlukan pelatihan khusus untuk pengguna. Vendor biasanya menyediakan pelatihan saat implementasi sistem dan juga menawarkan dukungan berkelanjutan untuk memastikan penggunaan yang efektif.
Dapatkah VMS terintegrasi dengan sistem ERP?

Ya, banyak vendor management system yang dirancang untuk dapat terintegrasi secara mulus dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning), salah satunya HashMicro. Integrasi ini memungkinkan aliran data yang lancar antara VMS dan ERP, sehingga memperbaiki efisiensi dan visibilitas dalam proses bisnis.

Apakah artikel Ini bermanfaat?

YaTidak